LegalZone
Việc cần làm sau khi thành lập công ty thường bị xem nhẹ vì nhiều người nghĩ có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là đã “xong thủ tục”. Thực tế, giấy đăng ký chỉ là điểm bắt đầu. Nếu công ty cần ký hợp đồng, xuất hóa đơn, nhận tiền qua ngân hàng, tuyển nhân sự hoặc hoạt động trong ngành có điều kiện, bạn còn một chuỗi việc phải làm đúng thứ tự để tránh chậm vận hành hoặc phát sinh phạt.
Bài này dành cho chủ doanh nghiệp mới mở, nhóm startup, kế toán mới nhận hồ sơ hoặc người được giao vận hành công ty sau đăng ký. Mục tiêu là giúp bạn biết việc nào phải làm ngay, việc nào làm theo tình huống, việc nào cần kiểm tra trước khi bán hàng và khi nào nên nhờ luật sư/pháp chế rà nhanh.
Có giấy đăng ký rồi nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?
Gửi LegalZone ngành nghề, giấy đăng ký, nhu cầu xuất hóa đơn, hợp đồng đầu tiên và thời hạn cần vận hành. Chúng tôi sẽ phân loại việc cần làm trước: thuế, hóa đơn, tài khoản, hợp đồng, giấy phép con hoặc hồ sơ nội bộ.
Trả lời nhanh: sau khi có giấy đăng ký doanh nghiệp cần làm gì?
Đừng bắt đầu bằng việc hỏi “có phải làm đủ mọi thứ ngay không?”. Hãy bắt đầu bằng mục tiêu vận hành: công ty cần ký hợp đồng chưa, có cần xuất hóa đơn chưa, có ngành nghề phải xin giấy phép con chưa, đã có kế toán theo dõi nghĩa vụ thuế chưa, người góp vốn đã thống nhất hồ sơ nội bộ chưa. Thứ tự xử lý sẽ khác nhau tùy mục tiêu.
Nếu công ty cần hoạt động ngay, hãy ưu tiên bốn nhóm việc: thuế và hóa đơn, tài khoản/ngân hàng/chữ ký số, hồ sơ nội bộ và hợp đồng mẫu, giấy phép con nếu ngành nghề yêu cầu. Nếu công ty mở để giữ tên hoặc chuẩn bị dự án sau này, vẫn cần theo dõi nghĩa vụ định kỳ để không bị treo rủi ro.
Checklist 12 việc nên rà trong 30 ngày đầu
- Lưu bản giấy đăng ký doanh nghiệp và thông tin mã số thuế. Kiểm tra tên, địa chỉ, người đại diện, ngành nghề và vốn có đúng hồ sơ đã chốt không.
- Phân công người phụ trách thuế/kế toán. Dù chưa phát sinh doanh thu, công ty vẫn cần người theo dõi kỳ khai, hóa đơn, chứng từ và thông báo từ cơ quan quản lý.
- Chuẩn bị chữ ký số và tài khoản giao dịch. Không nên để đến sát hạn nộp hồ sơ hoặc khi khách yêu cầu xuất hóa đơn mới xử lý.
- Kiểm tra nhu cầu hóa đơn. Nếu sắp ký hợp đồng với khách doanh nghiệp, cần chuẩn bị quy trình lập, gửi, lưu và đối chiếu hóa đơn.
- Rà địa chỉ trụ sở. Đảm bảo nhận được thư, thông báo, hồ sơ ngân hàng và có căn cứ sử dụng địa điểm.
- Chốt hồ sơ góp vốn. Thành viên/cổ đông cần thống nhất thời hạn, phương thức góp vốn, chứng từ và trách nhiệm nếu góp chậm.
- Lập hồ sơ nội bộ tối thiểu. Điều lệ, quyết định bổ nhiệm, phân quyền ký, sổ thành viên/cổ đông và biên bản bàn giao tài liệu.
- Soạn hợp đồng mẫu đầu tiên. Hợp đồng dịch vụ, mua bán, đại lý, phân phối hoặc hợp đồng lao động tùy mô hình.
- Kiểm tra giấy phép con. Công ty có giấy đăng ký không có nghĩa là ngành có điều kiện đã được phép hoạt động ngay.
- Chuẩn bị hồ sơ nhân sự. Nếu tuyển người, cần hợp đồng lao động, thông tin lương, bảo hiểm, bảo mật và quy trình bàn giao.
- Kiểm tra thương hiệu/tên miền/tài khoản số. Đừng để logo, fanpage, tên miền, tài khoản quảng cáo hoặc dữ liệu khách hàng đứng tên cá nhân không kiểm soát.
- Lập lịch nhắc việc pháp lý. Các mốc thuế, hợp đồng, giấy phép, góp vốn, báo cáo nội bộ và tái kiểm tra sau 60-90 ngày.
Bảng ưu tiên: việc nào làm ngay, việc nào làm theo tình huống?
| Nhóm việc | Khi nào cần làm ngay? | Rủi ro nếu để sau |
|---|---|---|
| Thuế, kế toán, hóa đơn | Công ty sắp xuất hóa đơn, nhận tiền, ký hợp đồng hoặc có giao dịch đầu tiên. | Chậm xuất hóa đơn, chứng từ không khớp, khó hạch toán, rối nghĩa vụ định kỳ. |
| Tài khoản, chữ ký số, người phụ trách | Cần nộp hồ sơ điện tử, giao dịch ngân hàng, ký tài liệu hoặc nhận thanh toán. | Bị động khi có hạn nộp hoặc khách yêu cầu hồ sơ pháp lý. |
| Hồ sơ góp vốn và nội bộ | Công ty có từ hai người góp vốn, có cổ đông/thành viên không trực tiếp điều hành. | Tranh chấp vốn, quyền ký, chia lợi nhuận, trách nhiệm lỗ và bàn giao tài liệu. |
| Hợp đồng mẫu | Sắp bán hàng, cung cấp dịch vụ, thuê người, thuê mặt bằng hoặc hợp tác với đối tác. | Dùng mẫu yếu, khó đòi tiền, khó chấm dứt, thiếu điều khoản bảo mật/nghiệm thu. |
| Giấy phép con | Ngành nghề liên quan thực phẩm, giáo dục, vận tải, môi trường, rượu, mỹ phẩm, bảo vệ, y tế, xây dựng. | Bị kiểm tra khi chưa đủ điều kiện, không ký được hợp đồng lớn, phải dừng hoạt động để bổ sung. |
Lỗi thường gặp sau khi mở công ty
- Mở công ty xong mới hỏi có cần giấy phép con không. Với ngành có điều kiện, phải kiểm tra trước khi bán hoặc cung cấp dịch vụ, không chờ khi bị đối tác/cơ quan hỏi.
- Không chốt ai được quyền ký. Người đại diện, giám đốc vận hành, kế toán, nhân sự bán hàng và người quản lý tài khoản số cần có phạm vi quyền rõ.
- Góp vốn bằng miệng. Nếu không có chứng từ, thời hạn và tỷ lệ rõ, tranh chấp nội bộ rất dễ xảy ra khi công ty có doanh thu hoặc gọi vốn.
- Dùng hợp đồng tải mạng cho giao dịch đầu tiên. Giao dịch đầu tiên thường đặt nền cho cách vận hành sau này; nếu hợp đồng thiếu nghiệm thu, thanh toán, bảo mật hoặc phạt vi phạm, rủi ro sẽ lặp lại.
- Để tài sản số đứng tên cá nhân. Tên miền, fanpage, tài khoản quảng cáo, dữ liệu khách hàng, mã nguồn hoặc logo cần được bàn giao và quản lý như tài sản của công ty.
Ví dụ: công ty mới mở để ký hợp đồng dịch vụ trong 10 ngày
Một nhóm sáng lập mở công ty để ký hợp đồng dịch vụ marketing với khách doanh nghiệp. Họ đã có giấy đăng ký nhưng chưa có chữ ký số, chưa thống nhất người ký hợp đồng, chưa có mẫu hợp đồng dịch vụ, chưa rõ cách xuất hóa đơn và fanpage/tài khoản quảng cáo vẫn đứng tên cá nhân. Nếu chỉ gửi giấy đăng ký cho khách, hợp đồng vẫn có thể bị chậm vì thiếu phần vận hành phía sau.
Cách xử lý tốt hơn là lập checklist ngắn: kiểm tra thông tin công ty, phân quyền người ký, chuẩn bị hóa đơn/chứng từ, soạn hợp đồng dịch vụ với điều khoản nghiệm thu – thanh toán – bảo mật, xác lập tài sản số thuộc công ty và hẹn kế toán theo dõi kỳ đầu. Như vậy công ty không chỉ “được thành lập” mà còn dùng được ngay cho giao dịch đầu tiên.
Hồ sơ nên gửi cho LegalZone nếu muốn rà nhanh
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông tin mã số doanh nghiệp.
- Ngành nghề thực tế đang/sắp kinh doanh, không chỉ danh sách mã ngành.
- Hợp đồng đầu tiên hoặc mô tả giao dịch sắp ký.
- Tình trạng hóa đơn, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và kế toán phụ trách.
- Danh sách người góp vốn/cổ đông/thành viên và vai trò điều hành thực tế.
- Tên miền, fanpage, thương hiệu, phần mềm, dữ liệu hoặc tài sản số đang dùng.
- Thời hạn cần vận hành: cần xuất hóa đơn/ký hợp đồng/nghiệm thu khi nào.
Khi nào nên dùng dịch vụ pháp lý doanh nghiệp thay vì tự xử lý?
Bạn có thể tự xử lý nếu công ty chưa phát sinh giao dịch, một chủ sở hữu, ngành nghề đơn giản và đã có kế toán theo dõi. Nhưng nếu công ty cần ký hợp đồng ngay, có nhiều người góp vốn, ngành có điều kiện, khách yêu cầu hồ sơ pháp lý, có nhân sự hoặc tài sản số quan trọng, một lần rà sau thành lập sẽ giúp giảm rất nhiều lỗi nhỏ nhưng tốn tiền sửa.
Cần checklist riêng cho công ty vừa thành lập?
Gửi LegalZone giấy đăng ký, ngành nghề, hợp đồng đầu tiên và việc cần làm trong 30 ngày tới. Chúng tôi sẽ phân loại việc nào cần làm ngay, việc nào có thể để sau và việc nào phải kiểm tra giấy phép con.
Câu hỏi thường gặp
Có giấy đăng ký doanh nghiệp rồi có được xuất hóa đơn ngay không?
Chưa nên hiểu là tự động xuất được ngay. Công ty cần chuẩn bị hệ thống hóa đơn, chữ ký số, thông tin kế toán và quy trình lập – gửi – lưu hóa đơn phù hợp với giao dịch thực tế.
Công ty chưa có doanh thu có cần theo dõi thuế không?
Có. Dù chưa có doanh thu, doanh nghiệp vẫn cần người phụ trách theo dõi nghĩa vụ định kỳ, thông báo và chứng từ để tránh bỏ sót hạn hoặc không phản hồi khi có yêu cầu.
Khi nào phải xin giấy phép con sau khi thành lập?
Khi ngành nghề kinh doanh thuộc nhóm có điều kiện hoặc hoạt động thực tế yêu cầu điều kiện chuyên ngành. Cần kiểm tra theo sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, quy mô và cách vận hành, không chỉ nhìn tên ngành.
Có nên soạn hợp đồng mẫu ngay sau khi mở công ty không?
Nên nếu công ty sắp bán hàng, cung cấp dịch vụ, thuê nhân sự, thuê mặt bằng hoặc hợp tác với đối tác. Hợp đồng mẫu tốt giúp tránh lặp lại lỗi thanh toán, nghiệm thu, bảo mật và bàn giao.
Nội dung này là hướng dẫn chung cho doanh nghiệp mới thành lập. Tùy ngành nghề, địa điểm, hóa đơn, nhân sự, vốn góp và giao dịch đầu tiên, thứ tự việc cần làm có thể khác nhau.
