Thành lập công ty thiết kế nội thất: khóa hợp đồng và bản vẽ

Thành lập công ty thiết kế nội thất không chỉ là đăng ký một ngành nghề đẹp trên giấy. Với mô hình nội thất, rủi ro thường nằm ở hợp đồng: khách sửa đi sửa lại, dùng bản vẽ để thuê đội khác thi công, chậm thanh toán, tranh chấp file thiết kế, hoặc yêu cầu thi công ngoài phạm vi báo giá.

Nếu bạn là kiến trúc sư, designer, nhóm thi công hoặc xưởng sản xuất muốn lên công ty để ký hợp đồng và xuất hóa đơn, hãy kiểm tra đồng thời ba lớp: ngành nghề đăng ký, hợp đồng thiết kế/thi công và quyền đối với bản vẽ. Mở công ty đúng nhưng hợp đồng yếu thì vẫn dễ mất tiền.

Cần chốt gì trước khi mở công ty nội thất?

Vấn đề	Cần làm rõ	Rủi ro nếu bỏ qua
Thiết kế hay thi công?	Công ty chỉ thiết kế, thiết kế kèm thi công, sản xuất nội thất, cung cấp vật tư hay làm trọn gói.	Ngành nghề và hợp đồng không khớp hoạt động thật.
Phạm vi bản vẽ	Bản vẽ concept, 2D, 3D, hồ sơ kỹ thuật, dự toán, số lần chỉnh sửa, file bàn giao.	Khách yêu cầu sửa vô hạn hoặc lấy file dùng cho đội khác.
Quyền sở hữu bản vẽ	Khi nào khách được dùng bản vẽ, có được chuyển cho bên thứ ba không, phí thiết kế có hoàn lại không.	Mất quyền kiểm soát tài sản sáng tạo và khó đòi phí.
Nghiệm thu và thanh toán	Mốc thanh toán, tài liệu nghiệm thu, phản hồi quá hạn, tạm ứng, giữ lại bảo hành.	Làm xong nhưng không chốt được mốc thanh toán.
Thi công và bảo hành	Vật liệu, thay đổi phát sinh, trách nhiệm lỗi, bảo hành, tiến độ, an toàn tại công trình.	Vượt chi phí, bị phạt tiến độ hoặc tranh chấp chất lượng.

Checklist trước khi nộp hồ sơ đăng ký

• Xác định công ty làm thiết kế, thi công, sản xuất, cung cấp vật liệu hay trọn gói.
• Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp với số người góp vốn và kế hoạch mở rộng.
• Rà ngành nghề chính và ngành phụ để khớp hợp đồng, hóa đơn, thi công và sản xuất nếu có.
• Chốt người đại diện có quyền ký hợp đồng và xử lý tranh chấp với khách hàng/nhà thầu phụ.
• Chuẩn bị hợp đồng thiết kế nội thất riêng, không dùng chung hợp đồng thi công.
• Quy định số lần chỉnh sửa, phạm vi bản vẽ, file bàn giao và quyền sử dụng bản vẽ.
• Chuẩn bị mẫu báo giá, biên bản bàn giao bản vẽ, biên bản nghiệm thu, phụ lục phát sinh.
• Tách rõ chi phí thiết kế, chi phí thi công, chi phí vật tư và khoản không hoàn lại nếu khách dừng giữa chừng.
• Kiểm tra việc bảo hộ thương hiệu, mẫu thiết kế hoặc sản phẩm nội thất nếu có giá trị riêng.
• Lên kế hoạch hóa đơn, kế toán cho vật tư, nhân công, thầu phụ và bảo hành.

Ví dụ thực tế: khách lấy bản vẽ rồi thuê đội khác thi công

Một studio nội thất nhận thiết kế căn hộ, làm concept, phối cảnh 3D và bản vẽ triển khai. Hợp đồng chỉ ghi “thiết kế nội thất” và tổng phí, không quy định thời điểm chuyển quyền sử dụng bản vẽ, không giới hạn số lần chỉnh sửa, không nói rõ file nào được bàn giao sau khi thanh toán đủ. Khách nhận bản vẽ gần hoàn chỉnh rồi dừng hợp đồng, sau đó thuê đội khác thi công.

Nếu hợp đồng quy định rõ quyền sử dụng bản vẽ chỉ phát sinh sau khi thanh toán đủ, file nguồn không tự động bàn giao, mỗi giai đoạn có biên bản nghiệm thu và số lần chỉnh sửa bị giới hạn, studio có vị thế tốt hơn nhiều. Đây là lý do mở công ty nội thất phải đi cùng việc chuẩn hóa hợp đồng, không chỉ đăng ký doanh nghiệp.

Ngành nghề và điều kiện: đừng chọn theo cảm tính

Ngành thiết kế nội thất thường đi kèm nhiều hoạt động: tư vấn thiết kế, hoàn thiện công trình, lắp đặt, sản xuất đồ gỗ, bán vật liệu, thi công điện nước, trang trí, bảo trì. Mỗi hoạt động có cách xuất hóa đơn, hợp đồng và trách nhiệm khác nhau. Vì vậy trước khi nộp hồ sơ, bạn nên liệt kê dịch vụ thực tế trong 12 tháng đầu rồi mới chọn ngành nghề.

Nếu chưa chắc nên mở mô hình nào, xem bài tư vấn thành lập doanh nghiệp. Nếu cần chuẩn hóa hợp đồng thiết kế/thi công, xem dịch vụ tư vấn, soạn thảo hợp đồng. Nếu có mẫu sản phẩm, thiết kế hoặc bộ nhận diện cần bảo vệ, tham khảo bài đăng ký bản quyền sản phẩm.

Quy trình nên đi theo

1. Chẩn đoán mô hình: thiết kế, thi công, sản xuất hay trọn gói.
2. Chọn loại hình và ngành nghề: khớp với hóa đơn và hợp đồng đầu tiên.
3. Soạn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ, vốn, người đại diện, ngành nghề.
4. Chuẩn hóa hợp đồng: hợp đồng thiết kế, thi công, phụ lục phát sinh, nghiệm thu, thanh toán.
5. Làm việc sau thành lập: hóa đơn, chữ ký số, kế toán, tài khoản, bảo hộ thương hiệu/bản vẽ nếu cần.

Hợp đồng thiết kế và hợp đồng thi công nên tách thế nào?

Nếu công ty vừa thiết kế vừa thi công, không nên gom mọi việc vào một dòng “dịch vụ nội thất trọn gói” quá chung. Phần thiết kế cần quy định sản phẩm sáng tạo, số lần chỉnh sửa, file bàn giao, quyền sử dụng bản vẽ và phí thiết kế. Phần thi công cần quy định vật liệu, tiến độ, nghiệm thu, bảo hành, an toàn và xử lý phát sinh. Khi tách rõ hai phần, bạn dễ bảo vệ phí thiết kế hơn nếu khách dừng thi công, đồng thời giảm tranh cãi khi phát sinh vật tư hoặc thay đổi hiện trạng công trình.

Các việc nên tính phí hoặc lập phụ lục riêng gồm: khảo sát lại hiện trạng, thay đổi phong cách thiết kế sau khi đã duyệt concept, chỉnh sửa vượt số lần thỏa thuận, xuất thêm file nguồn, thay vật liệu ngoài báo giá, thi công ngoài phạm vi và xử lý phát sinh do chủ nhà thay đổi yêu cầu. Những khoản này càng ghi rõ từ đầu thì đội thiết kế càng ít bị kéo vào vòng sửa miễn phí.

Căn cứ pháp lý cần hiểu đúng

Khi tư vấn mở công ty thiết kế nội thất, LegalZone đối chiếu quy định đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng dịch vụ, quyền tác giả/tài sản trí tuệ, nghĩa vụ thuế, hóa đơn và quy định chuyên ngành nếu công ty có thi công, sản xuất hoặc lắp đặt. Văn bản trước năm 2026 chỉ nên trích dẫn khi cần thiết; trọng tâm là biến quy định thành hợp đồng và hồ sơ vận hành dùng được.