Giấy chứng nhận kinh doanh dịch vụ kế toán cho công ty TNHH

Với dịch vụ kế toán, phần làm người mở công ty mất thời gian thường không phải là thiếu mẫu đơn. Rủi ro thật nằm ở chỗ: người đại diện chưa phải kế toán viên hành nghề, công ty chưa có đủ hai thành viên góp vốn là kế toán viên hành nghề, tỷ lệ vốn không đúng, thành viên là tổ chức góp vốn vượt giới hạn hoặc hợp đồng lao động không khớp hồ sơ đăng ký hành nghề.

Nếu nộp khi chưa đủ điều kiện, hồ sơ có thể bị yêu cầu giải trình, bổ sung hoặc phải sửa lại cơ cấu công ty. Tệ hơn, doanh nghiệp đã ký khách hàng, làm website, in hồ sơ bán hàng rồi mới phát hiện chưa được phép cung cấp dịch vụ kế toán. Vì vậy, trước khi hỏi “hồ sơ gồm giấy tờ gì”, nên kiểm tra trước: công ty đã đủ điều kiện để xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán chưa?

Công ty nào được kinh doanh dịch vụ kế toán?

Theo Luật Kế toán hiện hành, doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán có thể được tổ chức dưới một số loại hình nhất định, trong đó có công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên. Với nhóm sáng lập muốn mở công ty kế toán, đây là loại hình thường gặp vì cho phép nhiều thành viên góp vốn và có thể thiết kế cơ cấu thành viên hành nghề ngay từ đầu.

Tuy nhiên, công ty TNHH hai thành viên trở lên không tự động được cung cấp dịch vụ kế toán chỉ vì đã có đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán. Tên công ty, ngành nghề, hồ sơ bán hàng và hợp đồng dịch vụ cần được kiểm soát cẩn thận trong giai đoạn chưa có giấy chứng nhận.

Nếu bạn đang có công ty đang hoạt động và muốn bổ sung mảng dịch vụ kế toán, việc cần làm đầu tiên là rà lại điều lệ, thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật, người điều hành chuyên môn và giấy tờ hành nghề của nhân sự. Nếu công ty mới thành lập sai cấu trúc, có thể phải sửa hồ sơ doanh nghiệp trước khi xin giấy chứng nhận. Trường hợp đang ở bước thành lập, có thể xem thêm dịch vụ thành lập công ty trọn gói.

Điều kiện chính đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên

Điểm cần hiểu là cơ quan có thẩm quyền không chỉ kiểm tra “có đủ giấy tờ hay không”. Họ sẽ nhìn sự khớp nhau giữa điều lệ, danh sách thành viên, tỷ lệ vốn, hợp đồng lao động, giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán và chức danh quản lý. Chỉ một mâu thuẫn nhỏ cũng có thể làm hồ sơ phải giải trình.

Ví dụ, hồ sơ ghi Giám đốc là người điều hành chính nhưng người này không phải kế toán viên hành nghề. Hoặc công ty có hai kế toán viên hành nghề nhưng một người không góp vốn, chỉ ký hợp đồng lao động. Hoặc điều lệ ghi thành viên tổ chức nắm tỷ lệ lớn, trong khi tỷ lệ vốn của kế toán viên hành nghề không đáp ứng yêu cầu. Đây đều là lỗi cần xử lý trước khi nộp.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận gồm những gì?

Hồ sơ xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán thường gồm các nhóm tài liệu dưới đây. Tùy tình trạng công ty mới thành lập hay đã hoạt động, cách chuẩn bị chứng từ có thể khác nhau.

• Đơn đề nghị cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán.
• Bản sao thông tin đăng ký doanh nghiệp, đăng ký đầu tư hoặc giấy tờ pháp lý tương đương của doanh nghiệp.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán của các kế toán viên hành nghề.
• Hợp đồng lao động giữa doanh nghiệp và kế toán viên hành nghề.
• Tài liệu chứng minh vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn.
• Điều lệ công ty.
• Tài liệu liên quan đến thành viên là tổ chức, người đại diện phần vốn góp và tỷ lệ góp vốn nếu có.

Không nên chỉ tải một bộ mẫu trên mạng rồi thay tên công ty. Với ngành nghề có điều kiện, hồ sơ phải kể được một câu chuyện thống nhất: công ty thuộc loại hình phù hợp, có nhân sự hành nghề đúng, vốn góp đúng, người đại diện đúng và có chứng từ chứng minh được. Nếu giấy tờ chỉ đúng từng mảnh nhưng không khớp với nhau, hồ sơ vẫn yếu.

Những lỗi làm hồ sơ công ty kế toán bị vướng

Lỗi 1: nhầm chứng chỉ với đăng ký hành nghề. Người có nền tảng kế toán, bằng cấp hoặc chứng chỉ chuyên môn chưa chắc đã là kế toán viên hành nghề đang đăng ký hành nghề tại doanh nghiệp. Khi lập hồ sơ, cần phân biệt rõ năng lực cá nhân, chứng chỉ và tình trạng đăng ký hành nghề dịch vụ kế toán.

Lỗi 2: người đại diện không đủ điều kiện. Nhiều nhóm sáng lập để người góp vốn chính hoặc người phụ trách kinh doanh đứng tên người đại diện theo pháp luật. Với công ty dịch vụ kế toán, vị trí người đại diện, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải được thiết kế đúng từ đầu để không phải sửa lại sau.

Lỗi 3: tỷ lệ vốn đẹp trên giấy nhưng thiếu chứng cứ. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp ghi vốn góp một con số, nhưng chứng từ chuyển tiền, biên bản góp vốn, tài liệu góp vốn bằng tài sản hoặc sổ thành viên lại không đủ để chứng minh. Nếu vốn góp là nền tảng để xét điều kiện, chứng cứ về vốn phải được chuẩn bị nghiêm túc.

Lỗi 4: thành viên là tổ chức góp vốn quá sâu. Nếu có tổ chức góp vốn, cần kiểm tra giới hạn tỷ lệ góp vốn và hồ sơ người đại diện phần vốn góp. Đây là điểm dễ bị bỏ qua khi công ty kế toán được thành lập bởi một doanh nghiệp mẹ hoặc nhóm nhà đầu tư có pháp nhân sẵn.

Lỗi 5: hợp đồng lao động không khớp thực tế hành nghề. Hợp đồng lao động cần thể hiện đúng quan hệ làm việc với doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán. Nếu nhân sự vẫn đang đăng ký hành nghề ở đơn vị khác, làm bán thời gian hoặc hồ sơ lao động không rõ, rủi ro bị yêu cầu làm rõ là rất cao.

Quy trình nên đi theo trước khi nộp hồ sơ

Bước 1: Chốt loại hình và cấu trúc vốn. Nếu công ty chưa thành lập, hãy thiết kế ngay từ đầu theo điều kiện dịch vụ kế toán. Nếu công ty đã tồn tại, cần xem có phải thay đổi thành viên, tỷ lệ vốn hoặc điều lệ trước khi xin giấy chứng nhận hay không.

Bước 2: Khóa danh sách kế toán viên hành nghề. Kiểm tra từng người: có đăng ký hành nghề chưa, có góp vốn không, có hợp đồng lao động đúng với doanh nghiệp không, có đang bị ràng buộc tại đơn vị khác không và vai trò của họ trong công ty là gì.

Bước 3: Rà người đại diện và chức danh điều hành. Người đại diện theo pháp luật, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc phải được đặt đúng. Nếu điều lệ, quyết định bổ nhiệm và đăng ký doanh nghiệp không thống nhất, cần sửa trước.

Bước 4: Chuẩn bị chứng cứ vốn. Đối với công ty TNHH, tài liệu chứng minh vốn góp không nên làm qua loa. Cần có căn cứ về việc góp vốn, tỷ lệ, thời điểm, phương thức góp và tài liệu chứng minh phù hợp với từng loại tài sản góp vốn.

Bước 5: Soát toàn bộ hồ sơ như một bộ thống nhất. Trước khi nộp, nên lập bảng đối chiếu giữa điều kiện pháp lý và giấy tờ đang có. Cột nào chưa có chứng cứ, cột nào mâu thuẫn, cột nào cần giải trình thì xử lý trước.

Công ty cổ phần có xin giấy chứng nhận dịch vụ kế toán được không?

Với hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, công ty cổ phần không phải hướng phù hợp để xin Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán theo nhóm loại hình thường được quy định cho doanh nghiệp dịch vụ kế toán. Nếu bạn đang có công ty cổ phần và muốn làm dịch vụ kế toán, nên rà lại phương án tổ chức lại hoặc thành lập pháp nhân phù hợp, thay vì chỉ bổ sung ngành nghề rồi triển khai dịch vụ.

Đây là điểm có giá trị chuyển đổi cao vì nhiều khách hàng đến LegalZone sau khi đã thành lập công ty sai loại hình. Sửa sau vẫn có thể làm được trong một số trường hợp, nhưng sẽ tốn thêm thời gian thay đổi hồ sơ doanh nghiệp, điều lệ, thành viên/cổ đông và bộ giấy tờ nội bộ.

Có được ký hợp đồng dịch vụ kế toán trước khi có giấy chứng nhận không?

Doanh nghiệp nên rất thận trọng. Nếu chưa được cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán, việc quảng cáo, ký hợp đồng hoặc thực hiện dịch vụ kế toán có thể tạo rủi ro pháp lý, rủi ro hợp đồng và rủi ro uy tín. Ngay cả khi khách hàng thân quen muốn ký trước, công ty vẫn nên kiểm tra phạm vi công việc, thời điểm hiệu lực và điều kiện triển khai.

Trên thực tế, một số nhóm sáng lập mở website, chạy quảng cáo, ký hợp đồng nguyên tắc rồi mới quay lại hỏi giấy phép. Cách làm này dễ làm khách hàng mất niềm tin nếu hồ sơ bị kéo dài. Tốt hơn là hoàn tất điều kiện nền tảng trước, rồi mới mở rộng bán hàng.

Nếu đã có công ty kế toán nhưng chưa đủ điều kiện thì xử lý thế nào?

Trước hết, cần phân loại lỗi. Nếu lỗi nằm ở hồ sơ giấy tờ, có thể bổ sung chứng nhận hành nghề, hợp đồng lao động hoặc chứng từ vốn. Nếu lỗi nằm ở cấu trúc công ty, có thể phải thay đổi thành viên, thay đổi tỷ lệ vốn, sửa điều lệ hoặc thay người đại diện theo pháp luật. Nếu lỗi nằm ở loại hình, hướng xử lý sẽ phức tạp hơn và cần đánh giá phương án chuyển đổi/tổ chức lại.

Không nên cố nộp một bộ hồ sơ biết chắc có lỗi để “xem cơ quan nhà nước yêu cầu gì”. Cách đó làm mất thời gian và đôi khi để lại dấu vết hồ sơ không đẹp. Nếu cần xử lý cùng lúc thay đổi doanh nghiệp và xin giấy chứng nhận, LegalZone có thể gom việc theo một lộ trình để giảm vòng sửa.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Kiểm tra loại hình công ty, điều lệ, người đại diện và ngành nghề trước khi xin giấy chứng nhận.
• Rà danh sách kế toán viên hành nghề, hợp đồng lao động và vai trò góp vốn của từng người.
• Kiểm tra tỷ lệ vốn góp, hồ sơ thành viên là tổ chức và tài liệu chứng minh vốn.
• Soạn, rà đơn đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên, quyết định nội bộ và bộ hồ sơ giải trình.
• Định hướng thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp nếu công ty hiện tại chưa phù hợp.

Nếu công ty còn phát sinh nhiều vấn đề về hợp đồng dịch vụ, lao động kế toán viên, bảo mật dữ liệu khách hàng, hóa đơn hoặc trách nhiệm nghề nghiệp, nên đưa vào kế hoạch tư vấn pháp lý thường xuyên để kiểm soát rủi ro vận hành sau khi được cấp giấy chứng nhận.

Câu hỏi thường gặp

Có phải cứ có hai kế toán viên là đủ điều kiện không?

Không. Cần kiểm tra họ có phải kế toán viên hành nghề phù hợp không, có góp vốn theo yêu cầu không, hợp đồng lao động có đúng không và người đại diện/Giám đốc/Tổng giám đốc có đáp ứng điều kiện hay không.

Có nên thành lập công ty trước rồi xin giấy chứng nhận sau?

Có thể cần có công ty trước để làm nền tảng hồ sơ, nhưng công ty phải được thiết kế theo điều kiện dịch vụ kế toán ngay từ đầu. Thành lập sai rồi sửa sau thường tốn thời gian hơn.

Hồ sơ bị yêu cầu bổ sung thì có phải làm lại từ đầu không?

Không phải lúc nào cũng phải làm lại từ đầu. Nhưng cần đọc đúng nội dung yêu cầu bổ sung: thiếu giấy tờ, giấy tờ mâu thuẫn hay bản chất công ty chưa đủ điều kiện. Ba nhóm lỗi này có cách xử lý khác nhau.