Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp: đừng chờ phát sinh

Tư vấn pháp lý thường xuyên cho doanh nghiệp phù hợp với công ty đang vận hành hằng ngày và cần một đầu mối pháp lý để hỏi nhanh trước khi ký hợp đồng, tuyển người, xuất hóa đơn, xử lý công nợ, thay đổi đăng ký doanh nghiệp hoặc phản hồi khi có tranh chấp. Giá trị của dịch vụ này không nằm ở việc “có luật sư khi có chuyện”, mà ở việc giảm chuyện phát sinh ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nhỏ và vừa thường không có phòng pháp chế riêng. Chủ doanh nghiệp, kế toán hoặc nhân sự phải tự xử lý hợp đồng, lao động, thuế, công nợ và các thủ tục nội bộ. Khi mọi thứ đang chạy bình thường thì ít ai để ý; đến khi khách hàng chậm thanh toán, nhân viên nghỉ việc gây tranh chấp, hợp đồng bị phạt, hóa đơn sai hoặc thay đổi đăng ký quá hạn thì chi phí xử lý thường cao hơn nhiều.

Tư vấn pháp lý thường xuyên gồm những việc gì?

Khi nào doanh nghiệp nên dùng gói tư vấn thường xuyên?

Không phải công ty nào cũng cần luật sư thường xuyên ngay từ ngày đầu. Nhưng nếu doanh nghiệp có một trong các dấu hiệu dưới đây, việc có đầu mối pháp lý cố định thường tiết kiệm hơn xử lý từng vụ việc khi đã phát sinh:

• Mỗi tháng ký nhiều hợp đồng, báo giá, phụ lục, biên bản nghiệm thu.
• Thường xuyên bị khách hàng chậm thanh toán hoặc phải đòi công nợ.
• Có đội ngũ nhân sự, cộng tác viên, đại lý, sale hoặc đối tác thuê ngoài.
• Có sản phẩm/dịch vụ cần điều khoản bảo mật, sở hữu trí tuệ, dữ liệu khách hàng.
• Thường xuyên thay đổi địa chỉ, ngành nghề, vốn, thành viên hoặc cơ cấu quản trị.
• Doanh nghiệp mới thành lập nhưng đã có doanh thu, hóa đơn, lao động và hợp đồng phát sinh.
• Chủ doanh nghiệp muốn hỏi nhanh trước khi ra quyết định, thay vì chờ đến khi tranh chấp.

Doanh nghiệp nên gửi gì để LegalZone đánh giá gói phù hợp?

Để tư vấn đúng, LegalZone cần hiểu doanh nghiệp đang vận hành thế nào, không chỉ xem giấy đăng ký kinh doanh. Bạn có thể gửi ngắn gọn:

1. Ngành nghề kinh doanh chính và sản phẩm/dịch vụ đang bán.
2. Số lượng hợp đồng hoặc giao dịch phát sinh mỗi tháng.
3. Loại khách hàng: cá nhân, doanh nghiệp, nhà nước, đối tác nước ngoài hay sàn thương mại điện tử.
4. Số lao động, cộng tác viên, đại lý hoặc đối tác thuê ngoài.
5. Vấn đề hay gặp: chậm thanh toán, tranh chấp nghiệm thu, nghỉ việc, hóa đơn, thay đổi đăng ký, giấy phép con.
6. Tài liệu mẫu đang dùng: hợp đồng, báo giá, biên bản nghiệm thu, điều khoản thanh toán, nội quy, thỏa thuận bảo mật.

Gói tư vấn thường xuyên khác gì thuê luật sư theo vụ việc?

Thuê luật sư theo vụ việc phù hợp khi đã có một tranh chấp rõ: khởi kiện, bị kiện, xử lý công nợ lớn, tranh chấp lao động hoặc giấy phép bị kiểm tra. Tư vấn thường xuyên phù hợp khi doanh nghiệp muốn có người rà trước và trả lời các câu hỏi phát sinh liên tục trong vận hành.

Ví dụ, một hợp đồng có thể chỉ cần sửa ba điều khoản để giảm rủi ro: điều kiện thanh toán, nghiệm thu và chấm dứt. Nếu không rà trước, đến khi khách hàng chậm thanh toán, doanh nghiệp phải mất thời gian gom chứng cứ và thương lượng trong thế yếu. Bài liên quan: rà soát hợp đồng trước khi ký và doanh nghiệp bị chậm thanh toán hợp đồng.

Những việc nên đưa vào lịch rà hằng tháng

• Hợp đồng sắp ký có điều khoản thanh toán, nghiệm thu, phạt và chấm dứt rõ chưa.
• Công nợ quá hạn nào cần gửi thông báo chính thức.
• Nhân sự mới, thử việc, nghỉ việc, kỷ luật có giấy tờ đủ chưa.
• Hóa đơn, hợp đồng và biên bản nghiệm thu có khớp bản chất giao dịch không.
• Có thay đổi địa chỉ, người đại diện, ngành nghề, vốn, thành viên/cổ đông cần đăng ký không.
• Có hoạt động mới nào cần giấy phép con hoặc điều kiện kinh doanh không.
• Có mẫu hợp đồng/điều khoản nào cần chuẩn hóa để dùng lại nhiều lần không.

LegalZone phù hợp với doanh nghiệp nào?

Dịch vụ này phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, công ty dịch vụ, thương mại, xây dựng, giáo dục, tư vấn, môi trường, thương mại điện tử, công ty mới chuyển từ hộ kinh doanh, doanh nghiệp gia đình hoặc doanh nghiệp có nhiều hợp đồng nhưng chưa có pháp chế nội bộ.

Nếu doanh nghiệp mới chuẩn bị mở, nên bắt đầu từ dịch vụ thành lập công ty trọn gói. Nếu doanh nghiệp có nhà đầu tư nước ngoài, xem thêm thành lập công ty 100% vốn nước ngoài. Nếu đang phát sinh thay đổi đăng ký, đọc thay đổi đăng ký doanh nghiệp quá hạn.

Phí tư vấn thường xuyên nên hỏi thế nào?

Không nên hỏi “bao nhiêu một tháng” khi chưa nói rõ khối lượng. Một báo phí nghiêm túc cần dựa trên số lượng câu hỏi, số hợp đồng cần rà, thời gian phản hồi, số buổi tư vấn, phạm vi tham gia thương lượng, loại tài liệu cần soạn và việc có xử lý tranh chấp hay không.

Doanh nghiệp nên hỏi rõ:

• Mỗi tháng được hỏi bao nhiêu nhóm việc?
• Có bao gồm rà hợp đồng hay chỉ tư vấn miệng?
• Có soạn văn bản/thông báo/công văn không?
• Thời gian phản hồi thông thường là bao lâu?
• Tranh chấp, khởi kiện, làm việc với cơ quan nhà nước có tính riêng không?
• Có báo cáo rủi ro định kỳ hoặc checklist việc cần làm không?

Khi nào chưa cần mua gói tư vấn thường xuyên?

Không phải doanh nghiệp nào cũng nên mua gói theo tháng. Nếu công ty mới thành lập nhưng chưa phát sinh hợp đồng, chưa có lao động, chưa xuất hóa đơn và chưa có hoạt động kinh doanh đều, bạn có thể bắt đầu bằng tư vấn theo đầu việc: thành lập công ty, rà một hợp đồng mẫu, hoặc hỏi một vấn đề cụ thể.

Gói thường xuyên chỉ đáng tiền khi có vấn đề lặp lại. Ví dụ mỗi tháng đều ký hợp đồng, có nhân sự ra vào, có công nợ cần nhắc, có giấy phép cần kiểm tra, hoặc chủ doanh nghiệp thường phải ra quyết định mà không chắc rủi ro pháp lý. Nếu tháng nào cũng không có câu hỏi, doanh nghiệp nên chọn phạm vi nhỏ hơn để tránh lãng phí.

Một tháng tư vấn thường xuyên nên vận hành như thế nào?

Để gói tư vấn không trở thành “mua cho yên tâm nhưng ít dùng”, doanh nghiệp nên có nhịp làm việc rõ. Ví dụ đầu tháng gửi các hợp đồng sắp ký, giữa tháng kiểm tra công nợ và vấn đề nhân sự, cuối tháng rà lại thay đổi đăng ký, hóa đơn, chứng từ và các hồ sơ có nguy cơ phát sinh tranh chấp. Nếu có việc khẩn cấp, doanh nghiệp gửi riêng để LegalZone phân loại mức độ ưu tiên.

Cách làm này giúp chủ doanh nghiệp không phải nhớ mọi rủi ro pháp lý trong đầu. Kế toán có thể gửi câu hỏi về hóa đơn/chứng từ, nhân sự gửi vấn đề thử việc/nghỉ việc, bộ phận kinh doanh gửi hợp đồng và báo giá, còn người quản lý nhận lại cảnh báo ngắn: việc nào làm ngay, việc nào theo dõi, việc nào cần hồ sơ riêng.

Việc nào nằm trong tư vấn thường xuyên, việc nào nên tách riêng?

Phạm vi cần rõ từ đầu. Tư vấn thường xuyên thường phù hợp với câu hỏi vận hành, rà hợp đồng, soạn thông báo đơn giản, kiểm tra rủi ro và định hướng xử lý. Các việc lớn như khởi kiện, tham gia tranh tụng, xử lý thanh tra/kiểm tra phức tạp, đàm phán dự án lớn, xin giấy phép con chuyên ngành hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp thường nên báo phí riêng.

Việc tách phạm vi như vậy không phải để tính thêm phí vô lý, mà để doanh nghiệp biết chính xác mình đang mua gì. Một gói rõ ràng sẽ giúp hai bên làm việc nhanh hơn: câu hỏi nhỏ được trả lời đều, việc lớn được báo trước chi phí và kế hoạch xử lý.

Đầu ra nên nhận được sau mỗi tháng

Một gói tư vấn thường xuyên không nên chỉ là vài cuộc gọi rời rạc. Doanh nghiệp nên yêu cầu đầu ra có thể lưu lại và dùng tiếp, vì đó mới là thứ giúp hệ thống vận hành tốt hơn qua từng tháng.

• Danh sách câu hỏi đã xử lý và hướng trả lời chính.
• Những hợp đồng/văn bản đã rà và điều khoản đã sửa.
• Các rủi ro cần theo dõi trong tháng tiếp theo: công nợ, nhân sự, hóa đơn, giấy phép, thay đổi đăng ký.
• Biểu mẫu hoặc điều khoản mẫu có thể tái sử dụng nếu phù hợp.
• Việc nào cần tách thành hồ sơ riêng, ví dụ tranh chấp công nợ, kỷ luật lao động, thay đổi đăng ký hoặc xin giấy phép con.

Nếu doanh nghiệp cần phạm vi rộng hơn gói hỏi đáp định kỳ, hãy xem thêm dịch vụ tư vấn Luật Doanh nghiệp hoặc luật sư doanh nghiệp để chọn đúng phần việc.

Bài viết liên quan nên đọc tiếp

• Dịch vụ thành lập công ty trọn gói
• Rà soát hợp đồng trước khi ký
• Doanh nghiệp bị chậm thanh toán hợp đồng
• Thay đổi đăng ký doanh nghiệp quá hạn
• Hợp đồng thuê nhà ngắn gọn, dễ chỉnh sửa

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp nhỏ có cần tư vấn pháp lý thường xuyên không?

Nếu ít hợp đồng, ít nhân sự và ít giao dịch, có thể chỉ cần tư vấn theo vụ việc. Nhưng nếu mỗi tháng đều phát sinh hợp đồng, công nợ, lao động hoặc hóa đơn, tư vấn thường xuyên giúp giảm rủi ro trước khi thành tranh chấp.

LegalZone có thay kế toán không?

Không. LegalZone hỗ trợ góc pháp lý của giao dịch, hợp đồng, hóa đơn, chứng từ và phối hợp với kế toán khi cần. Kế toán vẫn phụ trách nghiệp vụ kế toán, kê khai và sổ sách theo phạm vi riêng.

Có thể chỉ rà hợp đồng mẫu trước không?

Có. Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng việc rà một hợp đồng mẫu, sau đó mới quyết định có dùng tư vấn thường xuyên hay không. Đây là cách tốt nếu doanh nghiệp chưa rõ khối lượng cần hỗ trợ mỗi tháng.