LegalZone
Hướng dẫn làm hóa đơn điện tử năm 2026: quy trình cho doanh nghiệp mới
Nếu doanh nghiệp mới thành lập hoặc mới đổi phần mềm hóa đơn, việc quan trọng không chỉ là “bấm xuất hóa đơn”. Doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, chọn đúng loại hóa đơn, kiểm tra nội dung bắt buộc, ký số và bảo đảm dữ liệu được gửi đúng theo quy định.
Quy trình làm hóa đơn điện tử
| Bước | Việc cần làm |
|---|---|
| 1 | Chuẩn bị chữ ký số, tài khoản thuế điện tử và thông tin đăng ký doanh nghiệp/đăng ký thuế đang đúng. |
| 2 | Chọn phần mềm hoặc tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp quy mô giao dịch. |
| 3 | Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc thay đổi thông tin đăng ký nếu đã từng đăng ký trước đó. |
| 4 | Thiết lập loại hóa đơn, ký hiệu, mẫu hiển thị, thông tin người bán và phân quyền người lập hóa đơn. |
| 5 | Lập hóa đơn thử, kiểm tra nội dung bắt buộc, thuế suất, tổng tiền, thời điểm lập và chữ ký số. |
| 6 | Ký số, gửi hóa đơn cho người mua và kiểm tra trạng thái truyền dữ liệu/cấp mã nếu hóa đơn có mã của cơ quan thuế. |
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi xuất hóa đơn đầu tiên?
- Thông tin pháp lý mới nhất của doanh nghiệp: tên, mã số thuế, địa chỉ, chi nhánh nếu có.
- Chữ ký số còn hiệu lực và được phân quyền đúng người sử dụng.
- Thông tin khách hàng: tên, địa chỉ, mã số thuế, email nhận hóa đơn.
- Danh mục hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá, thuế suất áp dụng.
- Quy trình kiểm tra nội bộ trước khi ký số để hạn chế hóa đơn sai.
Chọn hóa đơn có mã hay không có mã?
Không nên tự chọn theo thói quen. Doanh nghiệp cần kiểm tra thông báo/đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ngành nghề, mức độ rủi ro thuế, yêu cầu quản lý của cơ quan thuế và cấu hình phần mềm. Nếu dùng hóa đơn có mã, cần kiểm tra trạng thái cấp mã trước khi gửi hóa đơn cho khách hàng.
Hóa đơn từ máy tính tiền có phải là hóa đơn điện tử không?
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền là một dạng hóa đơn điện tử trong trường hợp phù hợp, có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Mô hình bán lẻ, nhà hàng, cửa hàng, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng nên kiểm tra riêng điều kiện này thay vì chỉ dùng quy trình xuất hóa đơn thông thường.
Lỗi thường gặp khi mới làm hóa đơn điện tử
- Đăng ký xong nhưng chưa kiểm tra trạng thái chấp nhận của cơ quan thuế.
- Sai ký hiệu hóa đơn hoặc dùng sai loại hóa đơn GTGT/hóa đơn bán hàng.
- Xuất hóa đơn sai thời điểm so với giao hàng, nghiệm thu hoặc thu tiền.
- Ghi tên hàng hóa, dịch vụ quá chung chung, khó giải trình với hợp đồng.
- Không lưu dữ liệu hóa đơn, email gửi khách hàng và chứng từ đi kèm.
Văn bản áp dụng
Bạn có thể đọc toàn văn trên LegalZone hoặc tải bản DOCX để dùng khi rà soát hóa đơn.
Cần xử lý hóa đơn sai?
Gửi loại hình kinh doanh, phần mềm dự kiến dùng và hóa đơn mẫu. LegalZone sẽ rà soát nhanh quy trình trước khi doanh nghiệp phát hành hóa đơn đầu tiên.
