LegalZone
Lộ trình áp dụng hóa đơn điện tử năm 2026: doanh nghiệp còn phải làm gì?
Năm 2026, câu hỏi quan trọng không còn là “khi nào bắt buộc chuyển sang hóa đơn điện tử”. Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, mốc áp dụng chung đã đi qua từ 01/07/2022. Điều doanh nghiệp cần kiểm tra hiện nay là đã đăng ký đúng phương thức sử dụng, đã cập nhật thay đổi theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC hay chưa.
Trả lời nhanh
Nếu doanh nghiệp đã hoạt động, việc cần làm là duy trì hệ thống hóa đơn điện tử hợp lệ, xử lý đúng hóa đơn sai sót, kiểm tra nội dung bắt buộc trên hóa đơn, cập nhật trường hợp dùng hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền và lưu dữ liệu để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Nếu mới thành lập, doanh nghiệp cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trước khi xuất hóa đơn đầu tiên.
Các mốc pháp lý nên nhớ
| Mốc | Ý nghĩa thực tế |
|---|---|
| 01/07/2022 | Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành; đây là mốc nền của chế độ hóa đơn điện tử hiện hành. |
| 01/06/2025 | Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực, sửa đổi nhiều nội dung về hóa đơn, chứng từ và mẫu biểu. |
| 01/06/2025 | Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực, hướng dẫn chi tiết thêm về ký hiệu, ủy nhiệm lập hóa đơn, chuyển đổi áp dụng và tổ chức cung cấp giải pháp. |
| Năm 2026 | Doanh nghiệp nên kiểm tra hệ thống, mẫu/ký hiệu, dữ liệu truyền cơ quan thuế, hóa đơn máy tính tiền và quy trình xử lý sai sót. |
Doanh nghiệp đang hoạt động nên kiểm tra 6 việc
- Thông tin đăng ký hóa đơn điện tử: kiểm tra doanh nghiệp đang dùng hóa đơn có mã hay không có mã, có thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn hay chưa.
- Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn: đối chiếu mẫu/ký hiệu đang dùng với Thông tư 32/2025/TT-BTC, nhất là khi thay đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp giải pháp.
- Nội dung bắt buộc trên hóa đơn: rà soát tên, địa chỉ, mã số thuế, tên hàng hóa dịch vụ, thuế suất, tổng tiền, thời điểm lập hóa đơn và chữ ký số.
- Hóa đơn từ máy tính tiền: với mô hình bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, cần kiểm tra khả năng kết nối/chuyển dữ liệu với cơ quan thuế.
- Xử lý hóa đơn sai sót: phân biệt trường hợp điều chỉnh, thay thế, hủy hoặc thông báo sai sót; không dùng lại mẫu biên bản cũ nếu không phù hợp.
- Lưu trữ dữ liệu: bảo đảm dữ liệu hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và tài liệu giải trình được lưu đầy đủ để phục vụ kế toán, thuế và kiểm tra sau này.
Doanh nghiệp mới thành lập nên làm theo thứ tự nào?
- Bước 1: hoàn tất đăng ký doanh nghiệp, chữ ký số và tài khoản thuế điện tử.
- Bước 2: chọn phần mềm hoặc tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp quy mô giao dịch.
- Bước 3: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi xuất hóa đơn.
- Bước 4: kiểm tra mẫu hóa đơn thử, ký hiệu, thông tin người bán, thuế suất và cách truyền dữ liệu.
- Bước 5: ban hành quy trình nội bộ: ai được lập hóa đơn, ai kiểm tra trước khi ký, ai xử lý sai sót.
Lỗi thường gặp năm 2026
Nhiều doanh nghiệp không sai vì chưa dùng hóa đơn điện tử, mà sai vì vẫn dùng thói quen cũ: xuất hóa đơn chậm thời điểm, ghi tên hàng hóa quá chung chung, không cập nhật địa chỉ sau thay đổi hành chính, nhầm loại hóa đơn hoặc không kiểm tra dữ liệu đã truyền tới cơ quan thuế.
Một lỗi khác là tìm “lộ trình mới” rồi chờ thay đổi, trong khi phần lớn nghĩa vụ đã vận hành. Với kế toán, cách an toàn hơn là lập checklist rà soát theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Văn bản áp dụng
Bạn có thể đọc toàn văn trên LegalZone hoặc tải bản DOCX để dùng khi rà soát hóa đơn.
Cần rà soát hóa đơn điện tử?
Gửi mô hình kinh doanh, phần mềm hóa đơn đang dùng và vướng mắc khi lập hóa đơn. LegalZone sẽ gợi ý điểm cần kiểm tra trước để giảm rủi ro sai hóa đơn, sai thời điểm hoặc sai dữ liệu thuế.
