Mẫu Quy Chế Ủy Quyền Thanh Toán Cho Cá Nhân Trong Công Ty: Một Hướng Dẫn Cụ Thể
Việc ủy quyền thanh toán trong công ty là một quy trình quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp pháp cũng như hiệu quả trong quản lý tài chính. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ về mẫu quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong công ty, thẩm quyền ban hành quy chế này, cũng như quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định của luật Việt Nam.
1. Mẫu Quy Chế Ủy Quyền Thanh Toán Cho Cá Nhân Trong Công Ty
Mẫu quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân cần được thiết lập rõ ràng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân thực hiện các giao dịch tài chính trong công ty. Dưới đây là những nội dung chính mà một mẫu quy chế nên có:
- Thông tin công ty: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin cá nhân được ủy quyền: Họ tên, chức danh, và các thông tin liên quan khác.
- Phạm vi ủy quyền: Liệt kê rõ các hoạt động mà cá nhân được ủy quyền có thể thực hiện.
- Thời gian hiệu lực: Thời gian bắt đầu và kết thúc của thời gian ủy quyền.
- Chữ ký xác nhận: Chữ ký của người ủy quyền và người được ủy quyền.
Thông qua mẫu quy chế này, công ty có thể đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch tài chính và tránh những sai sót không đáng có.
Download Mẫu Quy Chế Ủy Quyền Thanh Toán Cho Cá Nhân Trong Công Ty tại đây
|
TÊN DOANH NGHIỆP | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc …., ngày… tháng… năm… |
QUY CHẾ ỦY QUYỀN THANH TOÁN CHO CÁ NHÂN
TRONG CÔNG TY
(Ban hành kèm theo Quyết định số ……………. ngày tháng năm của Tổng Giám đốc Công ty …………………….)
Điều 1. Mục đích và phạm vi áp dụng
- Quy chế này quy định về việc ủy quyền cho cá nhân là người lao động của ……………………. (sau đây gọi tắt là “Công ty”) thực hiện việc thanh toán mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của Công ty.
- Quy chế áp dụng cho tất cả các Phòng/Ban, Bộ phận, Dự án và toàn thể người lao động của Công ty.
Điều 2. Nguyên tắc thực hiện
- Việc ủy quyền chỉ áp dụng đối với các trường hợp cần thiết, cấp bách hoặc các khoản chi có giá trị nhỏ lẻ dưới … triệu đồng theo tính chất công việc, phù hợp với quy định của pháp luật và yêu cầu quản lý của Công ty.
- Việc thanh toán ban đầu của cá nhân được phép bằng tiền mặt theo đúng quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP ngày 01/07/2025 và các văn bản pháp luật liên quan.
- Công ty thực hiện thanh toán lại cho cá nhân bằng hình thức không dùng tiền mặt, thông qua chuyển khoản vào tài khoản cá nhân đứng tên người được ủy quyền hoặc các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt hợp pháp khác.
Điều 3. Trình tự, thủ tục ủy quyền và thanh toán
- Hồ sơ ủy quyền gồm:
- Văn bản ủy quyền của Công ty cho cá nhân thực hiện thanh toán (theo mẫu tại Phụ lục đính kèm);
- Đề xuất của Bộ phận/Phòng/Ban/Dự án liên quan nêu rõ nội dung, mục đích, giá trị dự kiến và lý do cần ủy quyền;
- Chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ bao gồm:
+ Hóa đơn hợp lệ theo quy định pháp luật;
+ Các chứng từ thể hiện việc mua bán liên quan khác
+ Chứng từ chứng minh việc cá nhân đã thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt.
- Thủ tục thanh toán lại cho cá nhân:
- Sau khi hoàn tất việc mua hàng, dịch vụ, cá nhân nộp đầy đủ chứng từ cho Bộ phận kế toán Công ty;
- Công ty kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, nếu hợp lệ sẽ thực hiện thanh toán lại cho cá nhân thông qua hình thức chuyển khoản hoặc phương thức thanh toán không dùng tiền mặ tkhác;
– Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đúng quy định, Công ty có quyền từ chối thanh toán lại cho cá nhân.
Điều 4. Trách nhiệm của các bên liên quan
- Cá nhân được ủy quyền:
– Chịu trách nhiệm toàn bộ về tính chính xác, trung thực của các giao dịch và chứng từ liên quan;
– Thực hiện đúng mục đích, nội dung được ủy quyền;
– Nộp đầy đủ, kịp thời hồ sơ thanh toán cho Công ty.
- Các Phòng/Ban, Bộ phận liên quan:
– Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện ủy quyền;
– Phối hợp với Phòng Kế toán trong việc kiểm tra, xét duyệt hồ sơ thanh toán.
- Phòng Tài chính – Kế toán:
– Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, hóa đơn;
– Thực hiện thanh toán lại cho cá nhân theo đúng quy định, đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lý;
– Lưu trữ hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 5. Tổ chức thực hiện
- Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.
- Các Phòng/Ban, Bộ phận, Dự án và toàn thể người lao động Công ty có trách nhiệm nghiêm túc thực hiện quy chế này.
- Trường hợp phát sinh vướng mắc, các đơn vị kịp thời phản ánh về Phòng Tài chính – Kế toán để được hướng dẫn, giải quyết.
|
Nơi nhận: – Các Phòng/Ban, Dự án (thực hiện); – Lưu VT. |
TỔNG GIÁM ĐỐC (Ký và ghi rõ họ, tên) |
2. Thẩm Quyền Ban Hành Quy Chế Ủy Quyền Thanh Toán
Theo Điều 63 Luật Doanh Nghiệp 2020, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc sẽ là người có quyền ban hành quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân. Dưới đây là cách thức tùy thuộc vào hình thức doanh nghiệp:
A. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Hai Thành Viên Trở Lên
Ở loại hình này, giám đốc hoặc tổng giám đốc có quyền quyết định và phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của công ty. Họ có thể ban hành quy chế ủy quyền thanh toán với điều kiện rằng các quy định cụ thể trong Điều lệ công ty không ghi rõ tính khác.
B. Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Một Thành Viên
Tương tự như công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên, giám đốc hoặc tổng giám đốc trong công ty một thành viên cũng có quyền ban hành mẫu quy chế này, tùy vào quy định tại Điều 82 của Luật Doanh Nghiệp.
C. Doanh Nghiệp Nhà Nước
Theo Điều 100 của Luật Doanh Nghiệp 2020, giám đốc, tổng giám đốc của doanh nghiệp nhà nước được bổ nhiệm bởi hội đồng thành viên hoặc chủ tịch công ty và có quyền ban hành quy chế ủy quyền thanh toán đã được thông qua.
D. Công Ty Cổ Phần
Đối với công ty cổ phần, thẩm quyền ban hành quy chế ủy quyền thanh toán thuộc về Hội đồng quản trị. Họ có quyền quyết định quy chế này, sau khi có ý kiến của giám đốc hoặc tổng giám đốc.
Mẫu giấy ủy quyền thanh toán cho cá nhân trong doanh nghiệp Bản word
3. Quyền Và Nghĩa Vụ Của Doanh Nghiệp
Quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp được quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Luật Doanh Nghiệp 2020. Dưới đây là tóm tắt các quyền và nghĩa vụ chính:
Quyền Của Doanh Nghiệp
- Tự do kinh doanh: Doanh nghiệp có quyền tự do lựa chọn ngành nghề mà pháp luật không cấm.
- Tự chủ trong hoạt động: Doanh nghiệp có thể tổ chức theo hình thức mà họ mong muốn và điều chỉnh các yếu tố kinh doanh theo nhu cầu.
- Tìm kiếm thị trường: Doanh nghiệp có quyền tự do tìm kiếm khách hàng và ký kết các hợp đồng cần thiết.
- Về nhân sự: Doanh nghiệp có quyền tuyển dụng và quản lý nhân sự theo quy định của pháp luật.
Nghĩa Vụ Của Doanh Nghiệp
- Tuân thủ quy định pháp luật: Doanh nghiệp cần đảm bảo hoạt động đúng pháp luật và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đăng ký.
- Trách nhiệm báo cáo: Doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp thông tin trung thực về tình hình tài chính.
- Bảo vệ quyền lợi người lao động: Doanh nghiệp phải tuân theo luật bảo vệ người lao động và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của họ.
4. Kết Luận
Việc thiết lập quy chế ủy quyền thanh toán cho cá nhân là rất cần thiết trong bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính. Hơn nữa, việc nắm rõ thẩm quyền ban hành cũng như quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp sẽ giúp các công ty hoạt động hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay.
Nếu bạn đang tìm kiếm thêm thông tin về luật doanh nghiệp và các quy định liên quan, hãy truy cập vào Legal Zone để được tư vấn chi tiết hơn.
Danh mục
