Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam năm 2026

Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam năm 2026

Văn phòng đại diện phù hợp khi công ty nước ngoài muốn hiện diện tại Việt Nam để liên lạc, nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và hỗ trợ đối tác, nhưng chưa cần thành lập công ty con để trực tiếp kinh doanh sinh lợi. Điểm quan trọng là phải xác định đúng mô hình: văn phòng đại diện không phải là doanh nghiệp tại Việt Nam và không được dùng để ký hợp đồng mua bán, xuất hóa đơn hay thu tiền thay công ty mẹ.

Trả lời nhanh

Khi nào nên chọn văn phòng đại diện?

• Công ty mẹ muốn khảo sát thị trường Việt Nam trước khi đầu tư lớn.
• Cần đầu mối làm việc với khách hàng, nhà cung cấp, nhà phân phối hoặc cơ quan nhà nước.
• Muốn xúc tiến thương mại, quảng bá sản phẩm, theo dõi hợp đồng đã ký bởi công ty mẹ.
• Chưa có nhu cầu ký hợp đồng, phát sinh doanh thu, xuất hóa đơn hoặc thuê đội ngũ vận hành kinh doanh đầy đủ tại Việt Nam.

Điều kiện cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện chính sau trước khi nộp hồ sơ:

• Được thành lập hoặc đăng ký kinh doanh theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, hoặc được pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận.
• Đã hoạt động ít nhất 01 năm kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký.
• Nếu giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương có thời hạn thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
• Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phù hợp với cam kết của Việt Nam trong điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.
• Nếu nội dung hoạt động chưa phù hợp cam kết hoặc thương nhân không thuộc quốc gia/vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế liên quan, hồ sơ cần được bộ quản lý chuyên ngành chấp thuận.

Hồ sơ cần chuẩn bị

1. Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương, do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký.
2. Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài.
3. Văn bản cử hoặc bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện.
4. Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận nghĩa vụ thuế/tài chính trong năm tài chính gần nhất, hoặc giấy tờ tương đương chứng minh công ty mẹ vẫn tồn tại và hoạt động.
5. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân của người đứng đầu Văn phòng đại diện.
6. Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở: hợp đồng thuê, thỏa thuận thuê, giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm hoặc tài liệu tương đương.

Biểu mẫu cấp mới, cấp lại, điều chỉnh và gia hạn có thể xem tại trang Văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT của LegalZone.

Trình tự thực hiện

Các lỗi thường làm hồ sơ bị kéo dài

• Dùng sai tên pháp lý của công ty mẹ giữa giấy đăng ký kinh doanh, đơn đề nghị và giấy tờ hợp pháp hóa.
• Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ còn thời hạn dưới 01 năm.
• Báo cáo tài chính hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế không chứng minh rõ công ty mẹ vẫn hoạt động trong năm tài chính gần nhất.
• Địa điểm thuê không phù hợp để đặt văn phòng hoặc giấy tờ thuê chưa đủ căn cứ.
• Mô tả phạm vi hoạt động giống hoạt động kinh doanh sinh lợi, vượt quá chức năng của văn phòng đại diện.

Sau khi được cấp giấy phép cần làm gì?

Văn phòng đại diện nên hoàn thiện các việc sau: khắc dấu, đăng ký mã số thuế, thông báo hoạt động, treo biển tại trụ sở, ký hợp đồng lao động với nhân sự tại Việt Nam, xây dựng quy chế ủy quyền nội bộ và lưu hồ sơ pháp lý của công ty mẹ. Với trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài, cần kiểm tra thêm giấy phép lao động, miễn giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú tùy trường hợp.

Nếu công ty mẹ bắt đầu có nhu cầu ký hợp đồng, xuất hóa đơn, bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ tại Việt Nam, nên đánh giá chuyển sang mô hình công ty có vốn nước ngoài thay vì mở rộng chức năng của văn phòng đại diện.