Thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng năm 2026: tránh kẹt tiền vì thiếu hồ sơ

Thanh toán, quyết toán hợp đồng xây dựng năm 2026: tránh kẹt tiền vì thiếu hồ sơ

{{FEATURED_IMAGE_HTML}}

Trong dự án xây dựng, tranh chấp tiền thường không bắt đầu ở lúc khởi kiện mà bắt đầu từ hợp đồng viết thiếu, nghiệm thu không chặt, hồ sơ thanh toán thiếu xác nhận hoặc phát sinh khối lượng không có thủ tục điều chỉnh. Nghị định 210/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 quy định chi tiết nhiều điểm về hợp đồng xây dựng, từ nội dung hợp đồng, tạm ứng, bảo đảm, tranh chấp đến thanh toán, quyết toán và thanh lý.

Nếu bạn đang bị giữ tiền thanh toán hợp đồng xây dựng, việc đầu tiên không phải là tranh luận ai đúng ai sai. Hãy kiểm tra hợp đồng yêu cầu bộ hồ sơ nào, hồ sơ đã gửi đúng cách chưa và bên còn lại đã phản hồi thiếu tài liệu gì.

Bài viết này giúp bạn xử lý việc gì?

Bạn không cần đọc toàn bộ văn bản pháp luật ngay từ đầu. Hãy xác định tình huống của mình, giữ lại đúng giấy tờ và gửi yêu cầu bằng cách có thể chứng minh được. Sau đó mới đối chiếu điều khoản cụ thể để biết nên yêu cầu, thương lượng hay khiếu nại theo hướng nào.

Việc cần làm ngay

Tình huống thực tế dễ phát sinh tranh chấp

Mẫu câu nên ghi trong email hoặc công văn

Không cần viết dài. Điều quan trọng là yêu cầu phải có mốc thời gian, căn cứ, tài liệu kèm theo và đề nghị phản hồi bằng văn bản. Bạn có thể điều chỉnh các câu dưới đây theo hồ sơ thực tế:

• Đề nghị xác nhận ngày bên giao thầu đã nhận đủ hồ sơ thanh toán giai đoạn … theo điều khoản … của hợp đồng.
• Đề nghị phản hồi bằng văn bản các nội dung chưa phù hợp của hồ sơ thanh toán, nêu rõ tài liệu cần bổ sung.
• Đối với khối lượng phát sinh, đề nghị xác nhận phạm vi, căn cứ phát sinh, đơn giá áp dụng và người có thẩm quyền chấp thuận.
• Trường hợp chậm thanh toán kéo dài, bên nhận thầu bảo lưu quyền áp dụng các biện pháp theo hợp đồng và quy định pháp luật.

Khi nào nên kiểm tra kỹ trước khi làm tiếp?

• Hợp đồng không ghi rõ thành phần hồ sơ thanh toán hoặc người có quyền xác nhận.
• Khối lượng phát sinh đã làm xong nhưng chưa có lệnh thay đổi, biên bản hoặc phụ lục.
• Hồ sơ nghiệm thu không khớp bảng giá trị thanh toán.
• Bên nhận thầu gửi hồ sơ qua kênh không chứng minh được ngày nhận.
• Các bên tranh chấp nhưng vẫn tiếp tục làm việc mà không lập biên bản bảo lưu quyền lợi.

Hồ sơ, tài liệu nên chuẩn bị

1. Hợp đồng, phụ lục, hồ sơ mời thầu/hồ sơ yêu cầu, hồ sơ dự thầu/hồ sơ đề xuất nếu có.
2. Bảng khối lượng, đơn giá, giá hợp đồng, điều khoản tạm ứng, bảo lãnh, thu hồi tạm ứng.
3. Biên bản nghiệm thu, bàn giao, xác nhận khối lượng, nhật ký thi công và tài liệu chất lượng.
4. Hồ sơ phát sinh, lệnh thay đổi, đề nghị điều chỉnh, văn bản chấp thuận.
5. Công văn gửi hồ sơ thanh toán/quyết toán, biên nhận, phản hồi và bảng đối chiếu công nợ.

Quy trình xử lý gợi ý

1. Rà loại hợp đồng và hình thức giá: trọn gói, đơn giá cố định, đơn giá điều chỉnh, thời gian hoặc kết hợp.
2. Đối chiếu điều kiện thanh toán với nghiệm thu, bàn giao, hóa đơn, bảo lãnh và hồ sơ kèm theo.
3. Tách phần giá trị không tranh chấp để yêu cầu thanh toán trước nếu hợp đồng cho phép hoặc có cơ sở hợp lý.
4. Với phát sinh, kiểm tra thủ tục sửa đổi hợp đồng, điều chỉnh khối lượng, đơn giá, giá và tiến độ.
5. Nếu chuẩn bị quyết toán, lập bảng đối chiếu từ hợp đồng đến nghiệm thu, thanh toán đã nhận, còn lại và bảo lưu.

Lỗi thường làm mất thời gian hoặc mất quyền lợi

• Chỉ gửi bảng giá trị thanh toán mà thiếu biên bản nghiệm thu hoặc tài liệu xác nhận.
• Để tư vấn/ban quản lý dự án trả hồ sơ miệng, không có văn bản nêu lý do.
• Không ghi nhận ngày bên giao thầu nhận đủ hồ sơ thanh toán.
• Thực hiện phát sinh lớn chỉ bằng tin nhắn hoặc chỉ đạo miệng tại công trường.
• Đợi đến cuối dự án mới gom hồ sơ quyết toán, khiến chứng cứ bị thiếu hoặc người ký đã thay đổi.

Luật sư sẽ rà soát những điểm nào?

LegalZone thường đọc tranh chấp thanh toán theo ba lớp: hợp đồng nói gì, thực tế thi công/nghiệm thu chứng minh gì, và hồ sơ thanh toán đã được gửi đúng cách chưa. Nếu thiếu một lớp, yêu cầu tiền dễ bị kéo dài dù công việc thực tế đã hoàn thành.

Checklist trước khi gửi hồ sơ hoặc khiếu nại

• Gửi hồ sơ thanh toán bằng kênh có biên nhận hoặc dấu thời gian.
• Không để phát sinh khối lượng mà không có văn bản xác nhận.
• Bảng giá trị phải nối được với nghiệm thu, hợp đồng và phụ lục.
• Khi bị chậm thanh toán, gửi văn bản nhắc và bảo lưu quyền trước khi tạm dừng.
• Chuẩn bị quyết toán song song trong quá trình thi công, không chờ kết thúc dự án.