Thay đổi thành viên công ty TNHH khi tiếp nhận thành viên mới

Tiếp nhận thành viên mới trong công ty TNHH không chỉ là việc “cho thêm người góp vốn”. Nếu làm thiếu bước, người góp vốn có thể đã chuyển tiền nhưng chưa có tư cách thành viên rõ ràng; công ty đã dùng vốn nhưng danh sách thành viên chưa cập nhật; hoặc sau này khi chia lợi nhuận, chuyển nhượng vốn, vay ngân hàng, gọi thêm nhà đầu tư thì hồ sơ bị lộ lỗi.

Nỗi đau thường gặp là hai bên tin nhau, lập biên bản nội bộ rất đơn giản, nhận tiền xong rồi để đó. Đến lúc cần chứng minh tỷ lệ vốn, ký hợp đồng lớn, mở tài khoản ngân hàng, kiểm toán, hoặc xảy ra tranh chấp thì mới phát hiện: nghị quyết Hội đồng thành viên thiếu nội dung, danh sách thành viên thiếu chữ ký, chứng cứ góp vốn không đủ, điều lệ chưa sửa và chưa đăng ký thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tiếp nhận thành viên mới có phải đăng ký thay đổi doanh nghiệp không?

Có. Khi công ty TNHH hai thành viên trở lên thay đổi thành viên do tiếp nhận thành viên mới dẫn đến tăng vốn điều lệ, công ty phải nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính. Đây không phải thủ tục tùy chọn.

Trường hợp Hội đồng thành viên bán phần vốn góp chưa góp của thành viên theo quy định của Luật Doanh nghiệp hiện hành, nếu phát sinh thành viên mới thì cũng phải xử lý hồ sơ thay đổi thành viên tương ứng. Điểm quan trọng là phải xác định đúng bản chất giao dịch: tiếp nhận thành viên mới để tăng vốn, chuyển nhượng phần vốn góp, thừa kế phần vốn góp, tặng cho phần vốn góp hay công ty mua lại phần vốn góp. Mỗi trường hợp có bộ hồ sơ khác nhau.

Với nhóm khách hàng đang tự làm, lỗi hay gặp là gọi mọi việc là “thay đổi thành viên” nhưng trong hồ sơ lại trộn giữa tăng vốn và chuyển nhượng vốn. Khi cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu bổ sung, doanh nghiệp mới phải sửa lại nghị quyết, hợp đồng, danh sách thành viên và chứng từ góp vốn.

Cần phân biệt tiếp nhận thành viên mới với chuyển nhượng vốn

Nếu vụ việc thực chất là mua bán phần vốn góp giữa thành viên cũ và người mới, bạn có thể đọc thêm bài tranh chấp chuyển nhượng vốn góp công ty TNHH để hiểu rủi ro khi đã chuyển tiền nhưng chưa được sang tên. Còn nếu công ty nhận thêm vốn mới vào doanh nghiệp, trọng tâm sẽ là tăng vốn, tỷ lệ thành viên và đăng ký thay đổi.

Hồ sơ thay đổi thành viên do tiếp nhận thành viên mới

Theo quy định về đăng ký doanh nghiệp hiện hành, khi tiếp nhận thành viên mới dẫn đến tăng vốn điều lệ, hồ sơ thường gồm các giấy tờ sau:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
• Danh sách thành viên công ty TNHH hai thành viên trở lên sau thay đổi.
• Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc thay đổi thành viên, tăng vốn và tiếp nhận thành viên mới.
• Giấy tờ chứng minh việc góp vốn của thành viên mới.
• Văn bản chấp thuận của cơ quan đăng ký đầu tư nếu thành viên mới là nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài thuộc trường hợp phải đăng ký góp vốn, mua phần vốn góp.
• Giấy tờ pháp lý của thành viên mới nếu hệ thống hoặc hồ sơ yêu cầu cập nhật thông tin định danh.

Danh sách thành viên là điểm rất dễ sai. Danh sách cần thể hiện đúng thành viên mới và thành viên có phần vốn góp thay đổi. Không phải mọi thành viên có phần vốn không thay đổi đều bắt buộc ký, nhưng doanh nghiệp vẫn nên rà kỹ chữ ký, thông tin định danh, tỷ lệ vốn, giá trị vốn góp và loại tài sản góp vốn để tránh hồ sơ bị trả lại vì mâu thuẫn.

Thời hạn đăng ký thay đổi là bao lâu?

Khi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi, công ty cần thực hiện thủ tục trong thời hạn theo Luật Doanh nghiệp hiện hành. Trong thực tế, doanh nghiệp nên xử lý ngay sau khi Hội đồng thành viên thông qua việc tiếp nhận thành viên mới và có chứng cứ góp vốn, không nên để kéo dài nhiều tháng rồi mới làm.

Lý do rất đơn giản: thời gian càng dài, chứng cứ càng khó khớp. Công ty có thể đã dùng tiền góp vốn, đã chia lợi nhuận, đã ký hợp đồng với người mới ở vai trò quản lý, hoặc đã thay đổi quyền biểu quyết trong nội bộ. Nếu giấy tờ đăng ký doanh nghiệp chưa cập nhật, những việc đó đều có thể trở thành điểm tranh chấp.

Các giấy tờ nội bộ nên làm trước khi nộp hồ sơ

Biên bản họp Hội đồng thành viên. Biên bản cần thể hiện rõ lý do tiếp nhận thành viên mới, số vốn góp thêm, tỷ lệ vốn sau thay đổi, thời điểm góp vốn, quyền và nghĩa vụ của thành viên mới, việc sửa đổi điều lệ và người được giao thực hiện thủ tục.

Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên. Đây là văn bản trung tâm. Nội dung nên đủ rõ để cơ quan đăng ký kinh doanh và các bên liên quan hiểu công ty đang tăng vốn, tiếp nhận ai, tỷ lệ sau thay đổi ra sao và điều lệ được sửa như thế nào.

Điều lệ sửa đổi hoặc phụ lục điều lệ. Nếu tiếp nhận thành viên mới làm thay đổi cơ cấu vốn, quyền biểu quyết, người đại diện, cơ cấu quản lý hoặc nội dung khác của điều lệ, cần cập nhật điều lệ. Không nên để điều lệ ghi tỷ lệ cũ trong khi danh sách thành viên ghi tỷ lệ mới.

Chứng cứ góp vốn. Nếu góp bằng tiền, cần chứng từ chuyển khoản, phiếu thu hoặc tài liệu kế toán phù hợp. Nếu góp bằng tài sản, cần hồ sơ định giá, biên bản bàn giao và chứng cứ chuyển quyền sở hữu nếu pháp luật yêu cầu.

Sổ đăng ký thành viên và giấy chứng nhận phần vốn góp. Sau khi tiếp nhận thành viên mới, công ty cần cập nhật sổ đăng ký thành viên và giấy chứng nhận phần vốn góp. Đây là bộ hồ sơ nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua, nhưng lại rất quan trọng khi tranh chấp phát sinh.

Lỗi thường gặp khi tiếp nhận thành viên mới

Lỗi 1: nhận tiền trước, họp sau. Về mặt thực tế, tiền đã vào công ty nhưng Hội đồng thành viên chưa thông qua hoặc văn bản thông qua không rõ. Khi có tranh chấp, thành viên cũ có thể cho rằng đó là khoản vay, khoản đặt cọc hoặc khoản hợp tác, không phải vốn góp.

Lỗi 2: không xác định rõ vốn điều lệ tăng bao nhiêu. Người mới góp tiền nhưng công ty không ghi rõ vốn điều lệ sau thay đổi, tỷ lệ của từng thành viên và phần vốn góp tương ứng. Lỗi này làm hỏng cả đăng ký doanh nghiệp lẫn hồ sơ nội bộ.

Lỗi 3: thiếu chữ ký trong danh sách thành viên. Danh sách thành viên sau thay đổi cần được lập đúng mẫu và đúng người ký. Nếu dùng mẫu cũ, tự soạn sai cột thông tin hoặc thiếu chữ ký của người có phần vốn thay đổi, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung.

Lỗi 4: không kiểm tra điều kiện với nhà đầu tư nước ngoài. Nếu thành viên mới là cá nhân/tổ chức nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn nước ngoài, cần kiểm tra thủ tục đăng ký góp vốn, mua phần vốn góp theo Luật Đầu tư hiện hành. Không nên chỉ nộp hồ sơ thay đổi doanh nghiệp như trường hợp thành viên Việt Nam.

Lỗi 5: quên cập nhật người đại diện, chức danh quản lý hoặc ngành nghề liên quan. Nhiều lần tiếp nhận thành viên mới đi kèm thay đổi người đại diện, Giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên, địa chỉ, ngành nghề hoặc cơ cấu quản trị. Nếu chỉ làm mỗi thay đổi thành viên, công ty có thể phải nộp thêm hồ sơ sau đó.

Người góp vốn mới có quyền gì trước khi đăng ký thay đổi?

Quyền của người góp vốn mới phụ thuộc vào thỏa thuận, nghị quyết của Hội đồng thành viên, điều lệ và việc hoàn tất góp vốn. Tuy nhiên, nếu hồ sơ doanh nghiệp chưa cập nhật, việc chứng minh tư cách thành viên với ngân hàng, đối tác, cơ quan nhà nước hoặc trong tranh chấp sẽ khó hơn. Vì vậy, người góp vốn mới nên yêu cầu công ty hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi và cấp giấy chứng nhận phần vốn góp rõ ràng.

Nếu bạn là người góp vốn mới, đừng chỉ giữ tin nhắn hoặc giấy nhận tiền. Nên có nghị quyết tiếp nhận, chứng từ góp vốn, danh sách thành viên sau thay đổi, điều lệ sửa đổi và văn bản cam kết thời hạn hoàn tất thủ tục. Khi giao dịch có giá trị lớn, nên nhờ luật sư rà trước khi chuyển đủ tiền.

Quy trình LegalZone khuyến nghị

Bước 1: Xác định bản chất giao dịch. Đây là tăng vốn tiếp nhận thành viên mới, chuyển nhượng vốn, bán phần vốn chưa góp hay nhà đầu tư nước ngoài góp vốn? Xác định sai bản chất là nguyên nhân làm hồ sơ sai từ đầu.

Bước 2: Rà điều lệ và tỷ lệ biểu quyết. Kiểm tra ai có quyền quyết định, tỷ lệ thông qua là bao nhiêu, thành viên nào có quyền phản đối, và việc tiếp nhận thành viên mới có làm thay đổi quyền quản lý hay không.

Bước 3: Chuẩn bị chứng cứ góp vốn. Không chỉ cần “có tiền”, mà cần chứng minh tiền/tài sản đó là vốn góp, góp vào công ty nào, góp theo nghị quyết nào và đổi lấy tỷ lệ bao nhiêu.

Bước 4: Soạn hồ sơ đăng ký thay đổi. Hồ sơ cần thống nhất giữa giấy đề nghị, danh sách thành viên, nghị quyết/quyết định, điều lệ và chứng cứ góp vốn.

Bước 5: Cập nhật hồ sơ sau khi được chấp thuận. Sau khi hoàn tất thủ tục, công ty cần cập nhật sổ đăng ký thành viên, giấy chứng nhận phần vốn góp, hồ sơ thuế/kế toán, ngân hàng, hợp đồng nội bộ và phân quyền quản trị.

Khi nào nên thuê luật sư rà hồ sơ?

Nên thuê luật sư nếu số tiền góp vốn lớn, có nhà đầu tư nước ngoài, có thành viên phản đối, có người góp bằng tài sản, có thay đổi người đại diện theo pháp luật, hoặc thành viên mới được trao quyền quản lý ngay sau khi góp vốn. Đây là các tình huống dễ tạo tranh chấp nếu hồ sơ nội bộ và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không khớp.

Nếu việc tiếp nhận thành viên mới nằm trong kế hoạch mở rộng kinh doanh, gọi vốn, tái cấu trúc hoặc chuẩn bị bán công ty, doanh nghiệp nên rà cả hợp đồng góp vốn, điều lệ, quyền mua lại, quyền chuyển nhượng, cam kết không cạnh tranh và cơ chế giải quyết tranh chấp. Trường hợp cần thiết kế doanh nghiệp từ đầu, có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Phân loại giao dịch: tiếp nhận thành viên mới, chuyển nhượng vốn, bán phần vốn chưa góp hay nhà đầu tư nước ngoài góp vốn.
• Rà điều lệ, biên bản họp, nghị quyết Hội đồng thành viên và tỷ lệ biểu quyết.
• Soạn hồ sơ thay đổi thành viên, tăng vốn, danh sách thành viên và điều lệ sửa đổi.
• Kiểm tra chứng cứ góp vốn, tài sản góp vốn và hồ sơ kế toán liên quan.
• Tư vấn rủi ro tranh chấp giữa thành viên cũ, thành viên mới và công ty.

Với các doanh nghiệp đang gọi vốn hoặc thường xuyên thay đổi thành viên, nên xây một bộ quy trình nội bộ để mỗi lần nhận thêm vốn không phải sửa lỗi từ đầu. Có thể kết hợp với tư vấn luật doanh nghiệp để kiểm soát cả hợp đồng, quản trị, lao động, thuế và hồ sơ pháp lý.

Câu hỏi thường gặp

Chỉ nhận thêm tiền góp vốn, chưa chia lợi nhuận, có cần đăng ký thay đổi không?

Nếu đó là việc tiếp nhận thành viên mới dẫn đến tăng vốn điều lệ, công ty cần đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Việc đã hay chưa chia lợi nhuận không làm mất nghĩa vụ cập nhật hồ sơ.

Thành viên mới chưa góp đủ tiền thì có nên nộp hồ sơ không?

Không nên vội nếu chứng cứ góp vốn chưa rõ. Cần xem nghị quyết, cam kết góp vốn, thời hạn góp và cách ghi nhận tỷ lệ vốn. Nộp hồ sơ khi chưa đủ căn cứ có thể làm phát sinh tranh chấp hoặc phải sửa nhiều lần.

Nhận thành viên nước ngoài có khác gì thành viên Việt Nam?

Có thể khác. Cần kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường, thủ tục đăng ký góp vốn, mua phần vốn góp và văn bản chấp thuận nếu thuộc trường hợp phải thực hiện. Không nên xử lý giống hồ sơ thành viên trong nước.