Giám đốc bị truy cứu trách nhiệm hình sự: công ty xử lý thế nào?

Khi Giám đốc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, câu hỏi đầu tiên của doanh nghiệp thường là “có chấm dứt hợp đồng ngay được không?”. Nhưng nếu xử lý vội, công ty có thể rơi vào tình trạng nguy hiểm hơn: không ai ký hồ sơ ngân hàng, chữ ký số vẫn nằm trong tay người cũ, hợp đồng với khách hàng bị treo, quyết định bổ nhiệm không hợp lệ, hoặc sa thải sai căn cứ dẫn đến tranh chấp lao động.

Điểm mấu chốt là phải tách bốn vai trò khác nhau: người đại diện theo pháp luật, Giám đốc/Tổng giám đốc theo điều lệ, người lao động theo hợp đồng lao động và thành viên góp vốn. Một người có thể đồng thời giữ nhiều vai trò, nhưng cách thay đổi, đình chỉ, miễn nhiệm hoặc chấm dứt ở mỗi vai trò không giống nhau.

Việc cần làm trong 48 giờ đầu

Không nên chỉ hỏi “có được chấm dứt hợp đồng không?”

Nếu người bị truy cứu trách nhiệm hình sự là Giám đốc được bổ nhiệm theo quyết định của Hội đồng thành viên, công ty cần xử lý chức danh quản lý theo điều lệ và Luật Doanh nghiệp hiện hành. Nếu người đó đồng thời có hợp đồng lao động, việc tạm đình chỉ, chấm dứt hoặc xử lý kỷ luật lao động phải có căn cứ riêng theo pháp luật lao động và hồ sơ nội bộ.

Nếu người đó là người đại diện theo pháp luật, công ty còn phải xem xét thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp, quyền ký trước cơ quan thuế, ngân hàng, đối tác và Tòa án. Chỉ ra một thông báo “chấm dứt hợp đồng” nhưng không thay đổi người đại diện, không thu hồi chữ ký số, không cập nhật ngân hàng thì công ty vẫn có thể bị treo vận hành.

Tách bốn vai trò trước khi ra quyết định

Vai trò người đại diện theo pháp luật. Đây là người thay mặt công ty xác lập, thực hiện quyền và nghĩa vụ. Nếu người này bị tạm giam, bỏ trốn, mất khả năng liên hệ hoặc không thể cư trú/làm việc bình thường tại Việt Nam, công ty phải kiểm tra cơ chế ủy quyền hoặc thay đổi người đại diện để không bị tê liệt.

Vai trò Giám đốc/Tổng giám đốc. Đây là chức danh quản lý. Công ty cần xem điều lệ quy định ai có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, đình chỉ, thay thế và điều kiện họp/thông qua quyết định. Với công ty TNHH hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên thường là cơ quan trung tâm trong việc quyết định nhân sự quản lý quan trọng.

Vai trò người lao động. Nếu Giám đốc có hợp đồng lao động, doanh nghiệp không nên tự ý chấm dứt chỉ vì “đang bị điều tra”. Cần kiểm tra căn cứ tạm đình chỉ, xử lý kỷ luật, đơn phương chấm dứt hoặc thỏa thuận chấm dứt. Nếu làm sai, công ty có thể bị yêu cầu nhận lại người lao động, trả lương, bồi thường hoặc xử lý tranh chấp lao động.

Vai trò thành viên góp vốn. Nếu Giám đốc cũng là thành viên công ty, việc miễn nhiệm chức danh hoặc chấm dứt hợp đồng lao động không làm mất tư cách thành viên góp vốn. Quyền biểu quyết, quyền chia lợi nhuận, quyền chuyển nhượng phần vốn góp và nghĩa vụ góp vốn vẫn phải xử lý theo điều lệ và Luật Doanh nghiệp.

Có cần thay đổi người đại diện theo pháp luật không?

Nếu Giám đốc bị truy cứu trách nhiệm hình sự nhưng không phải người đại diện theo pháp luật, công ty có thể vẫn vận hành được nếu người đại diện khác còn đủ thẩm quyền. Nhưng nếu Giám đốc đồng thời là người đại diện duy nhất, doanh nghiệp cần xem đây là việc ưu tiên.

Công ty nên kiểm tra: người đại diện có đang bị tạm giam không, có thể ký ủy quyền hợp lệ không, chữ ký số và tài khoản ngân hàng đang do ai giữ, điều lệ có cho phép bổ nhiệm thêm người đại diện không, và thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp cần làm trong thời hạn nào. Nếu phải thay đổi hồ sơ doanh nghiệp, có thể tham khảo dịch vụ thành lập và thay đổi hồ sơ doanh nghiệp.

Nếu hành vi phạm tội gây thiệt hại cho công ty

Nếu vụ án liên quan trực tiếp đến tài sản, hợp đồng, hóa đơn, dòng tiền hoặc bí mật kinh doanh của công ty, doanh nghiệp cần tách hai việc: xử lý nhân sự quản lý và bảo vệ quyền lợi của công ty trong vụ án. Công ty có thể cần thu thập chứng từ kế toán, sao kê ngân hàng, hợp đồng, email, biên bản giao nhận, dữ liệu hệ thống và báo cáo nội bộ.

Trong một số vụ việc, công ty có thể tham gia với tư cách người bị hại, nguyên đơn dân sự hoặc người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan tùy bản chất thiệt hại. Nếu không tham gia đúng tư cách, công ty có thể bỏ lỡ cơ hội yêu cầu bồi thường, thu hồi tài sản hoặc bảo vệ chứng cứ.

Trường hợp cần luật sư tham gia vụ án hình sự, bạn có thể xem thêm dịch vụ luật sư bào chữa và bảo vệ quyền lợi trong vụ án hình sự.

Thông báo với ngân hàng, đối tác và nhân sự thế nào?

Doanh nghiệp nên thận trọng khi truyền thông nội bộ và đối ngoại. Không nên khẳng định người đó phạm tội khi chưa có bản án có hiệu lực. Cách an toàn hơn là thông báo về thay đổi thẩm quyền ký, người phụ trách tạm thời, đầu mối nhận hồ sơ và thời hạn xử lý giao dịch.

Với ngân hàng, cần cập nhật người ký, mẫu dấu/chữ ký, nghị quyết hoặc quyết định bổ nhiệm nếu có. Với đối tác, cần thông báo ai có thẩm quyền tiếp tục thực hiện hợp đồng. Với nhân sự, cần hướng dẫn không tự ý giao nộp hồ sơ, chuyển dữ liệu hoặc ký văn bản khi chưa có phân quyền mới.

Checklist hồ sơ nên chuẩn bị

• Điều lệ công ty, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, danh sách thành viên góp vốn.
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý.
• Thông báo tố tụng, giấy triệu tập, quyết định khởi tố, tạm giam hoặc tài liệu liên quan nếu có.
• Danh sách hợp đồng, hồ sơ ngân hàng, chữ ký số, tài khoản thuế, con dấu và người đang giữ.
• Biên bản họp, nghị quyết/dự thảo quyết định về người thay thế hoặc người phụ trách tạm thời.
• Chứng cứ thiệt hại nếu hành vi của Giám đốc gây mất tài sản, mất khách hàng hoặc nghĩa vụ phạt hợp đồng.

Các lỗi doanh nghiệp hay mắc

Lỗi 1: sa thải hoặc chấm dứt hợp đồng ngay lập tức nhưng không có căn cứ lao động. Điều này làm công ty từ thế cần ổn định vận hành chuyển sang thêm một tranh chấp lao động.

Lỗi 2: miễn nhiệm chức danh nhưng quên thay đổi người đại diện. Trên thực tế, ngân hàng, thuế và đối tác vẫn nhìn hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và mẫu chữ ký đã đăng ký.

Lỗi 3: không khóa quyền truy cập quan trọng. Chữ ký số, email quản trị, tài khoản ngân hàng, phần mềm kế toán và dữ liệu khách hàng cần được kiểm soát đúng cách, có biên bản và người chịu trách nhiệm.

Lỗi 4: công bố thông tin quá mạnh. Nếu dùng ngôn từ khẳng định người đó phạm tội khi chưa có bản án, công ty có thể phát sinh tranh chấp danh dự, lao động hoặc nội bộ.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Rà điều lệ, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động và thẩm quyền miễn nhiệm/thay thế Giám đốc.
• Soạn nghị quyết, quyết định, giấy ủy quyền, thông báo ngân hàng/đối tác và hồ sơ thay đổi người đại diện.
• Tư vấn xử lý lao động đúng căn cứ, tránh sa thải/chấm dứt trái luật.
• Hỗ trợ thu thập chứng cứ thiệt hại và xác định tư cách tham gia vụ án hình sự nếu công ty bị thiệt hại.
• Thiết lập quy trình ký thay, bàn giao con dấu, chữ ký số và hồ sơ để công ty không bị dừng vận hành.

Với doanh nghiệp có rủi ro quản trị kéo dài, nên cân nhắc tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp để kiểm soát hợp đồng, lao động, thuế, tố tụng và quản trị cùng lúc.