Một người có thể đại diện theo pháp luật cho hai công ty không?

Câu hỏi thường không xuất hiện lúc mọi việc còn thuận lợi. Nó hay đến khi ngân hàng yêu cầu chữ ký, đối tác đòi người có thẩm quyền ký hợp đồng, cơ quan thuế hỏi người chịu trách nhiệm, hoặc một người thân nhờ “đứng tên giúp” thêm một công ty mới. Vấn đề không chỉ là có được đứng tên hai công ty không, mà là nếu ký sai, vắng mặt, để công ty nợ thuế, tranh chấp hợp đồng hoặc bị kiểm tra thì ai sẽ phải giải trình.

Câu trả lời nhanh: pháp luật không cấm tuyệt đối

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Luật không đặt một quy tắc chung rằng một cá nhân chỉ được làm người đại diện cho một doanh nghiệp duy nhất. Vì vậy, trong nhiều trường hợp, một người có thể đồng thời là người đại diện theo pháp luật của hai công ty.

Tuy nhiên, câu trả lời “được” không có nghĩa là nên nhận vai trò mà không kiểm tra. Người đại diện theo pháp luật là người thay mặt doanh nghiệp xác lập giao dịch, làm việc với cơ quan nhà nước, tham gia tố tụng và chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền, nghĩa vụ được giao. Nếu tên của bạn xuất hiện trên đăng ký doanh nghiệp nhưng thực tế bạn không kiểm soát được hồ sơ, con dấu, tài khoản ngân hàng, hợp đồng và nghĩa vụ thuế, rủi ro có thể đến rất nhanh.

Khi nào một người đứng tên hai công ty vẫn hợp lệ?

Thông thường, việc một cá nhân làm người đại diện theo pháp luật cho hai công ty có thể hợp lệ nếu đáp ứng đồng thời các nhóm điều kiện sau.

Thứ nhất, cá nhân đó không thuộc trường hợp bị cấm quản lý doanh nghiệp. Nếu một người đang bị cấm đảm nhiệm chức vụ, bị hạn chế năng lực hành vi, đang trong tình trạng pháp lý khiến việc quản lý doanh nghiệp bị hạn chế hoặc thuộc trường hợp luật chuyên ngành cấm, việc đứng tên có thể không an toàn hoặc không được chấp nhận.

Thứ hai, điều lệ từng công ty phải quy định rõ chức danh và phạm vi quyền hạn. Một người có thể là Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc chức danh quản lý khác tùy loại hình công ty. Nếu công ty có nhiều người đại diện, điều lệ càng phải rõ ai được ký hợp đồng, ai ký hồ sơ thuế, ai làm việc với ngân hàng, ai đại diện trong tố tụng.

Thứ ba, mỗi công ty phải luôn có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu công ty chỉ còn một người đại diện cư trú tại Việt Nam mà người này đi nước ngoài, cần ủy quyền bằng văn bản cho người khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ trong thời gian vắng mặt. Việc ủy quyền không làm người đại diện hết trách nhiệm.

Thứ tư, cần kiểm tra luật chuyên ngành. Một số lĩnh vực như tổ chức tín dụng, chứng khoán, bảo hiểm, kiểm toán, giáo dục, y tế hoặc ngành nghề kinh doanh có điều kiện có thể đặt thêm yêu cầu về người quản lý, người điều hành, tiêu chuẩn độc lập hoặc thời gian làm việc. Nếu công ty thuộc lĩnh vực có điều kiện, không nên chỉ dựa vào quy định chung của Luật Doanh nghiệp.

Rủi ro thật nằm ở chữ ký, không nằm ở tên gọi chức danh

Người đại diện theo pháp luật thường nghĩ rằng mình chỉ “đứng tên” còn việc điều hành do người khác làm. Đây là điểm nguy hiểm. Khi có tranh chấp, cơ quan nhà nước, đối tác, ngân hàng hoặc Tòa án thường nhìn vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, điều lệ, hợp đồng, ủy quyền và chữ ký trên tài liệu. Nếu bạn là người ký, hoặc là người có thẩm quyền ký nhưng không kiểm soát nội dung, bạn vẫn có thể phải giải trình.

Có ba nhóm rủi ro LegalZone thường thấy khi rà hồ sơ doanh nghiệp.

Rủi ro thứ nhất: ký thay cho cả hai bên trong một giao dịch. Ví dụ một người là đại diện của Công ty A và Công ty B, sau đó ký hợp đồng vay, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê tài sản hoặc biên bản đối chiếu công nợ giữa hai công ty. Giao dịch kiểu này không mặc nhiên vô hiệu, nhưng cần kiểm tra thẩm quyền phê duyệt nội bộ, lợi ích của từng công ty và chứng cứ chứng minh giá giao dịch hợp lý.

Rủi ro thứ hai: điều lệ không phân chia quyền rõ ràng. Khi công ty có nhiều người đại diện mà điều lệ không nói rõ phạm vi của từng người, việc ký kết với bên thứ ba dễ phát sinh tranh chấp. Bên ngoài có thể tin rằng mỗi người đại diện đều có đủ thẩm quyền, còn nội bộ công ty lại cho rằng người đó đã ký vượt quyền. Đến lúc xảy ra thiệt hại, câu chuyện chuyển thành trách nhiệm bồi thường và trách nhiệm liên đới.

Rủi ro thứ ba: đứng tên nhưng không kiểm soát nghĩa vụ thuế, lao động, bảo hiểm và tài khoản. Một người được nhờ đứng tên công ty thường không theo dõi hóa đơn, báo cáo thuế, lương, bảo hiểm, hợp đồng lao động hoặc khoản vay. Khi công ty chậm nộp, bỏ địa chỉ, bị kiện hoặc bị kiểm tra, người đại diện theo pháp luật thường là người đầu tiên bị gọi làm việc.

Nếu chỉ đứng tên hộ thì cần kiểm tra gì trước?

Nếu bạn không trực tiếp điều hành mà chỉ được nhờ đứng tên, hãy dừng lại ở bước hồ sơ. Đừng ký đăng ký doanh nghiệp, mở tài khoản ngân hàng hoặc ký giấy ủy quyền trắng khi chưa có câu trả lời rõ cho các câu hỏi sau.

• Ai là người thực tế góp vốn và nguồn tiền góp vốn có chứng từ không?
• Ai giữ con dấu, chữ ký số, tài khoản ngân hàng, tài khoản thuế điện tử và email đăng ký?
• Người đại diện được ký những loại hợp đồng nào, hạn mức bao nhiêu và khi nào phải xin ý kiến chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị?
• Công ty có ngành nghề kinh doanh có điều kiện, giấy phép con, yêu cầu chứng chỉ hành nghề hoặc yêu cầu người quản lý chuyên trách không?
• Nếu phát sinh nợ thuế, nợ lương, nợ bảo hiểm, tranh chấp hợp đồng hoặc hồ sơ bị sử dụng sai mục đích thì ai chịu chi phí xử lý?
• Khi bạn muốn rút khỏi vai trò người đại diện, công ty cam kết làm thủ tục thay đổi trong thời hạn bao lâu?

Nếu bên nhờ đứng tên không trả lời rõ những điểm này, rủi ro không còn là thủ tục đăng ký doanh nghiệp, mà là rủi ro tài chính và trách nhiệm cá nhân. Với trường hợp thành lập mới, bạn có thể xem thêm dịch vụ thành lập công ty trọn gói để kiểm tra cách thiết kế hồ sơ ngay từ đầu.

Có cần đăng ký thay đổi doanh nghiệp không?

Nếu một cá nhân đang là người đại diện của Công ty A và sau đó được bổ nhiệm làm người đại diện của Công ty B, riêng việc người đó đã đại diện cho Công ty A không làm Công ty A phải thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Nhưng Công ty B phải đăng ký đúng người đại diện theo pháp luật của mình khi thành lập hoặc khi thay đổi nội dung đăng ký.

Ngược lại, nếu một công ty muốn thay đổi từ người đại diện cũ sang người đại diện mới, bổ sung thêm người đại diện, thay đổi chức danh, thay đổi phạm vi quyền ký hoặc cập nhật thông tin cá nhân của người đại diện, doanh nghiệp cần rà thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ nội bộ tương ứng. Nếu đã quá hạn hoặc đã ký giao dịch trước khi cập nhật, nên đọc thêm bài thay đổi đăng ký doanh nghiệp quá hạn.

Giao dịch giữa hai công ty cùng một người đại diện có bị vô hiệu không?

Không thể kết luận vô hiệu chỉ vì hai công ty có cùng một người đại diện. Vấn đề cần kiểm tra là thẩm quyền ký, lợi ích của từng công ty, trình tự thông qua giao dịch nội bộ và chứng cứ chứng minh giao dịch là thật. Nếu giao dịch gây thiệt hại cho một công ty, người ký có thể bị yêu cầu giải trình vì sao vẫn ký, giá trị giao dịch có hợp lý không và có thông báo xung đột lợi ích hay không.

Với hợp đồng có giá trị lớn, hợp đồng vay, hợp đồng chuyển nhượng tài sản, hợp đồng thuê mặt bằng hoặc hợp đồng dịch vụ dài hạn, doanh nghiệp nên rà trước khi ký. Bài liên quan: dịch vụ tư vấn, soạn thảo hợp đồng.

Người đại diện đi nước ngoài hoặc vắng mặt dài ngày thì sao?

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có người đại diện cư trú tại Việt Nam. Nếu chỉ có một người đại diện và người này đi nước ngoài, cần có ủy quyền bằng văn bản cho người cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền, nghĩa vụ trong thời gian vắng mặt. Nếu không có ủy quyền, hoặc ủy quyền hết hạn mà người đại diện chưa trở lại, công ty có thể phải cử người khác theo thẩm quyền của chủ sở hữu, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị.

Điểm cần nhớ là ủy quyền chỉ giúp công việc không bị treo. Người đại diện đã ủy quyền vẫn cần kiểm soát nội dung ủy quyền, phạm vi ký và hồ sơ phát sinh trong thời gian vắng mặt. Ủy quyền trắng hoặc giao toàn bộ chữ ký số cho người khác sử dụng là cách tạo rủi ro rất nhanh.

Khi nào nên có nhiều người đại diện theo pháp luật?

Công ty có thể cân nhắc nhiều người đại diện khi hoạt động lớn, có nhiều mảng kinh doanh, nhiều chi nhánh, hoặc cần tách thẩm quyền giữa vận hành, tài chính, hợp đồng và tố tụng. Ví dụ Tổng giám đốc ký hợp đồng kinh doanh hằng ngày, Chủ tịch Hội đồng quản trị xử lý quyết định chiến lược, người phụ trách tài chính ký một số hồ sơ ngân hàng theo hạn mức.

Tuy nhiên, nhiều người đại diện không tự động làm công ty an toàn hơn. Nếu điều lệ không chia quyền rõ, rủi ro lại tăng. Mỗi người đại diện có thể được bên thứ ba nhìn nhận là có đủ thẩm quyền, còn nội bộ thì khó chứng minh người đó đã vượt quyền nếu hồ sơ không chặt. Vì vậy, trước khi bổ sung người đại diện, nên rà lại điều lệ, quy chế ký, mẫu ủy quyền và quy trình lưu chứng từ.

Checklist hồ sơ nên chuẩn bị trước khi nhận vai trò

• Dự thảo điều lệ hoặc điều lệ hiện hành của từng công ty.
• Quyết định bổ nhiệm, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý với người đại diện.
• Danh sách thành viên/cổ đông, tỷ lệ vốn góp và người hưởng lợi thực tế.
• Quy chế ký hợp đồng, hạn mức phê duyệt, người giữ con dấu và chữ ký số.
• Danh sách hợp đồng lớn, khoản vay, nghĩa vụ thuế, bảo hiểm, lao động còn tồn.
• Cam kết về việc thay đổi người đại diện khi bạn chấm dứt vai trò.

Nếu công ty đã hoạt động và có nhiều hợp đồng đang chạy, nên xem đây là một cuộc rà soát rủi ro quản trị, không phải chỉ là thủ tục đăng ký. Với doanh nghiệp cần hỗ trợ thường xuyên, có thể tham khảo tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Một người có thể làm giám đốc hai công ty không?

Có thể, nếu không thuộc trường hợp bị cấm và điều lệ, hợp đồng quản lý, luật chuyên ngành không hạn chế. Nhưng giám đốc và người đại diện theo pháp luật không phải lúc nào cũng là một. Cần kiểm tra chức danh nào được ghi nhận trên đăng ký doanh nghiệp và điều lệ.

Một người đại diện cho hai công ty ký hợp đồng với nhau được không?

Có thể có trường hợp ký được, nhưng cần kiểm tra thủ tục thông qua giao dịch nội bộ, xung đột lợi ích và chứng cứ về giá trị giao dịch. Với hợp đồng lớn, nên có nghị quyết/quyết định chấp thuận phù hợp trước khi ký.

Đứng tên hộ công ty có bị chịu nợ thay không?

Người đại diện không mặc nhiên phải trả mọi khoản nợ của công ty bằng tài sản riêng. Nhưng nếu có hành vi vi phạm nghĩa vụ quản lý, ký sai, che giấu thông tin, sử dụng công ty để trục lợi hoặc gây thiệt hại, trách nhiệm cá nhân có thể phát sinh theo từng vụ việc cụ thể.

Muốn rút khỏi vai trò người đại diện thì làm thế nào?

Cần kiểm tra điều lệ, thỏa thuận với chủ sở hữu/thành viên/cổ đông và thủ tục đăng ký thay đổi tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Trước khi rút, nên bàn giao con dấu, chữ ký số, tài khoản, hồ sơ thuế, hợp đồng đang thực hiện và lập biên bản rõ ràng.