LegalZone
Khi bên thuê muốn chấm dứt hợp đồng, một thông báo rõ ràng giúp giảm tranh chấp về ngày trả nhà, tiền cọc, công nợ và việc có báo trước đúng hạn hay không. Thông báo này khác với đơn khởi kiện hoặc biên bản thanh lý; nó là bước ghi nhận ý chí chấm dứt và đề xuất lịch bàn giao.
Bài này giữ riêng với STT10: STT8 tập trung mẫu/nội dung/cách gửi thông báo, còn STT10 tập trung thời gian báo trước của bên thuê trong từng tình huống.
Thông báo chấm dứt nên gửi bằng cách nào?
Cách tốt nhất là gửi theo kênh hợp đồng đã ghi: email, địa chỉ nhận thông báo, ứng dụng quản lý tòa nhà hoặc văn bản trực tiếp. Nếu hợp đồng không ghi, bên thuê nên dùng đồng thời tin nhắn/email và văn bản có chữ ký để có chứng cứ.
Nội dung gửi qua tin nhắn nên yêu cầu bên cho thuê xác nhận đã nhận. Nếu giá trị cọc lớn hoặc quan hệ căng, nên gửi chuyển phát hoặc lập biên bản giao nhận.
Bảng nội dung cần có trong thông báo
Thông báo càng rõ, biên bản bàn giao càng dễ chốt.
| Mục | Nội dung nên ghi | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| Thông tin hợp đồng | Ngày ký, địa chỉ nhà, tên các bên | Không xác định được hợp đồng nào |
| Lý do chấm dứt | Hết hạn, thỏa thuận, lỗi bên cho thuê, nhu cầu cá nhân | Ghi quá chung hoặc đổ lỗi thiếu chứng cứ |
| Ngày dự kiến trả nhà | Ngày, giờ bàn giao và người liên hệ | Không có mốc bàn giao |
| Cọc/công nợ | Đề nghị quyết toán cọc, điện nước, hư hỏng | Bỏ quên tiền cọc |
Thông báo có cần kèm chứng cứ không?
Nếu chấm dứt vì hết hạn hoặc theo thỏa thuận, có thể chỉ cần dẫn hợp đồng. Nếu chấm dứt vì lỗi của bên cho thuê như nhà hư hỏng, tăng giá trái thỏa thuận, không sửa chữa hoặc cản trở sử dụng nhà, nên kèm ảnh, video, tin nhắn hoặc văn bản đã yêu cầu khắc phục.
Nếu chỉ nêu lý do bằng cảm xúc, bên cho thuê dễ phản bác và giữ cọc vì cho rằng bên thuê tự ý bỏ hợp đồng.
Sau khi gửi thông báo phải chuẩn bị bàn giao
Bên thuê nên chốt lịch kiểm kê tài sản, chỉ số điện nước, tình trạng tường/sàn/thiết bị, chìa khóa, thẻ xe, thẻ cư dân và khoản phí còn lại. Nếu có hư hỏng, cần xác định hư hỏng do sử dụng, do xuống cấp tự nhiên hay đã có từ trước.
Thông báo chấm dứt không thay thế biên bản thanh lý. Sau khi bàn giao, hai bên vẫn nên ký biên bản thanh lý để xác nhận không còn nghĩa vụ hoặc còn nghĩa vụ nào.
Mẫu khung nội dung thông báo
Có thể trình bày theo cấu trúc: kính gửi bên cho thuê; căn cứ hợp đồng; lý do chấm dứt; ngày trả nhà; đề nghị phối hợp kiểm tra hiện trạng; đề nghị quyết toán cọc/công nợ; cam kết bàn giao tài sản; chữ ký bên thuê.
Không nên viết 'tôi trả nhà từ hôm nay' rồi rời đi ngay nếu hợp đồng yêu cầu báo trước. Việc báo trước không đúng có thể khiến bên thuê mất một phần cọc hoặc phải bồi thường.
Checklist gửi thông báo chấm dứt cho bên thuê
- Đọc điều khoản báo trước và kênh nhận thông báo trong hợp đồng.
- Ghi rõ ngày trả nhà, lý do chấm dứt và đề nghị quyết toán cọc.
- Kèm chứng cứ nếu chấm dứt vì lỗi của bên cho thuê.
- Lưu bằng chứng gửi và bằng chứng bên cho thuê đã nhận.
- Chuẩn bị biên bản bàn giao/thanh lý sau thông báo.
Căn cứ pháp lý riêng
Cần đối chiếu Bộ luật Dân sự 2015 về thông báo, sửa đổi/chấm dứt hợp đồng, bồi thường và đặt cọc; Luật Nhà ở 2023 về thuê nhà ở; hợp đồng thuê, phụ lục, chứng cứ gửi/nhận thông báo và biên bản bàn giao.
FAQ thông báo chấm dứt của bên thuê
Gửi qua Zalo có được không?
Có thể là chứng cứ nếu thể hiện người nhận, nội dung và thời điểm; nhưng nên có email/văn bản nếu cọc lớn.
Thông báo xong có được dọn đi ngay không?
Phải kiểm thời hạn báo trước và lịch bàn giao. Dọn đi ngay có thể bị xem là vi phạm nếu hợp đồng yêu cầu báo trước.
Thông báo có thay biên bản thanh lý không?
Không. Thông báo là bước trước, biên bản thanh lý dùng để chốt bàn giao, cọc và công nợ.
LegalZone hỗ trợ soạn thông báo chấm dứt hợp đồng thuê nhà cho bên thuê, kèm phương án bàn giao và quyết toán cọc/công nợ.
