LegalZone
Checklist cho chủ doanh nghiệp và kế toán
Rút tiền từ tài khoản công ty: cần giấy tờ gì để không rủi ro thuế?
Doanh nghiệp có thể rút tiền mặt từ tài khoản ngân hàng, nhưng khoản rút phải gắn với mục đích chi hợp lệ, người rút đúng thẩm quyền và hồ sơ kế toán đủ chứng từ giải trình.
Điểm dễ sai: rút được tiền ở ngân hàng không có nghĩa là khoản chi đó tự động được tính vào chi phí hợp lệ hoặc được khấu trừ thuế. Kế toán cần chứng minh tiền rút dùng cho hoạt động của công ty, có hóa đơn/chứng từ và được phê duyệt đúng thẩm quyền.
Cần chuẩn bị gì khi ra ngân hàng?
- Giấy rút tiền mặt hoặc séc theo mẫu ngân hàng; một số ngân hàng bắt buộc dùng séc hoặc mẫu riêng.
- Chữ ký người đại diện theo pháp luật/chủ tài khoản hoặc người được ủy quyền, đúng mẫu đã đăng ký tại ngân hàng.
- Dấu doanh nghiệp nếu ngân hàng còn yêu cầu trên bộ chứng từ giao dịch.
- CCCD/hộ chiếu của người đi rút tiền và giấy ủy quyền/quyết định cử đi rút tiền nếu không phải người đại diện.
- Nội dung rút tiền nên ghi rõ: tạm ứng, chi lương, chi công tác, nhập quỹ tiền mặt hoặc mục đích chi cụ thể.
Nên rút tiền mặt hay chuyển khoản?
| Tình huống | Cách xử lý nên dùng | Rủi ro nếu làm sai |
|---|---|---|
| Nhập quỹ tiền mặt | Lập giấy rút tiền/séc, phiếu thu nhập quỹ, sổ quỹ tiền mặt và hạch toán nội bộ. | Quỹ tiền mặt âm, số dư tiền mặt không khớp thực tế hoặc không giải trình được dòng tiền. |
| Tạm ứng cho nhân viên/giám đốc | Có đề nghị tạm ứng, phê duyệt, phiếu chi/tạm ứng và hồ sơ hoàn ứng sau khi chi. | Bị coi là khoản treo cá nhân, khó đưa vào chi phí nếu không hoàn ứng bằng hóa đơn/chứng từ hợp lệ. |
| Thanh toán nhà cung cấp | Ưu tiên chuyển khoản từ tài khoản công ty, nhất là khoản cần khấu trừ thuế hoặc tính chi phí được trừ. | Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế hiện hành. |
| Chi lương/phụ cấp | Có bảng lương, hợp đồng lao động/quy chế, chứng từ nhận tiền hoặc chuyển khoản lương. | Không chứng minh được khoản chi cho người lao động, dễ bị loại khi quyết toán. |
Checklist chứng từ kế toán nên lưu
- Chứng từ ngân hàng: giấy rút tiền, séc, sao kê hoặc giấy báo nợ.
- Chứng từ nội bộ: phiếu thu nhập quỹ, phiếu chi, đề nghị tạm ứng, quyết định/phê duyệt chi, bảng kê hoàn ứng.
- Chứng từ gốc của khoản chi: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn điện tử, bảng lương, vé/phiếu thu hợp lệ, bảng kê công tác phí nếu có.
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi khoản chi thuộc nhóm cần điều kiện thanh toán để khấu trừ GTGT hoặc tính chi phí được trừ.
Rủi ro thuế khi rút tiền mặt từ tài khoản doanh nghiệp
- Chi tiền mặt cho giao dịch đáng lẽ nên chuyển khoản có thể làm yếu hồ sơ khấu trừ thuế GTGT hoặc chi phí được trừ.
- Rút tiền về dùng cá nhân nhưng hạch toán chi phí công ty có thể bị xuất toán, truy thu thuế và phát sinh rủi ro trách nhiệm quản trị.
- Khoản tạm ứng lâu ngày không hoàn ứng làm báo cáo tài chính xấu và dễ bị hỏi khi thanh tra, kiểm tra thuế.
Giám đốc có được rút tiền mặt từ tài khoản công ty không?
Có, nếu đúng thẩm quyền đã đăng ký với ngân hàng và giao dịch có chứng từ. Nhưng sau khi rút, doanh nghiệp vẫn phải chứng minh tiền dùng cho hoạt động của công ty.
Rút tiền mặt có được tính chi phí hợp lệ không?
Không tự động. Khoản chi phải có hóa đơn, chứng từ, phê duyệt và đáp ứng điều kiện thanh toán theo quy định thuế hiện hành nếu muốn khấu trừ hoặc tính vào chi phí được trừ.
Người không phải đại diện pháp luật đi rút tiền được không?
Có thể được nếu ngân hàng chấp nhận hồ sơ ủy quyền, chữ ký, giấy tờ tùy thân và mẫu biểu theo quy định của ngân hàng nơi mở tài khoản.
