Thuế nhà thầu khi mua dịch vụ từ công ty nước ngoài

Với thuế nhà thầu, lỗi đắt nhất thường không nằm ở tờ khai. Nó nằm ngay từ lúc ký hợp đồng: giá ghi là gross hay net, bên nào chịu thuế, dịch vụ được sử dụng ở đâu, thanh toán trước hay sau, nhà cung cấp có đăng ký kê khai trực tiếp tại Việt Nam không, và công ty Việt Nam có phải khấu trừ nộp thay trước khi chuyển tiền không.

Nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện vấn đề sau khi đã thanh toán đủ cho đối tác nước ngoài. Khi đó, nếu hợp đồng ghi giá net, công ty Việt Nam có thể phải tự gánh phần thuế phát sinh. Nếu không có chứng từ kê khai nộp thay, chi phí có thể bị treo khi quyết toán. Nếu phân loại sai dịch vụ, doanh nghiệp có thể bị truy thu, phạt chậm nộp và phải giải trình lại toàn bộ hợp đồng.

Khi nào doanh nghiệp Việt Nam phải nghĩ đến thuế nhà thầu?

Doanh nghiệp nên kiểm tra thuế nhà thầu khi ký hợp đồng với tổ chức, cá nhân nước ngoài có phát sinh thu nhập từ Việt Nam hoặc cung cấp dịch vụ, dịch vụ gắn với hàng hóa cho doanh nghiệp Việt Nam. Không cần chờ đến lúc kế toán chuẩn bị chuyển tiền mới kiểm tra, vì điều khoản thuế phải được xử lý trong hợp đồng từ đầu.

Các nhóm giao dịch thường gặp gồm: thuê tư vấn nước ngoài, mua dịch vụ marketing/ads, thuê phần mềm SaaS, trả phí bản quyền, thuê chuyên gia đào tạo, mua dịch vụ thiết kế, dịch vụ kỹ thuật, bảo trì hệ thống, môi giới khách hàng, dịch vụ cloud, hosting, phân tích dữ liệu, nhượng quyền, chuyển giao quyền sử dụng tài sản trí tuệ hoặc mua hàng hóa có kèm lắp đặt, đào tạo, bảo hành tại Việt Nam.

Không phải mọi khoản thanh toán ra nước ngoài đều giống nhau. Mua hàng hóa thuần túy, giao nhận ngoài Việt Nam, không kèm dịch vụ thực hiện hoặc tiêu dùng tại Việt Nam có thể khác với mua dịch vụ. Hợp đồng hàng hóa kèm lắp đặt, hướng dẫn, chạy thử hoặc bảo trì lại phải tách phần hàng hóa và phần dịch vụ để tính đúng nghĩa vụ thuế.

Checklist trước khi ký hợp đồng với công ty nước ngoài

Nếu hợp đồng đã ký mà chưa có điều khoản thuế, doanh nghiệp nên rà trước khi chuyển tiền. Nhiều trường hợp vẫn có thể ký phụ lục xác định gross/net, trách nhiệm thuế, chứng từ và cơ chế khấu trừ. Nếu đã thanh toán xong, cần xử lý theo hướng rà lại chứng từ, xác định số thuế phải nộp và chuẩn bị giải trình.

Gross và net: điều khoản nhỏ nhưng quyết định ai chịu thuế

Giá gross thường được hiểu là giá đã bao gồm các khoản thuế phải khấu trừ/nộp thay tại Việt Nam. Khi thanh toán, công ty Việt Nam có thể khấu trừ phần thuế theo quy định rồi chuyển phần còn lại cho nhà cung cấp nước ngoài, nếu hợp đồng được thiết kế đúng.

Giá net thường được hiểu là nhà cung cấp nước ngoài muốn nhận đủ số tiền sau thuế. Khi đó, công ty Việt Nam có thể phải gross-up, tức tính ngược doanh thu tính thuế để nộp thay. Đây là lỗi làm chi phí thực tế tăng lên nhưng bộ phận mua hàng không lường trước.

Vì vậy, hợp đồng nên ghi rõ: giá đã bao gồm hay chưa bao gồm thuế nhà thầu; bên nào chịu thuế; bên Việt Nam có quyền khấu trừ trước khi thanh toán hay không; nhà cung cấp có nghĩa vụ cung cấp hồ sơ thuế, chứng nhận cư trú, invoice, mô tả dịch vụ và tài liệu bàn giao hay không.

Không nên áp một tỷ lệ thuế cho mọi hợp đồng

Một lỗi phổ biến là nghe ai đó nói “dịch vụ nước ngoài cứ tính một tỷ lệ cố định” rồi áp cho mọi hợp đồng. Cách làm này rất rủi ro. Thuế nhà thầu có thể gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp đối với tổ chức nước ngoài, nhưng cách xác định phụ thuộc vào bản chất khoản thanh toán.

Dịch vụ tư vấn khác với bản quyền phần mềm; bản quyền khác với lãi vay; hàng hóa kèm lắp đặt khác với hàng hóa giao tại cửa khẩu; dịch vụ quảng cáo khác với chuyển giao công nghệ; phí cloud/SaaS cũng cần đọc kỹ hợp đồng và chứng từ. Nếu mô tả dịch vụ trong hợp đồng quá chung chung, kế toán rất khó phân loại đúng.

Thay vì chỉ hỏi “thuế suất bao nhiêu”, doanh nghiệp nên chuẩn bị mô tả giao dịch: ai cung cấp, cung cấp cái gì, sử dụng ở đâu, kết quả bàn giao là gì, có quyền sở hữu trí tuệ không, có chuyên gia sang Việt Nam không, có máy móc/hàng hóa kèm dịch vụ không, và nhà cung cấp có cơ sở thường trú hoặc đăng ký thuế tại Việt Nam không.

Bộ chứng từ nên giữ để bảo vệ chi phí

Khi mua dịch vụ từ công ty nước ngoài, doanh nghiệp không nên chỉ lưu invoice và sao kê chuyển tiền. Tùy giao dịch, nên chuẩn bị một bộ chứng từ gồm:

• Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng thể hiện rõ dịch vụ, giá, điều khoản thuế, thanh toán và bàn giao.
• Invoice, báo giá, email xác nhận phạm vi công việc và chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Biên bản nghiệm thu, báo cáo kết quả, tài khoản truy cập, dữ liệu bàn giao hoặc bằng chứng dịch vụ đã hoàn thành.
• Tờ khai thuế nhà thầu, chứng từ nộp thuế thay hoặc tài liệu chứng minh nhà cung cấp đã trực tiếp thực hiện nghĩa vụ thuế nếu thuộc trường hợp phù hợp.
• Chứng nhận cư trú, tài liệu áp dụng hiệp định tránh đánh thuế hai lần nếu doanh nghiệp dự kiến sử dụng cơ chế này.
• Phụ lục hợp đồng làm rõ gross/net nếu hợp đồng ban đầu chưa rõ.

Bộ chứng từ này không chỉ phục vụ kê khai thuế. Nó còn giúp doanh nghiệp bảo vệ chi phí khi quyết toán, giải trình với ngân hàng về thanh toán quốc tế, và xử lý tranh chấp nếu nhà cung cấp nước ngoài không bàn giao đúng dịch vụ.

Những giao dịch hay bị nhầm

Dịch vụ quảng cáo và marketing xuyên biên giới. Doanh nghiệp thường thanh toán nhanh bằng thẻ hoặc chuyển khoản, nhưng cần kiểm tra nhà cung cấp là ai, hóa đơn/chứng từ ra sao và nghĩa vụ thuế đã được xử lý theo cơ chế nào.

Phần mềm, SaaS và cloud. Không phải khoản nào liên quan đến phần mềm cũng giống nhau. Cần phân biệt mua quyền sử dụng, thuê dịch vụ, chuyển giao bản quyền, bảo trì, hỗ trợ kỹ thuật và lưu trữ dữ liệu.

Tư vấn quản trị, tư vấn kỹ thuật, đào tạo online. Dù chuyên gia không sang Việt Nam, dịch vụ có thể vẫn được sử dụng cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Hợp đồng cần mô tả rõ kết quả tư vấn, tài liệu bàn giao và điều kiện thanh toán.

Hàng hóa kèm dịch vụ. Nếu mua máy móc, thiết bị từ nước ngoài nhưng kèm lắp đặt, chạy thử, bảo hành, đào tạo hoặc hỗ trợ kỹ thuật tại Việt Nam, cần tách giá trị hàng hóa và dịch vụ. Nếu không tách, doanh nghiệp có thể bị áp cách tính bất lợi hơn.

Quy trình xử lý an toàn trước khi thanh toán

Bước 1: Đọc hợp đồng trước khi ký. Kiểm tra bản chất dịch vụ, nơi sử dụng, nhà cung cấp, điều khoản thuế và điều khoản gross/net. Nếu hợp đồng là mẫu của nhà cung cấp nước ngoài, thường điều khoản thuế có lợi cho họ.

Bước 2: Phân loại khoản thanh toán. Đây là dịch vụ, bản quyền, lãi vay, hàng hóa kèm dịch vụ, hoa hồng môi giới hay một khoản khác? Phân loại đúng mới tính đúng thuế.

Bước 3: Xác định bên kê khai, nộp thuế. Nếu nhà cung cấp nước ngoài không trực tiếp kê khai/nộp thuế tại Việt Nam, doanh nghiệp Việt Nam cần kiểm tra nghĩa vụ khấu trừ và nộp thay.

Bước 4: Sửa điều khoản thanh toán nếu cần. Nếu giá đang ghi net nhưng công ty chưa dự toán thuế, cần đàm phán lại hoặc ký phụ lục. Đừng để đến ngày chuyển tiền mới phát hiện ngân sách thiếu.

Bước 5: Lưu bộ chứng từ hoàn chỉnh. Hợp đồng, invoice, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và chứng từ thuế nên được lưu theo từng nhà cung cấp, từng hợp đồng, từng lần thanh toán.

Khi nào nên hỏi luật sư hoặc tư vấn thuế?

Nên hỏi trước khi ký nếu hợp đồng có giá trị lớn, thanh toán nhiều đợt, có nhà cung cấp từ quốc gia có hiệp định thuế, có bản quyền hoặc phần mềm, có hàng hóa kèm dịch vụ, có chuyên gia nước ngoài tham gia, hoặc nhà cung cấp yêu cầu nhận đủ tiền net. Đây là những tình huống rất dễ phát sinh chi phí ngoài dự kiến.

Nếu công ty đã thanh toán nhưng chưa kê khai, nên rà lại ngay. Việc chủ động kiểm tra và xử lý thường tốt hơn chờ đến khi quyết toán hoặc khi ngân hàng/cơ quan thuế yêu cầu giải trình. Với doanh nghiệp có nhiều hợp đồng nước ngoài, nên đưa việc rà thuế nhà thầu vào quy trình ký hợp đồng và thanh toán quốc tế.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Rà hợp đồng mua dịch vụ nước ngoài trước khi ký hoặc trước khi thanh toán.
• Xác định giao dịch có rủi ro thuế nhà thầu hay không và bên nào nên chịu thuế theo hợp đồng.
• Soạn điều khoản gross/net, khấu trừ, chứng từ thuế và nghĩa vụ cung cấp hồ sơ của nhà cung cấp.
• Kiểm tra bộ chứng từ để bảo vệ chi phí khi quyết toán thuế.
• Phối hợp với kế toán/tư vấn thuế để chuẩn hóa quy trình mua dịch vụ xuyên biên giới.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên mua dịch vụ nước ngoài, nên kết hợp rà hợp đồng với tư vấn pháp lý doanh nghiệp để kiểm soát hợp đồng, thanh toán, bảo mật dữ liệu và thuế ngay từ đầu. Với công ty mới thành lập nhưng đã dự kiến mua phần mềm, quảng cáo hoặc dịch vụ tư vấn từ nước ngoài, nên thiết kế quy trình thanh toán quốc tế ngay trong giai đoạn thành lập công ty.

Câu hỏi thường gặp

Cứ trả tiền cho công ty nước ngoài là có thuế nhà thầu không?

Không nên kết luận máy móc. Cần xem nhà cung cấp là ai, khoản thanh toán là gì, dịch vụ có được sử dụng tại Việt Nam không, nhà cung cấp có trực tiếp kê khai tại Việt Nam không và hợp đồng quy định bên nào chịu thuế.

Hợp đồng ghi giá net thì công ty Việt Nam bị ảnh hưởng thế nào?

Nếu giá net được hiểu là nhà cung cấp nhận đủ sau thuế, công ty Việt Nam có thể phải tính ngược và tự chịu phần thuế phát sinh. Vì vậy điều khoản gross/net phải rõ trước khi thanh toán.

Không có chứng từ nộp thay thuế nhà thầu thì chi phí có rủi ro không?

Có thể có rủi ro khi quyết toán, nhất là nếu giao dịch thuộc diện phải khấu trừ, kê khai và nộp thay. Doanh nghiệp cần chuẩn bị hợp đồng, invoice, nghiệm thu, chứng từ thanh toán và chứng từ thuế phù hợp.