Chính sách quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu cá nhân LegalZone

CHÍNH SÁCH QUYỀN RIÊNG TƯ VÀ BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN LEGALZONE

Thuộc tính	Nội dung
Bên kiểm soát dữ liệu	Công ty Luật TNHH LegalZone (LegalZone Law Firm)
Mã phiên bản	privacy-2026-07-23-v1
Ngày hiệu lực	23/07/2026
URL đề nghị cho bài viết mới	https://legalzone.vn/chinh-sach-quyen-rieng-tu-va-bao-ve-du-lieu-ca-nhan-legalzone-2026/
Ngôn ngữ điều chỉnh	Tiếng Việt

1. Cam kết của LegalZone

Công ty Luật TNHH LegalZone (“LegalZone”, “chúng tôi”) tôn trọng quyền riêng tư, bí mật nghề nghiệp luật sư và quyền bảo vệ dữ liệu cá nhân. Chính sách này giải thích một cách minh bạch việc LegalZone thu thập, sử dụng, lưu trữ, chia sẻ, chuyển ra nước ngoài, bảo vệ và xóa dữ liệu khi vận hành:

• website công khai legalzone.vn;
• hệ thống quản lý, cộng tác hồ sơ v.legalzone.vn;
• ứng dụng LegalZone trên iOS;
• API, email, thông báo, tích hợp Google Drive, chức năng AI và dịch vụ hỗ trợ liên quan.

LegalZone xử lý dữ liệu đúng mục đích, trong phạm vi cần thiết, chính xác ở mức hợp lý, có giới hạn lưu giữ, có biện pháp bảo vệ và có khả năng giải trình. Chính sách này cần được đọc cùng Điều khoản sử dụng và hợp đồng dịch vụ pháp lý hoặc thỏa thuận riêng, nếu có.

2. Thông tin bên kiểm soát dữ liệu và đầu mối bảo vệ dữ liệu

• Tên đầy đủ: Công ty Luật TNHH LegalZone;
• Tên giao dịch: LegalZone Law Firm;
• Giấy đăng ký hoạt động: số 01021847/TP/ĐKHĐ, cấp lần đầu ngày 15/03/2021;
• Người đại diện theo pháp luật: Luật sư Trần Đức Thành – Giám đốc;
• Địa chỉ: Tòa nhà Vân Nam, số 26 đường Láng, phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam;
• Hotline: 0888 889 366;
• Email chính thức: thanhlawyer@legalzone.vn;
• Đầu mối yêu cầu quyền riêng tư/Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân: support@legalzone.vn.

Trong phạm vi LegalZone tự xác định mục đích và phương tiện xử lý, LegalZone là bên kiểm soát dữ liệu cá nhân hoặc bên kiểm soát và xử lý dữ liệu cá nhân. Nếu LegalZone chỉ xử lý theo chỉ dẫn bằng văn bản của một tổ chức khác, vai trò và trách nhiệm cụ thể được quy định trong hợp đồng xử lý dữ liệu với tổ chức đó.

3. Người có dữ liệu được xử lý

Chính sách có thể áp dụng với:

• người truy cập website, gửi biểu mẫu hoặc liên hệ LegalZone;
• khách hàng, khách hàng tiềm năng và người đại diện của tổ chức;
• người được mời vào vụ việc, luật sư, chuyên viên, quản trị viên và nhân sự hỗ trợ;
• người liên quan được nêu trong hồ sơ, tài liệu, chứng cứ hoặc trao đổi;
• người dùng Apple Sign In hoặc nhận thông báo trên thiết bị;
• người yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại hoặc thực hiện quyền dữ liệu;
• trẻ em, người chưa thành niên hoặc người bị hạn chế năng lực có thông tin cần thiết trong một vụ việc hợp pháp.

Người cung cấp dữ liệu của người khác phải có căn cứ hợp pháp, thông báo phù hợp cho người đó khi cần và chỉ cung cấp dữ liệu liên quan đến mục đích vụ việc.

4. Các loại dữ liệu LegalZone có thể xử lý

Tùy quan hệ, vai trò và chức năng được sử dụng, LegalZone có thể xử lý các nhóm sau.

4.1. Dữ liệu định danh, liên hệ và hồ sơ tài khoản

• họ tên, ngày sinh, giới tính, quốc tịch, ảnh đại diện;
• số điện thoại, email, địa chỉ, tổ chức, chức danh;
• thông tin giấy tờ định danh hoặc thông tin đại diện khi thật sự cần cho dịch vụ;
• mã người dùng, vai trò, trạng thái tài khoản, quyền truy cập và lịch sử lời mời;
• thông tin hồ sơ khách hàng, tổ chức, mã số thuế và đầu mối liên hệ.

4.2. Dữ liệu xác thực và an toàn

• mật khẩu dưới dạng giá trị băm; LegalZone không lưu mật khẩu ở dạng đọc được;
• dữ liệu xác thực đa yếu tố, trạng thái thiết lập và mã khôi phục đã được bảo vệ;
• thông tin Apple Sign In như mã định danh do Apple cấp, tên/email được người dùng cho phép hoặc email chuyển tiếp riêng; LegalZone không nhận mật khẩu Apple ID;
• phiên đăng nhập, địa chỉ IP, loại thiết bị, hệ điều hành, phiên bản ứng dụng, trình duyệt, user-agent, thời điểm đăng nhập, thao tác bảo mật và dấu hiệu bất thường;
• nhật ký phân quyền, truy cập, thay đổi dữ liệu, giới hạn tần suất và xử lý sự cố.

4.3. Dữ liệu vụ việc và dịch vụ pháp lý

• thông tin yêu cầu tư vấn, quan hệ giữa các bên, sự kiện, tình trạng và mục tiêu vụ việc;
• giai đoạn, nhiệm vụ, thời hạn, kế hoạch, tuyên bố, ghi chú, bình luận và lịch sử hoạt động;
• nội dung trao đổi với khách hàng, luật sư, chuyên viên và người được cấp quyền;
• thông tin phục vụ xung đột lợi ích, tuân thủ, đại diện và thực hiện dịch vụ;
• dữ liệu có trong chứng cứ, tài liệu do khách hàng hoặc cơ quan/tổ chức cung cấp.

4.4. Tài liệu và dữ liệu tệp

• tệp văn bản, ảnh, bản quét, âm thanh hoặc định dạng khác được phép;
• tên tệp, loại tệp, kích thước, thời điểm, người tải lên, thư mục/vụ việc liên quan;
• mã kiểm tra, kết quả quét phần mềm độc hại, trạng thái cách ly và lịch sử truy cập/tải xuống;
• mã tham chiếu Google Drive và dữ liệu kỹ thuật cần để đồng bộ, cấp quyền hoặc thu hồi quyền.

4.5. Dữ liệu liên lạc và thông báo

• nội dung email, yêu cầu hỗ trợ, khiếu nại và lịch sử xử lý;
• tùy chọn thông báo, trạng thái gửi/nhận và mã thiết bị Apple Push Notification được bảo vệ;
• dữ liệu cần để gửi thông báo giao dịch, an toàn hoặc vụ việc.

4.6. Dữ liệu liên quan chức năng AI

• yêu cầu, chỉ dẫn và phần ngữ cảnh tối thiểu cần cho tác vụ;
• nguồn tham chiếu, báo cáo được tạo, bản chỉnh sửa, phản hồi và trạng thái con người phê duyệt;
• mã định danh kỹ thuật, số lượng token, độ trễ, lỗi và nhật ký cần thiết để kiểm tra an toàn/chất lượng;
• dấu vết cho biết đầu ra đã được AI hỗ trợ và ai đã xem xét.

LegalZone không mặc nhiên gửi toàn bộ hồ sơ tới nhà cung cấp AI. Dữ liệu đầu vào được giới hạn theo chức năng và quyền truy cập.

4.7. Dữ liệu website, đo lường và yêu cầu công khai

• trang đã xem, liên kết/tài liệu được mở hoặc tải, sự kiện tương tác, trang đích, thời điểm truy cập và thông tin thiết bị/trình duyệt ở mức cần thiết cho vận hành, đo lường và an toàn;
• nội dung biểu mẫu, nhu cầu tư vấn, nguồn liên hệ;
• cookie hoặc công nghệ tương tự cần thiết cho phiên, lựa chọn và an toàn;
• dữ liệu đo lường từ Google Analytics và cơ chế ghi nhận sự kiện trực tiếp của LegalZone, khi được bật, để hiểu hiệu quả nội dung và nguồn yêu cầu tư vấn.

Đối với cookie hoặc công nghệ đo lường không thiết yếu, LegalZone phải hiển thị thông báo và cung cấp lựa chọn phù hợp trước khi kích hoạt theo yêu cầu pháp luật. Dữ liệu vụ việc trong CRM không được gửi vào công cụ phân tích website.

4.8. Bản ghi tuân thủ

• mã phiên bản Điều khoản và Chính sách đã chấp nhận, kênh web/iOS, thời điểm, mã kiểm tra nội dung nguồn;
• bằng chứng đồng ý, rút lại đồng ý, phản đối, hạn chế, yêu cầu xóa và kết quả xử lý;
• bản ghi pháp lý về bảo toàn dữ liệu, kiểm tra, khiếu nại và sự cố.

5. Dữ liệu cá nhân nhạy cảm

Hồ sơ pháp lý có thể chứa dữ liệu nhạy cảm, gồm thông tin sức khỏe, đời sống riêng tư và gia đình, hành vi/vi phạm pháp luật, tố tụng, tài chính-ngân hàng, vị trí, thông tin xác thực, dữ liệu theo dõi hành vi trực tuyến hoặc nhóm dữ liệu khác được pháp luật xác định là nhạy cảm.

Khi trực tiếp yêu cầu loại dữ liệu này, LegalZone sẽ thông báo rõ tính chất nhạy cảm, mục đích, phạm vi và biện pháp bảo vệ. Người dùng không nên cung cấp dữ liệu nhạy cảm không liên quan hoặc nhập vào trường công khai. Quyền truy cập được giới hạn theo vụ việc và vai trò.

6. Nguồn dữ liệu

LegalZone có thể nhận dữ liệu:

• trực tiếp từ người dùng qua website, ứng dụng, email, điện thoại, gặp trực tiếp hoặc tài liệu;
• từ khách hàng, người đại diện, tổ chức quản lý tài khoản hoặc người mời hợp lệ;
• từ luật sư, chuyên viên, cơ quan nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng hoặc đối tác có căn cứ cung cấp;
• từ Apple khi người dùng chọn Apple Sign In;
• từ Google Drive hoặc dịch vụ tích hợp theo ủy quyền của LegalZone;
• từ nguồn công khai hợp pháp khi cần xác minh hoặc thực hiện dịch vụ;
• tự động từ thiết bị và hệ thống trong phạm vi cần cho phiên, bảo mật, nhật ký và vận hành.

7. Mục đích xử lý

LegalZone xử lý dữ liệu cho một hoặc nhiều mục đích đã thông báo sau:

1. tiếp nhận, đánh giá, xác lập và thực hiện quan hệ dịch vụ;
2. tạo tài khoản, xác thực, phân quyền và hỗ trợ người dùng;
3. quản lý vụ việc, tài liệu, nhiệm vụ, tiến độ, thời hạn và cộng tác;
4. trao đổi, gửi thông báo và cung cấp hỗ trợ;
5. quét tệp, ngăn mã độc, gian lận, lạm dụng và truy cập trái phép;
6. vận hành, giám sát, sửa lỗi, sao lưu, khôi phục và cải tiến Nền tảng;
7. cung cấp chức năng AI hỗ trợ theo lựa chọn và phân quyền;
8. lưu bằng chứng điện tử, nhật ký và kiểm soát chất lượng;
9. bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, bí mật nghề nghiệp và an toàn của các bên;
10. tuân thủ nghĩa vụ pháp luật, yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền và quy tắc nghề nghiệp;
11. giải quyết khiếu nại, tranh chấp, yêu cầu của chủ thể dữ liệu và sự cố;
12. gửi thông tin giới thiệu dịch vụ nếu người nhận đã có lựa chọn hợp lệ hoặc pháp luật cho phép.

LegalZone không sử dụng dữ liệu cho mục đích mới không tương thích nếu chưa thông báo và có căn cứ xử lý thích hợp.

8. Căn cứ và điều kiện xử lý

Tùy tình huống, LegalZone xử lý dữ liệu dựa trên:

• sự đồng ý rõ ràng, tự nguyện, cụ thể, có thể kiểm chứng của chủ thể dữ liệu;
• yêu cầu của chủ thể dữ liệu và việc giao kết/thực hiện hợp đồng hoặc dịch vụ;
• nghĩa vụ pháp luật, nghề nghiệp, kế toán, tố tụng hoặc yêu cầu hợp lệ của cơ quan có thẩm quyền;
• bảo vệ tính mạng, sức khỏe hoặc quyền/lợi ích hợp pháp trong trường hợp pháp luật cho phép xử lý không cần đồng ý;
• các trường hợp khác được pháp luật Việt Nam cho phép.

Khi dựa trên đồng ý, LegalZone thông báo loại dữ liệu, mục đích, bên xử lý, quyền và hậu quả có thể phát sinh. Lựa chọn được tách theo mục đích khi cần; ô đồng ý không được cài sẵn và sự im lặng không được coi là đồng ý. LegalZone lưu bằng chứng và cho phép rút lại bằng phương thức phù hợp.

Việc rút lại đồng ý không làm mất tính hợp pháp của xử lý đã diễn ra trước đó và không buộc dừng xử lý có căn cứ pháp luật độc lập. Nếu dữ liệu là cần thiết để cung cấp một chức năng, việc từ chối hoặc rút lại có thể làm chức năng đó không sử dụng được; LegalZone sẽ giải thích hậu quả trước hoặc khi xử lý yêu cầu.

9. AI và xử lý tự động

AI trên LegalZone chỉ hỗ trợ phân loại, tra cứu, tóm tắt, gợi ý và soạn thảo. LegalZone không dùng AI để tự động đưa ra quyết định pháp lý cuối cùng, tự động xác định quyền/nghĩa vụ của khách hàng hoặc thay thế đánh giá của luật sư.

Đầu ra phải được người có thẩm quyền xem xét trước khi dùng cho quyết định quan trọng. Khi xử lý tự động có thể ảnh hưởng đáng kể, chủ thể dữ liệu có thể yêu cầu:

• biết nguyên tắc chung, mục đích và ảnh hưởng dự kiến;
• có người xem xét lại;
• cung cấp ý kiến hoặc phản đối trong phạm vi pháp luật cho phép.

Tích hợp OpenAI được cấu hình yêu cầu không lưu đầu ra như một kho dữ liệu của API khi tính năng hỗ trợ (store: false). Cấu hình này không được hiểu là cam kết “không lưu giữ dữ liệu” tuyệt đối hoặc xác nhận chế độ Zero Data Retention. Nhật ký an toàn/chống lạm dụng của nhà cung cấp, nếu có, chịu thời hạn và điều kiện hợp đồng áp dụng. LegalZone giảm thiểu dữ liệu, kiểm soát quyền truy cập, rà soát nhà cung cấp và lưu thông tin cần thiết trong hồ sơ đánh giá tác động.

LegalZone đánh giá định kỳ tính phù hợp, sai lệch, an toàn và tuân thủ của hệ thống AI theo yêu cầu pháp luật.

10. Các bên có thể nhận dữ liệu

LegalZone không bán dữ liệu cá nhân. Dữ liệu chỉ được chia sẻ trong phạm vi cần thiết với:

10.1. Người tham gia vụ việc

Luật sư, chuyên viên, quản trị viên, nhân sự hỗ trợ, khách hàng và người đại diện được cấp quyền theo vai trò và vụ việc.

10.2. Nhà cung cấp xử lý dữ liệu

• Google Cloud cho hạ tầng ứng dụng, cơ sở dữ liệu, bí mật hệ thống và vận hành;
• Google Drive cho lưu trữ/đồng bộ tài liệu bằng tài khoản do LegalZone quản lý;
• Apple cho Apple Sign In và Apple Push Notification;
• OpenAI cho các chức năng AI được bật;
• nhà cung cấp hosting, email/SMTP, an toàn tệp, giám sát và hỗ trợ kỹ thuật được LegalZone lựa chọn.

LegalZone yêu cầu hợp đồng hoặc điều khoản xử lý phù hợp, chỉ dẫn rõ mục đích, bảo mật, giới hạn truy cập, xóa/hoàn trả dữ liệu, quản lý nhà thầu phụ, hỗ trợ quyền của chủ thể và thông báo sự cố.

10.3. Bên chuyên môn hoặc giao dịch hợp pháp

Chuyên gia, đơn vị giám định, phiên dịch, cơ quan chứng thực hoặc đối tác chuyên môn khi cần cho vụ việc và có căn cứ bảo mật. Trong tái cấu trúc hợp pháp, dữ liệu chỉ được chuyển giao với điều kiện bên nhận tiếp tục bảo vệ và thông báo khi cần.

10.4. Cơ quan nhà nước và bảo vệ quyền lợi

Cơ quan nhà nước, cơ quan tiến hành tố tụng hoặc bên khác khi có yêu cầu hợp lệ, nghĩa vụ pháp luật hoặc cần bảo vệ quyền/lợi ích hợp pháp theo điều kiện luật định. LegalZone kiểm tra thẩm quyền và chỉ cung cấp phạm vi cần thiết nếu được phép.

11. Lưu trữ và chuyển dữ liệu ra nước ngoài

Hệ thống LegalZone có thể sử dụng hạ tầng Google Cloud tại khu vực Singapore (asia-southeast1) và dịch vụ của Google, Apple, OpenAI hoặc nhà cung cấp khác có hệ thống/nhân sự ở ngoài Việt Nam. Do đó, một số hoạt động có thể được coi là chuyển dữ liệu cá nhân ra nước ngoài, gồm lưu trữ ngoài Việt Nam, chuyển cho tổ chức nước ngoài hoặc sử dụng nền tảng nước ngoài để xử lý.

LegalZone thực hiện các biện pháp phù hợp, gồm:

• xác định luồng dữ liệu, bên chuyển/bên nhận, loại dữ liệu và mục đích;
• đánh giá tác động xử lý và đánh giá tác động chuyển dữ liệu ra nước ngoài;
• ký điều khoản bảo vệ dữ liệu, yêu cầu mã hóa, phân quyền và xóa/hoàn trả;
• lưu hồ sơ, cập nhật khi mục đích/bên nhận thay đổi và gửi cơ quan có thẩm quyền trong thời hạn luật định;
• bảo đảm cơ chế tiếp nhận yêu cầu quyền và phối hợp xử lý sự cố;
• dừng hoặc điều chỉnh chuyển dữ liệu nếu không còn đáp ứng điều kiện.

Việc dùng nhà cung cấp nước ngoài không làm giảm quyền của chủ thể dữ liệu theo pháp luật Việt Nam.

12. Thời hạn lưu giữ

LegalZone chỉ lưu dữ liệu trong thời gian cần thiết cho mục đích đã thông báo và nghĩa vụ áp dụng. Tiêu chí hiện hành:

Nhóm dữ liệu	Thời hạn/tiêu chí lưu giữ
Tài khoản, hồ sơ và phân quyền	Trong thời gian tài khoản hoặc quan hệ dịch vụ còn hoạt động; sau đó xóa hoặc ẩn danh khi yêu cầu chấm dứt đã hoàn tất, trừ phần cần lưu theo căn cứ khác.
Hồ sơ vụ việc, tài liệu và trao đổi	Theo thời hạn hợp đồng dịch vụ pháp lý, nghĩa vụ lưu hồ sơ nghề nghiệp, yêu cầu tố tụng, thời hiệu bảo vệ quyền lợi và lệnh bảo toàn dữ liệu; quyền truy cập được thu hẹp khi vụ việc kết thúc.
Nhật ký truy cập, bảo mật và kiểm toán	Theo lịch lưu giữ an toàn đã phê duyệt, đủ để phát hiện/điều tra sự cố, chứng minh tính toàn vẹn và tuân thủ; sau đó xóa hoặc tổng hợp/ẩn danh.
Trạng thái OAuth, phiên và tệp tạm	Chỉ trong thời gian giao dịch kỹ thuật còn hiệu lực hoặc cần xử lý lỗi, sau đó tự hết hạn/xóa theo cấu hình.
Mã thiết bị thông báo	Đến khi người dùng tắt/thu hồi thông báo, đăng xuất, thiết bị không còn hợp lệ hoặc tài khoản bị đóng.
Nội dung/báo cáo AI trong Nền tảng	Theo hồ sơ/vụ việc liên quan và yêu cầu kiểm tra của con người; dữ liệu tại nhà cung cấp theo cấu hình, hợp đồng và chính sách áp dụng, không dựa trên giả định ZDR nếu chưa được xác nhận.
Bản ghi đồng ý, chấp nhận chính sách và yêu cầu quyền	Trong thời gian cần chứng minh tuân thủ, giải quyết khiếu nại/tranh chấp và theo thời hiệu pháp luật.
Yêu cầu liên hệ chưa hình thành quan hệ dịch vụ	Đến khi hoàn tất xử lý và hết nhu cầu theo dõi hợp lý, trừ khi người gửi đồng ý nhận thông tin tiếp theo hoặc pháp luật yêu cầu lưu.
Bản sao lưu	Theo vòng đời sao lưu và khôi phục được kiểm soát; bản sao bị cô lập, không dùng cho mục đích mới và sẽ hết hạn theo chu kỳ hoặc được giữ lại nếu có lệnh bảo toàn.

Nếu hợp đồng hoặc thông báo tại thời điểm thu thập quy định thời hạn cụ thể hơn, thời hạn đó được áp dụng. LegalZone rà soát định kỳ để xóa, ẩn danh hoặc hạn chế truy cập dữ liệu không còn cần thiết.

13. Biện pháp bảo vệ

Tùy rủi ro và loại dữ liệu, LegalZone áp dụng kết hợp:

• phân quyền theo vai trò, vụ việc và nguyên tắc quyền tối thiểu;
• xác thực đa yếu tố, bảo vệ phiên, giới hạn tần suất và kiểm soát thiết bị;
• mã hóa đường truyền; mã hóa hoặc bảo vệ bí mật, token và dữ liệu nhạy cảm phù hợp;
• quản lý bí mật tách khỏi mã nguồn và không ghi bí mật thô vào nhật ký;
• nhật ký truy cập, kiểm toán thay đổi và cảnh báo hành vi bất thường;
• quét phần mềm độc hại, kiểm tra tệp, cách ly nội dung nguy hiểm;
• sao lưu, thử khôi phục và kế hoạch liên tục hoạt động;
• quản lý lỗ hổng, cập nhật, kiểm thử và phân tách môi trường;
• thỏa thuận bảo mật, đào tạo nhân sự và quy trình cấp/thu hồi quyền;
• đánh giá nhà cung cấp, hợp đồng xử lý dữ liệu và quản lý nhà thầu phụ;
• hồ sơ đánh giá tác động, quy trình sự cố và đầu mối bảo vệ dữ liệu.

Không hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Người dùng cần bảo vệ thiết bị/thông tin đăng nhập và báo ngay dấu hiệu bất thường.

14. Quyền của chủ thể dữ liệu

Theo điều kiện pháp luật, chủ thể dữ liệu có quyền:

• được biết về hoạt động xử lý;
• đồng ý, từ chối hoặc rút lại đồng ý;
• truy cập, xem, nhận bản sao hoặc yêu cầu cung cấp dữ liệu;
• yêu cầu sửa dữ liệu không chính xác;
• yêu cầu xóa dữ liệu;
• yêu cầu hạn chế xử lý;
• phản đối xử lý;
• yêu cầu áp dụng hoặc xem xét biện pháp bảo vệ;
• khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường theo pháp luật;
• tự bảo vệ và thực hiện các quyền khác được pháp luật công nhận.

Quyền có thể bị giới hạn khi việc xử lý cần thiết để thực hiện nghĩa vụ pháp luật, bảo vệ tính mạng/sức khỏe, bảo vệ quyền hợp pháp của người khác, thực hiện yêu cầu cơ quan có thẩm quyền, lưu giữ hồ sơ nghề nghiệp hoặc thuộc ngoại lệ luật định. LegalZone sẽ giải thích căn cứ nếu từ chối toàn bộ hoặc một phần.

15. Cách gửi yêu cầu quyền riêng tư

Gửi email tới support@legalzone.vn với tiêu đề “Yêu cầu quyền dữ liệu cá nhân”, hoặc gửi văn bản tới địa chỉ tại Mục 2. Yêu cầu nên có:

• họ tên và thông tin liên hệ;
• tài khoản, tổ chức hoặc vụ việc liên quan (không gửi mật khẩu/mã OTP);
• quyền muốn thực hiện và phạm vi dữ liệu;
• thông tin cần thiết để LegalZone xác minh danh tính/thẩm quyền đại diện;
• hình thức mong muốn nhận kết quả.

LegalZone chỉ yêu cầu thông tin xác minh tương xứng và có thể đề nghị bổ sung nếu yêu cầu chưa rõ. Người đại diện phải chứng minh thẩm quyền hợp lệ. Dữ liệu trả về được cung cấp qua kênh an toàn phù hợp.

16. Thời hạn xử lý yêu cầu

LegalZone xác nhận hoặc phản hồi ban đầu đối với yêu cầu hợp lệ trong vòng 02 ngày làm việc. Tùy loại quyền và việc có phải phối hợp với bên xử lý/bên thứ ba hay không, mục tiêu thời hạn tối đa theo quy định hiện hành là:

Loại yêu cầu	LegalZone trực tiếp xử lý	Có bên xử lý/bên thứ ba liên quan	Gia hạn một lần khi có căn cứ
Truy cập, cung cấp hoặc sửa dữ liệu	10 ngày	15 ngày	Tối đa 10 ngày
Rút lại đồng ý, hạn chế hoặc phản đối	15 ngày	20 ngày	Tối đa 15 ngày
Xóa dữ liệu	20 ngày	30 ngày	Tối đa 20 ngày
Yêu cầu biện pháp bảo vệ	15 ngày	Theo phạm vi phối hợp áp dụng	Tối đa 15 ngày

Thời hạn được tính và áp dụng theo điều kiện của pháp luật tại thời điểm nhận đủ yêu cầu. Nếu cần gia hạn, LegalZone thông báo lý do và thời gian dự kiến trước khi hết hạn ban đầu. Trường hợp pháp luật quy định thời hạn ngắn hơn, thời hạn ngắn hơn được ưu tiên.

17. Xóa tài khoản và dữ liệu

Người dùng có thể gửi yêu cầu xóa tài khoản trong ứng dụng hoặc qua support@legalzone.vn. LegalZone sẽ:

1. xác minh danh tính và phạm vi tài khoản;
2. thông báo hậu quả, dữ liệu có thể xuất và dữ liệu phải tiếp tục lưu;
3. thu hồi phiên, token và quyền truy cập;
4. xóa hoặc ẩn danh dữ liệu không còn căn cứ giữ;
5. hạn chế nghiêm ngặt phần dữ liệu phải giữ vì pháp luật, hợp đồng, nghề nghiệp, tranh chấp hoặc bảo toàn chứng cứ;
6. để dữ liệu trong bản sao lưu hết hạn theo chu kỳ kiểm soát, trừ lệnh bảo toàn.

Xóa tài khoản không đồng nghĩa xóa tài liệu thuộc hồ sơ của tổ chức/khách hàng khác mà người dùng chỉ là người tham gia, hoặc dữ liệu LegalZone có nghĩa vụ lưu. Trong trường hợp đó, thông tin sẽ được hạn chế, tách quyền truy cập hoặc ẩn danh khi phù hợp.

18. Trẻ em và người được đại diện

LegalZone không chủ động cung cấp tài khoản độc lập cho trẻ em khi chưa có cơ chế đại diện và căn cứ hợp pháp. Nếu dữ liệu của trẻ em cần cho vụ việc, LegalZone xử lý trong phạm vi tối thiểu, chú trọng lợi ích tốt nhất, giới hạn người truy cập và lấy sự đồng ý/xác nhận của người đại diện khi pháp luật yêu cầu.

Người đại diện có thể thực hiện quyền thay cho người được đại diện sau khi chứng minh thẩm quyền. Nếu phát hiện tài khoản được tạo trái điều kiện, LegalZone có thể khóa tài khoản và xử lý dữ liệu theo quy định.

19. Quyền truy cập thiết bị, cookie và theo dõi

Ứng dụng chỉ yêu cầu quyền thiết bị khi người dùng kích hoạt chức năng tương ứng, ví dụ:

• camera hoặc thư viện ảnh để chụp/chọn tài liệu;
• tệp để tải lên/tải xuống;
• thông báo để nhận cập nhật vụ việc và an toàn.

LegalZone không mặc nhiên truy cập danh bạ, microphone hoặc vị trí liên tục nếu không có chức năng rõ ràng, thông báo và lựa chọn phù hợp. Người dùng có thể thay đổi quyền trong cài đặt thiết bị, nhưng một số chức năng có thể không hoạt động.

LegalZone không bán dữ liệu và không dùng dữ liệu vụ việc để quảng cáo theo dõi hành vi. Website có thể sử dụng Google Analytics và cơ chế đo lường sự kiện trực tiếp của LegalZone cho mục đích thống kê nội dung/nguồn liên hệ. Công cụ đo lường không thiết yếu phải được đánh giá, công bố và chỉ kích hoạt theo lựa chọn hợp lệ khi pháp luật yêu cầu.

20. Thông báo và thông tin giới thiệu dịch vụ

Thông báo giao dịch, bảo mật và vụ việc có thể cần thiết để vận hành tài khoản. Người dùng có thể tắt thông báo thiết bị hoặc thay đổi tùy chọn, nhưng vẫn cần theo dõi nghĩa vụ và thời hạn qua kênh được thỏa thuận.

Thông tin quảng bá/giới thiệu dịch vụ được tách khỏi thông báo thiết yếu và gửi khi có căn cứ phù hợp. Người nhận có thể từ chối qua liên kết hủy đăng ký hoặc liên hệ support@legalzone.vn. Việc từ chối quảng bá không ảnh hưởng dịch vụ đang sử dụng.

21. Sự cố dữ liệu cá nhân

Khi phát hiện sự cố, LegalZone sẽ cô lập, đánh giá phạm vi/rủi ro, bảo toàn bằng chứng, khắc phục và phối hợp với nhà cung cấp. LegalZone thông báo cho cơ quan chuyên trách bảo vệ dữ liệu cá nhân trong thời hạn áp dụng, gồm mốc 72 giờ đối với sự cố thuộc diện phải thông báo theo pháp luật bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Nếu một cuộc tấn công hoặc sự cố hệ thống thông tin có nguy cơ làm mất thông tin của người tiêu dùng và thuộc quy định phải báo trong 24 giờ, LegalZone áp dụng thời hạn ngắn hơn đó. Chủ thể bị ảnh hưởng được thông báo khi pháp luật yêu cầu hoặc khi thông báo giúp họ giảm thiệt hại. Thông báo nêu bản chất, loại dữ liệu, hậu quả có thể xảy ra, biện pháp đã thực hiện và kênh hỗ trợ, trong phạm vi không cản trở điều tra.

22. Hồ sơ đánh giá tác động và trách nhiệm giải trình

LegalZone duy trì hồ sơ mô tả mục đích, loại dữ liệu, bên liên quan, luồng xử lý, biện pháp bảo vệ, rủi ro và biện pháp giảm thiểu. Đối với hoạt động xử lý và chuyển dữ liệu ra nước ngoài thuộc diện áp dụng, LegalZone lập và gửi hồ sơ đánh giá tác động trong thời hạn luật định kể từ khi bắt đầu, cập nhật định kỳ hoặc ngay khi có thay đổi quan trọng/sự cố theo quy định.

LegalZone chỉ định bộ phận hoặc người phụ trách bảo vệ dữ liệu có năng lực phù hợp, thực hiện giám sát, đào tạo, đánh giá nhà cung cấp, xử lý quyền và phối hợp sự cố.

23. Thay đổi Chính sách

Mỗi Chính sách có mã phiên bản và ngày hiệu lực. LegalZone có thể cập nhật khi thay đổi pháp luật, chức năng, nhà cung cấp, mục đích hoặc biện pháp xử lý.

Nếu thay đổi quan trọng ảnh hưởng tới quyền hoặc bổ sung mục đích cần đồng ý, LegalZone sẽ thông báo trước bằng kênh phù hợp và xin lại đồng ý khi pháp luật yêu cầu. Sự im lặng không được coi là đồng ý cho mục đích mới. Bản cũ và bằng chứng chấp nhận được lưu trong phạm vi cần chứng minh tuân thủ.

24. Khiếu nại và liên hệ

Nếu có câu hỏi, yêu cầu hoặc khiếu nại về dữ liệu cá nhân, liên hệ:

• Bộ phận bảo vệ dữ liệu cá nhân LegalZone: support@legalzone.vn;
• Email chính thức: thanhlawyer@legalzone.vn;
• Hotline: 0888 889 366;
• Địa chỉ: Tòa nhà Vân Nam, số 26 đường Láng, phường Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.

LegalZone ưu tiên giải quyết trực tiếp, minh bạch và đúng thời hạn. Chủ thể dữ liệu vẫn có quyền khiếu nại, tố cáo hoặc khởi kiện tại cơ quan có thẩm quyền theo pháp luật Việt Nam.

25. Văn bản pháp luật tham chiếu

Chính sách được xây dựng có xét đến các văn bản hiện hành, gồm:

• Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, có hiệu lực từ 01/01/2026;
• Nghị định số 356/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
• Luật Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng số 19/2023/QH15;
• Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15;
• Nghị định số 55/2024/NĐ-CP và các văn bản liên quan.

Nếu pháp luật thay đổi, quy định bắt buộc mới được áp dụng từ thời điểm có hiệu lực; LegalZone sẽ cập nhật Chính sách trong thời gian phù hợp.