Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc: khi nào được?

Câu hỏi “Chủ tịch HĐQT có được kiêm Tổng giám đốc không?” thường xuất hiện khi doanh nghiệp vừa chuyển từ công ty TNHH sang công ty cổ phần, hoặc khi công ty chuẩn bị gọi vốn và muốn giữ bộ máy gọn. Người sáng lập muốn tự ngồi ghế Chủ tịch để giữ quyền định hướng, đồng thời làm Tổng giám đốc để quyết nhanh việc kinh doanh, ký hợp đồng và điều hành đội ngũ.

Về pháp lý, câu trả lời không phải lúc nào cũng là cấm. Nhiều công ty cổ phần thông thường có thể để Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Nhưng nếu công ty là công ty đại chúng, có yếu tố vốn nhà nước thuộc nhóm bị hạn chế, hoặc điều lệ/thỏa thuận cổ đông không cho phép, việc kiêm nhiệm có thể làm sai mô hình quản trị. Ngay cả khi được phép, doanh nghiệp vẫn cần kiểm soát rủi ro: ai giám sát người điều hành, ai ký hợp đồng với người có liên quan, ai thay thế khi Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc vắng mặt, và nhà đầu tư nhìn mô hình đó như thế nào.

Chủ tịch HĐQT có được kiêm Tổng giám đốc không?

Đối với công ty cổ phần thông thường, Chủ tịch Hội đồng quản trị có thể kiêm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc nếu pháp luật chuyên ngành, điều lệ công ty hoặc thỏa thuận có giá trị ràng buộc nội bộ không cấm. Đây là lý do nhiều công ty vừa chuyển đổi từ công ty TNHH sang công ty cổ phần vẫn để người sáng lập tiếp tục điều hành trực tiếp.

Tuy nhiên, có các nhóm cần kiểm tra kỹ. Chủ tịch HĐQT của công ty đại chúng không được kiêm Tổng giám đốc hoặc Giám đốc. Với công ty cổ phần có yếu tố vốn nhà nước thuộc trường hợp pháp luật hạn chế, cũng cần tách bạch chức danh. Ngoài ra, một số ngành nghề, giấy phép, điều lệ, hợp đồng đầu tư hoặc thỏa thuận cổ đông có thể đặt yêu cầu quản trị riêng.

Vì vậy, cách trả lời đúng không phải là “được” hay “không được” theo cảm tính, mà là đi qua ba lớp: công ty có thuộc nhóm bị cấm không, điều lệ/thỏa thuận cổ đông có cho phép không, và mô hình kiểm soát nội bộ có đủ an toàn không.

Vì sao chủ doanh nghiệp muốn kiêm nhiệm?

Lý do rất thực tế: công ty nhỏ hoặc mới chuyển đổi chưa đủ người, người sáng lập hiểu khách hàng nhất, việc ký hợp đồng cần nhanh, và nếu tách ghế quá sớm thì chi phí quản trị tăng. Một số doanh nghiệp cũng sợ đưa người khác làm Tổng giám đốc sẽ mất quyền kiểm soát hoạt động hàng ngày.

Trong giai đoạn đầu, một người vừa làm Chủ tịch HĐQT vừa làm Tổng giám đốc có thể giúp công ty ra quyết định nhanh. Đặc biệt với công ty dịch vụ, thương mại, công nghệ, tư vấn hoặc startup gia đình, mô hình gọn thường dễ vận hành hơn mô hình nhiều tầng nhưng không ai chịu trách nhiệm cuối cùng.

Nhưng điểm đau thật nằm ở phía sau: khi công ty có thêm cổ đông, có nhà đầu tư, có hợp đồng lớn hoặc có tranh chấp nội bộ, việc một người giữ cả quyền định hướng lẫn quyền điều hành có thể bị nhìn như thiếu cơ chế giám sát. Khi xảy ra thiệt hại, cổ đông sẽ hỏi: Hội đồng quản trị đã giám sát Tổng giám đốc như thế nào nếu Chủ tịch chính là Tổng giám đốc?

Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc khác nhau thế nào?

Chủ tịch HĐQT là người đứng đầu Hội đồng quản trị, tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị, chuẩn bị chương trình họp, triệu tập và chủ trì họp, theo dõi việc thực hiện nghị quyết của Hội đồng quản trị. Vai trò này thiên về định hướng, giám sát và quyết định ở cấp quản trị.

Tổng giám đốc hoặc Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày, tổ chức thực hiện nghị quyết, ký kết hoặc triển khai hợp đồng theo thẩm quyền, tuyển dụng, phân công nhân sự, quản lý tài chính vận hành và chịu trách nhiệm về kết quả điều hành.

Khi hai chức danh tách ra, Chủ tịch có thể giám sát Tổng giám đốc tốt hơn. Khi một người kiêm nhiệm, tốc độ quyết định nhanh hơn nhưng công ty phải bù bằng điều lệ rõ, hạn mức ký rõ, cơ chế báo cáo rõ và quy định giao dịch với người có liên quan rõ.

Trường hợp nào không nên hoặc không được kiêm nhiệm?

Công ty đại chúng. Đây là nhóm cần tách bạch Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc/Giám đốc. Nếu công ty đã hoặc sắp trở thành công ty đại chúng, không nên thiết kế mô hình kiêm nhiệm chỉ vì thói quen quản trị cũ.

Công ty cổ phần có vốn nhà nước thuộc trường hợp pháp luật hạn chế. Nếu công ty có Nhà nước nắm giữ trên 50% vốn điều lệ hoặc tổng số cổ phần có quyền biểu quyết trong nhóm bị điều chỉnh, cần kiểm tra kỹ trước khi bổ nhiệm.

Điều lệ công ty cấm hoặc đặt điều kiện. Điều lệ có thể quy định Chủ tịch HĐQT không kiêm Tổng giám đốc, hoặc chỉ được kiêm trong một thời hạn nhất định, hoặc phải được Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị chấp thuận.

Thỏa thuận cổ đông hoặc hợp đồng đầu tư yêu cầu tách bạch. Nhà đầu tư có thể yêu cầu mô hình quản trị có Tổng giám đốc độc lập hoặc có cơ chế phê duyệt riêng với giao dịch lớn. Nếu đã ký cam kết, công ty không nên chỉ nhìn luật doanh nghiệp chung.

Công ty có xung đột lợi ích cao. Nếu công ty thường xuyên ký hợp đồng với bên liên quan của Chủ tịch, vay vốn từ cổ đông lớn, chuyển nhượng tài sản hoặc trả thù lao lớn cho người quản lý, kiêm nhiệm làm rủi ro giám sát tăng rõ rệt.

Nếu vừa chuyển từ công ty TNHH sang công ty cổ phần thì xử lý thế nào?

Khi chuyển từ công ty TNHH sang công ty cổ phần, nhiều doanh nghiệp giữ nguyên người sáng lập làm người điều hành. Việc này không sai nếu công ty không thuộc nhóm bị cấm và điều lệ mới cho phép. Nhưng doanh nghiệp không nên bê nguyên tư duy công ty TNHH sang công ty cổ phần.

Công ty TNHH thường xoay quanh thành viên và phần vốn góp. Công ty cổ phần xoay quanh cổ đông, cổ phần, Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và cơ chế chuyển nhượng. Nếu Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc, điều lệ cần nói rõ Hội đồng quản trị bổ nhiệm ai, nhiệm kỳ thế nào, thù lao/lương ai quyết, người đó ký hợp đồng trong hạn mức nào, giao dịch với bên liên quan phải thông qua ai.

Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị chuyển đổi, nên đọc thêm bài chuyển công ty TNHH thành công ty cổ phần. Đây là thời điểm tốt nhất để sửa điều lệ và thiết kế mô hình quản trị, thay vì đợi có tranh chấp rồi mới vá.

Người kiêm nhiệm có tự ký hợp đồng lao động với chính mình không?

Đây là lỗi hay gặp. Một người vừa là Chủ tịch HĐQT vừa là Tổng giám đốc không có nghĩa là mọi giấy tờ đều tự ký cho mình. Công ty cần xác định ai có thẩm quyền bổ nhiệm, ai quyết định lương, thưởng, quyền lợi, hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý, và ai đại diện công ty ký tài liệu liên quan đến chính người đó.

Với vị trí Tổng giám đốc, Hội đồng quản trị thường có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng hoặc giao Chủ tịch/HĐQT xử lý theo nghị quyết. Nếu Chủ tịch là người được bổ nhiệm làm Tổng giám đốc, nên có nghị quyết rõ của Hội đồng quản trị, ghi thẩm quyền ký, mức lương/thù lao và cơ chế tránh xung đột lợi ích. Người liên quan không nên tự quyết quyền lợi cho chính mình khi không có cơ sở nội bộ.

Nếu người đó đồng thời là người đại diện theo pháp luật, càng cần quy định người ký thay hoặc cơ chế ủy quyền trong các giao dịch có xung đột. Đây là điểm nhà đầu tư và ngân hàng thường soi kỹ khi rà hồ sơ doanh nghiệp.

Kiêm nhiệm ảnh hưởng gì đến quyền ký và người đại diện?

Chủ tịch HĐQT không tự động là người đại diện theo pháp luật. Tổng giám đốc cũng không tự động là người đại diện theo pháp luật. Người đại diện theo pháp luật phải căn cứ vào điều lệ và đăng ký doanh nghiệp. Công ty có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, nhưng phải phân định quyền và nghĩa vụ rõ.

Nếu Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật duy nhất, mọi rủi ro tập trung vào một người. Khi người này đi công tác dài ngày, bị ốm, bị tạm hoãn xuất cảnh, có tranh chấp cổ đông hoặc không hợp tác ký giấy tờ, công ty có thể bị nghẽn vận hành. Giải pháp là thiết kế cơ chế ủy quyền, người đại diện thứ hai hoặc hạn mức ký cho từng chức danh.

Với hợp đồng lớn, hợp đồng vay, bảo lãnh, mua bán tài sản, giao dịch với cổ đông lớn hoặc bên liên quan, không nên chỉ để một người tự quyết. Điều lệ nên yêu cầu nghị quyết HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông theo ngưỡng giá trị, loại giao dịch và mức rủi ro.

Nhà đầu tư nhìn mô hình kiêm nhiệm thế nào?

Nhà đầu tư không nhất thiết phản đối việc người sáng lập kiêm nhiệm. Họ thường hiểu rằng giai đoạn đầu doanh nghiệp cần một người cầm lái mạnh. Vấn đề là công ty có cơ chế kiểm soát không: báo cáo tài chính ra sao, giao dịch liên quan được phê duyệt thế nào, cổ đông thiểu số có quyền gì, HĐQT họp thật hay chỉ ký giấy, và khi cần thay Tổng giám đốc thì quy trình nào được áp dụng.

Nếu công ty chuẩn bị gọi vốn, nên chuẩn hóa điều lệ, nghị quyết bổ nhiệm, hợp đồng quản lý, thỏa thuận cổ đông và bảng quyền ký trước khi đưa hồ sơ cho nhà đầu tư. Một mô hình kiêm nhiệm có kiểm soát vẫn thuyết phục hơn một mô hình tách chức danh nhưng quyền hạn mập mờ.

Trong các vòng gọi vốn, nhà đầu tư có thể yêu cầu ghế HĐQT, quyền phủ quyết, báo cáo định kỳ, giới hạn giao dịch với bên liên quan, quyền bổ nhiệm CFO hoặc quy định riêng về việc thay đổi Tổng giám đốc. Nếu không chuẩn bị trước, doanh nghiệp dễ rơi vào thế đàm phán bị động.

Điều lệ nên viết gì nếu cho phép kiêm nhiệm?

Nếu công ty quyết định cho Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc, điều lệ nên xử lý tối thiểu các điểm sau.

• Chủ tịch HĐQT có được kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc hay không, và điều kiện kiêm nhiệm nếu có.
• Thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, quyết định lương, thưởng và quyền lợi của Tổng giám đốc.
• Hạn mức giao dịch Tổng giám đốc được tự quyết và giao dịch phải trình HĐQT/Đại hội đồng cổ đông.
• Cơ chế xử lý giao dịch với người có liên quan, đặc biệt khi người kiêm nhiệm có lợi ích trong giao dịch.
• Người thay thế hoặc người được ủy quyền khi Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc vắng mặt.
• Cơ chế báo cáo của Tổng giám đốc cho HĐQT và quyền yêu cầu cung cấp tài liệu của thành viên HĐQT.
• Cách xử lý nếu công ty trở thành công ty đại chúng hoặc nhận vốn đầu tư làm phát sinh yêu cầu tách bạch.

Nếu điều lệ chỉ ghi chung “Tổng giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh” mà không có ngưỡng quyền ký, công ty sẽ khó kiểm soát hợp đồng lớn. Nếu điều lệ chỉ ghi “HĐQT quyết định mọi vấn đề” mà không giao quyền cho Tổng giám đốc, hoạt động hàng ngày lại bị chậm.

Checklist trước khi bổ nhiệm Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc

Trường hợp nên tách Chủ tịch HĐQT và Tổng giám đốc

Nên tách chức danh khi công ty có nhiều nhóm cổ đông, có nhà đầu tư tài chính, doanh thu lớn, giao dịch với bên liên quan nhiều, hoạt động trong ngành nghề yêu cầu kiểm soát nội bộ cao, hoặc đang chuẩn bị niêm yết/chào bán chứng khoán. Việc tách không phải để làm bộ máy cồng kềnh, mà để người điều hành có người giám sát đúng nghĩa.

Cũng nên tách nếu người sáng lập giỏi chiến lược nhưng không còn phù hợp để điều hành hàng ngày. Khi đó, Chủ tịch HĐQT tập trung định hướng, gọi vốn, quan hệ cổ đông, kiểm soát rủi ro; Tổng giám đốc tập trung vận hành. Mô hình này thường tốt hơn khi công ty đã vượt qua giai đoạn sáng lập và cần đội ngũ chuyên nghiệp.

Nếu tách chức danh, cần sửa điều lệ, nghị quyết HĐQT, hợp đồng quản lý, quyền ký, thẩm quyền phê duyệt chi phí và quy chế báo cáo. Không nên chỉ bổ nhiệm một Tổng giám đốc mới nhưng mọi quyền thực tế vẫn nằm ở Chủ tịch.

Quy trình LegalZone khuyến nghị

Bước 1: Xác định loại công ty. Kiểm tra công ty có phải công ty đại chúng, có vốn nhà nước thuộc nhóm hạn chế, có ngành nghề đặc thù hoặc có thỏa thuận đầu tư yêu cầu tách bạch không.

Bước 2: Rà điều lệ và hồ sơ nội bộ. Kiểm tra điều lệ, nghị quyết bầu Chủ tịch HĐQT, quyết định bổ nhiệm Tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật và quyền ký hiện tại.

Bước 3: Thiết kế bảng quyền hạn. Xác định giao dịch nào Tổng giám đốc được tự quyết, giao dịch nào phải trình HĐQT, giao dịch nào phải trình Đại hội đồng cổ đông.

Bước 4: Xử lý xung đột lợi ích. Quy định rõ giao dịch với bên liên quan, thù lao/lương thưởng, hợp đồng với chính người quản lý và quyền biểu quyết khi người có lợi ích liên quan tham gia quyết định.

Bước 5: Cập nhật hồ sơ nếu cần. Nếu thay đổi người đại diện, chức danh, điều lệ hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp, công ty cần thực hiện thủ tục tương ứng. Trường hợp đang thành lập mới có thể xem dịch vụ thành lập công ty trọn gói để thiết kế đúng từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc có phải là người đại diện theo pháp luật không?

Không tự động. Người đại diện theo pháp luật phụ thuộc vào điều lệ và đăng ký doanh nghiệp. Một người có thể là Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc và người đại diện nếu công ty đăng ký như vậy, nhưng cũng có thể chỉ giữ một hoặc hai vai trò.

HĐQT có cần họp để bổ nhiệm Tổng giám đốc không?

Nên có nghị quyết hoặc quyết định rõ ràng của Hội đồng quản trị. Nếu Chủ tịch HĐQT là người được bổ nhiệm làm Tổng giám đốc, hồ sơ càng cần ghi rõ thẩm quyền, lương thưởng, thời hạn bổ nhiệm và cơ chế ký tài liệu liên quan đến chính người đó.

Cổ đông thiểu số có quyền phản đối việc kiêm nhiệm không?

Cổ đông thiểu số có thể sử dụng quyền theo điều lệ và pháp luật để yêu cầu minh bạch thông tin, xem xét nghị quyết, yêu cầu triệu tập họp trong một số trường hợp hoặc phản đối giao dịch có dấu hiệu xung đột lợi ích. Cách xử lý phụ thuộc tỷ lệ sở hữu, điều lệ và hồ sơ cụ thể.

Đang kiêm nhiệm rồi có cần sửa ngay không?

Nếu công ty không thuộc nhóm bị cấm và điều lệ đang cho phép, không nhất thiết phải tách ngay. Nhưng nên rà lại điều lệ, nghị quyết bổ nhiệm, quyền ký và giao dịch với bên liên quan. Nếu chuẩn bị gọi vốn, chuyển nhượng cổ phần hoặc mở rộng cổ đông, nên chuẩn hóa trước khi đàm phán.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Rà điều lệ công ty cổ phần, mô hình HĐQT, chức danh Tổng giám đốc và người đại diện theo pháp luật.
• Kiểm tra việc Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc có thuộc nhóm bị hạn chế không.
• Soạn nghị quyết HĐQT, quyết định bổ nhiệm, hợp đồng quản lý và cơ chế ủy quyền.
• Thiết kế bảng quyền ký, hạn mức giao dịch và cơ chế phê duyệt giao dịch với người có liên quan.
• Rà mô hình quản trị trước khi chuyển đổi công ty, gọi vốn hoặc nhận nhà đầu tư mới.

Nếu công ty cần bộ phận pháp lý đồng hành thường xuyên, có thể xem thêm tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp. Với các vấn đề quản trị, cổ phần, quyền ký và điều lệ, xử lý sớm thường rẻ hơn rất nhiều so với xử lý sau khi đã phát sinh tranh chấp.