Chuyển công ty TNHH thành công ty cổ phần: có cần gọi vốn?

Có thể chuyển công ty TNHH thành công ty cổ phần mà không cần gọi thêm vốn. Nhưng câu hỏi thực tế không chỉ là “có được không”. Chủ doanh nghiệp cần biết: vốn góp hiện tại sẽ được chia thành cổ phần thế nào, ai trở thành cổ đông, có cần tăng vốn không, điều lệ mới viết ra sao, nợ và hợp đồng cũ có chuyển sang công ty cổ phần không, giấy phép con có phải điều chỉnh không, và thời điểm nào nên đăng ký chuyển đổi.

Nhiều công ty muốn chuyển đổi vì nghe “công ty cổ phần dễ gọi vốn hơn”. Điều đó đúng trong nhiều trường hợp, nhưng nếu chỉ đổi tên loại hình mà không thiết kế lại cổ phần, quyền biểu quyết, chuyển nhượng, người đại diện, Hội đồng quản trị và điều lệ, doanh nghiệp có thể chuyển từ mô hình đơn giản sang mô hình phức tạp hơn mà không giải quyết được vấn đề vốn hoặc quản trị.

Có thể chuyển TNHH thành cổ phần mà không huy động thêm vốn không?

Có. Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, công ty trách nhiệm hữu hạn có thể chuyển đổi thành công ty cổ phần theo nhiều phương thức, trong đó có phương thức chuyển đổi mà không huy động thêm tổ chức, cá nhân khác cùng góp vốn và không bán phần vốn góp cho tổ chức, cá nhân khác.

Hiểu đơn giản, các thành viên hiện tại của công ty TNHH chuyển phần vốn góp đang có thành cổ phần trong công ty cổ phần sau chuyển đổi. Không nhất thiết phải mời nhà đầu tư mới, không nhất thiết phải tăng vốn điều lệ, cũng không nhất thiết phải bán bớt phần vốn góp cho người khác.

Tuy nhiên, “không gọi thêm vốn” không có nghĩa là “không phải làm gì”. Công ty vẫn phải thông qua phương án chuyển đổi, xây điều lệ công ty cổ phần, xác định số cổ phần, loại cổ phần, cổ đông, cơ cấu quản trị, người đại diện, hồ sơ đăng ký chuyển đổi và các việc cần làm sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới.

Ba phương án chuyển đổi thường gặp

Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp các phương án trên. Ví dụ, một phần vốn góp của thành viên cũ được chuyển thành cổ phần, đồng thời công ty phát hành thêm cổ phần cho nhà đầu tư mới. Trường hợp này cần tính kỹ tỷ lệ sở hữu sau chuyển đổi và quyền của từng nhóm cổ đông.

Khi nào nên chuyển thành công ty cổ phần?

Muốn gọi vốn nhiều vòng. Công ty cổ phần thuận tiện hơn khi phát hành cổ phần, thiết kế cổ phần ưu đãi, chuyển nhượng cổ phần và đưa nhiều nhà đầu tư vào công ty. Nếu doanh nghiệp có kế hoạch gọi vốn trong 6-12 tháng tới, chuyển đổi trước có thể giúp chuẩn hóa hồ sơ.

Muốn giữ nhân sự chủ chốt bằng cổ phần. Nếu doanh nghiệp muốn chia ESOP hoặc cam kết quyền mua cổ phần cho nhân sự, công ty cổ phần thường phù hợp hơn công ty TNHH. Nhưng cần viết điều lệ và thỏa thuận cổ đông cẩn thận để tránh hứa quyền lợi nhưng không thực hiện được.

Cần tách quyền sở hữu và quyền quản lý. Công ty cổ phần có Hội đồng quản trị, Đại hội đồng cổ đông và cơ chế quản trị khác. Điều này hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều cổ đông hoặc nhà đầu tư không trực tiếp điều hành.

Chuẩn bị bán cổ phần hoặc tái cấu trúc. Nếu chủ doanh nghiệp dự kiến bán một phần công ty, chuyển nhượng cho nhà đầu tư hoặc chuẩn bị M&A, mô hình cổ phần có thể linh hoạt hơn. Tuy nhiên, cần xử lý nghĩa vụ thuế, hợp đồng, giấy phép và lao động trước khi chuyển đổi.

Ngược lại, nếu công ty chỉ có hai người, không có kế hoạch gọi vốn, muốn quản trị đơn giản và ít thay đổi cổ đông, công ty TNHH có thể vẫn phù hợp hơn. Chuyển đổi chỉ vì “nghe chuyên nghiệp hơn” không phải lúc nào cũng đáng.

Không gọi vốn thì vốn điều lệ xử lý thế nào?

Nếu chuyển đổi mà không huy động thêm vốn, vốn điều lệ sau chuyển đổi thường được kế thừa từ vốn điều lệ công ty TNHH hiện tại, sau đó được chia thành cổ phần theo mệnh giá và số lượng cổ phần mà công ty lựa chọn. Ví dụ, vốn 3 tỷ đồng có thể chia thành 300.000 cổ phần mệnh giá 10.000 đồng/cổ phần, nếu điều lệ lựa chọn mệnh giá đó.

Điểm cần kiểm tra là vốn hiện tại đã góp đủ chưa. Nếu vốn đăng ký trên giấy cao hơn vốn thực góp, doanh nghiệp nên xử lý trước khi chuyển đổi. Đưa một vốn điều lệ “ảo” sang công ty cổ phần có thể làm rủi ro lớn hơn, vì sau chuyển đổi sẽ phát sinh thêm sổ đăng ký cổ đông, cổ phần, quyền biểu quyết và nghĩa vụ thanh toán cổ phần.

Nếu công ty TNHH có thành viên chưa góp đủ vốn, đang tranh chấp phần vốn góp hoặc góp bằng tài sản chưa hoàn tất chuyển quyền, không nên chuyển đổi vội. Cần chốt lại vốn thực góp, quyền của từng thành viên và hồ sơ chứng minh trước khi chuyển sang mô hình cổ phần.

Hồ sơ chuyển đổi cần chuẩn bị

Theo quy định đăng ký doanh nghiệp hiện hành, hồ sơ chuyển đổi công ty TNHH thành công ty cổ phần thường cần các nhóm giấy tờ dưới đây. Tùy phương án chuyển đổi, thành phần hồ sơ có thể thay đổi.

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo loại hình công ty cổ phần.
• Điều lệ công ty cổ phần sau chuyển đổi.
• Danh sách cổ đông sáng lập và danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài nếu có.
• Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu/Hội đồng thành viên về việc chuyển đổi.
• Hợp đồng chuyển nhượng hoặc giấy tờ chứng minh hoàn tất chuyển nhượng nếu phương án có bán phần vốn góp.
• Văn bản chấp thuận góp vốn, mua cổ phần của nhà đầu tư nước ngoài nếu thuộc trường hợp phải thực hiện.
• Giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức liên quan và văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ nếu có.

Nếu bạn đang chuẩn bị mẫu giấy đề nghị, có thể xem thêm bài mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Với trường hợp đã phát sinh thanh toán cổ phần sau chuyển đổi, bài góp vốn công ty cổ phần bằng tiền mặt sẽ giúp bạn kiểm tra chứng từ và mốc thanh toán.

Chuyển đổi xong công ty có kế thừa nợ, hợp đồng và lao động không?

Công ty sau chuyển đổi kế thừa quyền, lợi ích hợp pháp, chịu trách nhiệm về các khoản nợ, nợ thuế, hợp đồng lao động và nghĩa vụ khác của công ty được chuyển đổi. Nói cách khác, chuyển đổi loại hình không phải cách “cắt” nợ hoặc xóa nghĩa vụ cũ.

Trước khi chuyển đổi, doanh nghiệp nên lập danh sách hợp đồng đang còn hiệu lực, khoản vay, bảo lãnh, tài sản bảo đảm, hợp đồng lao động, bảo hiểm, giấy phép con, tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử, hợp đồng thuê trụ sở và hợp đồng với khách hàng lớn. Một số hợp đồng có điều khoản yêu cầu thông báo khi thay đổi loại hình, thay đổi tên, thay đổi người đại diện hoặc thay đổi cấu trúc sở hữu.

Nếu công ty có giấy phép con như giấy phép môi trường, an toàn thực phẩm, giáo dục, vận tải, lữ hành, lao động, phòng cháy chữa cháy, thương mại điện tử hoặc giấy phép ngành nghề có điều kiện, cần kiểm tra xem việc chuyển đổi loại hình có phải thông báo/cấp đổi/cập nhật giấy phép không. Đừng chỉ nhìn giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Điều lệ công ty cổ phần phải viết lại, không chỉ đổi tên loại hình

Điều lệ công ty TNHH thường tập trung vào thành viên, phần vốn góp, Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc/Tổng giám đốc. Khi chuyển thành công ty cổ phần, điều lệ phải xử lý cổ phần, cổ đông, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát hoặc mô hình kiểm toán nội bộ nếu áp dụng, chuyển nhượng cổ phần, triệu tập họp, biểu quyết và chia cổ tức.

Nếu chỉ lấy điều lệ TNHH rồi đổi vài cụm từ thành “cổ đông”, rủi ro rất lớn. Sau này khi có cổ đông mới, chuyển nhượng cổ phần, chia cổ tức, tăng vốn hoặc tranh chấp quyền biểu quyết, điều lệ sơ sài sẽ làm công ty khó xử lý.

Đây cũng là thời điểm nên thiết kế lại quyền của nhóm sáng lập: hạn chế chuyển nhượng trong thời gian đầu, quyền ưu tiên mua, điều kiện bán cổ phần cho người ngoài, cơ chế xử lý cổ đông không góp đủ, bảo mật, không cạnh tranh, quyền đề cử thành viên Hội đồng quản trị và thẩm quyền ký hợp đồng lớn.

Những lỗi thường gặp khi chuyển đổi

Lỗi 1: Không chốt vốn thực góp. Vốn đăng ký một số, vốn thực góp một số khác, nhưng vẫn chuyển đổi theo vốn đăng ký. Lỗi này làm hỏng bảng cổ phần ngay từ đầu.

Lỗi 2: Không rõ ai là cổ đông sáng lập. Thành viên TNHH chuyển thành cổ đông, nhưng hồ sơ không thể hiện rõ số cổ phần, loại cổ phần và tỷ lệ của từng người. Sau này dễ tranh chấp quyền biểu quyết và cổ tức.

Lỗi 3: Quên điều khoản chuyển nhượng cổ phần. Công ty cổ phần dễ chuyển nhượng hơn công ty TNHH, nhưng không có nghĩa là muốn kiểm soát thế nào cũng được. Điều lệ và thỏa thuận cổ đông cần đi trước.

Lỗi 4: Không thông báo cho ngân hàng, đối tác, giấy phép con. Đăng ký doanh nghiệp đã xong nhưng tài khoản ngân hàng, hóa đơn, hợp đồng, giấy phép con, chữ ký số, thông tin thuế vẫn theo dữ liệu cũ.

Lỗi 5: Gọi vốn trước khi có phương án pháp lý. Có nhà đầu tư quan tâm nhưng chưa chốt định giá, tỷ lệ, quyền ưu đãi, điều kiện giải ngân, quyền kiểm soát và thời điểm chuyển đổi. Khi tiền đã vào rồi mới soạn hồ sơ, tranh chấp dễ phát sinh.

Quy trình LegalZone khuyến nghị

Bước 1: Chẩn đoán mục tiêu chuyển đổi. Chuyển để gọi vốn, giữ nhân sự, bán cổ phần, tái cấu trúc, chuẩn bị M&A hay chỉ thay đổi mô hình quản trị? Mục tiêu khác nhau sẽ dẫn đến phương án khác nhau.

Bước 2: Chốt vốn và chủ sở hữu hiện tại. Kiểm tra vốn điều lệ, vốn thực góp, phần vốn đang tranh chấp, tài sản góp vốn và tỷ lệ của từng thành viên.

Bước 3: Thiết kế bảng cổ phần sau chuyển đổi. Xác định tổng số cổ phần, mệnh giá, loại cổ phần, cổ đông, tỷ lệ sở hữu và quyền của từng nhóm.

Bước 4: Soạn điều lệ và nghị quyết chuyển đổi. Điều lệ mới phải phù hợp mô hình công ty cổ phần, không chỉ đổi tên loại hình. Nghị quyết/quyết định cần thể hiện rõ phương án chuyển đổi.

Bước 5: Nộp hồ sơ và xử lý sau chuyển đổi. Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần cập nhật thuế, ngân hàng, hóa đơn, hợp đồng, giấy phép con, sổ cổ đông và hồ sơ lao động.

Có nên chuyển đổi trước khi gọi vốn không?

Nếu đã có kế hoạch gọi vốn rõ, thường nên chuẩn hóa mô hình trước hoặc ít nhất song song với đàm phán đầu tư. Nhà đầu tư sẽ quan tâm điều lệ, quyền cổ đông, số cổ phần, tình trạng vốn góp, nợ, hợp đồng lớn, giấy phép và rủi ro thuế. Một công ty TNHH có hồ sơ sạch vẫn có thể đàm phán tốt, nhưng nếu mục tiêu là phát hành cổ phần cho nhiều nhà đầu tư, chuyển sang công ty cổ phần là hướng hợp lý.

Nếu chưa có nhà đầu tư cụ thể, không nhất thiết phải vội. Doanh nghiệp có thể chuẩn bị phương án trước: rà vốn, điều lệ, hợp đồng, giấy phép, nhân sự chủ chốt, định giá và thỏa thuận cổ đông dự kiến. Khi có nhà đầu tư, việc chuyển đổi sẽ nhanh và ít rủi ro hơn.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Đánh giá có nên chuyển đổi sang công ty cổ phần hay giữ mô hình TNHH.
• Thiết kế phương án chuyển đổi không tăng vốn, tăng vốn hoặc có nhà đầu tư mới.
• Rà vốn thực góp, tỷ lệ sở hữu, bảng cổ phần và danh sách cổ đông.
• Soạn nghị quyết/quyết định chuyển đổi, điều lệ công ty cổ phần và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
• Rà hợp đồng, nợ, giấy phép con, lao động, thuế, ngân hàng và việc cần làm sau chuyển đổi.

Nếu doanh nghiệp dự kiến chuyển đổi để gọi vốn, nên kết hợp rà hồ sơ với tư vấn luật doanh nghiệp. Nếu đang ở giai đoạn thành lập và phân vân loại hình, có thể tham khảo dịch vụ thành lập công ty trọn gói để chọn đúng mô hình ngay từ đầu.

Câu hỏi thường gặp

Chuyển TNHH thành cổ phần có làm mất mã số doanh nghiệp không?

Thông thường công ty được cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo loại hình mới và kế thừa quyền, nghĩa vụ của công ty được chuyển đổi. Cần kiểm tra lại thông tin thuế, ngân hàng, hóa đơn và hợp đồng sau khi chuyển đổi.

Không tăng vốn thì cổ phần lấy từ đâu?

Cổ phần được hình thành bằng cách chia vốn điều lệ hiện có thành số lượng cổ phần theo mệnh giá công ty lựa chọn. Vì vậy cần chốt vốn thực góp và tỷ lệ của từng thành viên trước khi chuyển đổi.

Chuyển đổi xong có phải ký lại toàn bộ hợp đồng không?

Không phải lúc nào cũng cần ký lại, vì công ty sau chuyển đổi kế thừa quyền và nghĩa vụ. Tuy nhiên, nhiều hợp đồng yêu cầu thông báo hoặc ký phụ lục khi thay đổi loại hình, tên, người đại diện hoặc thông tin đăng ký doanh nghiệp.

Có nhà đầu tư nước ngoài thì làm như hồ sơ trong nước được không?

Không nên. Cần kiểm tra điều kiện tiếp cận thị trường, tỷ lệ sở hữu, thủ tục đăng ký góp vốn/mua cổ phần và văn bản chấp thuận nếu thuộc trường hợp phải thực hiện trước khi cập nhật đăng ký doanh nghiệp.