Góp vốn công ty cổ phần bằng tiền mặt: khi nào rủi ro?

Câu hỏi “cổ đông có được góp vốn bằng tiền mặt không” thường xuất hiện khi việc góp vốn đã diễn ra rồi: có người đã đưa tiền cho thủ quỹ, có người chuyển tiền cho một cổ đông khác, có người chỉ có phiếu thu nội bộ, có người đã quá 90 ngày nhưng công ty vẫn ghi vốn điều lệ như cũ. Lúc này rủi ro không còn nằm ở cách nộp tiền, mà nằm ở việc có chứng minh được tiền đó là tiền thanh toán cổ phần hay không.

Với công ty cổ phần, tiền góp vốn không chỉ để “đủ vốn trên giấy”. Nó quyết định cổ đông có được ghi tên trong sổ đăng ký cổ đông, có quyền dự họp, biểu quyết, nhận cổ tức, chuyển nhượng cổ phần và chịu trách nhiệm trong phạm vi nào. Nếu chứng từ yếu, người đã nộp tiền có thể vẫn bị tranh chấp tư cách cổ đông. Nếu công ty ghi vốn cao hơn số đã thực góp, rủi ro chuyển sang người quản lý và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Câu trả lời ngắn: cá nhân và doanh nghiệp không giống nhau

Không nên trả lời máy móc rằng “được” hoặc “không được”. Cần phân biệt người thanh toán là cá nhân hay tổ chức/doanh nghiệp, thanh toán ở giai đoạn thành lập hay mua thêm cổ phần, tiền đi vào tài khoản công ty hay đi qua cá nhân, và chứng từ thể hiện nội dung giao dịch như thế nào.

Cổ đông cá nhân có thể phát sinh tình huống nộp tiền mặt cho công ty. Tuy nhiên, cách làm này chỉ nên dùng khi công ty lập chứng từ rất rõ: phiếu thu, biên bản nhận tiền, nội dung “thanh toán cổ phần đã đăng ký mua”, số cổ phần, mệnh giá, ngày nhận tiền, người thu tiền, chữ ký và hạch toán vào sổ sách. Thực tế, chuyển khoản vào tài khoản công ty với nội dung thanh toán rõ ràng vẫn an toàn hơn nhiều.

Cổ đông là doanh nghiệp/tổ chức cần thận trọng hơn. Quy định tài chính về thanh toán bằng tiền mặt đặt ra nguyên tắc hạn chế doanh nghiệp dùng tiền mặt trong giao dịch góp vốn, mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp tại doanh nghiệp khác. Vì vậy, nếu bên góp/mua cổ phần là một công ty, hướng an toàn là thanh toán không dùng tiền mặt: chuyển khoản, ủy nhiệm chi hoặc phương thức thanh toán qua ngân hàng có chứng từ.

Công ty nhận vốn cần nhìn vấn đề theo chứng cứ. Tiền có vào đúng công ty không, vào đúng thời hạn không, có xác định được người nộp tiền không, có gắn với số cổ phần cụ thể không, có được ghi vào sổ đăng ký cổ đông không, và có khớp với vốn điều lệ đã đăng ký không. Nếu không khớp, tranh chấp về “tôi đã góp rồi” và “công ty chưa ghi nhận” rất dễ xảy ra.

Checklist nhanh trước khi ghi nhận cổ đông đã góp vốn

Thời hạn 90 ngày khi thành lập công ty cổ phần

Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, cổ đông sáng lập phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày công ty được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, trừ trường hợp điều lệ hoặc hợp đồng đăng ký mua cổ phần quy định thời hạn ngắn hơn. Đây là mốc rất quan trọng trong hồ sơ công ty cổ phần.

Trong 90 ngày này, cổ đông có quyền tương ứng với số cổ phần phổ thông đã đăng ký mua, trừ trường hợp điều lệ có quy định khác. Nhưng sau khi hết thời hạn, nếu cổ đông chưa thanh toán hoặc mới thanh toán một phần, hậu quả pháp lý thay đổi rõ rệt.

Nếu cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua, người đó không còn là cổ đông của công ty đối với số cổ phần chưa thanh toán và không được chuyển nhượng quyền mua số cổ phần đó cho người khác. Nếu cổ đông chỉ thanh toán một phần, họ có quyền tương ứng với số cổ phần đã thanh toán và phần chưa thanh toán được xử lý như cổ phần chưa bán.

Đối với công ty, sau khi hết thời hạn thanh toán, nếu cổ phần chưa được thanh toán đủ và chưa được bán cho người khác trong thời hạn xử lý, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng tổng mệnh giá cổ phần đã được thanh toán. Nếu vẫn để vốn điều lệ “ảo”, rủi ro không chỉ nằm ở giấy đăng ký doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến hợp đồng, vay vốn, đấu thầu, thuế, trách nhiệm của người quản lý và niềm tin của cổ đông.

Đã nộp tiền mặt thì cần làm gì để giảm rủi ro?

Nếu tiền đã được nộp bằng tiền mặt, không nên chỉ để nguyên phiếu thu rồi nghĩ là xong. Cần rà lại toàn bộ chuỗi chứng cứ để chứng minh mục đích thanh toán và quyền cổ đông.

Thứ nhất, kiểm tra phiếu thu. Phiếu thu nên ghi đúng người nộp, số tiền, ngày nhận, nội dung thanh toán cổ phần, số lượng cổ phần, mệnh giá, đợt góp vốn, người thu và người phê duyệt. Nếu phiếu chỉ ghi “nộp tiền công ty” hoặc “góp vốn” chung chung, nên lập biên bản xác nhận bổ sung.

Thứ hai, kiểm tra sổ kế toán và tài khoản công ty. Tiền mặt nhận vào phải được công ty hạch toán và quản lý đúng. Nếu tiền nằm ở cá nhân, không vào quỹ hoặc tài khoản công ty, người góp vốn sẽ rất khó chứng minh công ty đã nhận tiền.

Thứ ba, cập nhật sổ đăng ký cổ đông. Sau khi thanh toán, cổ đông cần được ghi nhận đúng trong sổ đăng ký cổ đông. Nếu đã trả tiền mà công ty chưa ghi tên, nên yêu cầu bằng văn bản. Bạn có thể đọc thêm bài cổ đông bị từ chối cung cấp sổ cổ đông để biết cách giữ chứng cứ yêu cầu.

Thứ tư, rà vốn điều lệ. Nếu công ty đã quá thời hạn thanh toán cổ phần mà cổ đông chưa góp đủ, cần xác định có phải điều chỉnh vốn điều lệ hoặc bán phần cổ phần chưa thanh toán cho người khác không. Việc để hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không phản ánh đúng vốn thực góp có thể làm phát sinh lỗi dây chuyền.

Những lỗi rất dễ biến thành tranh chấp

Chuyển tiền cho cổ đông sáng lập thay vì chuyển cho công ty. Nếu tiền đi vào tài khoản cá nhân của một cổ đông, cần chứng minh đó là thanh toán cổ phần cho công ty, chuyển nhượng cổ phần từ người đó, khoản vay hay góp vốn hộ. Mỗi cách hiểu dẫn đến hậu quả pháp lý khác nhau.

Ghi nội dung chuyển khoản quá chung. Nội dung “chuyển tiền”, “góp vốn”, “đầu tư” có thể chưa đủ rõ. Nên ghi tên công ty, mục đích thanh toán cổ phần, số lượng cổ phần hoặc căn cứ thỏa thuận. Với giao dịch lớn, nên có hợp đồng/thỏa thuận kèm theo.

Không lập biên bản góp vốn. Biên bản góp vốn không thay thế nghĩa vụ thanh toán, nhưng là chứng cứ quan trọng để xác nhận ai góp, góp bao nhiêu, góp vào ngày nào, bằng hình thức nào và công ty ghi nhận ra sao.

Không cấp giấy chứng nhận sở hữu cổ phần hoặc tài liệu xác nhận. Cổ phiếu/giấy chứng nhận cổ phần không phải lúc nào cũng được phát hành dưới dạng giấy như nhiều người tưởng, nhưng công ty vẫn cần có cơ chế xác nhận quyền sở hữu và sổ đăng ký cổ đông rõ ràng.

Vốn điều lệ đăng ký cao hơn vốn thực góp. Nhiều công ty đăng ký vốn lớn để tạo uy tín, sau đó cổ đông không góp đủ nhưng không sửa vốn. Khi phát sinh nghĩa vụ tài chính, gọi vốn, chuyển nhượng, giải thể hoặc tranh chấp cổ đông, lỗi này quay lại rất đau.

Cổ đông góp thiếu hoặc góp chậm có bị mất quyền không?

Có thể bị ảnh hưởng trực tiếp. Với phần cổ phần chưa thanh toán đúng hạn, cổ đông không có quyền như đã thanh toán đủ. Nếu chưa thanh toán toàn bộ số cổ phần đã đăng ký mua, người đó có thể không còn là cổ đông đối với phần chưa thanh toán. Nếu chỉ thanh toán một phần, quyền cổ đông được xác định theo số cổ phần đã thanh toán.

Điểm người góp vốn thường lo nhất là “tôi đã thỏa thuận miệng với các cổ đông khác rồi, có được giữ suất không?”. Thỏa thuận miệng rất yếu. Nếu muốn giữ quyền mua hoặc gia hạn thanh toán, cần xem điều lệ, hợp đồng đăng ký mua cổ phần, nghị quyết của công ty và khả năng xử lý phần cổ phần chưa bán. Không nên để quá hạn rồi mới làm giấy tờ hợp thức.

Với công ty, nếu muốn để cổ đông tiếp tục thanh toán sau hạn, cần đánh giá rủi ro về tính hợp lệ của việc ghi nhận, nghĩa vụ điều chỉnh vốn và quyền của các cổ đông khác. Một quyết định dễ dãi ở giai đoạn đầu có thể làm hỏng tính hợp lệ của danh sách cổ đông về sau.

Cổ đông là công ty góp vốn thì nên thanh toán thế nào?

Nếu cổ đông là công ty, nên ưu tiên thanh toán qua ngân hàng từ tài khoản của công ty góp vốn sang tài khoản của công ty nhận vốn. Chứng từ cần thể hiện rõ bên chuyển, bên nhận, số tiền, ngày chuyển và nội dung thanh toán cổ phần/góp vốn. Tránh rút tiền mặt rồi nộp lại vì sẽ gây khó cho kế toán, kiểm toán, thuế và chứng minh nguồn tiền.

Nếu công ty cử cá nhân nộp hộ, cần có ủy quyền, chứng từ nội bộ và chứng từ hoàn ứng/ghi nhận phù hợp. Tuy nhiên, cách này không nên dùng cho giao dịch góp vốn lớn vì dễ phát sinh câu hỏi: tiền là của cá nhân hay của công ty, cá nhân có quyền nộp thay không, công ty nhận vốn ghi nhận ai là cổ đông?

Với trường hợp doanh nghiệp mua cổ phần của công ty khác, chuyển nhượng cổ phần hoặc góp vốn vào công ty mới, hồ sơ nên có nghị quyết/quyết định nội bộ của bên góp vốn, hợp đồng hoặc thỏa thuận đầu tư, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và tài liệu ghi nhận quyền sở hữu cổ phần. Đây cũng là bộ chứng từ cần thiết khi quyết toán thuế hoặc kiểm toán.

Hồ sơ nên có để chứng minh đã thanh toán cổ phần

• Điều lệ công ty và hợp đồng/thỏa thuận đăng ký mua cổ phần nếu có.
• Danh sách cổ đông sáng lập hoặc danh sách người đăng ký mua cổ phần.
• Phiếu thu, sao kê chuyển khoản, ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
• Biên bản góp vốn hoặc văn bản xác nhận công ty đã nhận tiền thanh toán cổ phần.
• Sổ đăng ký cổ đông hoặc trích lục/xác nhận thông tin cổ đông.
• Nghị quyết, biên bản họp về phát hành thêm cổ phần, bán cổ phần chưa thanh toán hoặc điều chỉnh vốn điều lệ nếu có.
• Hồ sơ đăng ký thay đổi vốn điều lệ/cổ đông sáng lập trong trường hợp phải điều chỉnh.

Nếu bạn chưa phân biệt rõ cổ phần, cổ phiếu, cổ tức và tư cách cổ đông, nên đọc bài cổ phần, cổ phiếu, cổ tức, cổ đông khác nhau thế nào. Nhiều tranh chấp bắt đầu chỉ vì người góp tiền nghĩ mình đã là cổ đông, còn công ty lại coi đó là khoản đặt cọc hoặc khoản vay.

Công ty cần làm gì nếu đã quá hạn 90 ngày?

Bước 1: Chốt số tiền thực nhận. Lập bảng từng cổ đông đã đăng ký mua bao nhiêu cổ phần, đã thanh toán bao nhiêu, thanh toán ngày nào, chứng từ nào, còn thiếu bao nhiêu.

Bước 2: Xác định phần cổ phần chưa thanh toán. Phần này thường được coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị có thể xử lý theo thẩm quyền, nhưng cần đọc điều lệ và hồ sơ nội bộ để làm đúng.

Bước 3: Kiểm tra nghĩa vụ đăng ký điều chỉnh vốn. Nếu hết thời hạn mà không bán được phần cổ phần chưa thanh toán cho người khác, công ty cần xem xét đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ tương ứng với số cổ phần đã thanh toán thực tế.

Bước 4: Cập nhật sổ cổ đông. Sổ đăng ký cổ đông phải phản ánh đúng số cổ phần đã thanh toán, loại cổ phần và thông tin cổ đông. Nếu sổ cổ đông không khớp hồ sơ vốn, tranh chấp sẽ đến rất nhanh khi chia cổ tức hoặc họp Đại hội đồng cổ đông.

Bước 5: Ghi nhận trách nhiệm người quản lý. Nếu người quản lý không xử lý đúng nghĩa vụ đăng ký thay đổi hoặc để hồ sơ sai kéo dài, công ty nên rà trách nhiệm nội bộ để tránh rủi ro về sau.

Khi nào nên dùng dịch vụ luật sư?

Nên hỏi luật sư nếu số tiền góp vốn lớn, có cổ đông là doanh nghiệp, có người nước ngoài, tiền đã đi qua tài khoản cá nhân, có cổ đông chưa góp đủ sau 90 ngày, công ty đang chuẩn bị họp Đại hội đồng cổ đông, có tranh chấp về danh sách cổ đông hoặc đang muốn chuyển nhượng cổ phần. Đây là các tình huống chỉ sửa chứng từ đơn lẻ thường không đủ.

Với công ty mới thành lập, LegalZone thường khuyến nghị thiết kế quy trình góp vốn ngay từ đầu: tài khoản nhận vốn, mẫu nội dung chuyển khoản, biên bản góp vốn, sổ cổ đông, thời hạn theo dõi 90 ngày và phương án xử lý cổ đông chưa góp đủ. Quy trình này nhỏ, nhưng giúp tránh rất nhiều tranh chấp sau này.

Với công ty đã hoạt động, cần rà lại theo hồ sơ thực tế. Có trường hợp phải lập văn bản xác nhận; có trường hợp cần sửa sổ cổ đông; có trường hợp cần điều chỉnh vốn điều lệ; có trường hợp bản chất không phải góp vốn mà là chuyển nhượng cổ phần hoặc khoản vay. Nếu nhầm bản chất, hồ sơ sửa sau này sẽ càng rối.

Câu hỏi thường gặp

Cá nhân nộp tiền mặt mua cổ phần có vô hiệu không?

Không nên kết luận vô hiệu chỉ vì cá nhân nộp tiền mặt. Vấn đề cần kiểm tra là chứng từ có chứng minh đúng mục đích thanh toán cổ phần không, tiền có vào công ty không, có trong thời hạn không và công ty đã ghi nhận trong sổ cổ đông chưa. Dù vậy, chuyển khoản vẫn là cách an toàn hơn.

Doanh nghiệp góp vốn bằng tiền mặt có nên chấp nhận không?

Không nên. Nếu bên góp vốn là doanh nghiệp, nên yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt và chuẩn bị quyết định nội bộ, hợp đồng/thỏa thuận, chứng từ ngân hàng. Cách làm này giúp giảm rủi ro kế toán, thuế và tranh chấp nguồn tiền.

Quá 90 ngày mới góp đủ thì công ty có được giữ nguyên vốn điều lệ không?

Không nên giữ nguyên một cách máy móc. Công ty cần kiểm tra phần cổ phần đã thanh toán, phần chưa thanh toán, khả năng bán cổ phần chưa thanh toán cho người khác và nghĩa vụ đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ/cổ đông sáng lập nếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh.

Đã góp tiền nhưng không được ghi tên trong sổ cổ đông thì làm gì?

Nên gửi yêu cầu bằng văn bản, kèm chứng từ thanh toán, đề nghị công ty xác nhận tư cách cổ đông và cập nhật sổ đăng ký cổ đông. Nếu công ty không phản hồi hoặc từ chối, cần bảo lưu quyền và cân nhắc hướng xử lý tranh chấp.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Rà chứng từ góp vốn, chuyển khoản, phiếu thu và biên bản góp vốn.
• Kiểm tra tư cách cổ đông, sổ cổ đông và quyền dự họp/biểu quyết/cổ tức.
• Soạn văn bản yêu cầu ghi nhận cổ đông hoặc yêu cầu cung cấp sổ đăng ký cổ đông.
• Tư vấn điều chỉnh vốn điều lệ khi cổ đông chưa góp đủ sau thời hạn.
• Rà tranh chấp chuyển nhượng/góp vốn và chuẩn bị hồ sơ thương lượng hoặc khởi kiện nếu cần.

Nếu tranh chấp liên quan đến việc chuyển nhượng phần vốn/cổ phần, bạn có thể xem thêm bài tranh chấp chuyển nhượng vốn góp để hiểu cách LegalZone nhìn hồ sơ giao dịch. Với doanh nghiệp cần kiểm soát pháp lý nội bộ thường xuyên, xem thêm tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp.