Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp: chọn đúng trước khi nộp

Rất nhiều hồ sơ thành lập công ty không bị trả vì thiếu “mẫu giấy”. Hồ sơ bị trả vì chọn sai mẫu cho loại hình doanh nghiệp, điền tên công ty chưa đạt, ngành nghề không khớp, vốn điều lệ không hợp lý, người ký hồ sơ sai thẩm quyền, thiếu thông tin chủ sở hữu hưởng lợi hoặc thông tin cá nhân/tổ chức không đồng bộ.

Vì vậy, khi tìm “mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp”, điều quan trọng không phải là tải được một file Word bất kỳ. Việc cần làm là chọn đúng mẫu theo loại hình công ty, điền đúng các trường có rủi ro và kiểm tra bộ hồ sơ đi kèm trước khi bấm nộp. Nếu dùng mẫu cũ hoặc điền theo hướng dẫn cũ, hồ sơ có thể bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung ngay từ vòng đầu.

Không có một mẫu giấy đề nghị dùng chung cho mọi công ty

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp là văn bản trung tâm trong bộ hồ sơ thành lập công ty. Nhưng mỗi loại hình doanh nghiệp có mẫu riêng. Nếu bạn mở công ty cổ phần mà dùng mẫu công ty TNHH, hoặc mở công ty TNHH một thành viên nhưng điền theo mẫu hai thành viên trở lên, hồ sơ gần như chắc chắn phải sửa.

Theo hệ biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp đang áp dụng, nhóm mẫu giấy đề nghị thành lập doanh nghiệp thường được phân theo loại hình như sau:

Nếu chưa chắc nên chọn loại hình nào, đừng vội tải mẫu. Việc chọn sai loại hình có thể làm bạn mất thời gian sửa lại điều lệ, người đại diện, cách góp vốn, cơ cấu quản lý và cách gọi vốn về sau. Với nhóm sáng lập có từ hai người trở lên, cần cân nhắc kỹ giữa công ty TNHH hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.

Căn cứ hiện hành cần kiểm tra trước khi điền mẫu

Khi chuẩn bị hồ sơ hiện nay, cần đối chiếu theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và Thông tư 68/2025/TT-BTC về biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hộ kinh doanh. Đây là lý do các bài hướng dẫn cũ theo mẫu trước đây không nên dùng nguyên xi.

Điểm thay đổi người tự nộp hay bỏ sót là thông tin chủ sở hữu hưởng lợi, thông tin định danh, người ký hồ sơ, hồ sơ qua mạng và cách phân nhóm thủ tục. Nếu chỉ copy mẫu cũ rồi sửa tên công ty, bạn có thể không điền đủ các trường mà hệ thống hoặc cơ quan đăng ký kinh doanh đang yêu cầu.

LegalZone không khuyến nghị người dùng chỉ “tải mẫu rồi tự đoán”. Mẫu giấy đề nghị là một phần của bộ hồ sơ. Muốn nộp trơn, bạn cần so mẫu với điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý của người góp vốn, thông tin trụ sở, ngành nghề và thông tin người đại diện.

Các phần dễ điền sai trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

1. Tên công ty

Tên công ty cần kiểm tra cả tên tiếng Việt, tên tiếng nước ngoài nếu có và tên viết tắt. Người nộp hồ sơ thường chỉ kiểm tra xem tên có “hay” không, nhưng cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra khả năng trùng, gây nhầm lẫn, dùng từ ngữ không phù hợp hoặc vi phạm tên cơ quan, tổ chức.

Nếu tên công ty gắn với ngành nghề có điều kiện hoặc từ khóa dễ gây hiểu nhầm như “quốc gia”, “tập đoàn”, “ngân hàng”, “bảo hiểm”, “luật”, “chứng khoán”, “đại học”, “bệnh viện”, cần rà kỹ hơn. Một tên công ty bị trả có thể kéo theo phải sửa logo, email, tên miền, hợp đồng đặt chỗ hoặc tài liệu marketing đã chuẩn bị.

2. Địa chỉ trụ sở

Địa chỉ trụ sở cần ghi rõ số nhà, ngõ/ngách, đường/phố, phường/xã, tỉnh/thành phố theo địa giới hành chính đang áp dụng. Không nên dùng địa chỉ chung chung hoặc địa chỉ không có quyền sử dụng. Nếu đặt trụ sở tại căn hộ chung cư, cần kiểm tra chức năng sử dụng của căn hộ/tòa nhà.

Địa chỉ sai không chỉ làm hồ sơ bị trả. Sau khi thành lập, địa chỉ còn liên quan đến thuế, hóa đơn, ngân hàng, biển hiệu, giấy phép con và việc nhận thông báo của cơ quan nhà nước.

3. Ngành, nghề kinh doanh

Ngành nghề không nên ghi theo cách quảng cáo. Cần chọn mã ngành phù hợp và mô tả đúng hoạt động dự kiến. Nếu có ngành nghề có điều kiện, công ty có thể được đăng ký ngành nhưng chưa được kinh doanh thực tế cho đến khi đáp ứng điều kiện hoặc có giấy phép con tương ứng.

Ví dụ, tư vấn doanh nghiệp, thương mại điện tử, giáo dục, môi trường, thực phẩm, y tế, lao động, du lịch, bất động sản, tài chính, kế toán, kiểm toán, bảo vệ, vận tải đều có thể kéo theo điều kiện riêng. Nếu chỉ ghi ngành cho rộng mà không hiểu điều kiện, công ty dễ gặp rủi ro khi quảng cáo hoặc ký hợp đồng.

4. Vốn điều lệ

Vốn điều lệ không nên chọn chỉ để “trông cho uy tín”. Vốn cần phù hợp với năng lực góp vốn, ngành nghề, hợp đồng dự kiến, trách nhiệm của chủ sở hữu/thành viên/cổ đông và yêu cầu của giấy phép con nếu có. Đăng ký vốn quá cao nhưng không góp đủ có thể tạo rủi ro pháp lý và kế toán sau này.

Nếu là công ty cổ phần, cần phân biệt vốn điều lệ, cổ phần, mệnh giá, số cổ phần đăng ký mua và thời hạn thanh toán. Bạn có thể tham khảo thêm bài góp vốn công ty cổ phần bằng tiền mặt để tránh lỗi chứng từ khi thanh toán cổ phần.

5. Người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là người ký, đại diện công ty trong nhiều giao dịch quan trọng. Không nên chọn chỉ vì “ai rảnh thì đứng tên”. Cần kiểm tra người đó có đang bị hạn chế quản lý doanh nghiệp không, có phù hợp với vai trò vận hành không, có thể ký hợp đồng, làm việc với ngân hàng, thuế, đối tác và chịu trách nhiệm khi phát sinh tranh chấp không.

Nếu công ty có nhiều người đại diện, điều lệ phải phân định thẩm quyền rõ. Nếu không, sau này việc ký hợp đồng, vay vốn, mở tài khoản, thay đổi đăng ký doanh nghiệp hoặc giải quyết tranh chấp nội bộ sẽ phức tạp hơn.

6. Chủ sở hữu hưởng lợi

Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi là phần nhiều hồ sơ mới dễ bị lúng túng, nhất là khi có tổ chức góp vốn, sở hữu gián tiếp, cổ đông/thành viên đứng tên hộ, hoặc nhóm nhà đầu tư có thỏa thuận kiểm soát. Không nên điền qua loa chỉ để nộp cho xong.

Nếu cơ cấu sở hữu phức tạp, cần vẽ sơ đồ sở hữu trước khi điền mẫu. Việc khai sai hoặc thiếu có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu giải trình, và về sau còn ảnh hưởng đến ngân hàng, thuế, phòng chống rửa tiền, kiểm toán hoặc giao dịch với đối tác lớn.

Bộ hồ sơ thành lập công ty không chỉ có giấy đề nghị

Tùy loại hình doanh nghiệp, bộ hồ sơ thành lập thường có thêm điều lệ, danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập, giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn, văn bản ủy quyền cho người nộp hồ sơ, giấy tờ của tổ chức góp vốn, quyết định cử người đại diện phần vốn góp và các tài liệu khác nếu có yếu tố nước ngoài hoặc ngành nghề đặc thù.

Người tự làm hồ sơ hay mắc lỗi “mẫu giấy đề nghị một kiểu, điều lệ một kiểu”. Ví dụ giấy đề nghị ghi một người đại diện, điều lệ lại giao quyền cho người khác; giấy đề nghị ghi vốn một số, danh sách thành viên ghi tỷ lệ không khớp; ngành nghề trong giấy đề nghị không khớp kế hoạch kinh doanh; hoặc địa chỉ trong giấy đề nghị khác hợp đồng thuê trụ sở.

Trước khi nộp, nên mở cả bộ hồ sơ cạnh nhau và kiểm tra lại từng dữ liệu: tên công ty, mã số giấy tờ, ngày cấp, địa chỉ thường trú/liên hệ, tỷ lệ vốn, chức danh, số điện thoại, email, ngành nghề, người ký và file đính kèm. Một lỗi đánh máy trong số giấy tờ hoặc tên phường/xã cũng đủ làm hồ sơ bị trả.

Checklist trước khi bấm nộp online

• Đã chọn đúng mẫu theo loại hình doanh nghiệp: doanh nghiệp tư nhân, TNHH một thành viên, TNHH hai thành viên trở lên, cổ phần hoặc hợp danh.
• Tên công ty đã kiểm tra trùng/gây nhầm lẫn và phù hợp ngành nghề dự kiến.
• Địa chỉ trụ sở rõ ràng, có quyền sử dụng và phù hợp mục đích đặt trụ sở.
• Ngành nghề đã chọn đúng mã, đúng mô tả và đã rà ngành nghề có điều kiện.
• Vốn điều lệ phù hợp năng lực góp vốn, ngành nghề và trách nhiệm của người góp vốn.
• Người đại diện theo pháp luật đúng thông tin, đúng chức danh và phù hợp điều lệ.
• Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi đã rà theo cơ cấu sở hữu trực tiếp/gián tiếp.
• Điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông và giấy đề nghị khớp nhau.
• File scan rõ, đúng định dạng, đúng tên, không thiếu chữ ký hoặc trang quan trọng.
• Người nộp hồ sơ có tài khoản, chữ ký/ủy quyền và thông tin liên hệ nhận phản hồi.

Những tình huống nên hỏi trước khi tự nộp

Có từ hai người góp vốn trở lên. Nên làm rõ loại hình, tỷ lệ vốn, quyền quản lý, quyền chuyển nhượng, cách chia lợi nhuận và cơ chế xử lý khi một người không góp đủ.

Có tổ chức góp vốn. Cần hồ sơ pháp lý của tổ chức, quyết định góp vốn, người đại diện phần vốn góp và thông tin chủ sở hữu hưởng lợi. Nếu tổ chức ở nước ngoài hoặc có vốn nước ngoài, cần rà thêm điều kiện đầu tư.

Đặt trụ sở tại địa chỉ đi thuê. Cần kiểm tra hợp đồng thuê, chức năng địa điểm, quyền cho thuê lại nếu thuê qua bên trung gian và khả năng nhận thư/tài liệu của cơ quan nhà nước.

Ngành nghề có điều kiện. Thành lập công ty chưa đồng nghĩa được kinh doanh ngay. Một số ngành cần chứng chỉ, vốn pháp định, giấy phép con, địa điểm đủ điều kiện hoặc nhân sự chuyên môn.

Dự kiến gọi vốn hoặc chuyển nhượng sớm. Nên thiết kế điều lệ và cơ cấu vốn ngay từ đầu, tránh thành lập xong lại phải sửa nhiều lần. Với công ty cổ phần, nên đọc thêm bài cổ phần, cổ phiếu, cổ tức, cổ đông khác nhau thế nào để tránh nhầm khái niệm.

Nên tự làm hay thuê dịch vụ thành lập công ty?

Nếu công ty rất đơn giản, một chủ sở hữu, ngành nghề phổ thông, địa chỉ rõ ràng và bạn đã quen hệ thống nộp hồ sơ, có thể tự làm. Nhưng nếu hồ sơ có từ hai người góp vốn trở lên, có nhà đầu tư nước ngoài, ngành nghề có điều kiện, vốn lớn, cần mở tài khoản/ngân hàng/hóa đơn nhanh hoặc không chắc về người đại diện, thuê dịch vụ từ đầu thường tiết kiệm hơn sửa sai sau này.

Chi phí lớn nhất không phải phí nộp hồ sơ. Chi phí lớn nhất là thời gian bị trả đi trả lại, tên công ty phải sửa, hợp đồng thuê trụ sở không dùng được, ngành nghề ghi sai, hồ sơ ngân hàng bị vướng hoặc tranh chấp giữa các thành viên do điều lệ sơ sài.

Dịch vụ tốt không chỉ “nộp hộ”. Dịch vụ tốt phải hỏi đúng câu hỏi trước khi soạn hồ sơ: ai góp vốn, góp bao nhiêu, góp lúc nào, ai quản lý, công ty làm gì, có cần giấy phép con không, có dùng nhà thuê không, có gọi vốn không, có ai đứng tên thay không, và sau khi thành lập cần làm gì tiếp.

Quy trình LegalZone thường làm với hồ sơ thành lập công ty

Bước 1: Lấy thông tin nền. Tên công ty dự kiến, loại hình, địa chỉ, ngành nghề, vốn, người góp vốn, người đại diện và kế hoạch kinh doanh trong 6-12 tháng đầu.

Bước 2: Rà rủi ro trước khi soạn. Kiểm tra tên công ty, địa chỉ, ngành nghề có điều kiện, vốn, chủ sở hữu hưởng lợi, yếu tố nước ngoài và cơ cấu quản trị.

Bước 3: Soạn bộ hồ sơ đồng bộ. Giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ ủy quyền và các tài liệu kèm theo phải khớp nhau.

Bước 4: Nộp và theo dõi phản hồi. Nếu có thông báo sửa đổi, bổ sung, cần đọc đúng lý do bị trả để sửa tận gốc, không chỉ sửa một dòng rồi nộp lại.

Bước 5: Checklist sau thành lập. Sau khi có đăng ký doanh nghiệp, cần xử lý thuế ban đầu, chữ ký số, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, góp vốn, biển hiệu, hợp đồng lao động, giấy phép con nếu có và hồ sơ nội bộ.

Câu hỏi thường gặp

Mẫu giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp có phải mẫu duy nhất trong hồ sơ không?

Không. Đây là văn bản trung tâm nhưng thường phải đi kèm điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ pháp lý, văn bản ủy quyền và tài liệu liên quan tùy loại hình doanh nghiệp.

Có nên dùng mẫu tải từ bài cũ nhiều năm trước không?

Không nên. Mẫu và yêu cầu kê khai đã thay đổi theo hệ văn bản hiện hành. Dùng mẫu cũ có thể thiếu trường, sai cách trình bày hoặc không phù hợp với hồ sơ nộp online.

Không biết chọn công ty TNHH hay công ty cổ phần thì làm sao?

Nên xác định số người góp vốn, nhu cầu gọi vốn, cách quản trị, kế hoạch chuyển nhượng, trách nhiệm của từng người và chi phí vận hành. Nếu còn phân vân, nên hỏi trước khi soạn hồ sơ vì đổi loại hình sau này mất thêm thời gian.

LegalZone cần thông tin gì để kiểm tra mẫu?

Bạn gửi tên công ty dự kiến, địa chỉ, ngành nghề, vốn, thông tin người góp vốn, người đại diện và ảnh/file bản nháp nếu đã điền. LegalZone sẽ chỉ ra mẫu đang dùng có đúng không và phần nào dễ bị trả hồ sơ.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Chọn đúng mẫu giấy đề nghị theo loại hình doanh nghiệp.
• Rà tên công ty, địa chỉ trụ sở, ngành nghề, vốn điều lệ và người đại diện.
• Soạn điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông và hồ sơ ủy quyền.
• Kiểm tra thông tin chủ sở hữu hưởng lợi và cơ cấu góp vốn.
• Nộp hồ sơ, theo dõi phản hồi và hướng dẫn checklist sau thành lập.