Gia hạn quyền sử dụng đất năm 2026: Mẫu số 04, hồ sơ và hạn 06 tháng

Gia hạn quyền sử dụng đất năm 2026 cần xử lý sớm, nhất là với đất thuê, đất dự án, đất sản xuất kinh doanh hoặc thửa đất có thời hạn ghi rõ trên Giấy chứng nhận. Điểm dễ nhầm nhất là không phải cứ đất sắp hết hạn là nộp đơn bất kỳ lúc nào cũng được. Luật Đất đai yêu cầu người có nhu cầu gia hạn phải nộp hồ sơ trong năm cuối của thời hạn sử dụng đất và chậm nhất là 06 tháng trước khi hết hạn, trừ trường hợp bất khả kháng.

Bài này chỉ tập trung vào Mẫu số 04 Đơn đề nghị gia hạn sử dụng đất, bộ giấy tờ phải nộp kèm, cách kiểm thông tin trước khi điền đơn và các lỗi làm hồ sơ bị trả. Phần trình tự thủ tục tổng quát đã có bài riêng, vì vậy nội dung dưới đây được viết để người đang cầm Sổ đỏ, quyết định giao đất, quyết định thuê đất hoặc hồ sơ dự án biết ngay mình cần chuẩn bị gì.

Kết luận nhanh

Nếu đất của bạn là đất sử dụng ổn định lâu dài, ví dụ đất ở, thông thường không đặt vấn đề gia hạn. Nếu là đất có thời hạn, trước hết phải xem thời hạn trên Giấy chứng nhận hoặc quyết định giao đất/cho thuê đất. Khi thuộc trường hợp phải gia hạn, hồ sơ hiện nay dùng Mẫu số 04 Đơn đề nghị gia hạn sử dụng đất trong Nghị định 151/2025/NĐ-CP, nộp 01 bộ hồ sơ tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả ở địa phương.

Điều quan trọng nhất là mốc thời gian. Theo Điều 172 Luật Đất đai trong thư viện LegalZone, việc gia hạn được thực hiện trong năm cuối của thời hạn sử dụng đất; người sử dụng đất có nhu cầu phải nộp hồ sơ chậm nhất là 06 tháng trước khi hết thời hạn. Quá hạn nộp hồ sơ thì không được gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng.

Tình huống	Có cần Mẫu số 04?	Điểm phải kiểm
Đất ở, đất sử dụng ổn định lâu dài	Thường không	Kiểm mục thời hạn sử dụng đất trên Sổ đỏ và loại đất theo Điều 171 Luật Đất đai.
Cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp trong hạn mức được giao/công nhận	Thường không	Khi hết hạn 50 năm được tiếp tục sử dụng theo thời hạn luật định, không phải làm thủ tục gia hạn.
Cá nhân thuê đất nông nghiệp của Nhà nước	Có thể có	Kiểm hợp đồng thuê, quyết định thuê đất, thời hạn thuê và nhu cầu tiếp tục thuê.
Đất dự án đầu tư, đất sản xuất kinh doanh, thương mại dịch vụ có thời hạn	Thường có	Kiểm thời hạn dự án, tiến độ, nghĩa vụ tài chính, quy hoạch và tình trạng vi phạm đất đai.
Đất đã hết hạn nhưng đã nộp hồ sơ đúng thời điểm, chưa có quyết định	Cần kiểm hồ sơ	Có thể liên quan trường hợp bất khả kháng theo Nghị định 49/2026/NĐ-CP.

Ai cần làm đơn gia hạn quyền sử dụng đất?

Không nên nhìn mỗi tên bài hoặc lời môi giới để kết luận. Cần đọc Giấy chứng nhận và quyết định giao đất/cho thuê đất. Nếu đất ghi thời hạn ổn định lâu dài, bài này chỉ có giá trị kiểm tra. Nếu đất ghi thời hạn cụ thể, ví dụ đến một ngày, tháng, năm nhất định, bạn cần xác định đất thuộc nhóm nào để biết có được tiếp tục sử dụng không, có phải xin gia hạn không và nộp trước thời điểm nào.

Nhóm thường phải chuẩn bị hồ sơ gia hạn gồm cá nhân, tổ chức đang thuê đất nông nghiệp; tổ chức kinh tế sử dụng đất để thực hiện dự án đầu tư; người sử dụng đất thương mại dịch vụ, sản xuất kinh doanh phi nông nghiệp có thời hạn; tổ chức nước ngoài có chức năng ngoại giao thuê đất xây dựng trụ sở làm việc. Với đất dự án, ngoài đất đai còn phải kiểm văn bản về thời hạn hoạt động của dự án đầu tư.

Nếu chưa chắc thửa đất là đất ở, đất nông nghiệp, đất thương mại dịch vụ hay đất sản xuất kinh doanh, nên xem thêm bài cách xác định loại đất năm 2026. Xác định sai loại đất sẽ dẫn đến điền sai mục đích sử dụng, sai thời hạn đề nghị và chuẩn bị thiếu giấy tờ.

Mốc 06 tháng: đừng đợi gần hết hạn mới nộp

Điều 172 Luật Đất đai đặt ra hai mốc. Một là việc gia hạn được thực hiện trong năm cuối của thời hạn sử dụng đất. Hai là người có nhu cầu gia hạn phải nộp hồ sơ chậm nhất 06 tháng trước khi hết thời hạn. Đây là mốc rất thực tế: nếu Sổ đỏ hoặc quyết định thuê đất hết hạn ngày 31/12/2026, bạn không nên đợi cuối năm 2026 mới chuẩn bị hồ sơ.

Nộp muộn có thể làm mất cơ hội gia hạn. Luật quy định quá thời hạn phải nộp hồ sơ mà không nộp thì không được gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng. Nghị định 49/2026/NĐ-CP trong thư viện LegalZone bổ sung trường hợp bất khả kháng liên quan việc người sử dụng đất đã nộp hồ sơ xin gia hạn theo quy định nhưng hết thời hạn sử dụng đất mà chưa có quyết định gia hạn hoặc chưa có quyết định thu hồi đất. Vì vậy, chứng cứ về ngày nộp hồ sơ, phiếu tiếp nhận và giấy hẹn rất quan trọng.

Mẫu số 04 Đơn đề nghị gia hạn sử dụng đất gồm những gì?

Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP là biểu mẫu dùng cho trường hợp đề nghị gia hạn sử dụng đất khi hết thời hạn. Khi viết bài này, LegalZone đối chiếu trước từ thư viện văn bản của LegalZone, sau đó kiểm lại thông tin văn bản trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Mục trong Mẫu số 04	Cần ghi thế nào?	Lỗi thường gặp
Kính gửi	Ghi Chủ tịch UBND cấp có thẩm quyền theo hồ sơ đất và thủ tục địa phương.	Ghi theo thói quen cấp huyện cũ sau khi thẩm quyền đã phân định lại từ 01/7/2025.
Người đề nghị	Ghi đúng cá nhân, tổ chức, người đại diện, mã số doanh nghiệp hoặc giấy tờ nhân thân.	Người ký không phải chủ sử dụng đất, người đại diện hết hạn ủy quyền hoặc thiếu dấu của tổ chức.
Thông tin thửa đất/khu đất	Đối chiếu số thửa, tờ bản đồ, diện tích, mục đích, địa chỉ, số phát hành và số vào sổ Giấy chứng nhận.	Lấy thông tin từ bản photo cũ, sai địa chỉ hành chính sau sắp xếp, sai diện tích sau đo đạc.
Thời hạn sử dụng đất hiện tại	Ghi theo Giấy chứng nhận, quyết định giao đất/cho thuê đất hoặc hợp đồng thuê đất.	Ghi thời hạn mong muốn thay vì thời hạn đang có, hoặc không tách thời hạn dự án với thời hạn đất.
Thời gian đề nghị gia hạn	Nêu rõ đề nghị gia hạn đến ngày, tháng, năm nào và phù hợp giới hạn của Luật Đất đai.	Đề nghị thời hạn vượt trần 50 năm/70 năm hoặc không khớp văn bản chấp thuận dự án.
Lý do gia hạn	Trình bày nhu cầu tiếp tục sử dụng, tình trạng sử dụng đúng mục đích, dự án còn hoạt động, tài sản trên đất.	Viết chung chung, không giải thích tình trạng dự án, nghĩa vụ tài chính hoặc việc sử dụng đất hiện tại.
Giấy tờ nộp kèm	Liệt kê đúng giấy tờ kèm đơn: Sổ đỏ/quyết định giao đất/thuê đất/văn bản dự án và tài liệu bổ sung.	Nộp đơn nhưng thiếu giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc thiếu văn bản về thời hạn dự án.

Hồ sơ xin gia hạn quyền sử dụng đất năm 2026

Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, người sử dụng đất có nhu cầu gia hạn khi hết thời hạn nộp 01 bộ hồ sơ. Thành phần cốt lõi gồm Đơn đề nghị gia hạn sử dụng đất theo Mẫu số 04 và một trong các giấy tờ chứng minh quyền sử dụng đất hoặc căn cứ sử dụng đất.

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất hoặc Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất đã cấp.
• Quyết định giao đất, quyết định cho thuê đất hoặc quyết định cho phép chuyển mục đích sử dụng đất của cơ quan có thẩm quyền qua các thời kỳ.
• Văn bản của cơ quan có thẩm quyền cho phép gia hạn thời hạn hoạt động của dự án đầu tư hoặc văn bản thể hiện thời hạn hoạt động của dự án đầu tư, nếu đất dùng cho dự án.
• Giấy tờ pháp lý của người nộp hồ sơ: căn cước, đăng ký doanh nghiệp, giấy tờ đại diện, giấy ủy quyền nếu nộp thay.
• Tài liệu về việc đã thực hiện nghĩa vụ tài chính, nếu hồ sơ địa phương yêu cầu để đánh giá điều kiện gia hạn.

Với dự án đầu tư, hồ sơ thường cần rà sâu hơn. Nếu dự án chậm tiến độ, chưa hoàn thành nghĩa vụ tài chính, sử dụng đất sai mục đích, đang bị kiểm tra hoặc có nguy cơ thu hồi đất do vi phạm, việc chỉ điền Mẫu số 04 sẽ không đủ. Khi đó cần chuẩn bị giải trình, hồ sơ tiến độ, văn bản đầu tư và phương án xử lý tài chính trước khi nộp.

Nộp hồ sơ ở đâu?

Mẫu số 04 ghi nơi gửi là Chủ tịch UBND có thẩm quyền. Trên thực tế, người dân và doanh nghiệp nộp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả theo thủ tục hành chính đất đai của địa phương. Sau khi tiếp nhận, cơ quan chuyên môn về nông nghiệp và môi trường, Văn phòng đăng ký đất đai/chi nhánh và UBND cấp có thẩm quyền sẽ xử lý theo từng loại hồ sơ.

Từ ngày 01/7/2025, Nghị định 151/2025/NĐ-CP điều chỉnh mạnh thẩm quyền trong lĩnh vực đất đai theo mô hình chính quyền địa phương 02 cấp. Vì vậy, khi chuẩn bị đơn, không nên tự ghi theo mẫu cũ trước đây nếu địa phương đã công bố thủ tục mới. Điểm cần giữ là: nộp đúng nơi tiếp nhận, lấy phiếu tiếp nhận, giữ giấy hẹn và yêu cầu hướng dẫn bằng văn bản nếu hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Nếu cần xem toàn bộ trình tự xử lý sau khi nộp, đọc bài trình tự thủ tục, hồ sơ xin gia hạn quyền sử dụng đất. Bài hiện tại chỉ là bài mẫu đơn và checklist hồ sơ để tránh trùng nội dung.

7 lỗi làm hồ sơ gia hạn dễ bị trả

1. Nộp quá sát ngày hết hạn, không chứng minh được đã nộp chậm nhất 06 tháng trước khi hết thời hạn.
2. Không kiểm trường hợp của mình có thuộc đất được tiếp tục sử dụng mà không phải làm thủ tục gia hạn hay không.
3. Điền sai mục đích sử dụng đất, loại đất hoặc thời hạn sử dụng đất hiện tại.
4. Thiếu Giấy chứng nhận, quyết định giao đất/cho thuê đất/chuyển mục đích hoặc văn bản về thời hạn dự án.
5. Người ký đơn không đúng thẩm quyền: thiếu đại diện pháp luật, thiếu ủy quyền, thiếu chữ ký của chủ sử dụng đất.
6. Không xử lý nghĩa vụ tài chính còn tồn tại, tiền thuê đất, tiền sử dụng đất hoặc khoản nợ liên quan.
7. Đất đang bị kiểm tra vi phạm, sử dụng sai mục đích, bị tranh chấp, bị thu hồi hoặc dự án không còn phù hợp quy hoạch.

Nếu hồ sơ bị vướng nghĩa vụ tài chính, xem thêm bài ai phải nộp tiền sử dụng đất năm 2026. Nếu đang chuẩn bị mua đất có thời hạn, cần kiểm kỹ trước khi đặt cọc vì thời hạn sử dụng đất còn lại ảnh hưởng trực tiếp đến giá, vay ngân hàng và khả năng sang tên. Có thể đọc thêm bài chuyển nhượng quyền sử dụng đất năm 2026 và checklist xác nhận tình trạng bất động sản.

Checklist trước khi gửi hồ sơ cho LegalZone rà

Để luật sư kiểm nhanh, bạn nên gom hồ sơ theo thứ tự sau. Chỉ cần chụp rõ hoặc scan, ưu tiên ảnh đủ trang, đủ số vào sổ và dấu cơ quan.

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và trang bổ sung nếu có.
• Quyết định giao đất, cho thuê đất, chuyển mục đích sử dụng đất hoặc hợp đồng thuê đất.
• Văn bản về dự án đầu tư: chủ trương đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, quyết định điều chỉnh, văn bản gia hạn thời hạn dự án nếu có.
• Chứng từ nghĩa vụ tài chính: thông báo tiền sử dụng đất/tiền thuê đất, chứng từ nộp, văn bản miễn giảm hoặc ghi nợ.
• Thông tin hiện trạng: đất đang sử dụng làm gì, có tài sản trên đất không, có tranh chấp hoặc kiểm tra vi phạm không.
• Mốc thời gian hết hạn và ngày dự kiến nộp hồ sơ.
• Dự thảo Mẫu số 04 nếu bạn đã điền, để luật sư sửa trực tiếp các chỗ sai.

Căn cứ pháp lý dùng trong bài

• Văn bản hợp nhất Luật Đất đai trong thư viện LegalZone: Điều 171 về đất sử dụng ổn định lâu dài; Điều 172 về đất sử dụng có thời hạn và mốc nộp hồ sơ chậm nhất 06 tháng trước khi hết hạn.
• Nghị định 151/2025/NĐ-CP trên thư viện LegalZone: Mẫu số 04 Đơn đề nghị gia hạn sử dụng đất; hồ sơ gia hạn gồm đơn và giấy tờ chứng minh quyền/căn cứ sử dụng đất; áp dụng từ ngày 01/7/2025.
• Nghị định 49/2026/NĐ-CP trên thư viện LegalZone: bổ sung trường hợp bất khả kháng khi người sử dụng đất đã nộp hồ sơ gia hạn nhưng hết thời hạn sử dụng đất mà chưa có quyết định gia hạn hoặc thu hồi.
• Bài liên quan: trình tự thủ tục, hồ sơ xin gia hạn quyền sử dụng đất.

Câu hỏi thường gặp

Đất ở có phải gia hạn quyền sử dụng đất không?

Thông thường không. Đất ở thuộc nhóm đất sử dụng ổn định lâu dài theo Điều 171 Luật Đất đai. Tuy nhiên vẫn cần kiểm đúng mục đích sử dụng và thời hạn ghi trên Giấy chứng nhận, vì một thửa có thể có nhiều loại đất hoặc có phần đất không phải đất ở.

Cá nhân sản xuất nông nghiệp hết hạn 50 năm có phải nộp Mẫu số 04 không?

Nếu là cá nhân trực tiếp sản xuất nông nghiệp sử dụng các loại đất nông nghiệp trong hạn mức theo điểm a khoản 1 Điều 172 Luật Đất đai, khi hết thời hạn thì được tiếp tục sử dụng theo thời hạn luật định mà không phải làm thủ tục gia hạn. Cần kiểm xem trường hợp của bạn là đất được giao/công nhận hay đất thuê.

Nộp hồ sơ sau mốc 06 tháng có cứu được không?

Rất rủi ro. Luật quy định quá thời hạn phải nộp hồ sơ mà không nộp thì không được gia hạn, trừ trường hợp bất khả kháng. Nếu bạn đã nộp hồ sơ đúng thời điểm nhưng chưa có quyết định khi đất hết hạn, cần giữ phiếu tiếp nhận và giấy hẹn để chứng minh.

Có nên dùng mẫu đơn cũ tải trên mạng không?

Không nên dùng ngay nếu chưa kiểm. Từ 01/7/2025, khi làm thủ tục theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, bài này sử dụng Mẫu số 04 Đơn đề nghị gia hạn sử dụng đất. Các mẫu cũ trong hồ sơ, bài viết cũ hoặc file tải trên mạng cần được kiểm lại trước khi nộp.

Gia hạn quyền sử dụng đất có phải nộp tiền không?

Có thể có. Tùy hình thức sử dụng đất, loại đất, thời hạn gia hạn, nghĩa vụ tài chính trước đó và quyết định của cơ quan có thẩm quyền, người sử dụng đất có thể phải nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất, phí hoặc lệ phí liên quan.