Giám đốc công ty TNHH có cần ký hợp đồng lao động không?

Câu hỏi “Giám đốc công ty TNHH có cần ký hợp đồng lao động không?” nghe có vẻ đơn giản, nhưng thực tế thường kéo theo rất nhiều rủi ro: lương Giám đốc có được tính chi phí không, có phải đóng bảo hiểm không, ai có quyền chấm dứt, khi miễn nhiệm có phải bồi thường không, người đại diện theo pháp luật có tự ký hợp đồng với chính mình được không?

Điểm cần nhớ là một người có thể đồng thời có nhiều vai trò trong công ty: thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật, Giám đốc/Tổng giám đốc và người lao động. Mỗi vai trò có căn cứ phát sinh, hồ sơ và cách chấm dứt khác nhau. Nếu doanh nghiệp gộp tất cả vào một văn bản sơ sài, đến lúc tranh chấp hoặc quyết toán thuế mới thấy hồ sơ rất yếu.

Câu trả lời ngắn: không phải trường hợp nào cũng giống nhau

Nếu công ty thuê một người làm Giám đốc, người đó làm việc có trả lương, chịu sự điều hành, quản lý của công ty và thực hiện công việc theo thỏa thuận, quan hệ này có dấu hiệu của quan hệ lao động. Khi đó, doanh nghiệp nên có hợp đồng lao động hoặc bộ hồ sơ tương đương phù hợp với bản chất công việc, tiền lương, quyền và nghĩa vụ của hai bên.

Nếu Giám đốc là thành viên góp vốn kiêm người quản lý doanh nghiệp, không nhận lương theo quan hệ lao động mà nhận thù lao, tiền công quản lý, lợi nhuận hoặc khoản chi theo quyết định của Hội đồng thành viên, hồ sơ có thể không đi theo mẫu hợp đồng lao động thông thường. Khi đó, doanh nghiệp cần quyết định bổ nhiệm, nghị quyết/thỏa thuận về thù lao, quy chế tài chính và chứng từ chi trả rõ ràng.

Nếu Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật, vấn đề ký kết càng cần cẩn trọng. Không nên để một người tự ký một hợp đồng thiếu cơ chế phê duyệt, thiếu căn cứ từ Hội đồng thành viên hoặc điều lệ. Thay vào đó, cần xác định ai đại diện công ty phê duyệt điều kiện làm việc, mức lương/thù lao, quyền hạn và cách chấm dứt.

Phải tách 4 vai trò trước khi làm hồ sơ

Chỉ khi tách được bốn vai trò này, doanh nghiệp mới biết nên ký văn bản gì. Một người có thể vừa là thành viên góp vốn, vừa là người đại diện, vừa giữ chức Giám đốc, nhưng không phải mọi khoản chi cho người đó đều tự động là tiền lương theo hợp đồng lao động. Ngược lại, cũng không thể vì họ là thành viên góp vốn mà bỏ qua hoàn toàn hồ sơ lao động nếu họ đang làm việc như một người lao động được trả lương.

Khi nào nên có hợp đồng lao động với Giám đốc?

Trường hợp 1: thuê Giám đốc chuyên nghiệp từ bên ngoài. Đây là trường hợp nên có hợp đồng lao động hoặc hợp đồng quản lý được thiết kế rất rõ. Nếu người đó làm việc toàn thời gian, nhận lương hàng tháng, chịu đánh giá KPI, chịu nội quy và có quyền lợi như nhân sự cấp cao, hồ sơ lao động là lớp bảo vệ quan trọng cho cả công ty và người được thuê.

Trường hợp 2: thành viên góp vốn kiêm Giám đốc nhưng nhận lương điều hành. Công ty vẫn nên có văn bản ghi nhận công việc, mức lương/thù lao, quyền hạn, nghĩa vụ bảo mật, trách nhiệm báo cáo và cơ chế chấm dứt. Văn bản này có thể là hợp đồng lao động, hợp đồng quản lý hoặc quyết định kèm quy chế chi trả tùy bản chất quan hệ.

Trường hợp 3: Giám đốc không góp vốn nhưng là người đại diện theo pháp luật. Cần đặc biệt rõ ai đại diện công ty phê duyệt điều kiện làm việc và chi trả. Nếu để người đó tự quyết mọi thứ, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi phát sinh tranh chấp nội bộ hoặc cơ quan thuế/bảo hiểm yêu cầu giải trình.

Khi nào có thể không dùng hợp đồng lao động thông thường?

Nếu Giám đốc là thành viên góp vốn và chỉ nhận thù lao quản lý theo nghị quyết của Hội đồng thành viên, không làm việc theo quan hệ lao động thông thường, doanh nghiệp có thể không dùng mẫu hợp đồng lao động. Tuy nhiên, không dùng hợp đồng lao động không có nghĩa là không cần hồ sơ. Cần có quyết định bổ nhiệm, nghị quyết về thù lao, căn cứ chi trả, quy chế tài chính và chứng từ kế toán phù hợp.

Nếu công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật hoặc có Chủ tịch Hội đồng thành viên khác với Giám đốc, việc phê duyệt điều kiện làm việc và chi trả có thể rõ hơn. Nếu công ty chỉ có một người vừa là Chủ tịch, vừa là Giám đốc, vừa là người đại diện, cần thiết kế hồ sơ kỹ hơn để tránh tình trạng “tự ký, tự trả, tự miễn nhiệm”.

Các lỗi doanh nghiệp hay mắc

Lỗi 1: dùng một mẫu hợp đồng lao động phổ thông cho Giám đốc. Mẫu dành cho nhân viên thường không đủ điều khoản về quyền ký, giới hạn thẩm quyền, bảo mật, xung đột lợi ích, trách nhiệm báo cáo, bàn giao và chấm dứt chức danh quản lý.

Lỗi 2: trả lương đều hàng tháng nhưng không có căn cứ phê duyệt. Khi quyết toán thuế, bảo hiểm hoặc tranh chấp, doanh nghiệp cần chứng minh khoản chi có căn cứ. Nếu chỉ có sao kê chuyển tiền mà không có quyết định, hợp đồng, bảng lương hoặc nghị quyết, hồ sơ sẽ yếu.

Lỗi 3: miễn nhiệm Giám đốc nhưng quên xử lý hợp đồng lao động. Miễn nhiệm chức danh quản lý không luôn đồng nghĩa chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu người đó có hợp đồng lao động riêng, công ty phải xử lý căn cứ chấm dứt hoặc điều chuyển theo pháp luật lao động.

Lỗi 4: chấm dứt hợp đồng nhưng không thay đổi người đại diện. Nếu Giám đốc đồng thời là người đại diện theo pháp luật, công ty cần kiểm tra thủ tục thay đổi người đại diện. Nếu không, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp vẫn có thể ghi người cũ có quyền đại diện. Có thể đọc thêm bài một người đại diện theo pháp luật cho hai công ty để hiểu rõ hơn về trách nhiệm của người đại diện.

Lỗi 5: không có điều khoản bàn giao. Với Giám đốc, bàn giao không chỉ là laptop hay con dấu. Cần bàn giao chữ ký số, tài khoản ngân hàng, email quản trị, hợp đồng đang xử lý, dữ liệu khách hàng, hồ sơ thuế, con dấu, quyền truy cập phần mềm và danh sách nghĩa vụ đang treo.

Nên chuẩn bị bộ hồ sơ nào?

Tùy tình huống, LegalZone thường khuyến nghị doanh nghiệp chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm các tài liệu sau:

• Điều lệ công ty và quy định về thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm Giám đốc/Tổng giám đốc.
• Nghị quyết hoặc quyết định của Hội đồng thành viên về việc bổ nhiệm chức danh quản lý.
• Hợp đồng lao động, hợp đồng quản lý hoặc thỏa thuận thù lao tùy bản chất quan hệ.
• Mô tả quyền hạn, giới hạn thẩm quyền ký, trách nhiệm báo cáo và cơ chế phê duyệt giao dịch lớn.
• Bảng lương, chứng từ chi trả, hồ sơ thuế, hồ sơ bảo hiểm nếu có phát sinh nghĩa vụ.
• Cam kết bảo mật, không xung đột lợi ích, không cạnh tranh không lành mạnh và bàn giao dữ liệu.
• Quy trình miễn nhiệm, chấm dứt, bàn giao và thay đổi người đại diện theo pháp luật nếu cần.

Nếu doanh nghiệp chỉ thiếu một hợp đồng, có thể bổ sung tương đối nhanh. Nhưng nếu hồ sơ đang sai từ điều lệ, người đại diện, bảng lương và phân quyền ký, nên xử lý theo một lộ trình để tránh sửa chỗ này lại lộ lỗi chỗ khác.

Trường hợp Giám đốc bị truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc mất khả năng điều hành

Nếu Giám đốc bị khởi tố, tạm giam hoặc không thể điều hành, công ty cần xử lý đồng thời nhiều lớp: chức danh quản lý, hợp đồng lao động, người đại diện theo pháp luật, quyền ký ngân hàng và bàn giao tài sản/dữ liệu. Đây là nhóm tình huống không nên chỉ dùng một quyết định chấm dứt đơn giản.

LegalZone đã có bài riêng về tình huống này tại Giám đốc bị truy cứu trách nhiệm hình sự: công ty xử lý thế nào?. Nếu công ty đang ở trạng thái khẩn cấp, nên ưu tiên bảo toàn quyền ký, chữ ký số, tài khoản ngân hàng và hồ sơ khách hàng trước khi xử lý tranh chấp lao động.

Quy trình xử lý cho doanh nghiệp đang trả lương Giám đốc

Bước 1: Xác định người đó đang nhận tiền với tư cách gì. Tiền lương lao động, thù lao quản lý, lợi nhuận chia theo vốn góp, tiền tạm ứng hay khoản vay? Mỗi loại cần chứng từ khác nhau.

Bước 2: Kiểm tra điều lệ và thẩm quyền phê duyệt. Ai có quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm, quyết định lương/thù lao và ký văn bản với Giám đốc? Nếu điều lệ im lặng, cần xem nghị quyết Hội đồng thành viên và quy chế nội bộ.

Bước 3: Chọn đúng văn bản. Nếu có quan hệ lao động, dùng hợp đồng lao động phù hợp với vị trí quản lý. Nếu là quan hệ quản lý/thù lao, dùng quyết định bổ nhiệm, thỏa thuận quản lý và nghị quyết chi trả. Nếu có cả hai lớp, hồ sơ phải tách rõ.

Bước 4: Rà nghĩa vụ thuế và bảo hiểm. Không nên tự kết luận chỉ dựa trên tên văn bản. Cần nhìn bản chất khoản chi, cách trả, thời gian làm việc, quan hệ phụ thuộc và hồ sơ kế toán.

Bước 5: Chuẩn hóa hồ sơ cho tương lai. Sau khi sửa, công ty nên có mẫu quyết định bổ nhiệm, mẫu hợp đồng quản lý, mẫu bàn giao, quy chế lương/thù lao và checklist thay đổi người đại diện.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Rà điều lệ, quyết định bổ nhiệm và thẩm quyền ký với Giám đốc/Tổng giám đốc.
• Soạn hợp đồng lao động cấp quản lý, hợp đồng quản lý hoặc thỏa thuận thù lao phù hợp từng trường hợp.
• Kiểm tra hồ sơ lương, thuế, bảo hiểm và chứng từ chi trả cho Giám đốc.
• Tư vấn miễn nhiệm, chấm dứt, bàn giao và thay đổi người đại diện theo pháp luật.
• Thiết kế quy trình quản trị để tránh tranh chấp với thành viên góp vốn hoặc người quản lý thuê ngoài.

Nếu công ty đang mở rộng, thay đổi thành viên hoặc thuê Giám đốc chuyên nghiệp, nên xử lý hồ sơ quản trị cùng lúc với hồ sơ doanh nghiệp để tránh phải sửa sau.

Câu hỏi thường gặp

Giám đốc là thành viên góp vốn thì có bắt buộc ký hợp đồng lao động không?

Không thể trả lời máy móc. Nếu người đó làm việc và nhận lương trong quan hệ lao động, nên có hồ sơ lao động phù hợp. Nếu chỉ nhận thù lao quản lý hoặc lợi nhuận theo tư cách thành viên, hồ sơ có thể đi theo nghị quyết, quyết định bổ nhiệm và chứng từ chi trả.

Người đại diện theo pháp luật có tự ký hợp đồng lao động với mình được không?

Không nên làm theo cách tự ký thiếu phê duyệt. Cần căn cứ điều lệ, nghị quyết Hội đồng thành viên và người có thẩm quyền đại diện công ty trong giao dịch đó để tránh xung đột lợi ích.

Miễn nhiệm Giám đốc có chấm dứt luôn hợp đồng lao động không?

Không luôn luôn. Miễn nhiệm là xử lý chức danh quản lý; hợp đồng lao động, nếu có, cần xử lý theo căn cứ lao động riêng. Đây là điểm nhiều doanh nghiệp làm sai khi xảy ra mâu thuẫn nội bộ.