LegalZone
Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng: làm đúng để khỏi bị trả hồ sơ
Từ 01/07/2025, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần đối chiếu Nghị định 168/2025/NĐ-CP và biểu mẫu theo Thông tư 68/2025/TT-BTC. Khi nộp qua mạng, lỗi thường không nằm ở thao tác tải file mà ở nội dung hồ sơ: loại thủ tục chọn sai, biểu mẫu cũ, người ký không đúng thẩm quyền hoặc file scan không đủ trang.
Các bước nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng
| Bước | Việc cần làm | Lỗi hay gặp |
|---|---|---|
| 1. Chuẩn bị hồ sơ | Soạn giấy đề nghị, điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông nếu có, giấy tờ pháp lý và văn bản ủy quyền theo đúng biểu mẫu hiện hành. | Dùng mẫu cũ, thiếu chữ ký, thiếu giấy tờ pháp lý hoặc không kê khai chủ sở hữu hưởng lợi khi phải kê khai. |
| 2. Tạo/đăng nhập tài khoản | Vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đăng nhập tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc phương thức ký/nộp phù hợp. | Tài khoản không đúng người nộp/được ủy quyền, thông tin liên hệ không nhận được thông báo sửa đổi. |
| 3. Chọn đúng loại thủ tục | Chọn thành lập mới, thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi, cập nhật bổ sung hoặc thủ tục khác đúng nhu cầu. | Chọn thủ tục thay đổi trong khi chỉ cần thông báo, hoặc ngược lại. |
| 4. Kê khai và tải file | Kê khai dữ liệu trên hệ thống, tải bản scan/PDF rõ nét, đủ trang, đúng tên file, đúng nội dung hồ sơ. | File mờ, thiếu trang điều lệ, sai mã ngành, tên doanh nghiệp bị trùng/nhầm, địa chỉ không đầy đủ. |
| 5. Ký/nộp và theo dõi | Ký hoặc xác nhận nộp hồ sơ, nhận giấy biên nhận, theo dõi thông báo sửa đổi/bổ sung hoặc kết quả hợp lệ. | Không theo dõi email/tài khoản, quá hạn sửa đổi, sửa không đúng nội dung cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu. |
Hồ sơ nên chuẩn bị trước khi lên cổng
- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp hoặc biểu mẫu thay đổi/thông báo tương ứng theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
- Điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông sáng lập nếu loại hình yêu cầu.
- Giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn, người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền nộp hồ sơ.
- Nghị quyết/quyết định/biên bản họp nếu là hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.
- Thông tin chủ sở hữu hưởng lợi nếu thuộc trường hợp phải kê khai theo quy định mới.
Bị trả hồ sơ online thì sửa thế nào?
Không nên sửa theo cảm tính. Hãy đọc đúng từng ý trong thông báo yêu cầu sửa đổi/bổ sung: lỗi biểu mẫu, lỗi chữ ký, lỗi thẩm quyền, lỗi thông tin ngành nghề, lỗi địa chỉ, lỗi file đính kèm hay lỗi kê khai trên hệ thống. Sau đó sửa cả dữ liệu nhập trên cổng và file PDF đính kèm nếu hai phần đang không khớp.
Khi nào nên nhờ LegalZone rà hồ sơ trước khi nộp?
- Thành lập công ty có nhiều thành viên/cổ đông, nhà đầu tư nước ngoài hoặc ngành nghề có điều kiện.
- Thay đổi vốn, người đại diện, địa chỉ khác tỉnh, thành viên/cổ đông hoặc chủ sở hữu hưởng lợi.
- Hồ sơ đã bị trả nhiều lần nhưng thông báo sửa đổi không rõ cách xử lý.
- Cần đồng bộ sau khi có đăng ký doanh nghiệp: thuế, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, chữ ký số, hợp đồng nội bộ.
Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng ở đâu?
Doanh nghiệp nộp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Cần chọn đúng loại thủ tục, kê khai dữ liệu, tải file hồ sơ, ký/nộp và theo dõi thông báo xử lý.
Nộp online có cần nộp bản giấy không?
Tùy thủ tục, phương thức nộp và yêu cầu của cơ quan đăng ký kinh doanh. Cần theo dõi giấy biên nhận, thông báo hợp lệ/sửa đổi và hướng dẫn nhận kết quả trên hệ thống.
Hồ sơ online bị trả thì có phải nộp lại từ đầu không?
Không phải lúc nào cũng nộp lại từ đầu. Thường cần sửa đúng nội dung cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu, cập nhật lại dữ liệu/file đính kèm và gửi lại trong hồ sơ đang xử lý.
Ai được ký/nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng?
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ có thể thực hiện theo phương thức hệ thống cho phép. Hồ sơ cần có văn bản ủy quyền nếu người nộp không phải người có thẩm quyền trực tiếp.
