Sổ địa chính và Sổ cấp Giấy chứng nhận: mẫu và cách lập

Sổ địa chính và Sổ cấp Giấy chứng nhận là tài liệu quản lý của cơ quan đăng ký đất đai, không phải mẫu đơn để người dân tự lập khi xin cấp Sổ đỏ. Hai loại sổ có mục đích và nội dung khác nhau.

Phân biệt hai loại sổ

• Sổ địa chính ghi nhận thông tin pháp lý và biến động của từng thửa đất, tài sản gắn liền với đất và người có quyền.
• Sổ cấp Giấy chứng nhận theo dõi việc ký, phát hành, trao, thu hồi, hủy, cấp lại hoặc cấp đổi Giấy chứng nhận.
• Sổ địa chính gắn với hồ sơ của thửa đất; Sổ cấp Giấy chứng nhận gắn với quá trình quản lý từng giấy đã cấp.
• Người dân có thể yêu cầu cung cấp thông tin đất đai theo thủ tục tương ứng nhưng không trực tiếp ghi hoặc sửa các sổ này.

Nội dung Mẫu số 01/ĐK – Sổ địa chính

Sổ địa chính thể hiện thông tin thửa đất, người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản, tài sản gắn liền với đất, tình trạng quyền, hồ sơ đăng ký và lịch sử biến động.

Mỗi thửa đất được thể hiện trên một trang sổ riêng. Thửa đất có nhà chung cư hoặc công trình dự án còn có trang riêng cho từng căn hộ hoặc phần sở hữu tương ứng.

Nguyên tắc cập nhật Sổ địa chính

• Chỉ chỉnh lý biến động sau khi thủ tục đăng ký biến động đã hoàn thành.
• Thông tin mới thay thế thông tin cũ; dữ liệu cũ được lưu thành lịch sử để tra cứu.
• Sổ được lập dạng số và ký duyệt bằng chữ ký điện tử của người có thẩm quyền tại Văn phòng đăng ký đất đai hoặc Chi nhánh.
• Thông tin phải thống nhất với bản đồ địa chính, sổ mục kê, hồ sơ đăng ký và bản sao Giấy chứng nhận.

Nội dung Mẫu số 02/ĐK – Sổ cấp Giấy chứng nhận

• Số thứ tự tương ứng với thứ tự ký cấp Giấy chứng nhận.
• Tên và giấy tờ nhân thân hoặc pháp nhân của người được cấp.
• Số phát hành, ngày ký và ngày trao Giấy chứng nhận.
• Họ tên, chữ ký của người nhận hoặc đại diện cơ quan nhận hồ sơ và trả kết quả.
• Ghi chú về thu hồi, hủy, cấp lại, cấp đổi, sai sót hoặc việc nhận theo ủy quyền.

Cách lập và chỉnh lý Sổ cấp Giấy chứng nhận

1. Đánh số quyển liên tục từ số 01 và đánh số dòng theo thứ tự ký cấp.
2. Ghi thông tin đúng với Giấy chứng nhận đã ký và hồ sơ người được cấp.
3. Ghi ngày trao thực tế và yêu cầu người nhận hoặc đại diện hợp lệ ký nhận.
4. Khi giấy bị thu hồi, hủy, cấp lại hoặc cấp đổi, gạch dòng cũ bằng mực đỏ và ghi rõ lý do.
5. Trường hợp người nhận theo ủy quyền phải ghi thông tin văn bản ủy quyền vào cột ghi chú.

Người dân cần kiểm tra gì?

Khi nhận Giấy chứng nhận, cần kiểm tra họ tên, số giấy tờ, số thửa, tờ bản đồ, diện tích, mục đích sử dụng, thời hạn và tài sản gắn liền với đất. Nếu phát hiện sai, nên yêu cầu xử lý ngay thay vì để sai lệch kéo dài.

Nếu thông tin giữa Giấy chứng nhận, dữ liệu địa chính và hiện trạng không thống nhất, cần xác định nguyên nhân để lựa chọn thủ tục đính chính, cấp đổi, đăng ký biến động hoặc giải quyết tranh chấp.

Sổ cấp Giấy chứng nhận có phải Sổ đỏ không?

Không. Sổ đỏ là cách gọi thông dụng của Giấy chứng nhận trao cho người sử dụng đất. Sổ cấp Giấy chứng nhận là sổ quản lý nội bộ của cơ quan đăng ký để theo dõi các Giấy chứng nhận đã ký và trao.

Bài viết được LegalZone rà soát và viết lại ngày 12/06/2026. Thông tin có tính hướng dẫn chung; thành phần hồ sơ và nghĩa vụ tài chính có thể thay đổi theo tình trạng pháp lý của từng thửa đất.