Tư vấn soạn thảo hợp đồng thuê nhà: tránh mất cọc và tranh chấp

Nhiều người chỉ tìm một mẫu hợp đồng thuê nhà, điền tên hai bên, giá thuê, tiền cọc rồi ký. Vấn đề là tranh chấp thuê nhà hiếm khi phát sinh ở những chỗ dễ nhìn. Tranh chấp thường nằm ở các câu hỏi rất đời: cọc có được trừ tháng cuối không, trả nhà sớm có mất cọc không, ai sửa điều hòa, bên thuê cải tạo xong có được đòi tiền không, chủ nhà có được vào kiểm tra nhà không, dùng nhà làm văn phòng có bị vướng địa chỉ, thuế hoặc nội quy tòa nhà không.

Bài này dành cho người sắp ký hợp đồng thuê nhà, chủ nhà đang chuẩn bị cho thuê, doanh nghiệp thuê nhà làm văn phòng nhỏ hoặc người đã có bản dự thảo nhưng chưa yên tâm. Mục tiêu không phải làm hợp đồng dài hơn, mà là làm hợp đồng khóa đúng rủi ro trước khi tiền cọc và chìa khóa được giao.

Khi nào tự dùng mẫu hợp đồng thuê nhà là đủ?

Bạn có thể tự dùng mẫu nếu giao dịch đơn giản: thuê nhà để ở, thời hạn ngắn, tiền cọc thấp, nhà không có nhiều tài sản, bên cho thuê chính là chủ sở hữu hoặc người được ủy quyền rõ ràng, hai bên không có yêu cầu đặc biệt về sửa chữa, cho thuê lại, đăng ký địa chỉ hoặc kinh doanh.

Ngay cả trong trường hợp này, hợp đồng vẫn nên có biên bản bàn giao, ảnh hiện trạng, danh mục tài sản, chỉ số điện nước và điều khoản hoàn cọc. Nếu thiếu các phần đó, hợp đồng ngắn có thể trở thành “ngắn quá mức cần thiết”.

Khi nào nên nhờ luật sư soạn hoặc rà soát?

Nên nhờ luật sư kiểm tra trước khi ký nếu rơi vào một trong các tình huống sau:

• Tiền cọc từ hai tháng tiền thuê trở lên, hoặc bên thuê phải thanh toán trước nhiều kỳ.
• Thuê nhà để làm văn phòng, cửa hàng, kho, lớp học, spa, phòng khám hoặc địa điểm kinh doanh.
• Nhà thuộc sở hữu chung, tài sản vợ chồng, đang thế chấp, đang cho người khác ở hoặc người ký không phải chủ nhà.
• Bên thuê muốn sửa chữa, lắp biển hiệu, lắp thêm thiết bị, cải tạo mặt bằng hoặc thay đổi công năng.
• Hợp đồng có điều khoản phạt cao, mất toàn bộ cọc, báo trước quá dài hoặc chủ nhà có quyền chấm dứt rất rộng.
• Hai bên dự kiến thuê dài hạn, gia hạn nhiều lần hoặc tăng giá thuê theo từng năm.

Điểm quan trọng: luật sư không chỉ sửa câu chữ. Việc chính là đọc giao dịch thực tế và đặt câu hỏi mà mẫu tải sẵn thường không hỏi.

8 điều khoản cần khóa trước khi ký hợp đồng thuê nhà

Soạn hợp đồng thuê nhà theo từng tình huống

Thuê nhà để ở

Trọng tâm là tiền cọc, người ở cùng, đăng ký tạm trú, điện nước, nội quy khu dân cư, sửa chữa thiết bị và thời hạn báo trước khi trả nhà. Nếu nhà có nội thất, cần lập danh mục tài sản thật kỹ.

Thuê nhà nguyên căn

Cần rõ phần diện tích được sử dụng, sân, mái, tầng hầm, chỗ để xe, quyền cho người thân ở cùng, quyền cho thuê lại nếu có, trách nhiệm với hàng xóm và nghĩa vụ khi phát sinh hư hỏng lớn.

Thuê nhà làm văn phòng công ty

Không chỉ là hợp đồng dân sự. Doanh nghiệp còn cần nghĩ đến chứng từ kế toán, thuế, quyền dùng địa chỉ, biển hiệu, tiếp khách, nhận thư từ, nội quy tòa nhà và việc xuất hóa đơn hoặc hồ sơ thay thế. Nếu hợp đồng không ghi rõ, kế toán có thể khó hạch toán chi phí thuê.

Thuê mặt bằng kinh doanh

Rủi ro thường nằm ở công năng, giấy phép, phòng cháy chữa cháy, sửa chữa mặt bằng, biển hiệu, giờ hoạt động, tiếng ồn, gửi xe, quyền chuyển nhượng hoặc sang nhượng. Không nên dùng nguyên mẫu thuê nhà để ở cho mặt bằng kinh doanh.

Điều khoản mẫu nên bổ sung về tiền cọc

Tiền đặt cọc được dùng để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng, thanh toán các khoản tiền thuê, điện, nước, phí dịch vụ còn nợ và bồi thường thiệt hại do lỗi của Bên thuê nếu có. Khi hợp đồng chấm dứt và Bên thuê đã bàn giao lại nhà, tài sản, chìa khóa, thanh toán xong các khoản phải trả, Bên cho thuê hoàn trả tiền cọc trong vòng [..] ngày làm việc. Mọi khoản khấu trừ tiền cọc phải có căn cứ, bảng tính và chứng từ/hình ảnh phù hợp.

Điều khoản này giúp tránh câu “cọc để giữ nhà thôi” hoặc “cọc là tiền phạt nếu trả nhà trước” mà không có tiêu chí rõ. Tuy nhiên, nếu hai bên muốn cọc đồng thời là phạt vi phạm hoặc bồi thường cố định, cần ghi cụ thể hơn.

Điều khoản mẫu về bàn giao hiện trạng

Hai bên lập biên bản bàn giao tại thời điểm nhận nhà và trả nhà, ghi rõ hiện trạng tường, trần, sàn, cửa, khóa, thiết bị, nội thất, chỉ số điện nước và các hư hỏng đã có. Ảnh/video hiện trạng được hai bên xác nhận qua email, tin nhắn hoặc phụ lục là một phần của hợp đồng.

Với nhà có nhiều đồ đạc, nên lập bảng danh mục tài sản riêng. Một chiếc điều hòa, tủ lạnh, máy giặt, bếp từ hoặc sofa có thể là nguồn tranh chấp nếu chỉ ghi chung “nhà có nội thất”.

Điều khoản mẫu về chấm dứt trước hạn

Bên muốn chấm dứt hợp đồng trước thời hạn phải thông báo cho bên còn lại trước ít nhất [..] ngày, trừ trường hợp bên kia vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ thanh toán, sử dụng sai mục đích, cản trở quyền sử dụng nhà hoặc làm phát sinh nguy cơ mất an toàn. Khi chấm dứt, hai bên đối chiếu tiền thuê, tiền cọc, chi phí phát sinh, tài sản bàn giao và lập biên bản thanh lý.

Điều khoản chấm dứt không nên viết theo kiểu một bên có toàn quyền, bên kia chịu toàn bộ thiệt hại. Hợp đồng tốt phải dự liệu cả trường hợp chủ nhà vi phạm và bên thuê vi phạm.

Cần chuẩn bị gì trước khi gửi LegalZone rà soát?

• Bản dự thảo hợp đồng hiện có, kể cả bản Word hoặc ảnh chụp.
• Giấy tờ nhà hoặc thông tin chứng minh người cho thuê có quyền ký.
• Mục đích thuê: để ở, văn phòng, cửa hàng, kho, lớp học, dịch vụ hay mục đích khác.
• Số tiền cọc, tiền thuê, kỳ thanh toán, thời hạn thuê và thời hạn báo trước mong muốn.
• Thông tin về tài sản bàn giao, sửa chữa/cải tạo dự kiến và các điểm hai bên đang chưa thống nhất.

Nếu chưa có bản hợp đồng, bạn có thể bắt đầu từ mẫu hợp đồng thuê nhà chi tiết của LegalZone, sau đó điều chỉnh theo tình huống thật. Nếu thuê để kinh doanh, đọc thêm bài hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh. Nếu là doanh nghiệp ký nhiều hợp đồng, bài rà soát hợp đồng trước khi ký sẽ hữu ích hơn.

LegalZone sẽ rà soát hợp đồng thuê nhà như thế nào?

Thông thường chúng tôi kiểm tra theo bốn lớp:

1. Lớp giao dịch: ai ký, quyền cho thuê, mục đích thuê, nhà có điều kiện đặc biệt không.
2. Lớp tiền: cọc, tiền thuê, kỳ thanh toán, thuế, phí dịch vụ, điện nước, hoàn cọc và khấu trừ.
3. Lớp vận hành: bàn giao, sửa chữa, cải tạo, cho thuê lại, đăng ký địa chỉ, tạm trú, nội quy.
4. Lớp thoát ra: chấm dứt trước hạn, thanh lý, bồi thường, chứng cứ và hướng xử lý nếu tranh chấp.

Cách làm này phù hợp hơn việc chỉ sửa câu chữ, vì người ký hợp đồng thuê nhà thường không cần một văn bản đẹp. Họ cần một văn bản giúp giữ được tiền, giữ được nhà, hoặc rời khỏi giao dịch mà không bị kéo vào tranh chấp không đáng có.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng thuê nhà có cần ghi căn cứ pháp luật không?

Có thể ghi căn cứ Bộ luật Dân sự, Luật Nhà ở, Luật Kinh doanh bất động sản nếu liên quan, nhưng căn cứ không quan trọng bằng điều khoản cụ thể. Hợp đồng ghi đủ căn cứ nhưng bỏ trống tiền cọc, bàn giao và chấm dứt thì vẫn dễ tranh chấp.

Có nên công chứng hợp đồng thuê nhà không?

Không phải mọi hợp đồng thuê nhà đều bắt buộc công chứng. Nhưng nếu tiền thuê lớn, thời hạn dài, nhà có đồng sở hữu, bên thuê là doanh nghiệp hoặc cần dùng hợp đồng làm chứng cứ quan trọng, công chứng/chứng thực có thể giúp tăng độ chắc chắn về chủ thể và thời điểm ký.

Chỉ cần hai bên ký tên là hợp đồng có hiệu lực chưa?

Thông thường chữ ký là điều kiện quan trọng, nhưng vẫn cần xem người ký có thẩm quyền không, nhà có được phép cho thuê không, nội dung có vi phạm điều cấm không và các điều khoản chính có đủ rõ để thực hiện không.