Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh năm 2026: đừng ký nếu chưa khóa cọc, giấy phép và chi phí sửa chữa

Hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh không nên ký chỉ vì vị trí đẹp, giá thuê vừa túi tiền hoặc chủ nhà nói “cứ sửa đi rồi tính”. Với cửa hàng, văn phòng, kho, showroom, spa, quán ăn, trung tâm đào tạo hoặc điểm dịch vụ, tiền mất nhiều nhất thường không nằm ở một tháng tiền thuê, mà nằm ở tiền cọc, chi phí sửa chữa, biển hiệu, thiết bị, giấy phép và doanh thu bị mất nếu phải rời đi sớm.

Người thuê thường lo ba việc rất thật: đã đặt cọc rồi nhưng không xin được giấy phép; đã bỏ vài trăm triệu sửa mặt bằng nhưng chủ nhà đòi lại trước hạn; hoặc kinh doanh được vài tháng thì bị tăng giá, cắt điện nước, tranh chấp lối đi, chỗ để xe, biển hiệu. Bài này giúp bạn rà hợp đồng trước khi ký, không phải để “bắt lỗi câu chữ”, mà để biết điều khoản nào giữ được tiền.

Trước khi đặt cọc, hãy hỏi 5 câu này

12 điều khoản nên giữ trong hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh

1. Chủ thể ký hợp đồng và quyền cho thuê

Đừng chỉ nhìn giấy tờ tùy thân của người ký. Cần kiểm tra giấy chứng nhận, hợp đồng thuê gốc nếu là cho thuê lại, văn bản ủy quyền, tình trạng đồng sở hữu, tài sản chung vợ chồng, tài sản của công ty hoặc tài sản đang thế chấp. Nếu người ký không có quyền hoặc quyền không đủ, hợp đồng có thể trở thành rủi ro ngay từ ngày đầu.

2. Mô tả mặt bằng thật cụ thể

Hợp đồng nên ghi rõ địa chỉ, tầng, phòng, diện tích sử dụng, diện tích phụ trợ, lối đi, chỗ để xe, khu vệ sinh, kho, biển hiệu, giờ ra vào, thang máy, khu vực dùng chung và hiện trạng bàn giao. Mô tả càng chung, tranh chấp càng dễ phát sinh khi bên cho thuê nói “phần đó không nằm trong hợp đồng”.

3. Mục đích thuê và điều kiện giấy phép

Người thuê cần ghi đúng mục đích: mở quán ăn, spa, phòng khám, trung tâm đào tạo, văn phòng, showroom, kho, cửa hàng bán lẻ, cơ sở sản xuất nhỏ hay địa điểm kinh doanh. Nếu ngành cần giấy phép hoặc điều kiện địa điểm, hợp đồng nên có điều khoản cho phép chấm dứt/hoàn cọc nếu mặt bằng không đáp ứng điều kiện khách quan để xin giấy phép.

4. Tiền cọc, mất cọc và hoàn cọc

Đừng ký điều khoản “đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng” rồi bỏ trống phần hoàn cọc. Cần ghi: số tiền cọc, thời điểm nộp, mục đích cọc, trường hợp mất cọc, trường hợp hoàn cọc, khoản được khấu trừ, chứng từ khấu trừ và thời hạn hoàn cọc sau khi trả mặt bằng.

5. Thời hạn thuê và thời gian miễn tiền thuê setup

Nhiều mô hình cần 15 – 60 ngày để sửa chữa, xin giấy phép, tuyển người, nhập hàng và chạy thử. Nếu không ghi miễn hoặc giảm tiền thuê giai đoạn setup, người thuê có thể phải trả tiền thuê khi chưa kinh doanh được. Điều khoản nên ghi ngày nhận mặt bằng, ngày bắt đầu tính tiền thuê và điều kiện kéo dài nếu bên cho thuê chậm bàn giao.

6. Giá thuê, tăng giá và phí phát sinh

Giá thuê nên tách khỏi phí quản lý, điện, nước, rác, bảo vệ, gửi xe, điều hòa trung tâm, internet, thuế, phí dịch vụ tòa nhà và chi phí sửa chữa chung. Nếu có tăng giá, cần khóa thời điểm tăng, mức tăng tối đa và cách thông báo. Không nên để “hai bên thỏa thuận lại” mà không có giới hạn, vì khi kinh doanh đã ổn định, người thuê thường ở thế yếu.

7. Quyền sửa chữa, cải tạo và xử lý tài sản gắn vào mặt bằng

Phải ghi rõ người thuê được làm gì: sơn sửa, dựng vách, làm biển hiệu, lắp điều hòa, cải tạo điện nước, đặt bếp, làm kho, lắp camera, thay cửa, trang trí nội thất. Cũng cần ghi khi kết thúc hợp đồng thì tài sản nào người thuê được tháo mang đi, tài sản nào để lại, có phải khôi phục hiện trạng không và ai chịu chi phí.

8. Bàn giao mặt bằng và chứng cứ hiện trạng

Biên bản bàn giao nên có ảnh, video, chỉ số điện nước, danh mục tài sản, tình trạng tường/sàn/trần/cửa/thiết bị, công nợ phí dịch vụ trước ngày bàn giao. Đây là chứng cứ quan trọng để tránh bị khấu trừ cọc vì hư hỏng đã tồn tại từ trước.

9. Quyền đăng ký trụ sở, địa điểm kinh doanh, biển hiệu

Nếu thuê để làm trụ sở công ty, địa điểm kinh doanh, kho, cửa hàng hoặc văn phòng đại diện, cần ghi bên cho thuê đồng ý cung cấp giấy tờ cần thiết trong phạm vi hợp pháp. Nếu thuê trong tòa nhà hoặc khu dân cư, phải kiểm tra nội quy và điều kiện đặt biển hiệu, giờ hoạt động, tiếp khách, gửi xe.

10. Chấm dứt trước hạn và bồi thường chi phí đầu tư

Điều khoản chấm dứt phải cân bằng. Nếu bên cho thuê có quyền lấy lại mặt bằng bất cứ lúc nào chỉ cần báo trước một tháng, người thuê chịu rủi ro lớn. Với mặt bằng cần đầu tư nhiều, nên có cơ chế bồi thường chi phí setup chưa khấu hao, hoàn cọc, hỗ trợ thời gian di dời và bồi thường thiệt hại nếu lỗi thuộc bên cho thuê.

11. Cắt điện, cắt nước, khóa cửa, cản trở kinh doanh

Khi phát sinh tranh chấp, có trường hợp bên cho thuê dùng biện pháp mạnh như khóa cửa, cắt điện nước, giữ tài sản. Hợp đồng nên cấm các hành vi cản trở kinh doanh trái thỏa thuận và quy định cách xử lý công nợ, vi phạm, thông báo, thời hạn khắc phục trước khi áp dụng biện pháp chấm dứt.

12. Giải quyết tranh chấp và chứng cứ liên lạc

Nên thống nhất địa chỉ, email, số điện thoại, người nhận thông báo và hình thức thông báo có giá trị. Khi tranh chấp về cọc, chấm dứt, bàn giao, sửa chữa hoặc công nợ, chứng cứ thông báo đúng cách có thể quyết định việc đòi lại tiền.

Mẫu câu điều khoản nên có trong hợp đồng

Các câu dưới đây chỉ là gợi ý cách nghĩ, không nên bê nguyên vào mọi hợp đồng. Mỗi mặt bằng cần chỉnh theo số tiền cọc, mô hình kinh doanh, tình trạng giấy phép và mức đầu tư setup.

Điều kiện hoàn cọc khi không xin được giấy phép

“Trường hợp bên thuê không được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận/không đủ điều kiện khách quan để đăng ký hoạt động kinh doanh tại mặt bằng theo mục đích đã thông báo trước khi ký, và lỗi không thuộc bên thuê, các bên thống nhất chấm dứt hợp đồng/không tiếp tục giao kết hợp đồng thuê; bên cho thuê hoàn trả tiền cọc trong thời hạn … ngày sau khi nhận thông báo và tài liệu chứng minh.”

Thời gian setup không tính tiền thuê

“Thời gian từ ngày … đến ngày … là thời gian sửa chữa, lắp đặt, chuẩn bị vận hành; bên thuê không phải trả tiền thuê trong thời gian này, nhưng vẫn chịu chi phí điện nước thực tế nếu có sử dụng.”

Bồi thường khi bên cho thuê chấm dứt sớm không do lỗi bên thuê

“Nếu bên cho thuê đơn phương chấm dứt hợp đồng trước hạn không do lỗi của bên thuê, bên cho thuê hoàn trả tiền cọc, bồi thường chi phí đầu tư hợp lý chưa thu hồi theo chứng từ và tạo điều kiện cho bên thuê di dời trong thời hạn … ngày.”

Rà theo từng loại mặt bằng

Nhà mặt phố, cửa hàng bán lẻ

Rủi ro thường nằm ở biển hiệu, lối đi, chỗ để xe, tiếng ồn, sửa chữa mặt tiền, tăng giá khi kinh doanh tốt và việc chủ nhà bán nhà trong thời hạn thuê. Nên ghi rõ quyền treo biển, giờ hoạt động, khu vực sử dụng và cam kết không cho bên khác kinh doanh cạnh tranh trong cùng mặt bằng nếu điều đó quan trọng.

Văn phòng, trụ sở công ty

Cần kiểm tra tòa nhà có cho đăng ký trụ sở hoặc địa điểm kinh doanh không, phí quản lý gồm những gì, điều hòa trung tâm tính thế nào, giờ làm thêm có bị tính phí không, chỗ để xe cho nhân sự/khách hàng và quyền nhận thư từ, thông báo.

Kho, xưởng, cơ sở sản xuất nhỏ

Cần kiểm tra điện tải, nước thải, tiếng ồn, đường xe tải, phòng cháy chữa cháy, môi trường, giấy phép ngành nghề, quyền cải tạo và trách nhiệm nếu cơ quan chức năng yêu cầu dừng hoạt động vì địa điểm không phù hợp.

Quán ăn, cafe, spa, giáo dục, phòng tập

Nhóm này thường phải đầu tư lớn vào thiết kế, thiết bị và giấy phép. Hợp đồng nên gắn cọc với khả năng sử dụng đúng mục đích; ghi rõ mùi, tiếng ồn, giờ hoạt động, bếp, xử lý nước thải, an toàn, biển hiệu và việc chủ nhà hỗ trợ hồ sơ địa điểm.

Căn cứ pháp lý cần hiểu đúng

Với hợp đồng thuê mặt bằng, nền tảng thường là quy định về hợp đồng thuê tài sản trong Bộ luật Dân sự. Nếu mặt bằng nằm trong dự án bất động sản, tòa nhà thương mại hoặc giao dịch do đơn vị kinh doanh bất động sản thực hiện, cần kiểm tra thêm quy định về kinh doanh bất động sản, điều kiện của nhà/công trình đưa vào kinh doanh và hồ sơ của bên cho thuê. Với ngành nghề cụ thể, còn phải rà điều kiện PCCC, môi trường, an ninh trật tự, vệ sinh an toàn thực phẩm, giáo dục, y tế hoặc giấy phép chuyên ngành.

Điểm quan trọng: pháp luật cho phép các bên thỏa thuận rất nhiều nội dung trong hợp đồng thuê. Vì vậy, nếu hợp đồng không ghi cơ chế bảo vệ cọc, setup, giấy phép và chấm dứt sớm, sau này rất khó yêu cầu bên kia làm theo điều mà hai bên “đã nói miệng”.

Hồ sơ nên gửi luật sư trước khi ký

• Dự thảo hợp đồng thuê, thỏa thuận đặt cọc, phụ lục sửa chữa nếu có.
• Ảnh/video mặt bằng, bản vẽ, mô tả diện tích, khu vực dùng chung, lối đi, chỗ để xe.
• Giấy tờ chứng minh quyền cho thuê hoặc thông tin chủ nhà/chủ đầu tư/tòa nhà.
• Ngành nghề dự kiến kinh doanh và giấy phép có thể cần xin.
• Dự toán chi phí setup, thiết bị, biển hiệu, nội thất, máy móc.
• Số tiền cọc, tiền thuê, phí dịch vụ, thời hạn thuê và thời gian dự kiến hoàn vốn.
• Các điểm bạn đã thỏa thuận miệng với chủ nhà nhưng chưa đưa vào hợp đồng.

Checklist thương lượng trước khi chuyển tiền cọc

Người thuê thường bị áp lực “mặt bằng này nhiều người hỏi, không cọc nhanh là mất”. Nếu chưa kiểm tra xong, có thể thương lượng một khoản giữ chỗ nhỏ kèm điều kiện hoàn lại, thay vì chuyển ngay nhiều tháng tiền cọc. Mục tiêu là giữ cơ hội thuê nhưng không đặt toàn bộ rủi ro lên người thuê.

• Yêu cầu bản giấy tờ trước khi cọc. Ít nhất phải xem giấy tờ chứng minh quyền cho thuê, giấy ủy quyền nếu người ký không phải chủ, hợp đồng thuê gốc nếu là cho thuê lại.
• Ghi rõ cọc có điều kiện. Nếu mặt bằng không đủ điều kiện đăng ký kinh doanh, không được treo biển, không được cải tạo hoặc không đáp ứng điều kiện ngành nghề đã thông báo, tiền cọc phải được hoàn.
• Không nhận lời hứa miệng về sửa chữa. Những câu như “cứ đập đi”, “biển hiệu treo thoải mái”, “chủ nhà hỗ trợ giấy tờ” cần đưa vào hợp đồng hoặc phụ lục.
• Chốt thời gian miễn tiền thuê. Nếu phải sửa chữa, nhập hàng, xin giấy phép, tuyển nhân sự, ngày bắt đầu tính tiền thuê phải tách khỏi ngày nhận chìa khóa.
• Chốt cách xử lý khi chủ nhà đổi ý. Nếu bên cho thuê hủy giao dịch sau khi nhận cọc hoặc chấm dứt sớm không do lỗi người thuê, cần có khoản bồi thường đủ để người thuê không gánh toàn bộ chi phí setup.
• Chụp lại toàn bộ hiện trạng trước khi nhận. Việc này không màu mè; nó là bằng chứng để bảo vệ tiền cọc khi trả mặt bằng.

Nếu chủ nhà không đồng ý ghi các điểm cơ bản này vào hợp đồng, đó là tín hiệu cần cân nhắc lại. Một mặt bằng tốt không chỉ là vị trí đẹp; nó phải cho phép bạn kinh doanh ổn định đủ lâu để thu hồi chi phí đầu tư.

Bài viết liên quan nên đọc tiếp

• Tư vấn soạn thảo hợp đồng thuê nhà, thuê mặt bằng
• Mẫu hợp đồng thuê nhà chi tiết, dễ chỉnh sửa
• Rà soát hợp đồng trước khi ký: 12 điều khoản cần kiểm tra
• Doanh nghiệp bị chậm thanh toán hợp đồng
• Hộ kinh doanh chuyển lên công ty: tách doanh thu, hóa đơn và công nợ
• Dịch vụ môi trường cho cơ sở kinh doanh

Câu hỏi thường gặp

Có cần công chứng hợp đồng thuê mặt bằng kinh doanh không?

Không phải mọi hợp đồng thuê mặt bằng đều bắt buộc công chứng. Tuy nhiên, nếu thời hạn dài, tiền cọc lớn, chi phí setup cao hoặc tài sản có nhiều đồng sở hữu, nên cân nhắc công chứng/chứng thực hoặc ít nhất rà kỹ thẩm quyền ký và chứng cứ giao dịch.

Không xin được giấy phép thì có lấy lại cọc không?

Chỉ chắc nếu hợp đồng đặt cọc hoặc hợp đồng thuê đã ghi điều kiện này rõ. Nếu hợp đồng chỉ ghi cọc để bảo đảm thuê mà không nói đến giấy phép, việc đòi lại cọc sẽ khó hơn nhiều.

Chủ nhà bán nhà trong thời hạn thuê thì người thuê có bị đuổi không?

Cần xem hợp đồng có điều khoản bảo vệ quyền tiếp tục thuê, nghĩa vụ thông báo khi chuyển nhượng và trách nhiệm của bên mua mới hay không. Với mặt bằng đầu tư lớn, điều khoản này nên được viết kỹ.

Chi phí sửa chữa có được trừ vào tiền thuê không?

Có thể thỏa thuận, nhưng phải ghi rõ khoản nào được trừ, chứng từ nào được chấp nhận, trừ trong bao lâu và xử lý thế nào nếu hợp đồng chấm dứt trước khi trừ hết.

Nên ký đặt cọc trước hay hợp đồng thuê trước?

Nếu chưa kiểm tra quyền cho thuê, giấy phép và hiện trạng, không nên đặt cọc lớn. Có thể ký thỏa thuận đặt cọc có điều kiện, trong đó ghi rõ các tài liệu bên cho thuê phải cung cấp và điều kiện hoàn cọc nếu mặt bằng không đáp ứng mục đích thuê.