Ban kiểm soát công ty cổ phần 4 người: ai quyết thù lao?

Ban kiểm soát là nhóm dễ bị xem nhẹ trong công ty cổ phần. Khi công ty còn nhỏ, nhiều người nghĩ chỉ cần “bầu cho đủ ghế”. Đến lúc có tranh chấp cổ đông, thất thoát tiền, giao dịch với bên liên quan hoặc nhà đầu tư yêu cầu minh bạch, mọi người mới hỏi: Ban kiểm soát có mấy người là đúng, 4 người có được không, ai quyết thù lao, và Kiểm soát viên có đủ độc lập để giám sát Hội đồng quản trị hay không?

Câu trả lời nhanh: Ban kiểm soát công ty cổ phần có thể có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên, nên 4 người là một số lượng hợp lệ nếu công ty chọn mô hình có Ban kiểm soát và điều lệ không quy định khác bất lợi. Thù lao, tiền lương, thưởng, lợi ích khác và ngân sách hoạt động của Kiểm soát viên cần được quyết định đúng thẩm quyền, thường là Đại hội đồng cổ đông theo điều lệ và quy định pháp luật.

Ban kiểm soát công ty cổ phần 4 người có được không?

Có. Theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Như vậy, Ban kiểm soát gồm 4 người nằm trong khung số lượng được phép. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên không quá 05 năm và có thể được bầu lại nếu đáp ứng điều kiện.

Tuy nhiên, “được” không đồng nghĩa “nên”. Số lượng 4 người có một điểm cần chú ý: khi biểu quyết nội bộ Ban kiểm soát, nếu điều lệ hoặc quy chế hoạt động không thiết kế rõ cách thông qua quyết định, tình huống chia đều ý kiến 2-2 có thể làm Ban kiểm soát bị kẹt. Vì vậy, nếu chọn 4 người, công ty nên viết rõ vai trò Trưởng Ban kiểm soát, nguyên tắc họp, biểu quyết, lập biên bản và xử lý khi ý kiến ngang nhau.

Với công ty có nhiều nhóm cổ đông hoặc có nhà đầu tư mới, 4 người đôi khi là phương án dung hòa: nhóm sáng lập có người, nhà đầu tư có người, cổ đông độc lập có người, và một người có chuyên môn tài chính/kế toán. Nhưng nếu chỉ chia ghế theo phe mà không nhìn tiêu chuẩn độc lập, Ban kiểm soát sẽ biến thành nơi kéo co thay vì cơ chế giám sát.

Khi nào công ty cổ phần cần Ban kiểm soát?

Công ty cổ phần có thể tổ chức quản trị theo các mô hình khác nhau. Một mô hình phổ biến gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Giám đốc/Tổng giám đốc và Ban kiểm soát. Một mô hình khác có Ủy ban kiểm toán trực thuộc Hội đồng quản trị nếu đáp ứng điều kiện tương ứng.

Vì vậy, trước khi bầu Ban kiểm soát, công ty cần kiểm tra điều lệ đang chọn mô hình nào. Nếu điều lệ đã chọn mô hình có Ban kiểm soát thì phải bầu đúng số lượng, tiêu chuẩn, nhiệm kỳ và quy trình. Nếu công ty muốn chuyển sang mô hình Ủy ban kiểm toán, cần sửa điều lệ và tổ chức lại cấu trúc quản trị, không thể chỉ bỏ Ban kiểm soát trên thực tế.

Với công ty có cổ đông tổ chức, nhiều cổ đông cá nhân, vốn lớn, giao dịch với bên liên quan, chuẩn bị gọi vốn hoặc có xung đột giữa cổ đông và người điều hành, Ban kiểm soát không nên là hình thức. Đây là “đôi mắt” của cổ đông để nhìn vào báo cáo tài chính, hoạt động quản lý, giao dịch lớn và việc tuân thủ điều lệ.

Ai quyết định thù lao của Kiểm soát viên?

Thù lao, tiền lương, thưởng, lợi ích khác và ngân sách hoạt động của Kiểm soát viên không nên do Hội đồng quản trị tự quyết theo cảm tính. Ban kiểm soát có chức năng giám sát Hội đồng quản trị và Ban điều hành, nên nếu người bị giám sát quyết định toàn bộ quyền lợi của người giám sát, tính độc lập sẽ bị đặt dấu hỏi.

Thông thường, Đại hội đồng cổ đông quyết định tổng mức thù lao, tiền lương, thưởng, lợi ích khác và ngân sách hoạt động của Ban kiểm soát, trừ khi điều lệ có cơ chế cụ thể phù hợp pháp luật. Công ty nên chuẩn bị tờ trình rõ: số lượng Kiểm soát viên, nhiệm vụ trong năm, số cuộc họp dự kiến, phạm vi kiểm tra, ngân sách thuê tư vấn/kiểm toán nếu cần và nguyên tắc chi trả.

Thù lao nên tương xứng với việc thực sự phải làm. Nếu trả quá thấp, Kiểm soát viên dễ chỉ ký tên cho đủ. Nếu trả quá cao nhưng không có kế hoạch công việc, cổ đông có thể nghi ngờ đây là cách phân phối lợi ích cho một nhóm người. Cách làm tốt là gắn thù lao với vai trò, thời gian, chuyên môn, số cuộc họp, báo cáo và khối lượng kiểm tra.

Nghị quyết thù lao nên tách rõ ba khoản: thù lao cố định hoặc theo cuộc họp, khoản thưởng hoặc lợi ích khác nếu có, và ngân sách hoạt động để Ban kiểm soát sử dụng cho việc kiểm tra tài liệu, đi lại, lưu trữ hồ sơ hoặc thuê chuyên gia. Cách tách này giúp công ty tránh lỗi “một cục tiền chung” không biết khoản nào là thu nhập cá nhân, khoản nào là chi phí phục vụ hoạt động giám sát.

Tiêu chuẩn Kiểm soát viên cần kiểm tra

Không phải ai là cổ đông hoặc người quen của cổ đông lớn cũng nên làm Kiểm soát viên. Kiểm soát viên cần có năng lực đọc báo cáo, hiểu giao dịch, nhận diện xung đột lợi ích và đủ độc lập để đặt câu hỏi với Hội đồng quản trị hoặc Tổng giám đốc.

Trưởng Ban kiểm soát cần đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn theo quy định và điều lệ, thường gắn với các lĩnh vực kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành liên quan. Nếu công ty hoạt động trong ngành đặc thù, điều lệ có thể đặt tiêu chuẩn cao hơn.

Công ty cũng cần kiểm tra quan hệ lợi ích: ứng viên có phải người thân của người quản lý, có đang làm kế toán trưởng, có đang điều hành bộ phận bị giám sát, có lợi ích trong nhà cung cấp lớn hay không. Ban kiểm soát thiếu độc lập sẽ làm cổ đông mất niềm tin, nhất là khi công ty gọi vốn hoặc có tranh chấp.

Vì sao bầu 4 người vẫn có thể gây rủi ro?

Rủi ro đầu tiên là bế tắc biểu quyết. Nếu Ban kiểm soát 4 người chia thành hai nhóm, mỗi nhóm 2 người, mà điều lệ không có cơ chế quyết định rõ, báo cáo giám sát có thể không thống nhất. Công ty nên quy định cách thông qua ý kiến, vai trò Trưởng Ban kiểm soát và cách ghi nhận ý kiến khác nhau.

Rủi ro thứ hai là chia ghế theo phe cổ đông. Mỗi bên đưa một người vào để “canh” nhau, nhưng không ai đủ chuyên môn hoặc không ai muốn ký báo cáo độc lập. Khi đó Ban kiểm soát tồn tại trên giấy nhiều hơn là một cơ chế bảo vệ công ty.

Rủi ro thứ ba là thù lao mập mờ. Nếu nghị quyết chỉ ghi “chi trả theo quy định công ty” mà không có tổng mức, nguyên tắc, ngân sách hoặc báo cáo chi phí, đến cuối năm dễ phát sinh tranh cãi: ai duyệt, duyệt bao nhiêu, có hoàn ứng hay không, chi phí thuê tư vấn có được tính không.

Cổ đông nào có quyền đề cử Kiểm soát viên?

Quyền đề cử Kiểm soát viên thường gắn với cổ phần có quyền biểu quyết và tỷ lệ sở hữu theo điều lệ, pháp luật và quy chế bầu cử. Đây là điểm rất hay bị nhầm với cổ phần ưu đãi. Không phải cứ góp tiền vào công ty là được đề cử người vào Ban kiểm soát.

Nếu cổ đông nắm cổ phần ưu đãi hoàn lại, cần kiểm tra loại cổ phần đó có quyền biểu quyết hay không. Như đã phân tích tại bài cổ phần ưu đãi hoàn lại có được đề cử Ban kiểm soát, cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi hoàn lại thường không có quyền đề cử Ban kiểm soát như cổ đông phổ thông.

Nếu công ty đang nhận vốn từ nhà đầu tư và muốn cho nhà đầu tư quyền giám sát, có thể cần thiết kế cổ phần phổ thông, quyền thông tin, quyền quan sát hoặc thỏa thuận cổ đông riêng. Đừng hứa quyền đề cử nếu loại cổ phần không hỗ trợ quyền đó.

Ban kiểm soát cần làm gì trong năm?

Một Ban kiểm soát có giá trị không chỉ xuất hiện ở ngày họp Đại hội đồng cổ đông. Trong năm, Ban kiểm soát nên có kế hoạch kiểm tra tối thiểu: báo cáo tài chính, giao dịch với bên liên quan, việc thực hiện nghị quyết ĐHĐCĐ/HĐQT, thù lao người quản lý, hợp đồng lớn, vay nợ, chuyển nhượng tài sản và tuân thủ điều lệ.

Ban kiểm soát cũng nên có lịch nhận tài liệu từ Hội đồng quản trị và Ban điều hành. Nếu không có lịch, việc giám sát sẽ phụ thuộc vào thiện chí cung cấp thông tin. Nếu công ty có dấu hiệu rủi ro, Kiểm soát viên cần có quyền yêu cầu giải trình và ghi nhận ý kiến độc lập.

Với công ty có Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc, vai trò giám sát càng quan trọng. Bạn có thể đọc thêm bài Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc để hiểu vì sao cơ chế kiểm soát nội bộ cần được viết rõ trong điều lệ.

Checklist trước khi bầu Ban kiểm soát

• Điều lệ công ty đang chọn mô hình có Ban kiểm soát hay Ủy ban kiểm toán?
• Số lượng Kiểm soát viên dự kiến có nằm trong khung 03 đến 05 không?
• Nếu chọn 4 người, quy chế hoạt động có cơ chế xử lý khi ý kiến ngang nhau không?
• Ứng viên có đáp ứng tiêu chuẩn chuyên môn, cư trú và độc lập không?
• Cổ đông/nhóm cổ đông đề cử có đủ quyền đề cử theo loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu không?
• Tờ trình thù lao, thưởng, lợi ích và ngân sách hoạt động đã đủ rõ chưa?
• Phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết và danh sách trúng cử đã chuẩn bị đúng chưa?
• Sau khi bầu, Ban kiểm soát có biên bản bầu Trưởng Ban kiểm soát và kế hoạch hoạt động không?

Câu hỏi thường gặp

Ban kiểm soát công ty cổ phần có 2 người được không?

Không phù hợp nếu công ty chọn mô hình có Ban kiểm soát theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, vì Ban kiểm soát có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nếu công ty không muốn Ban kiểm soát, cần xem mô hình quản trị khác và sửa điều lệ đúng thủ tục.

Ban kiểm soát 4 người có cần một người là kế toán không?

Cần kiểm tra tiêu chuẩn của từng Kiểm soát viên và Trưởng Ban kiểm soát theo luật và điều lệ. Về thực tế, Ban kiểm soát nên có ít nhất một người đủ năng lực đọc báo cáo tài chính, kiểm tra chứng từ và hiểu rủi ro kế toán/kiểm toán.

Hội đồng quản trị có được tự quyết thù lao Kiểm soát viên không?

Không nên tự quyết nếu không có cơ sở điều lệ/nghị quyết rõ. Do Ban kiểm soát giám sát Hội đồng quản trị, thù lao và ngân sách nên được trình Đại hội đồng cổ đông quyết định hoặc thực hiện theo cơ chế đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua.

Kiểm soát viên có được nhận thêm chi phí đi lại, thuê tư vấn không?

Có thể, nếu nằm trong ngân sách hoạt động và có chứng từ phù hợp. Công ty nên quy định rõ khoản nào là thù lao, khoản nào là hoàn chi phí, khoản nào cần phê duyệt trước để tránh tranh cãi cuối năm.

LegalZone có thể hỗ trợ gì?

• Rà điều lệ và mô hình quản trị công ty cổ phần.
• Soạn tờ trình, quy chế bầu cử, phiếu bầu, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết bầu Ban kiểm soát.
• Kiểm tra quyền đề cử của cổ đông/nhóm cổ đông theo loại cổ phần và tỷ lệ sở hữu.
• Thiết kế thù lao, ngân sách hoạt động và cơ chế báo cáo của Ban kiểm soát.
• Rà rủi ro khi công ty chuẩn bị chuyển đổi loại hình, gọi vốn hoặc có tranh chấp cổ đông.

Nếu công ty đang chuẩn bị thành lập hoặc chuyển đổi sang công ty cổ phần, nên thiết kế mô hình quản trị ngay từ đầu cùng dịch vụ thành lập công ty trọn gói. Nếu công ty đã hoạt động và cần rà định kỳ điều lệ, nghị quyết, hợp đồng và quyền cổ đông, có thể dùng dịch vụ tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp.