Mẫu hợp đồng làm việc không xác định thời hạn: đừng dùng nhầm cho nhân viên công ty

Mẫu hợp đồng làm việc không xác định thời hạn thường được tìm khi một người sắp ký hợp đồng dài hạn. Nhưng trước khi tải mẫu hoặc copy nội dung, cần phân biệt rất rõ: “hợp đồng làm việc” theo Nghị định 115 thường gắn với viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập; còn doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH, công ty cổ phần thường dùng “hợp đồng lao động”.

Nếu dùng nhầm mẫu, hồ sơ không chỉ xấu về hình thức. Doanh nghiệp có thể ghi sai căn cứ, sai chủ thể ký, thiếu điều khoản lương, công việc, bảo mật, tài sản, thời giờ làm việc, thử việc, chấm dứt hoặc xử lý dữ liệu. Người lao động cũng có thể ký vào một văn bản không phản ánh đúng quyền lợi của mình.

Hợp đồng làm việc và hợp đồng lao động khác nhau thế nào?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất của bài. Nếu bạn là đơn vị sự nghiệp công lập ký với viên chức, cụm “hợp đồng làm việc” có thể đúng. Nếu bạn là doanh nghiệp ký với nhân viên công ty, thông thường văn bản cần dùng là hợp đồng lao động, dù cũng có thể là hợp đồng không xác định thời hạn.

Tiêu chí	Hợp đồng làm việc	Hợp đồng lao động
Chủ thể thường gặp	Đơn vị sự nghiệp công lập và viên chức/người được tuyển dụng làm viên chức.	Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân sử dụng lao động và người lao động.
Căn cứ thường dùng	Quy định về tuyển dụng, sử dụng, quản lý viên chức; Nghị định 115 là căn cứ mẫu phổ biến.	Quy định pháp luật lao động, nội quy lao động, thỏa ước lao động nếu có, quy chế lương thưởng của doanh nghiệp.
Rủi ro nếu dùng nhầm	Không đúng đối tượng, hồ sơ tuyển dụng/bổ nhiệm bị sai.	Doanh nghiệp dùng mẫu viên chức cho nhân viên, thiếu điều khoản cần thiết khi tranh chấp lao động.
Điểm cần kiểm tra	Vị trí việc làm, quyết định tuyển dụng/công nhận kết quả, đơn vị ký, quyền nghĩa vụ viên chức.	Chức danh, mô tả công việc, lương, phụ cấp, bảo hiểm, bảo mật, tài sản, chấm dứt, kỷ luật, bồi thường.

Khi nào dùng mẫu hợp đồng làm việc không xác định thời hạn?

Mẫu này phù hợp khi quan hệ pháp lý là hợp đồng làm việc với viên chức, không xác định thời hạn chấm dứt. Theo nhóm quy định về viên chức, hợp đồng làm việc không xác định thời hạn là hợp đồng mà hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.

Nếu bạn là doanh nghiệp đang tuyển nhân sự lâu dài, đừng chỉ vì thấy chữ “không xác định thời hạn” mà dùng mẫu hợp đồng làm việc. Doanh nghiệp cần hợp đồng lao động không xác định thời hạn, với bộ điều khoản gắn với quản trị nhân sự, bảo mật, tài sản, KPI, địa điểm làm việc và xử lý chấm dứt.

Checklist trước khi ký hợp đồng không xác định thời hạn

• Xác định đúng loại quan hệ: viên chức hay người lao động trong doanh nghiệp.
• Kiểm tra đúng tên đơn vị ký, người có thẩm quyền ký và căn cứ ký hợp đồng.
• Ghi rõ chức danh, vị trí việc làm hoặc công việc phải thực hiện.
• Ghi địa điểm làm việc, khả năng điều chuyển, làm từ xa hoặc làm tại nhiều địa điểm nếu có.
• Ghi mức lương, phụ cấp, khoản bổ sung, kỳ trả lương, hình thức trả lương.
• Ghi thời giờ làm việc, nghỉ ngơi, làm thêm giờ, trực ca nếu có.
• Ghi quyền lợi bảo hiểm, nghỉ phép, phúc lợi, công cụ làm việc.
• Ghi nghĩa vụ bảo mật, quản lý tài sản, dữ liệu khách hàng, tài khoản phần mềm.
• Ghi cơ chế đánh giá công việc, KPI hoặc tiêu chuẩn hoàn thành công việc nếu doanh nghiệp dùng KPI.
• Ghi điều kiện chấm dứt, bàn giao, hoàn trả tài sản và xử lý vi phạm.

Ví dụ thực tế: copy mẫu viên chức để ký với nhân viên kinh doanh

Một công ty thương mại tuyển nhân viên kinh doanh lâu dài. Nhân sự tìm trên mạng thấy mẫu “hợp đồng làm việc không xác định thời hạn” và sửa tên công ty, tên nhân viên rồi ký. Hợp đồng nhìn có vẻ đầy đủ vì có quốc hiệu, số hợp đồng, quyền và nghĩa vụ cơ bản.

Sáu tháng sau, nhân viên nghỉ việc và mang theo danh sách khách hàng, báo giá, tài khoản chăm sóc khách. Công ty muốn xử lý nhưng hợp đồng không có điều khoản bảo mật, không có quy định tài sản dữ liệu, không có trách nhiệm bàn giao, không ghi rõ doanh số/KPI, cũng không đúng căn cứ pháp lý của quan hệ lao động trong doanh nghiệp.

Lỗi không nằm ở việc thiếu một mẫu đẹp. Lỗi nằm ở việc dùng sai loại hợp đồng và bỏ qua điều khoản thực tế bảo vệ doanh nghiệp. Với nhân sự kinh doanh, kỹ thuật, kế toán, quản lý kho, marketing hoặc chăm sóc khách hàng, hợp đồng cần gắn với dữ liệu, tài sản, quyền truy cập, bàn giao và trách nhiệm sau nghỉ việc.

Mẫu khung hợp đồng cần kiểm tra trước khi điền thông tin

Phần dưới đây là khung kiểm tra thực tế, không thay thế mẫu chính thức trong trường hợp đơn vị sự nghiệp phải dùng biểu mẫu ban hành kèm văn bản về viên chức. Khi soạn hợp đồng, hãy điều chỉnh theo đúng loại đơn vị và đúng quan hệ pháp lý.

Nhóm điều khoản	Nội dung cần có	Lỗi hay gặp
Thông tin các bên	Tên đơn vị, mã số, địa chỉ, người đại diện/người ký, thông tin người được ký hợp đồng.	Người ký không đúng thẩm quyền hoặc thiếu giấy ủy quyền.
Công việc/vị trí	Chức danh, bộ phận, mô tả công việc, nơi làm việc, báo cáo cho ai.	Ghi quá chung: “làm theo phân công”, dẫn tới khó đánh giá vi phạm.
Tiền lương/quyền lợi	Lương, phụ cấp, khoản bổ sung, thưởng, thời điểm trả, phương thức trả.	Nhầm lương cơ bản, lương đóng bảo hiểm và thu nhập thực nhận.
Thời giờ, nghỉ ngơi	Ca làm, giờ làm, làm thêm, nghỉ phép, ngày nghỉ, trực ca nếu có.	Không ghi rõ khi làm ca, làm ngoài giờ hoặc làm từ xa.
Bảo mật/tài sản	Dữ liệu khách hàng, tài khoản, thiết bị, tài liệu, bí mật kinh doanh, bàn giao khi nghỉ.	Không có điều khoản bảo mật nên khó xử lý khi nhân sự mang dữ liệu đi.
Chấm dứt/bàn giao	Thông báo trước, bàn giao công việc, hoàn trả tài sản, xử lý nợ/ứng trước.	Không có quy trình bàn giao nên công việc bị treo khi nhân sự nghỉ.

Doanh nghiệp nên bổ sung điều khoản nào?

Nếu dùng cho doanh nghiệp, hợp đồng không xác định thời hạn nên đi xa hơn mẫu cơ bản. Tùy vị trí, cần thêm các nhóm điều khoản sau:

• Bảo mật thông tin: dữ liệu khách hàng, bảng giá, chiến lược bán hàng, hồ sơ kế toán, tài khoản phần mềm.
• Tài sản và công cụ làm việc: laptop, điện thoại, sim, thẻ, tài khoản quảng cáo, tài khoản quản trị, con dấu hoặc chữ ký số nếu có.
• Sở hữu kết quả công việc: nội dung, thiết kế, mã nguồn, dữ liệu, tài liệu quy trình do nhân sự tạo trong thời gian làm việc.
• KPI và đánh giá: tiêu chí hoàn thành công việc, kỳ đánh giá, căn cứ thưởng/phạt theo quy chế hợp pháp.
• Điều chuyển công việc/địa điểm: phạm vi được điều chuyển và cách thông báo.
• Bàn giao khi nghỉ: danh sách khách hàng, công nợ, tài sản, tài khoản, hồ sơ đang xử lý.

Ai có quyền ký hợp đồng?

Với đơn vị sự nghiệp, cần xác định người đứng đầu đơn vị hoặc người được giao thẩm quyền ký. Với doanh nghiệp, cần kiểm tra người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền hoặc người giữ chức danh quản lý có quyền ký hợp đồng lao động. Nếu ký bởi người không có thẩm quyền, về sau có thể phát sinh tranh cãi khi xử lý kỷ luật, chấm dứt hoặc tranh chấp tiền lương.

Nếu doanh nghiệp thường xuyên ký hợp đồng nhân sự, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng thuê cộng tác viên và thỏa thuận bảo mật, nên dùng dịch vụ tư vấn thường xuyên cho doanh nghiệp để chuẩn hóa bộ mẫu. Với từng hợp đồng có giá trị hoặc rủi ro cao, xem thêm bài rà soát hợp đồng trước khi ký.

Có nên đưa nguyên mẫu lên hợp đồng rồi sửa tay không?

Chỉ nên dùng mẫu như điểm bắt đầu. Mẫu giúp bạn không quên cấu trúc cơ bản, nhưng không thể tự biết công ty đang có dữ liệu gì, người lao động giữ tài khoản nào, lương thưởng tính ra sao, có làm từ xa không, có đi công tác không, có bí mật kinh doanh không và khi nghỉ việc cần bàn giao gì.

Với doanh nghiệp mới thành lập, nên xây bộ mẫu hợp đồng nhân sự ngay từ đầu, cùng với nội quy, quy chế lương thưởng, phân quyền ký và quy trình lưu hồ sơ nhân sự. Nếu bạn đang chuẩn bị mở công ty, bài dịch vụ thành lập công ty trọn gói giúp nhìn các việc pháp lý ban đầu cần làm song song.

Những lỗi cần tránh khi dùng mẫu hợp đồng

• Dùng mẫu hợp đồng làm việc của viên chức cho nhân viên công ty.
• Ghi sai tên loại hợp đồng nhưng nội dung lại theo quan hệ khác.
• Không ghi rõ công việc, địa điểm làm việc và người quản lý trực tiếp.
• Không tách lương, phụ cấp, thưởng, khoản bổ sung, khoản đóng bảo hiểm.
• Không có điều khoản bảo mật, tài sản, dữ liệu và bàn giao.
• Không có căn cứ xử lý khi nhân sự nghỉ ngang hoặc không bàn giao tài khoản.
• Không kiểm tra người ký có thẩm quyền ký hợp đồng hay không.
• Không lưu phụ lục, quyết định lương, mô tả công việc, biên bản bàn giao cùng hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có dùng mẫu hợp đồng làm việc không xác định thời hạn được không?

Không nên dùng nếu quan hệ là lao động trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường cần hợp đồng lao động không xác định thời hạn, có điều khoản phù hợp với pháp luật lao động và thực tế quản trị nhân sự.

Hợp đồng làm việc không xác định thời hạn áp dụng cho ai?

Thường áp dụng trong quan hệ với viên chức theo nhóm quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức. Cần kiểm tra đúng chủ thể trước khi dùng mẫu.

Chỉ ký hợp đồng không xác định thời hạn có đủ bảo vệ doanh nghiệp không?

Chưa đủ. Cần thêm mô tả công việc, bảo mật, tài sản, dữ liệu, lương thưởng, KPI, bàn giao và quy định chấm dứt phù hợp.

Có cần luật sư rà hợp đồng nhân sự không?

Nên rà khi vị trí có dữ liệu khách hàng, tài khoản quản trị, tài sản công ty, KPI doanh số, lương thưởng phức tạp hoặc rủi ro nghỉ việc gây gián đoạn.