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越南代表处准备活动资料时，中国总部可能收到一份月度汇总，越南办公室另有会议纪要，负责人邮箱里还存着后续回复。三处材料都在描述同一项联系，却使用不同名称和日期。到了核对报告期间的活动时，文件虽然不少，仍难回答哪些事情确实在本期发生。
本文所说的活动台账，是总部与代表处用于整理和核对事实的内部工具，不是法定报告表。重点是把一段期间内的实际活动与证据对应起来；活动权限、报告义务、已有表格和更换负责人时的未结事项交接，见第二节。
一、先区分活动发生日期与资料汇总日期
总部月底收到的资料，不一定都描述当月活动。会议可能发生在上一期，纪要到本期才整理；一封本期收到的邮件，也可能只是补充更早的联系。如果全部按文件上传日期排列，汇总结果很容易错放期间。
建议在内部核对时保留两个时间：活动何时实际发生，以及相关资料何时收到或整理。前者帮助理解事实所属的期间，后者说明为什么某份资料较晚进入汇总。不要为了让两者相同而改写原始日期。
例如，总部在本期收到一份较早会议的纪要，同时收到代表处本期向对方反馈新问题的邮件。这两份材料涉及同一联系，但记录的动作不同。内部汇总应分别识别较早会议和本期回复，不能因为它们同时到达总部就当作本期举行了两次会议。
实际报告采用何种期间、栏目和说明方式，需要按适用要求核对。台账帮助说明日期差异，不自行决定法定报告的填报口径。
二、活动范围、报告义务与负责人交接在哪里查阅
- 代表处与总部经营活动的边界：见代表处与子公司的比较，对应“先回答谁经营，再比较设立费用”。
- 代表处报告义务的已有介绍：见越南语权利义务文章中的“2.2. Nghĩa vụ của văn phòng đại diện”。
- 已有报告表格文本：见LegalZone的23/VBHN-BCT全文，对应第1条第12项“Mẫu Báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện theo Mẫu BC-1”。
- 人员更换时正在跟进的事项：见更换负责人时的未结联络交接，对应“三、把未结事项交给能够接续联系的人”。
三、同一活动的多份资料怎样归到一起
活动数量与文件数量并不相同。一场交流会可能留下邀请、会议纪要、内部摘要和后续邮件。内部台账可以将这些材料归到同一个活动项下，注明各自证明什么，避免各部门把自己的文件都列成一次新活动。
归并时，宜以实际发生的事项为线索：同一日期、同一会议主题或同一场联系，是否只是被不同部门分别记录。名称相似也不代表一定是同一活动；如果有两次独立会面，应保留各自的事实和依据，而不是为了简化表格合并。
下表只示范内部对照方法，栏目不是报告表的法定栏目。
| 内部活动项 | 收到的不同材料 | 核对时需要辨明的事实 |
|---|---|---|
| 一次市场交流会 | 邀请、纪要、内部摘要 | 计划中的安排是否实际举行；多份材料是否描述同一次活动 |
| 一次后续信息反馈 | 总部邮件、当地回复记录 | 本期是否有新的反馈动作，还是只重发旧附件 |
| 持续进行的一项联系 | 上期记录、本期补充说明 | 本期发生了哪一部分，哪些只是沿用上期背景 |
汇总人应能从摘要回到支持该事实的资料。总部自己的概括若与越南办公室的纪要不一致，先把差异列出来，再由了解该活动的人核对，不用更漂亮的摘要覆盖原始记录。
活动性质是否属于代表处的允许范围，应按第二节的相关说明审查。把材料归到一项活动下，不等于已经完成活动合规判断。
四、跨期事项怎样区分本期动作与历史背景
同一联系可能持续数月。上期举行会面，本期补充问题，下一期才收到总部回应。内部汇总既要说明事情仍在继续，也要让审阅人看得出本期具体发生了什么。
可以保留简短的历史背景，再单列本期动作和对应资料。例如“前期已交流产品需求，本期仅转达对方新增问题”。这样既能连起前后经过，也不会把以前完成的动作再次写成新的本期活动。
尚未结束的联系不宜只写“持续跟进”。这句话缺少可核对的事实：本期有没有新会议、新问题或新回复？如果本期只是等待，应如实说明等待状态及其依据，不补写未发生的沟通。接下来由谁联系、总部还需决定什么，则沿用第二节的未结事项交接文章。
如果后收到的资料影响了上一期摘要的理解，宜保留更正说明与日期，让审阅人知道新资料补充了什么。是否需要更正已经提交的报告，应另行结合实际材料和适用要求判断，不能由内部表格自行替代。
五、资料缺失或相互矛盾时，怎样形成可核对的问题
“没有活动”和“还没有找到活动资料”是两种事实状态。总部暂时没收到材料时，先向负责该期间资料的人核实，不把空白直接填成零，也不凭记忆凑出活动数量。
对缺失材料，可以具体写明：哪一项活动缺少何种支持、当前有哪些资料，以及谁能确认发生日期或实际经过。对相互矛盾的资料，应列明差异所在，例如一份摘要写会议已举行，另一份记录却显示仅确认了拟议时间。这样审阅人能追问一个明确问题，而不是重新翻查整期邮箱。
在内部审阅版本中，已核清事实与待确认事项宜清楚标记。定稿后又补入资料，应说明影响了哪一项结论，避免总部、代表处和准备报告的人员继续使用不同版本。是否已满足报告要求，仍要由适当人员按实际情况核验。
需要核对代表处活动资料、报告准备或总部协调范围，可以通过LegalZone代表处咨询入口提交当前问题。服务层级见外国商人代表处服务范围，持续记录整理与具体报告工作以书面委托范围为准。
核查依据
报告制度的法律依据包括第07/2016/NĐ-CP号法令第32条，以及23/VBHN-BCT第1条第12项所列的报告表格。本文不重述提交期限、方式或表格填写规则，也不把内部台账认定为法定必备账簿或另设保存期限。
