Phần mềm team hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hiệu quả công việc nội bộ

PHẦN MỀM LÀM VIỆC NHÓM

Chuyên mục: Chưa được phân loại/ Tin tức

Do đại dịch COVID-19, nhiều quốc gia trên thế giới đã đóng cửa biên giới. Để hạn chế tiếp xúc giữa người với người, làm việc ở nhà để tránh tiếp xúc với người khác rất quan trọng. Khi làm việc ở nhà nhiều ngày, nhiều người bị xáo trộn và mệt mỏi. Nhưng đừng lo. Có nhiều công cụ có thể giúp bạn hợp tác với đồng nghiệp. Nhiều ứng dụng làm việc nhóm còn hỗ trợ bạn để tăng năng xuất làm việc. Trong bài viết này, Legalzone sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phần mềm team.

Phần mềm team là gì?

Phần mềm Team là phần mềm nhắn tin dành cho các nhóm doanh nghiệp, phần mềm hỗ trợ tạo phòng họp hay nhắn tin trực tiếp và cả trò chuyện âm thanh cũng như video, người dùng cũng có thể gửi kèm tệp với nền tảng này. Phần mềm team có thể hoạt động cả trên điện thoại di động, tablet và máy tính (laptop, PC), đem lại một trong những giải pháp quản lý dự án và công việc hiệu quả bậc nhất cho doanh nghiệp của bạn trong kỷ nguyên số.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm team

Sở hữu quy trình giao việc và check kết quả công việc hoàn toàn tự động hoá

Bắt đầu từ Giao việc

Bạn dễ dàng tạo lập các dự án và các nhóm công việc khác nhau mà team cần đảm nhiệm. Trong đó, mỗi đầu việc được giao cho một thành viên cùng với các yếu tố đi kèm như ngày bắt đầu, deadline, người theo dõi, file hướng dẫn, đánh dấu khẩn cấp,… Mỗi task lại có thể bao gồm nhiều subtask (công việc con) ở dưới để chia nhỏ nhiệm vụ cần làm.

Từng cá nhân cũng có thể tạo các đầu việc cho riêng mình.

Đặc biệt, bạn có thể tuỳ thuộc vào thực tế nhiệm vụ trong team để cài đặt các công việc lặp lại. Các đầu việc cho chu kỳ mới sẽ được tự động sinh ra vào mỗi thứ 7 hàng tuần hoặc ngày 28 hàng tháng.

Khi thành viên trong team làm xong một đầu việc sẽ báo cáo kết quả công việc

Quy trình này có thể áp dụng giữa hai thành viên bất kỳ trong team chứ không nhất thiết phải là leader và người dưới quyền. Bởi vậy, bạn có thể an tâm rằng sự cộng tác chuyên nghiệp được xuyên suốt trong cả team của mình.

Lịch sử mọi đầu việc và dự án trong team đều được lưu trữ trong phần mềm mà không hề làm nặng máy hay đơ máy, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm sử dụng điện thoại của bạn. Khi cần tìm kiếm lại một thông tin cũ, thanh tìm kiếm sẽ giúp ích cho bạn.

Trao đổi, thảo luận và chat nội bộ mọi lúc mọi nơi

Ngoài tính năng trên, bạn có thể mở rộng quy mô trao đổi thông tin trên phần mềm team. Điều này giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức tổ chức các cuộc họp nội bộ, đồng thời lưu lại tài liệu phục vụ cho đào tạo thành viên trong team hoặc quy trình onboarding người mới.

Chat nội bộ thông qua điện thoại cũng là mong muốn của đại đa số thành viên khi làm việc nhóm, đặc biệt là nhà quản lý.

Các ứng dụng chat như Facebook, Skype,… không phù hợp bởi chúng làm phân tán tư tưởng, thông tin công việc và lẫn lộn với các mối quan hệ cá nhân của thành viên. Còn ở Phần mềm team thì khác, phần mềm này có thể được tích hợp sẵn với ứng dụng chat nội bộ chỉ dành cho các cá nhân trong team, nên tạo ra một môi trường làm việc độc lập và chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Khi có tin nhắn, bạn cũng sẽ nhận được thông báo và các lựa chọn phản hồi đầy đủ.

Xoá bỏ hoàn toàn thao tác báo cáo và nhắc nhở thủ công

Có một sự thật là việc liên hệ với các thành viên để nhắc nhở về deadline hoặc phàn nàn về chất lượng công việc tốn rất nhiều thời gian. Hơn nữa, nó còn khiến nhà quản lý bị gián đoạn luồng công việc.

Nhưng giờ đây bạn đã có một “trợ lý 4.0” trên điện thoại, có thể bao quát toàn bộ hành động của thành viên trong team và tự động gửi thông báo và lời nhắc khi cần thiết.

Bạn và nhân viên đều nhận được thông báo ngay lập tức khi có sự thay đổi trong công việc liên quan như ai đó giao việc cho bạn, thêm bạn làm người theo dõi, chỉnh sửa thông tin đầu việc, đánh dấu hoàn thành, yêu cầu review, bình luận,… Sẽ không có nhiệm vụ nào bị bỏ quên hoặc lấp liếm được, cho dù những thay đổi trong đó được thực hiện vào ngoài giờ làm việc, thậm chí là nửa đêm.

Đặc biệt, khi bạn khởi tạo một đầu việc mới và giao cho người khác, ở một số phần mềm team sẽ tự động hiển thị chúng trong danh sách công việc của người được giao và thay bạn nhắc nhở họ khi đến deadline.

Tích hợp sẵn với nhiều ứng dụng tiện ích khác

Có nhiều phần mềm trên thiết bị di động bị lỗi khi người dùng cố gắng upload và mở các file tài liệu trên đó. Cũng có trường hợp người dùng bắt buộc phải download tài liệu về và sử dụng các ứng dụng khác để hiển thị nội dung file. Điều này gây ra sự bất tiện lớn trong việc trao đổi thông tin trong team, bởi từng thành viên phải thoát ra vào lại rất mất công và các ứng dụng ngoài tiêu tốn nhiều dung lượng.

Để khắc phục điều đó, hiện nay các phần mềm làm việc nhóm được phát triển, tích hợp với Word, Excel, PowerPoint, Dropbox,… Bạn và nhân viên dễ dàng upload các file dưới nhiều định dạng trên hệ thống, kể cả các file ở mô tả công việc, file kết quả, trong bình luận hoặc trong tin nhắn. Các thành viên còn lại trong team chỉ cần click vào đó là xem được phiên bản đầy đủ của tài liệu.

Email, Google Calendar, Google Drive,… cũng là các ứng dụng tiện ích được tích hợp sẵn trên hệ thống phần mềm.

Sử dụng hiệu quả trên mọi thiết bị di động và hệ điều hành

Hiện nay, Phần mềm team được sáng tạo để tương thích với cả hệ điều hành Android và iOS. Ngoài đôi chỗ khác biệt về giao diện, các tính năng của hai bên hoàn toàn giống nhau. Điều này góp phần tạo nên sự công bằng trong team, đồng thời tránh gây ra sự đứt quãng dữ liệu trong quá trình làm việc.

Không chỉ riêng điện thoại, phần mềm còn hoạt động tối ưu trên PC, laptop, Macbook và tablet. Nói cách khác, chỉ cần đăng ký tài khoản và kết nối Internet, bạn có thể tham gia chặt chẽ vào làm việc nhóm dù ở bất cứ đâu.

Thậm chí khi sử dụng phần mềm trên máy tính, bạn còn có thể được hỗ trợ nhiều tính năng mở rộng hơn.

Legalzone xin giới thiệu đến bạn Phần mềm quản lý công việc của chúng tôi.

Trên đây là những thông tin về Phần mềm team nói chung. Với phần mềm team, công việc luôn được theo dõi sát sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công cụ hỗ trợ mà bạn cần đầu tư nếu muốn thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp. Liên hệ đến Legalzone để nhận được sự hỗ trợ trực tiếp.