Kỹ năng nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự

Legalzone giới thiệu đến bạn đọc kỹ năng nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự.

1. Các nội dung cần quan tâm làm rõ trong quá trình nghiên cứu hồ sơ vụ án

Nghiên cứu hồ sơ vụ án đồng thời cũng là quá trình đánh giá các tài liệu đó trong mối quan hệ biện chứng nhằm xâu chuỗi các tình tiết, sự kiện được ghi nhận trong các tài liệu, để xác định bản chất của sự việc, từ đó đề ra hướng giải quyết phù hợp. Vì vậy, việc nắm rõ các kỹ năng nghiên cứu hồ sơ vụ án, trong đó có án dân sự là rất quan trọng.

Nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án

Theo quy định của Bộ luật tố tụng dân sự sửa đổi, bổ sung thì các đương sự trong vụ án dân sự có nghĩa vụ chứng minh, Tòa án là cơ quan thu thập chứng cứ. Trong quá trình Thẩm phán tiếp nhận tài liệu, chứng cứ do đương sự giao nộp, hoặc Tòa án trực tiếp thu thập tài liệu, chứng cứ, Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án đã ít nhiều nắm được tình tiết của vụ án, nhưng để giải quyết được đúng đắn thì Thẩm phán phải nghiên cứu kỹ hồ sơ vụ án. Nếu không nghiên cứu kỹ hồ sơ thì rất dễ phạm sai lầm. Vì có những vấn đề chỉ khi nghiên cứu kỹ, toàn diện các tài liệu, chứng cứ của vụ án thì mới hiểu được bản chất của vụ án hoặc mới thấy được cần phải thu thập thêm tài liệu, chứng cứ gì, cần kiểm tra, xác minh thêm vấn đề gì, có cần tạm đình chỉ, đình chỉ hay phải chuyển vụ án cho cơ quan, Tòa án khác giải quyết không? Hoặc đã đủ điều kiện để đưa vụ án ra xét xử chưa và xác định trọng tâm phải kiểm tra, làm rõ tại phiên tòa là các vấn đề gì.

Khi nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự, hôn nhân gia đình phải làm rõ những nội dung cơ bản sau:

Xác định đúng các yêu cầu của đương sự

Bộ luật tố tụng dân sự quy định Tòa án chỉ giải quyết vụ án theo yêu cầu của đương sự. Những vấn đề mà đương sự không yêu cầu thì Tòa án không giải quyết. Đây là phạm vi giải quyết của Tòa án đối với mỗi vụ án cụ thể. Do đó, nghiên cứu hồ sơ vụ án phải rút ra được đương sự yêu cầu giải quyết vấn đề gì. Trong quá trình nghiên cứu phải bám sát vào yêu cầu của đương sự để xem xét.

Xác định quan hệ pháp luật phải giải quyết của vụ án

Quá trình nghiên cứu các tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ vụ án, Thẩm phán phải xác định được quan hệ pháp luật cần giải quyết.

Quan hệ pháp luật cần giải quyết trong vụ án thường xuất phát từ yêu cầu của nguyên đơn, yêu cầu phản tố của bị đơn và yêu cầu của người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập của vụ án.

Trong một vụ án có thể chỉ có một quan hệ pháp luật mà Tòa án phải giải quyết, nhưng cũng có thể có nhiều quan hệ pháp luật phải giải quyết. Nếu vụ án có nhiều quan hệ pháp luật phải giải quyết, thông thường sẽ có một quan hệ pháp luật có tính chủ đạo là căn nguyên khởi phát vụ án. Từ quan hệ pháp luật này, trên cơ sở yêu cầu của đương sự có thể phát sinh các quan hệ pháp luật khác có liên quan đến quan hệ pháp luật đó.

Việc xác định đúng, đầy đủ quan hệ pháp luật cần phải giải quyết có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho việc xác định các tài liệu, chứng cứ cần thu thập, xác định được thành phần đương sự của vụ án, xác định được pháp luật cần áp dụng để giải quyết vụ án.

Xác định đầy đủ các đương sự, địa vị tố tụng của đương sự trong vụ án

Đương sự trong vụ án dân sự là cá nhân, cơ quan, tổ chức bao gồm nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan.

Trong một vụ án dân sự bao giờ cũng có nguyên đơn, bị đơn và có thể có người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Số lượng đương sự trong một vụ án cụ thể nhiều hay ít phụ thuộc vào tính chất vụ án, loại quan hệ tranh chấp. Việc xác định đầy đủ đương sự, xác định đúng địa vị tố tụng của họ có ý nghĩa hết sức quan trọng, giúp cho việc nắm bắt được hết các yêu cầu của đương sự, yêu cầu họ cung cấp chứng cứ, thu thập chứng cứ để giải quyết vụ án được toàn diện, đầy đủ, hạn chế việc kéo dài giải quyết vụ án.

Xác định được các tài liệu, chứng cứ làm cơ sở cho việc giải quyết vụ án

Trong vụ án có thể có rất nhiều tài liệu, rất nhiều nguồn chứng cứ được thu thập, các tài liệu, các nguồn chứng cứ đã thu thập trong hồ sơ có thể có nội dung đối lập, mâu thuẫn nhau. Nghiên cứu hồ sơ, tài liệu Thẩm phán phải xác định được các yêu cầu, các nội dung, các vấn đề, các tài liệu, chứng cứ nào đương sự đã thống nhất, các vấn đề nào đương sự không thống nhất.

Trong số các tài liệu, các nguồn chứng cứ được thu thập, có trong hồ sơ vụ án thì nội dung của tài liệu, của nguồn chứng cứ nào chứa đựng chứng cứ của vụ án. Các tài liệu, các nguồn chứng cứ có trong hồ sơ đã đủ làm rõ các tình tiết của vụ án chưa? Có cần phải thu thập thêm chứng cứ, tài liệu nào? Tài liệu, chứng cứ nào cần phải kiểm tra, xác minh nhằm khẳng định tính xác thực của tài liệu. Chỉ khi làm rõ được các vấn đề nêu trên, thì Thẩm phán mới có thể xác định hướng hoạt động tố tụng tiếp theo phù hợp, như phải triệu tập thêm đương sự, nhân chứng nào? Yêu cầu đương sự nào giao nộp thêm tài liệu, chứng cứ gì? Có tạm đình chỉ, hay đình chỉ không? Hoặc quyết định đưa vụ án ra xét xử? Các vấn đề cần tập trung hỏi, đối chất, làm rõ tại phiên tòa v.v..

Bước đầu xác định các văn bản, các điều luật cần áp dụng và sơ bộ định hướng giải quyết vụ án

Sau khi nghiên cứu xong hồ sơ, tổng hợp, đánh giá các tài liệu, chứng cứ trong vụ án, xác định các quan hệ pháp luật cần giải quyết, bước đầu Thẩm phán phải xác định sơ bộ các văn bản pháp luật, các điều luật (cả nội dung và tố tụng) cần áp dụng và hướng giải quyết từng quan hệ pháp luật trong vụ án, từ đó có hướng chuẩn bị các văn bản pháp luật cần thiết, chuẩn bị cho việc xét xử tại phiên tòa, cho việc nghị án, viết bản án sau này.

Kiểm tra sắp xếp hồ sơ vụ án trước khi nghiên cứu

Muốn nghiên cứu hồ sơ đạt hiệu quả cao, tiết kiệm được thời gian, giúp cho việc xem xét, ghi nhớ, phân tích, đánh giá các tài liệu đó được khách quan, thuận lợi thì phải sắp xếp hồ sơ theo một trật tự nhất định là rất cần thiết. Đặc biệt vụ án có nhiều đương sự, nhiều nhân chứng và họ có nhiều lời khai khác nhau; có nhiều văn bản yêu cầu và kết luận giám định, nhiều văn bản ghi kết quả những lần định giá, thẩm định giá, nhiều văn bản xem xét, thẩm định tại chỗ trong những thời điểm khác nhau v.v.. Hồ sơ có hàng trăm bút lục thì việc sắp xếp hồ sơ khoa học, có đánh số bút lục trước khi nghiên cứu có ý nghĩa đặc biệt quan trọng không chỉ đối với Thẩm phán ở cấp sơ thẩm mà còn ý nghĩa tác dụng trong quá trình quản lý, sử dụng của cấp phúc thẩm, cấp giám đốc thẩm và công tác lưu trữ, khai thác sau đó.

Dù việc sắp xếp hồ sơ có ý nghĩa thực tiễn rất cao, nhưng không phải Thẩm phán nào, Chánh án nào cũng có ý thức quan tâm đầy đủ về vấn đề này, đây là vấn đề mà các Thẩm phán cần phải quan tâm lưu ý rút kinh nghiệm.

Việc sắp xếp hồ sơ nên theo từng tập, theo thứ tự thời gian:

Tập một là: các văn bản tố tụng. Trong tập này chia ra theo chủ đề thành nhiều tập nhỏ là tập các giấy báo, giấy triệu tập đương sự, nhân chứng, quyết định đưa vụ án ra xét xử, tập các văn bản, quyết định trưng cầu giám định, định giá.v.v… Mỗi tập nhỏ của từng chủ đề đều phải sắp xếp theo thứ tự thời gian, để tiện nghiên cứu, khai thác.

Tập hai là: tập các tài liệu, các nguồn chứng cứ do đương sự giao nộp hay do Tòa án trực tiếp thu thập. Nếu vụ án có nhiều đương sự, có nhiều lời khai của nhân chứng, có nhiều biên bản định giá, nhiều kết luận giám định, nhiều tài liệu khác do đương sự, cơ quan tổ chức, cá nhân cung cấp cho Tòa án v.v.. thì chia ra nhiều tập nhỏ gồm:

– Tập lời khai của nguyên đơn,

– Tập lời khai của bị đơn,

– Tập lời khai của nhân chứng,

– Tập xem xét thẩm định tại chỗ (nếu xem xét, thẩm định nhiều lần; nhiều tài sản, ở nhiều thời điểm khác nhau với nhiều biên bản xem xét, thẩm định thì mới xếp thành tập riêng),

– Tập các biên bản định giá,

– Tập các tài liệu dùng để giám định, biên bản kết luận giám định,

– Tập các tài liệu, chứng cứ khác.

Sau khi xét xử sơ thẩm thì có tập ba là: các tài liệu về phiên tòa sơ thẩm gồm biên bản phiên tòa, biên bản nghị án, bản án sơ thẩm…

Tập bốn là: gồm các tài liệu về kháng cáo, kháng nghị, tài liệu, chứng cứ đương sự nộp khi kháng cáo…

Tập năm là: Tập phúc thẩm gồm biên bản phiên tòa, biên bản nghị án, bản án phúc thẩm.

Mỗi nguyên đơn, mỗi bị đơn, mỗi nhân chứng (có nhiều lời khai) thì sắp xếp vào một tập và luôn luôn xếp theo thứ tự thời gian.

2. Phương pháp nghiên cứu hồ sơ vụ án

Khi sắp xếp các tài liệu phải kiểm tra đã đánh số bút lục và có danh mục tài liệu chưa? Nếu hồ sơ chưa được đánh số bút lục, chưa có danh mục tài liệu thì Thẩm phán phải kịp thời bổ sung. Nếu hồ sơ đã được đánh số bút lục, đã có danh mục tài liệu thì Thẩm phán phải kiểm tra xem tài liệu có trong hồ sơ có phù hợp với danh mục tài liệu không, nếu thiếu thì thiếu bút lục nào? phải tìm hiểu nguyên nhân và kịp thời khắc phục.

Các tình tiết của vụ án có mối liên hệ với nhau, chúng phát sinh, phát triển, diễn biến theo một trình tự nhất định. Do đó, việc nghiên cứu hồ sơ theo trình tự lôgic sẽ giúp cho việc xem xét, ghi nhớ, phân tích, đánh giá các tài liệu, chứng cứ thuận lợi.

Khi hồ sơ có nhiều bút lục, các đương sự, nhân chứng có nhiều lời khai, các lời khai bổ sung cho nhau hoặc có lời khai trái ngược, mâu thuẫn nhau; số lượng tài sản tranh chấp, yêu cầu Tòa án giải quyết nhiều v.v. thì việc nghiên cứu theo trình tự lôgic sẽ rất có ích cho việc ghi nhớ, sử dụng chúng trong quá trình phân tích, đánh giá và xét xử.

Việc nghiên cứu nên bắt đầu từ đơn khởi kiện, lời khai của nguyên đơn, bị đơn, nhân chứng… các biên bản đối chất và nghiên cứu theo thứ tự thời gian. Nghiên cứu hết lời khai của nguyên đơn này, mới chuyển sang nghiên cứu lời khai của nguyên đơn khác, khi nghiên cứu hết lời khai của nguyên đơn mới chuyển sang nghiên cứu lời khai của bị đơn, nhân chứng. Khi nghiên cứu cần có bản ghi tóm tắt nội dung từng bút lục. Những hồ sơ dày cả trăm trang đến nghìn trang tài liệu, việc ghi tóm tắt sẽ rất có ích trong việc tổng hợp, đánh giá, đối chiếu khi phát hiện có sự mâu thuẫn và thuận lợi khi cần sử dụng tài liệu tại phiên tòa.

Việc nghiên cứu phải toàn diện, khách quan

Việc nghiên cứu hồ sơ một cách khách quan, toàn diện là tiền đề, là điều kiện để Thẩm phán giải quyết đúng đắn vụ án dân sự. Có nghiên cứu khách quan, toàn diện hồ sơ mới có thể nắm bắt được các sự kiện, các tình tiết diễn biến của vụ án đã được phản ánh trong hồ sơ. Về nguyên tắc Thẩm phán phải nghiên cứu, xem xét tất cả các tài liệu có trong hồ sơ vụ án, không được bỏ qua bất kỳ tài liệu, chứng cứ nào.

Về phương pháp xem xét, nghiên cứu phải bắt đầu từ việc nghiên cứu riêng biệt từng tài liệu, chứng cứ cụ thể, nhưng đồng thời phải xem xét chúng, đặt chúng trong mối liên hệ với từng tài liệu, chứng cứ khác. Trước, trong khi nghiên cứu cấm kỵ việc có định kiến trước về bất kỳ tài liệu, nguồn chứng cứ nào và cũng không được mặc định trước về hướng xử lý của vụ án. Khi đã có định kiến sẽ làm cho Thẩm phán không xem xét, nghiên cứu kỹ và toàn diện các tài liệu, chứng cứ; do đó sẽ không nhận thức đúng bản chất của tình tiết, sự kiện được thể hiện trong hồ sơ, dẫn đến các quyết định không phù hợp với chứng cứ, tài liệu có trong hồ sơ vụ án.

Kỹ năng chung khi nghiên cứu hồ sơ vụ án

Nghiên cứu đơn khởi kiện: Đối với bất kỳ hồ sơ vụ án dân sự nào (vụ án dân sự, hôn nhân gia đình…) tài liệu mà Thẩm phán phải nghiên cứu đầu tiên là đơn khởi kiện của nguyên đơn, đơn khởi kiện của cơ quan, tổ chức khởi kiện để bảo vệ quyền và lợi ích của người khác.

Dù trước khi thụ lý, Thẩm phán được phân công giải quyết vụ án hoặc người có thẩm quyền khác (có thể là Thẩm phán, có thể là Chánh án) đã xem xét, xử lý đơn theo yêu cầu của Điều 164 Bộ luật tố tụng dân sự sửa đổi, bổ sung sau khi đơn đã đáp ứng đúng quy định của Điều 164 và nguyên đơn đã xuất trình biên lai nộp tạm ứng án phí (đối với trường hợp phải nộp tạm ứng án phí, không được miễn) thì Tòa án mới thụ lý. Dù vậy, qua công tác giám đốc thẩm cho thấy không phải đơn khởi kiện của tất cả các vụ án dân sự đều đã được xử lý tốt. Có vụ đơn khởi kiện không thể hiện đầy đủ, rõ ràng yêu cầu của đương sự, hoặc đơn khởi kiện không thuộc thẩm quyền v.v. vẫn được thụ lý.

Do đó, khi nghiên cứu hồ sơ, Thẩm phán phải đọc kỹ đơn khởi kiện để biết được yêu cầu khởi kiện của nguyên đơn. Trong trường hợp Thẩm phán nghiên cứu hồ sơ thấy yêu cầu của nguyên đơn chưa được thể hiện rõ trong đơn khởi kiện thì phải ghi chép lại để kiểm tra quá trình tố tụng tiếp theo (bản tự khai, biên bản ghi lời khai của nguyên đơn) đã được khắc phục chưa?

Nếu chưa được khắc phục thì Thẩm phán cần yêu cầu đương sự trình bày lại cho rõ ràng, đầy đủ yêu cầu của người khởi kiện; kiểm tra vụ án có thuộc thẩm quyền của Tòa án hay thuộc thẩm quyền cơ quan khác, của Tòa án khác không? Nếu vụ án thuộc thẩm quyền của Tòa án vẫn phải kiểm tra đã có đủ điều kiện để khởi kiện chưa? Thời hiệu khởi kiện còn hay hết? Vụ án có thuộc trường hợp đã được giải quyết bằng bản án, quyết định đã có hiệu lực của Tòa án hoặc quyết định đã có hiệu lực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền không? (trừ trường hợp được quyền khởi kiện lại theo quy định của pháp luật). Người khởi kiện có quyền khởi kiện không? Có đủ năng lực hành vi dân sự không? v.v..

Nếu qua nghiên cứu đơn khởi kiện, kiểm tra các tài liệu thấy có đủ cơ sở xác định vụ án không thuộc thẩm quyền Tòa án, đã hết thời hiệu khởi kiện, người khởi kiện không có quyền khởi kiện, chưa đủ điều kiện khởi kiện hoặc không có đủ năng lực hành vi tố tụng dân sự… thì Thẩm phán phải ra quyết định đình chỉ giải quyết vụ án theo quy định tại Điều 192 Bộ luật tố tụng dân sự, không cần nghiên cứu tiếp hồ sơ.

Khi đã xác định vụ án thuộc thẩm quyền Tòa án, việc khởi kiện là hợp pháp thì sau khi ghi tóm tắt nội dung khởi kiện vào bản cứu, Thẩm phán tiếp tục nghiên cứu các tài liệu khác.

Nghiên cứu lời khai của đương sự: Nghiên cứu lời khai của nguyên đơn: Tại khoản 1 Điều 218 Bộ luật tố tụng dân sự sửa đổi có quy định: “Hội đồng xét xử chấp nhận việc thay đổi, bổ sung yêu cầu của đương sự, nếu việc thay đổi, bổ sung yêu cầu của họ không vượt quá phạm vi yêu cầu khởi kiện, yêu cầu phản tố hoặc yêu cầu độc lập ban đầu.”

Theo quy định tại Điều 176, 177 Bộ luật tố tụng dân sự sửa đổi thì bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan có yêu cầu độc lập có quyền đưa ra yêu cầu phản tố, yêu cầu độc lập trước khi Tòa án có quyết định đưa vụ án ra xét xử. Từ các quy định nói trên có thể kết luận đến trước khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử nguyên đơn cũng có quyền thay đổi, bổ sung yêu cầu khởi kiện.

Do đó, việc nghiên cứu xác định yêu cầu khởi kiện của nguyên đơn không chỉ căn cứ vào đơn khởi kiện, mà phải căn cứ vào yêu cầu khởi kiện bổ sung của nguyên đơn trước khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử. Bộ luật tố tụng dân sự không có quy định về thủ tục, yêu cầu sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán không đề cập vấn đề này. Tòa án Việt Nam là Tòa án nhân dân, theo nguyên tắc Tòa án không gây khó cho người dân thì phải hoạt động theo hướng pháp luật không quy định thì các Tòa án khi thụ lý, giải quyết vụ án không được tự đưa ra thêm các yêu cầu về thủ tục đối với người dân.

Vì vậy, nguyên đơn có quyền làm đơn khởi kiện để bổ sung, sửa đổi yêu cầu khởi kiện, hoặc trình bày trực tiếp với Tòa án và Thẩm phán phải lập biên bản ghi lại yêu cầu này. Biên bản ghi lời khai này phải được công nhận đó là yêu cầu sửa đổi, bổ sung nội dung khởi kiện hợp lệ của nguyên đơn, Tòa án phải xem xét, giải quyết.

Do đó, trong quá trình nghiên cứu lời khai, tài liệu mà nguyên đơn đã giao nộp cho Tòa án, Thẩm phán phải chú ý xem nguyên đơn có sửa đổi, bổ sung yêu cầu khởi kiện không và nguyên đơn đã xuất trình các tài liệu, chứng cứ chứng minh chưa? Nếu nguyên đơn chưa xuất trình, hoặc xuất trình chưa đầy đủ thì Thẩm phán phải hướng dẫn và yêu cầu nguyên đơn giao nộp chứng cứ bổ sung.

Việc nghiên cứu lời khai của nguyên đơn nên tiến hành theo thứ tự thời gian, những bản tự khai, biên bản lấy lời khai trước cần nghiên cứu trước, và cần chú ý ghi chép tóm tắt các nội dung của từng bản tự khai, biên bản lấy lời khai, các yêu cầu của từng nguyên đơn (đối với vụ án có nhiều nguyên đơn) được thể hiện trong các bản tự khai, biên bản lấy lời khai, đặc biệt chú ý ghi tóm tắt các nội dung mới trong mỗi tài liệu. Nếu qua nghiên cứu hồ sơ thấy nguyên đơn có lời khai mâu thuẫn nhau phải tìm hiểu nguyên nhân, yêu cầu nguyên đơn lý giải việc khai mâu thuẫn đó. Nếu vụ án có nhiều nguyên đơn thì nên nghiên cứu hết lời khai nguyên đơn này mới chuyển nghiên cứu lời khai của nguyên đơn khác.

Trong mỗi trường hợp, sau khi nghiên cứu lời khai của nguyên đơn phải rút ra được một trong các kết luận sau:

– Lời khai của các nguyên đơn đã đủ, rõ chưa? Có điểm gì nguyên đơn khai chưa rõ, còn mâu thuẫn…?

– Có cần yêu cầu nguyên đơn hay một trong số các nguyên đơn phải trình bày thêm, lấy lời khai thêm vấn đề gì? Có cần đối chất giữa các nguyên đơn với nhau hoặc với các đương sự khác không? Vấn đề cần đối chất?

– Có cần yêu cầu nguyên đơn thực hiện việc cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ hay không? Và cung cấp thêm tài liệu, chứng cứ gì?

– Nếu nguyên đơn trình bày cơ bản đã rõ và đủ, thì tại phiên tòa cần tập trung vào vấn đề gì và cần ghi rõ yêu cầu đó vào trong bản cứu.

Sau khi nghiên cứu hết lời khai nguyên đơn, Thẩm phán tiến hành nghiên cứu lời khai của các đương sự khác

Trên đây là nội dung kỹ năng nghiên cứu hồ sơ vụ án dân sự. Liên hệ ngay với Legalzone để được tư vấn và hỗ trợ.