Thủ tục thành lập công ty 2021

Việc cải cách quy trình thành lập doanh nghiệp, đơn giản hóa thủ tục thành lập công ty năm 2021 và cụ thể hóa các hồ sơ thành lập doanh nghiệp đã tạo điều kiện rất tốt cho môi trường đăng ký doanh nghiệp. Nhưng không phải ai cũng nắm rõ cách mở công ty. Legalzone sẽ gửi đến quý doanh nghiệp, các bạn đọc bài viết về quy trình và thủ tục thành lập công ty/doanh nghiệp mới nhất hiện nay.

Căn cứ pháp lý của thủ tục thành lập công ty 2021

Luật Doanh Nghiệp Số 59/2020/QH14 có hiệu lực thi hành ngày 01/01/2021
Nghị định số 122/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành ngày 15/10/2020
Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg có hiệu lực thi hành ngày 20/08/2018
Và các văn bản pháp luật liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp khác.

Nơi nhận hồ sơ và trả kết quả thành lập công ty

Cơ quan thụ lý và giải quyết hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp: Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở
Hiện nay, với mục tiêu số hóa thủ tục thành lập công ty, có rất nhiều Sở Kế Hoạch Đầu Tư Tỉnh/Thành Phố đã khuyến khích doanh nghiệp thành lập mới thực hiện việc nộp đơn đăng ký doanh nghiệp qua website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ để rút ngắn thời gian thực hiện hồ sơ, hạn chế đi lại.
Lưu ý: ở thời điểm hiện tại, khi đăng ký thành lập công ty tại TP.Hồ Chí Minh và Hà Nội, Sở Kế Hoạch Đầu Tư ở 2 địa phương này khuyến khích các doanh nghiệp khi nộp hồ sơ phải thông qua website https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ và rất hạn chế nhận hồ sơ trực tiếp.
Hồ sơ thành lập doanh nghiệp nộp trực tiếp (soạn tay) chỉ nhận 1 cá nhân/1 hồ sơ/ngày vào khoảng thời gian từ 13:30 – 14:00 hàng ngày, quý doanh nghiệp nên lưu ý để có thể nộp được hồ sơ đúng hạn.

>>> Mời tham khảo: Dịch vụ thành lập công ty – Công ty luật Legalzone

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin thành lập công ty

Bước 1:

Lựa chọn loại hình công ty định thành lập. Với Luật Doanh Nghiệp 2020, có 5 loại hình công ty cho khối doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, có 3 loại hình công ty phổ biến thường được đăng ký, đó là: công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên (Công ty TNHH 1TV – có 1 thành viên, do 1 cá nhân làm chủ), công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên (Công ty TNHH 2TV – có từ 02 đến 50 thành viên) và công ty cổ phần (Công ty CP – có từ 03 thành viên trở lên). Bạn phải xác định được loại hình công ty mà bạn muốn thành lập, trước khi chuẩn bị các bước tiếp theo.

Bước 2:

Xác định thông tin cá nhân của chủ sở hữu/thành viên công ty hoặc cổ đông. Xác định người đại diện theo pháp luật và chức danh cụ thể của người đại diện theo pháp luật. (Giám đốc/Tổng giám đốc)

Mỗi thành viên góp vốn phải chuẩn bị 1 bản sao chứng thực giấy tờ tùy thân (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Hộ chiếu). Thời hạn sao y, chứng thực giấy tờ tùy thân không được vượt quá 03 tháng.

Bước 3:

Chuẩn bị tên công ty. Hiện tại, tên công ty/doanh nghiệp đã được đồng bộ hóa dữ liệu trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Việc đăng ký tên công ty trùng hoặc gây nhầm lẫn sẽ không được chấp thuận khi đăng ký doanh nghiệp.

Bước 4:

Xác định vốn điều lệ của công ty. Tùy thuộc vào ngành nghề và đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh của riêng bạn, hãy đăng ký vốn điều lệ phù hợp. Vốn điều lệ không chỉ ảnh hưởng đến năng lược hoạt động của công ty bạn (về mặt pháp lý) mà còn ảnh hưởng đến số thuế môn bài phải nộp hằng năm. Vốn điều lệ từ 10 tỷ trở xuống, lệ phí môn bài: 2tr/năm. Trên 10 tỷ, lệ phí môn bài: 3tr/năm

Bước 5:

Xác định địa chỉ trụ sở chính. Địa chỉ trụ sở chính phải thuộc quyền sỡ hữu hợp pháp của doanh nghiệp. Địa chỉ trụ sở chính khi đăng ký thành lập công ty phải rõ ràng từ mức địa chỉ cấp 4, bao gồm: số nhà, tên đường/thôn/xóm/ấp – Xã/phường/Thị trấn – Quận/Huyện/Thị Xã/Thành phố trực thuộc tỉnh – Tỉnh/Thành phố trực thuộc trung ương.

Bước 6:

Xác định ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được đăng ký không hạn chế các ngành nghề mà pháp luật không cấm. Khi đăng ký thành lập doanh nghiệp, ngành nghề phải được mã hóa và đăng ký theo mã ngành cấp 4 đã được quy định tại quyết định 27/2018/QĐ-TTg.

Bước 7:

Ngoài ra, theo Luật Doanh Nghiệp 2020 có quy định, khi nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký số điện thoại công ty. Số điện thoại này có thể là số điện thoại bàn hoặc số điện thoại di động.

Giai đoạn 2: Soạn thảo hồ sơ và quy trình nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp

Bước 1: Hồ sơ thành lập công ty

Hồ sơ mở công ty sẽ bao gồm những mẫu biểu đã được quy định cụ thể tại Luật Doanh Nghiệp 2020 và Nghị định số 122/2020/NĐ-CP. Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể, sẽ có những mẫu biểu khác nhau. Nhưng cơ bản, sẽ bao gồm những mẫu biểu sau:

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (Mẫu bắt buộc theo nghị định 122/2020/NĐ-CP)
Phụ lục I-2: áp dụng cho công ty TNHH Một Thành Viên
Phụ lục I-3: áp dụng cho công ty TNHH Hai thành viên trở lên
Phụ lục I-4: áp dụng cho công ty cổ phần
Danh sách thành viên góp vốn đối với công ty TNHH Hai Thành viên trở lên; Danh sách cổ đông góp vốn đối với công ty Cổ Phần
Điều lệ công ty được soạn thảo dựa theo luật doanh nghiệp 2020
Giấy ủy quyền cho người trực tiếp thực hiện việc nộp hồ sơ tại Sở Kế Hoạch Đầu Tư (nếu cá nhân đi nộp không phải là đại diện pháp luật của công ty)
Giấy tờ chứng thực cá nhân (Chứng minh nhân dân/Căn Cước Công Dân/Hộ chiếu) sao y, bản chính không quá 03 tháng của tất cả các thành viên công ty/chủ sở hữu. Và giấy tờ cá nhân sao y bản chính không quá 03 tháng của người được ủy quyền làm thủ tục đăng ký thành lập doanh nghiệp (Nếu có)

Lưu ý: tất cả các thành viên công ty/chủ sở hữu ký tên vào các hồ sơ được liệt kê bên trên. Nên ký hồ sơ bằng mực xanh và chữ ký nên đồng nhất giữa tất cả hồ sơ.

Ngay sau đây, Song Kim gởi đến các bạn các mẫu biểu để soạn hồ sơ thành lập công ty mới nhất, được áp dụng từ ngày 01/05/2021 theo thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT

Bước 2: Quy trình nộp hồ sơ thành lập công ty và thời gian trả kết quả đăng ký doanh

Cách 1: Nộp hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trực tiếp tại sở KH-ĐT

Bước 1: Soạn, ký hồ sơ và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ tùy thân như đã liệt kê bên trên
Bước 2: Đến Phòng Đăng Ký Kinh Doanh – Sở Kế Hoạch Đầu Tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để nộp hồ sơ
Bước 3: Chuyên viên phòng Đăng Ký Kinh doanh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và bàn giao cho doanh nghiệp 1 biên nhận có ghi rõ ngày trả kết quả đăng ký doanh nghiệp (03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ)
Bước 4: Doanh nghiệp căn cứ theo lịch hẹn trên giấy biên nhận để nhận kết quả thành lập công ty.
Sẽ xảy ra 2 trường hợp:
Bước 4.1: Nếu hồ sơ không có sai sót: Phòng Đăng Ký Kinh Doanh sẽ tiến hành cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Bước 4.2: Nếu hồ sơ có sai sót như: tên công ty bị trùng, gây nhầm lẫn, ngành nghề kinh doanh đăng ký sai mã ngành, địa chỉ công ty không hợp lệ,…Chuyên viên sẽ hướng dẫn doanh nghiệp lại hoàn thiện hồ sơ. Khi đó, doanh nghiệp phải soạn lại hồ sơ theo hướng dẫn và nộp lại hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đã điều chỉnh. Lúc này, doanh nghiệp phải chờ thêm 03 ngày làm việc để nhận kết quả thành lập công ty

Kết luận: khi nộp hồ sơ trực tiếp (hồ sơ soạn và nộp thủ công) thời hạn tối thiểu từ ngày nộp hồ sơ đến ngày có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tối thiểu là 03 ngày làm việc.

Ưu điểm:

không cần tìm hiểu quy trình nộp hồ sơ qua mạng. Soạn hồ sơ là có thể nộp được ngay.

Nhược điểm:
- Tại Tp.HCM và Hà Nội, Sở Kế Hoạch Đầu Tư rất hạn chế nhận hồ sơ soạn và nộp thủ công, doanh nghiệp phải đến chính xác thời gian mới được tiếp nhận.
- Nếu xảy ra sai sót, cần bổ sung hồ sơ, thì việc đi lại sẽ rất mất thời gian

Cách 2: nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh thông qua hệ thống Cổng Thông Tin Quốc Gia về đăng ký doanh nghiệp

Bước 1: Đăng nhập cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Bước 2: Tạo hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp theo từng đề mục của mà hệ thống yêu cầu
Bước 3: Scan hồ sơ đã soạn và tải file đính kèm
Bước 4: Ký xác thực và nộp hồ sơ vào phòng đăng ký kinh doanh
Bước 5: Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký qua mạng, hệ thống sẽ gởi email thông báo về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký.
Có 2 trường hợp xảy ra:
Bước 6.1: nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành in thông báo chấp thuận được gởi từ cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia, cùng giấy ủy quyền (nếu có): và liên hệ phòng đăng ký doanh nghiệp để nhận giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Bước 6.2: nếu hồ sơ cần bổ sung, điều chỉnh thông tin, trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi qua email các lỗi cần chỉnh sửa. Doanh nghiệp chỉ cần chỉnh sửa theo yêu cầu và nộp lại hồ sơ. Và 03 ngày làm việc kế tiếp, Sở KH-ĐT sẽ phản hồi kết quả thông qua email. Khi đó, doanh nghiệp làm theo bước 6.1, 01 ngày sau sẽ nhận được GPKD

Kết luận: khi nộp hồ sơ thông qua hệ thống đăng ký doanh nghiệp trên cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Kể từ ngày nộp hồ sơ đến khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là 03 ngày làm việc

Ưu điểm:
- Hồ sơ được hướng dẫn rất cụ thể qua email được phản hồi từ phòng đăng ký kinh doanh – Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương. Nếu có sai sót, doanh nghiệp không cần đến sở KH-ĐT để được hướng dẫn, hạn chế thời gian đi lại
- Không phải đến nộp hồ sơ trong 1 khung giờ hạn hẹp nếu đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Tp.Hồ Chí Minh và Hà Nội.
Nhược điểm:

Phải nhập thông tin thành đăng ký thành lập công ty 2 lần: lần 1 – tại cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Lần 2 – tại bộ mẫu biểu đăng ký thành lập công ty được quy định tại Nghị định 01/2021/ND-CP. Việc cập nhật thông tin công ty 2 lần có thể xảy ra việc sai lệch thông tin khi nhập liệu.

Lưu ý khi đăng ký thành lập doanh nghiệp qua hệ thống thông tin doanh nghiệp quốc gia

Việc nhập liệu trong bộ hồ sơ đăng ký thành lập công ty và tạ cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia phải đồng nhất. Nếu xảy ra sai lệch thông tin giữa 2 loại hồ sơ này, bạn phải cập nhật, bổ sung lại dữ liệu và sẽ mất thêm 03 ngày làm việc để Sở KH-DT cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Giai đoạn 3: Hoàn thiện thủ tục pháp lý sau khi thành lập công ty

Với việc đơn giản hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp, từ khi Luật Doanh Nghiệp 2020 có hiệu lực ngày 01/07/2015, thì mã số doanh nghiệp và mã số thuế là 1. Quy trình cấp mã số thuế và mã số doanh nghiệp được hiểu đơn giản như sau:

Quy trình cấp mã số doanh nghiệp

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký thành lập công ty tại Sở KH-ĐT tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương => hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ => Sở KH-ĐT sẽ gởi 1 “lệnh” lên hệ thống liên thông giữa sở KH-ĐT và cục thuế tỉnh/thành phố => Cục thuế tỉnh/thành phố sẽ căn cứ vào hệ thống quản lý, cấp 1 dãy số gồm 10 chữ số (mã số thuế) lên hệ thống liên thông=> Sở kế hoạch đầu tư sẽ dùng dãy số này và cấp mã số doanh nghiệp.
Như vậy, từ năm 2015, Sở KH-ĐT sẽ không kiểm tra, xác minh các thông tin mà doanh nghiệp đăng ký. Sở KH-ĐT sẽ cấp phép khi bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp hợp lệ. Việc kiểm tra thông tin doanh nghiệp sau thành lập, sẽ do chi cục thuế/cục thuế quản lý trực tiếp. Vì thế, sau khi nhận được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, bạn phải thực hiện các thủ tục pháp lý sau đây để tuân thủ các quy định về thuế, tránh bị phạt đáng tiếc.

Bước 1:

Đặt bảng hiệu công ty và gắn bảng hiệu trước địa chỉ trụ sở chính. Không có quy định cụ thể về nội dung, kích thước bảng hiệu. Nhưng bảng hiệu phải đảm bảo rõ ràng, thể hiện được 3 thông tin cơ bản của công ty đó là: Tên công ty – Mã số thuế – Địa chỉ.

Bước 2:

Kê khai thuế ban đầu với chi cục thuế/cục thuế quản lý. Hồ sơ kê khai thuế ban đầu sẽ bao gồm một số hồ sơ sau: Công văn đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định. Công văn đăng ký hình thức kế toán. Quyết định bổ nhiệm kế toán, bổ nhiệm giám đốc….Hồ sơ thuế ban đầu là không cố định về mẫu biểu cũng như số lượng mẫu biểu. Tùy chi cục thuế/cục thuế quản lý, sẽ có những yêu cầu khác nhau về mẫu biểu đăng ký.

Bước 3:

Mở tài khoản ngân hàng cho công ty. Vì trong quá trình hoạt động, những hóa đơn mua vào từ 20tr trở lên phải được chuyển khoản từ tài khoản bên mua (công ty bạn) qua tài khoản công ty bên bán. Lúc đó, những khoản chi phí này mới được xem là chi phí được trừ (chi phí hợp lý, hợp lệ) của doanh nghiệp theo Luật Quản Lý Thuế.

Bước 4:

Kê khai số tài khoản ngân hàng của công ty với sở KH-ĐT. Doanh nghiệp có quyền mở không giới hạn số tài khoản ngân hàng. Nhưng chỉ những số tài khoản ngân hàng đã được kê khai với cơ quan chức năng mới được xem là hợp lệ.

Bước 5:

Đăng ký chữ ký số và đăng ký tài khoản tại hệ thống thuế điện tử của Tổng Cục Thuế. Từ năm 2013, việc kê khai thuế bắt buộc phải thực hiện qua mạng.

Bước 6:

Kê khai tờ khai lệ phí môn bài và nộp lệ phí môn bài (nếu có). Từ ngày 25/02/2020, theo nghị định 22/2020/NĐ-CP, Doanh nghiệp khi thành lập mới sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên ra hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bước 7:

Đăng ký hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn. Việc làm thủ tục mua và phát hành hóa đơn là điều tất yếu vì trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn khi có phát sinh doanh thu cho dù khách hàng có lấy hóa đơn hay không.
Đối với 2 thành phố lớn là: Tp. Hồ Chí Minh và Hà Nội, từ ngày 01/07/2020, các doanh nghiệp khi thành lập mới được khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.

Trên đây là tất cả những thủ tục và quy trình thành lập doanh nghiệp đã được Legalzone về thủ tục thành lập công ty 2021. Nếu còn bất cứ thắc mắc nào về thủ tục thành lập doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn!

Chúc các bạn thành lập công ty thành công!