Cần xuất hóa đơn khi hỗ trợ đồng phục cho người lao động bằng phiếu mua hàng không?

Hướng Dẫn Pháp Lý Về Xuất Hóa Đơn Khi Hỗ Trợ Trang Phục Cho Người Lao Động Bằng Phiếu Mua Hàng

Trong bối cảnh phát triển kinh tế và thăng hoa của các doanh nghiệp, việc hỗ trợ trang phục cho người lao động là một chiến lược quan trọng. Nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn phương pháp phát phiếu mua hàng để hỗ trợ trang phục cho nhân viên của mình. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là: Có cần xuất hóa đơn khi hỗ trợ đồng phục cho người lao động bằng phiếu mua hàng hay không? Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp những thông tin cần thiết về quy định pháp luật liên quan đến vấn đề này.

1. Các Hành Vi Bị Cấm Trong Lĩnh Vực Hóa Đơn

Theo Điều 5 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2022), các hành vi bị cấm trong lĩnh vực hóa đơn bao gồm:

• Đối với công chức thuế:

  • Gây phiền hà cho tổ chức, cá nhân trong việc mua hóa đơn.
  • Bao che cho tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn không hợp pháp.
  • Nhận hối lộ trong quá trình thanh tra về hóa đơn.

• Đối với các tổ chức, cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ:

  • Thực hiện các hành vi gian dối liên quan đến hóa đơn.
  • Cản trở công chức thuế thực hiện nhiệm vụ.
  • Thực hiện hành vi xâm phạm hệ thống thông tin hóa đơn với mục đích mưu lợi bất chính.

Những hành vi này không chỉ vi phạm pháp luật mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến sự công bằng trong kinh doanh.

2. Ai Phải Lập Hóa Đơn?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ có nghĩa vụ phải lập hóa đơn để giao cho người mua. Cụ thể hơn, khoản 1 Điều 4 quy định: “Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, bao gồm cả hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng hoặc trả thay lương cho người lao động.”

Điều này có nghĩa là kể cả khi hỗ trợ đồng phục bằng phiếu mua hàng, doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm thực hiện đúng các quy định về hóa đơn.

3. Hỗ Trợ Đồng Phục Cho Người Lao Động Bằng Phiếu Mua Hàng Có Cần Xuất Hóa Đơn Không?

Theo quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC, người bán cần lập hóa đơn khi thực hiện các hành vi sau:

• Bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả việc hỗ trợ trang phục cho người lao động.
• Cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ dưới bất cứ hình thức nào, bao gồm cả việc biếu, tặng hoặc chẳng hạn như trả thay lương cho người lao động.

Theo đó, hỗ trợ đồng phục cho người lao động bằng phiếu mua hàng là một hình thức mà tại đó, khi thực hiện, doanh nghiệp không những cần phải xuất hóa đơn mà còn cần phải ghi chép lại đầy đủ thông tin theo quy định pháp luật.

4. Quy Định và Thực Tiễn Về Việc Xuất Hóa Đơn Khi Sử Dụng Phiếu Mua Hàng

Công văn 3612/TCT-CC năm 2016 của Tổng cục Thuế chỉ rõ rằng khi doanh nghiệp phát hành các loại phiếu mua hàng (như thẻ Adayroi), các cơ sở kinh doanh không cần lập hóa đơn ngay khi phát hành phiếu mua hàng. Thay vào đó, hóa đơn chỉ được lập khi người mua thực hiện việc tiêu dùng hàng hóa hay dịch vụ thông qua phiếu đó.

Cũng theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, các doanh nghiệp khi hỗ trợ người lao động thông qua các phương tiện thanh toán như phiếu mua hàng cần chú ý đến các quy định sau:

• Hóa đơn được lập và giao cho người mua cần có lý do xác định giá trị sử dụng để tránh vi phạm các nguyên tắc quản lý thuế và hóa đơn.

• Nếu có xảy ra bất kỳ sai sót nào liên quan đến hóa đơn đã lập, cả bên bán và bên mua đều cần phải lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai, tương ứng với quy định tại Điều 20, Thông tư 39 và các quy định liên quan.

5. Kết Luận

Tóm lại, việc hỗ trợ đồng phục cho người lao động thông qua phiếu mua hàng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn. Do đó, để đảm bảo tôn trọng pháp luật và tránh những rắc rối không cần thiết, doanh nghiệp cần xuất hóa đơn khi hỗ trợ trang phục cho người lao động thông qua hình thức này.

Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến luật pháp tại Việt Nam, hãy tham khảo các đề xuất và dịch vụ pháp lý tại Legal Zone qua đường dẫn: https://legalzone.vn/.

Câu hỏi thường gặp:

Câu hỏi: Bên công ty tôi có đợt hỗ trợ đồng phục cho người lao động bằng phiếu mua hàng. Trong trường hợp này, công ty tôi có cần xuất hóa đơn không?

Trả lời: Theo quy định tại khoản 7, khoản 9 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi hỗ trợ đồng phục cho người lao động bằng phiếu mua hàng, công ty bạn sẽ không cần phải xuất hóa đơn ngay tại thời điểm phát hành phiếu mua hàng. Tuy nhiên, khi người lao động sử dụng phiếu mua hàng để mua đồng phục tại cửa hàng, tại thời điểm đó, cửa hàng cung cấp đồng phục sẽ cần lập hóa đơn cho giao dịch này.

Cụ thể, theo điểm b khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc lập hóa đơn là cần thiết khi hàng hóa, dịch vụ được sử dụng cho việc cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động. Do đó, khi người lao động sử dụng phiếu mua hàng để mua đồng phục, nhà cung cấp đồng phục sẽ chịu trách nhiệm lập hóa đơn cho giao dịch đó.

Ngoài ra, để có thể tính chi phí này vào chi phí hợp lệ, công ty bạn cần lưu giữ các chứng từ liên quan theo đúng quy định của pháp luật.