Công ty chúng tôi thành lập năm 2016, tuy nhiên do di chuyển địa điểm đặt văn phòng nên Điều lệ Công ty bị thất lạc. Tôi muốn hỏi việc mất Điều lệ Công ty thì có bị xử phạt hay không? Chúng tôi nên giải quyết trường hợp này như thế nào?
Nội dung chính
- Điều lệ của Công ty trách nhiệm hữu hạn phải được lưu giữ như thế nào?
- Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty thì có bị xử phạt hay không?
- Hướng giải quyết cho Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty là gì?
Điều lệ của Công ty trách nhiệm hữu hạn phải được lưu giữ như thế nào?
Theo quy định tại Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thực hiện chế độ lưu giữ tài liệu, bao gồm:
- Điều lệ Công ty; quy chế quản lý nội bộ; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Biên bản họp, quyết định của doanh nghiệp.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
Các tài liệu này phải được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ Công ty và phải được bảo quản trong thời gian quy định bởi pháp luật. Theo quy định mới nhất từ Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời hạn lưu giữ Điều lệ Công ty là 20 năm.
Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty thì có bị xử phạt hay không?
Theo Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, tổ chức sẽ bị phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi không lưu giữ các tài liệu quy định tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác trong Điều lệ Công ty. Điều này đồng nghĩa rằng nếu Điều lệ Công ty bị thất lạc, công ty có thể bị xử phạt hành chính.
Mức phạt cho cá nhân sẽ là 1/2 mức phạt đối với tổ chức. Do đó, cá nhân liên quan đến hành vi này có thể bị phạt từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng.
Hướng giải quyết cho Công ty trách nhiệm hữu hạn bị thất lạc Điều lệ Công ty là gì?
Dù Luật Doanh nghiệp 2020 không quy định cụ thể về cách xử lý trường hợp mất Điều lệ Công ty, nhưng chúng tôi khuyến nghị Chủ sở hữu hoặc Hội đồng quản trị của công ty nên họp đồng thống nhất để ban hành một Điều lệ Công ty mới.
Việc ban hành Điều lệ Công ty mới không cần phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh, trừ trường hợp có sự thay đổi nào đó về loại hình doanh nghiệp, vốn điều lệ, hay người đại diện theo pháp luật. Khi có những thay đổi này, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục liên quan tại cơ quan đăng ký kinh doanh.
Nếu trong Điều lệ mới có nội dung thay đổi so với Điều lệ cũ, các cá nhân có liên quan phải ký tên theo quy định tại Điều 25 Luật Doanh nghiệp 2020, bao gồm:
- Chủ tịch Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh.
- Chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên và công ty cổ phần.
Mặc dù việc mất Điều lệ Công ty không phải là một tình huống lý tưởng, nhưng công tác quản lý doanh nghiệp tốt nhất là chuẩn bị hồ sơ và tài liệu cần thiết từ đầu để đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật.
Nếu bạn cần thêm thông tin về các vấn đề liên quan đến luật tại Việt Nam, hãy truy cập vào https://legalzone.vn/ để tìm hiểu thêm.
Câu hỏi thường gặp:
Câu hỏi: Công ty TNHH của chúng tôi thành lập vào năm 2016 và hiện tại đã bị mất Điều lệ Công ty. Vậy, trong trường hợp này, công ty có bị xử phạt không và chúng tôi nên giải quyết vấn đề này như thế nào?
Trả lời: Theo quy định tại Nghị định 122/2021/NĐ-CP, việc làm thất lạc Điều lệ Công ty TNHH có thể bị xử phạt bằng tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng vì đây được xem là hành vi không lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác theo quy định của Điều lệ công ty.
Để giải quyết tình huống này, công ty có thể ban hành một Điều lệ mới. Việc ban hành này không cần phải thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh trừ khi có những thay đổi đáng kể trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu Điều lệ mới có những nội dung khác biệt so với Điều lệ cũ, cần phải có sự đồng ý và ký tên của các thành viên có liên quan như Chủ tịch Hội đồng thành viên, người đại diện theo pháp luật, v.v.
Do đó, công ty nên thống nhất và tiến hành ban hành Điều lệ mới để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật và tránh bị xử phạt.
Danh mục
