Thông qua quyết định của Hội đồng quản trị công ty cổ phần và quy định về biên bản họp
Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay, việc hiểu rõ về luật pháp và các quy trình quản lý trong công ty cổ phần là điều vô cùng quan trọng. Một trong những vấn đề thường gặp là việc tổ chức cuộc họp Hội đồng quản trị, bao gồm thời gian tổ chức, các quy định về biên bản họp và vai trò của thư ký công ty. Dưới đây là những thông tin chi tiết về các vấn đề này.
1. Cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần được tổ chức khi nào và bao nhiêu lần trong năm?
Theo quy định tại Điều 157 của Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Hội đồng quản trị phải được tổ chức ít nhất mỗi quý một lần. Điều này có nghĩa là tối thiểu trong một năm, Hội đồng quản trị phải tổ chức tối thiểu 4 cuộc họp. Ngoài ra, Hội đồng quản trị cũng có quyền tổ chức các cuộc họp bất thường khi cần thiết.
Chủ tịch Hội đồng quản trị là người có trách nhiệm triệu tập họp, với các điều kiện và lý do như: đề nghị từ Ban kiểm soát, Giám đốc, hoặc ít nhất 02 thành viên Hội đồng quản trị. Điều này giúp đảm bảo rằng các quyết định quan trọng của công ty được thảo luận và đưa ra quyết định kịp thời.
2. Các cuộc họp của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có cần ghi biên bản không?
Căn cứ theo Điều 158 của Luật Doanh nghiệp 2020, quy định rõ rằng tất cả các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản. Biên bản này không chỉ lưu giữ những thông tin quan trọng mà còn đóng vai trò pháp lý trong việc xác thực các quyết định đã được thông qua.
Biên bản họp phải được lập bằng tiếng Việt, và có thể lập thêm bằng các ngôn ngữ khác. Nội dung chủ yếu của biên bản bao gồm:
- Thông tin về tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp.
- Thời gian và địa điểm họp.
- Mục đích, chương trình nội dung họp.
- Danh sách thành viên tham dự và không tham dự cùng lý do vắng mặt.
- Kết quả biểu quyết và tỷ lệ thông qua những vấn đề tại cuộc họp.
Việc ghi biên bản không những giúp lưu giữ thông tin mà còn là một bằng chứng quan trọng trong các vấn đề tranh chấp hoặc kiểm tra pháp lý sau này.
3. Công ty cổ phần có thể bầu ra thư ký công ty để đảm nhiệm việc ghi biên bản họp được không?
Theo Điều 156 của Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị có quyền bổ nhiệm thư ký công ty khi thấy cần thiết. Thư ký công ty sẽ có vai trò hỗ trợ tổ chức các cuộc họp, ghi chép biên bản và thực hiện một số công việc khác liên quan đến quản lý.
Cụ thể, thư ký công ty có nhiệm vụ:
- Hỗ trợ tổ chức triệu tập họp cho Đại hội đồng cổ đông và Hội đồng quản trị.
- Ghi chép biên bản họp và lưu giữ tài liệu cần thiết.
- Giúp Hội đồng quản trị trong việc thực hiện trách nhiệm và nghĩa vụ liên quan đến quản trị công ty.
Việc có một thư ký công ty sẽ giúp tăng tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong các cuộc họp, đồng thời đảm bảo mọi quyết định được ghi nhận một cách chính xác.
Kết luận
Hiểu rõ các quy định liên quan đến cuộc họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả mà còn đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc ghi biên bản họp là một yêu cầu bắt buộc và việc bổ nhiệm thư ký công ty góp phần nâng cao tính minh bạch và hiệu suất làm việc.
Để có thêm thông tin chi tiết và hướng dẫn thực hiện các thủ tục liên quan đến luật doanh nghiệp, bạn có thể truy cập vào trang web https://legalzone.vn/. Tại đây, các chuyên gia pháp lý sẵn sàng hỗ trợ bạn trong mọi vấn đề liên quan đến pháp luật và doanh nghiệp.
Câu hỏi thường gặp:
Câu hỏi 1: Cuộc họp Hội đồng quản trị công ty cổ phần được tổ chức khi nào và bao nhiêu lần trong năm?
Trả lời: Theo Điều 157 của Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Hội đồng quản trị phải được tổ chức ít nhất một lần mỗi quý, tức là ít nhất 4 lần trong năm. Ngoài ra, Hội đồng quản trị có thể họp bất thường khi có yêu cầu từ thành viên hoặc Ban kiểm soát.
Câu hỏi 2: Các cuộc họp của Hội đồng quản trị trong công ty cổ phần có cần ghi biên bản không?
Trả lời: Theo Điều 158 của Luật Doanh nghiệp 2020, các cuộc họp của Hội đồng quản trị phải được ghi biên bản. Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt và có thể ghi bằng tiếng nước ngoài, đảm bảo đầy đủ các nội dung yêu cầu theo quy định.
Câu hỏi 3: Công ty cổ phần có thể bầu ra thư ký công ty để đảm nhiệm việc ghi biên bản họp được không?
Trả lời: Theo Điều 156 của Luật Doanh nghiệp 2020, Hội đồng quản trị có quyền quyết định bổ nhiệm thư ký công ty khi thấy cần thiết. Thư ký công ty có trách nhiệm hỗ trợ việc tổ chức cuộc họp, ghi chép biên bản hội họp, và thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ công ty.
Danh mục
