Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Nội dung chính của bài viết

Văn phòng đại diện chỉ có chức năng đại diện không có chức năng liên quan tới sản xuất hay kinh doanh.Một vài chức năng phổ biến mà các văn phòng đại diện của các công ty thường xuyên thực hiện là chức năng liên lạc giữa doanh nghiệp và khách hàng, chức năng nghiên cứu thị yếu của khách hàng, tìm kiếm đối tác và cung cấp tin tức cụ thể cho khách hàng về doanh nghiệp…Văn phòng đại diện có thể làm con dấu riêng để hỗ trợ trong quá trình hoạt động nhanh chóng và thuận lợi hơn.Việc mở văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng dễ dàng hơn, nắm bắt nhanh chóng được xu hướng của thị trường từ đó biết điều chỉnh kế hoạch kinh doanh cho phù hợp.Vậy hồ sơ thành lập văn phòng đại diện  bao gồm những gì? Legalzone sẽ giới thiệu trong bài viết dưới đây:

thành lập văn phòng đại diện
thành lập văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện và chi nhánh có gì khác nhau?

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và thực hiện việc bảo vệ các lợi ích đó.

Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện phải phù hợp với nội dung hoạt động của doanh nghiệp.

– Về hoạt động kinh doanh:

Văn phòng đại diện được lập ra với chức năng là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện được thực hiện các hình thức xúc tiến thương mại (hợp đồng quảng cáo xúc tiến sản phẩm), nhưng không được thực hiện hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp.

– Về thẩm quyền: 

Riêng về việc ký kết hợp đồng của văn phòng đại diện thì phải theo ủy quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp đó, văn phòng đại diện không có quyền tự nhân danh mình ký kết hợp đồng riêng.

– Về tài chính: 

Doanh nghiệp chịu tất cả các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của văn phòng đại diện.

Việc hạch toán của văn phòng đại diện là phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Chi nhánh công ty là gì?

Chi nhánh (CN) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

– Về hoạt động kinh doanh

Chi nhánh được thực hiện các hoạt động có mục đích sinh lời trong phạm vi những ngành, nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.

Tuy nhiên, không phải bất cứ ngành, nghề nào được đăng ký bởi doanh nghiệp, chi nhánh cũng được phép hoạt động.

Có thể thực hiện một phần hoặc toàn bộ hoạt động sinh lợi nhuận trực tiếp (ký hợp đồng mua bán hang hóa, dịch vụ của công ty).

– Về thẩm quyền đại diện: 

Giám đốc chi nhánh không đương nhiên có thẩm quyền đại diện cho chi nhánh, mà quyền này chỉ phát sinh khi có sự ủy quyền từ người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp được quyền điều phối toàn bộ vấn đề liên quan đến chi nhánh, kể cả vấn đề đại diện.

– Về tài chính:

Chi nhánh không độc lập về tài chính đối với doanh nghiệp, doanh nghiệp này phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ tài chính phát sinh từ hoạt động của chi nhánh.

Chi nhánh có thể hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc vào doanh nghiệp.

Điểm giống nhau

Văn phòng đại diện và chi nhánh đều là đơn vị phụ thuộc của công ty, doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể thành lập chi nhánh và văn phòng đại diện ở trong cùng tỉnh thành, trong nước cũng như nước ngoài.

văn phòng đại diện và chi nhánh đều hoạt động nhân danh chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đứng đầu tổ chức đó, được thừa sự ủy quyền của người đứng đầu tổ chức hay chủ doanh nghiệp.

Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ dân sự phát sinh từ giao dịch của văn phòng đại diện và chi nhánh.

Điểm khác nhau

Chi nhánh: Chi nhánh có quyền ký các hợp đồng kinh tế nhân danh chi nhánh, đóng dấu chi nhánh.

Văn phòng đại diện: Văn phòng đại diện của công ty không được phép thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công ty mẹ hay nói cách khác là không được phép sản xuất, kinh doanh như doanh nghiệp mẹ.

Hồ sơ, thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp đã được quy định trong Luật Doanh nghiệp.

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần hoàn thành các thủ tục sau:

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện

Hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện đúng quy định gồm:

  • Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ.
  • Bản sao chứng thực cá nhân hợp lệ chứng minh thư nhân dân/ thẻ căn cước/ hộ chiếu hoặc hộ khẩu gia đình thay chứng minh thư.
  • Giấy tờ chứng minh những địa điểm là địa chỉ mà doanh nghiệp được quyền sử dụng để đăng ký thành lập.
  • Hợp đồng dịch vụ tư vấn đối với trường hợp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ của các công ty tư vấn ( kèm theo giấy giới thiệu của công ty tư vấn).

Soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

Thông báo thành lập văn phòng đại diện

Legalzone cung cấp mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện mới nhất:

Nội dung của thông báo gồm:

Thông tin doanh nghiệp, tên doanh nghiệp,mã số doanh nghiệp/ mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thông tin của văn phòng đại diện bao gồm:

  • Tên văn phòng đại diện dự kiến thành lập có thể bằng tiếng việt có dấu, tên nước ngoài hoặc tên viết tắt.
  • Địa chỉ văn phòng đại diện ghi rõ các thông tin: số nhà, ngách, hẻm, ngõ, đường phố/ xóm/ ấp/ thôn, xã/ phường/ thị trấn, quận/ huyện/ thị xã/ thành phố trực thuộc tỉnh, tỉnh/ thành phố. Thông tin email, website, số điện thoại, số fax.
  • Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện: đại diện theo ủy quyền cho lợi ích doanh nghiệp cũng như bảo vệ lợi ích đó.
  • Thông tin người đứng đầu văn phòng đại diện: Họ tên; Giới tính; Ngày, tháng, năm sinh;

Thông tin về chứng minh thư/ hộ chiếu/ giấy tờ chứng thực cá nhân khác;

Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; Chỗ ở hiện tại của cá nhân; Chức danh của người đứng đầu văn phòng đại diện.

  • Thông tin đăng ký thuế: Địa chỉ nhận thông báo thuế; Ngày bắt đầu hoạt động; Hình thức hoạch toán; Năm tài chính; Tổng số lao động;

Đăng ký xuất nhập khẩu; Thông tin về tài khoản ngân hàng, tài khoản kho bạc;

Thông tin các loại thuế phải nộp và nội dung hoạt động chính của văn phòng đại diện.

  • Họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Một số quyết định cần thiết

Legalzone hỗ trợ soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện

  • Quyết định của chủ sở hữu đối với công ty TNHH hoặc quyết định của đại hội cổ đông với loại hình công ty cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty.

Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.

  • Quyết định bổ nhiệm đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.
  • Biên bản họp hội đồng thành viên/ cổ đông về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty.

Trong đó ghi rõ những nội dung về việc thành lập văn phòng đại diện như đối với thông báo thành lập văn phòng đại diện.

Nộp hồ sơ tại Phòng đăng ký kinh doanh

Nộp bản giấy tại 1 cửa của Sở kế hoạch đầu tư

Chuẩn bị 1 bộ hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, kèm hồ sơ pháp lý nộp tại bộ phận 1 cửa.

 Cán bộ tiếp nhận hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ sơ bộ của mẫu hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ tùy vào từng địa bàn cụ thể để đưa vào cho chuyên viên thụ lý thuộc địa bàn quản lý của cơ quan đăng ký kinh doanh

Nộp hồ sơ quan cổng thông tin đăng ký kinh doanh quốc gia

Hồ sơ được lập như nộp bản giấy nhưng doanh nghiệp phải scan từng đầu mục hồ sơ dưới dạng được quy định ( pdf, jpg). Sau đó nộp hồ sơ qua tài khoản được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp.

Quy trình thành lập văn phòng đại diện

Để thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp thực hiện theo quy trình sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện  Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ như đã nêu ở trên.

Bước 2: Nộp và hoàn thiện hồ sơ.

Doanh nghiệp thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thành lập văn phòng đại diện theo các phương pháp:

Đăng ký trực tuyến

Doanh nghiệp thực hiện đăng ký thành lập văn phòng đại diện trực tuyến trên Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia.

Đăng ký trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh

Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ  thành lập văn phòng đại diện đầy đủ theo quy định và đến nộp tại Phòng đăng ký kinh doanh.

  • Người đại diện của doanh nghiệp nộp hồ sơ theo quy định tại Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố nơi văn phòng đại diện hoạt động.
  • Lệ phí đăng ký kinh doanh là 100.000 VNĐ
  • Chuyên viên kiểm tra hồ sơ đầy đủ giấy tờ theo quy định, tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy biên nhận cho doanh nghiệp

Bước 3: Nhận kết quả

Phòng đăng ký sau khi kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ thành lập văn phòng đại diện sẽ tiến hành giải quyết hồ sơ của doanh nghiệp.

Sau khoảng 3 ngày làm việc, hồ sơ hợp lệ sẽ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ được nhận Giấy chứng nhận đăng ký thành lập văn phòng đại diện với nộp hồ sơ bằng bản giấy.

Nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp mang hồ sơ bản cứng đến văn phòng đăng ký kinh doanh để nhận Giấy chứng nhận.

Nếu hồ sơ không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được nhận thông báo bổ sung hồ sơ theo đúng quy định.

Lưu ý: Đối với doanh nghiệp nộp hồ sơ trên cổng điện tử với doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số, nếu qua 30 ngày không mang bản cứng tới nhận Giấy chứng nhận thì hồ sơ điện tử của doanh nghiệp sẽ bị hủy bỏ.

Ngoài ra, sau khi nhận Giấy chứng nhận, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai thuế môn bài và thực hiện nộp thuế, mức thuế là 1.000.000 VNĐ/năm đối với văn phòng đại diện.

Thời gian thành lập văn phòng đại diện

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp, sau khi công ty, tổ chức nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện, sau khoảng 5 ngày làm việc, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của văn phòng đại diện.

Trên đây là một số ý kiến tư vấn tham khảo về việc thành lập văn phòng đại diện. Hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn cần hỗ trợ

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ

LEGALZONE COMPANY

Hotline tư vấn:  088.888.9366

Email: Support@legalzone.vn

Website: https://legalzone.vn/

https://thutucphapluat.vn/

Địa chỉ: Phòng 1603, Sảnh A3, Toà nhà Ecolife, 58 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

———————————-

Tư vấn đầu tư nước ngoài/ Foreign investment consultantcy

Tư vấn doanh nghiệp/ Enterprises consultantcy

Tư vấn pháp lý/ Legal consultantcy

Fb Legalzone: https://www.facebook.com/luatlegalzone.ltd

Bài viết liên quan

Bài viết mới