Hướng dẫn về Hồ sơ Thay đổi Địa chỉ Trụ sở Chính của Công ty Cổ phần và Nghĩa vụ Lưu trữ Tài liệu
Trong lĩnh vực luật doanh nghiệp tại Việt Nam, việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần là một thủ tục quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình để đảm bảo tính hợp pháp và tránh những rắc rối về sau. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cần thiết khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính, cũng như nghĩa vụ lưu trữ tài liệu tại trụ sở chính của công ty cổ phần.
1. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần không làm thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý
Trong trường hợp công ty cổ phần thay đổi địa chỉ trong cùng một quận, huyện hoặc tỉnh mà không làm thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau đây để nộp cho Phòng Đăng ký kinh doanh:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Giấy tờ này phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Sau khi nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy biên nhận, kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
2. Hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần làm thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý
Khi việc thay đổi địa chỉ dẫn tới việc thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý, theo khoản 1 Điều 47 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
2.1. Thực hiện thủ tục với cơ quan thuế
Trước khi tiến hành thủ tục với Phòng Đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế, bao gồm:
- Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế Mẫu số 08-MST ban hành theo Thông tư 105/2020/TT-BTC.
- Sau khi nộp tờ khai, cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo về việc chuyển địa điểm theo Mẫu số 09-MST.
2.2. Hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh
Sau khi nhận được thông báo từ cơ quan thuế, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính với hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1.
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông.
3. Công ty cổ phần phải lưu trữ những tài liệu nào tại trụ sở chính?
Theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty cổ phần cần lưu trữ một số tài liệu quan trọng tại trụ sở chính. Cụ thể, các tài liệu này bao gồm:
- Điều lệ công ty, quy chế quản lý nội bộ và sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và các quyết định của doanh nghiệp.
- Bản cáo bạch sử dụng trong việc chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra và kết luận của tổ chức kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán và báo cáo tài chính hàng năm.
4. Kết luận
Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là một phần quan trọng trong việc duy trì hoạt động hợp pháp của doanh nghiệp. Do đó, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và lưu trữ các tài liệu theo quy định là hết sức cần thiết. Nếu bạn có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ về các quy trình pháp lý liên quan, hãy tham khảo thêm thông tin từ các chuyên gia trong lĩnh vực luật tại LegalZone.
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về quy trình thay đổi địa chỉ trụ sở chính và nghĩa vụ lưu trữ tài liệu của công ty cổ phần. Hãy đảm bảo thực hiện đầy đủ các bước và tuân thủ đúng quy định của pháp luật để tránh gặp phải sự cố không đáng có trong tương lai.
Câu hỏi thường gặp:
Câu hỏi: Trong trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế trực tiếp quản lý, anh cần chuẩn bị hồ sơ gì?
Trả lời: Nếu bạn thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty cổ phần mà không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, bạn cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký thay đổi trụ sở chính cho Phòng đăng ký kinh doanh. Hồ sơ này bao gồm các tài liệu sau:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
- Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp.
Sau khi nộp hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho bạn theo quy định.
Danh mục
