Đăng ký hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật

Hướng dẫn làm hóa đơn điện tử

Trong thời đại công nghệ, hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp, đồng thời đơn giản hóa công tác quản lý của cơ quan nhà nước.

Từ ngày 1/11/2020, tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Vậy Đăng ký làm hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào?

Legalzone giới thiệu về Đăng ký làm hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây:

Hóa đơn điện tử là gì?

Khái niệm

Căn cứ quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/ NĐ-CP quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử theo quy định tại Nghị định này bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Phân loại hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

Hóa đơn xuất khẩu;
Hóa đơn giá trị gia tăng;
Hóa đơn bán hàng;
Hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Những mốc thời gian doanh nghiệp cần lưu ý

* Trước ngày 01/11/2018:

Doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành Hóa đơn điện tử hoặc đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử của cơ quan thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

* Từ ngày 01/11/2018 – Ngày 31/10/2020:

– Doanh nghiệp nào còn hóa đơn giấy sử dụng chưa hết thì dùng tiếp cho đến khi hết nếu đến ngày 01/11/2020 không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng hóa đơn điện tử

– Nếu dùng hết hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2020 thì sẽ chuyển sang hóa đơn điện tử mà không được in hóa đơn giấy

– Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 buộc dùng Hóa đơn điện tử

– Riêng Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải hoàn thành triển khai trong năm 2019.

*Từ ngày 01/11/2020:

Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.

Hướng dẫn làm hóa đơn điện tử

Bước 1.

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 1, khoản 3, khoản 4 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP và sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế theo tờ khai mẫu 01 Phụ lục đính kèm tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Bước 2.

Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định này cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 3.

Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh chuẩn bị hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử lần đầu với cơ quan thuế. Hồ sơ bao gồm:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Mẫu số 01, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu (Mẫu số 02, Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
Hóa đơn mẫu (được cung cấp bởi nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử)

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn được SCAN và gửi dưới dạng word (doc) qua Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục thuế.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm một bản Thông báo phát hành hóa đơn điện tử định dạng XML và Chữ ký số (Token).

Bước 4.

Doanh nghiệp kiểm tra tình trang hồ sơ sau 02 ngày làm việc kể từ này nộp hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử. Theo quy định của Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017, nếu cơ quan Thuế không có phản hồi bằng văn bản về việc sử dụng hoá đơn điện tử của doanh nghiệp.

Sau 2 ngày làm việc, doanh nghiệp mặc định được phép xuất hoá đơn điện tử 1 cách hợp pháp.