Dự toán chi phí mở công ty trong 30 ngày đầu

Tổng hợp chi phí thành lập công ty không nên dừng ở câu “nộp hồ sơ hết bao nhiêu”. Với người mở công ty để kinh doanh thật, ngân sách cần nhìn theo 30 ngày đầu: trước khi nộp hồ sơ cần chuẩn bị gì, khi được cấp giấy chứng nhận cần làm gì ngay, khoản nào phục vụ hợp đồng đầu tiên và khoản nào có thể lùi.

Bài này dành cho người đang chuẩn bị mở công ty nhưng muốn kiểm soát dòng tiền. Nếu bạn chỉ chuẩn bị tiền đăng ký doanh nghiệp mà quên chữ ký số, hóa đơn, kế toán, giấy phép con hoặc hợp đồng mẫu, công ty có thể mở xong nhưng chưa tạo ra doanh thu đúng kế hoạch.

Nhìn chi phí theo 30 ngày đầu thay vì một con số duy nhất

Một doanh nghiệp mới thường cần tiền theo từng mốc. Nếu nhìn đúng mốc, bạn sẽ biết khoản nào bắt buộc để có giấy chứng nhận, khoản nào cần để xuất hóa đơn, khoản nào dành cho vận hành và khoản nào phụ thuộc ngành nghề.

Khoản nào nên chi ngay, khoản nào có thể lùi?

Không phải mọi khoản đều phải làm cùng một lúc. Cách tiết kiệm tốt là ưu tiên theo mục tiêu kinh doanh. Nếu bạn cần xuất hóa đơn ngay, chữ ký số, hóa đơn và kế toán ban đầu là khoản cần tính sớm. Nếu chưa ký hợp đồng, có thể lùi một số việc vận hành nhưng vẫn phải chuẩn bị nền hồ sơ đúng.

• Nên chi ngay: rà hồ sơ thành lập, ngành nghề chính, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, điều lệ công ty, thủ tục đăng ký doanh nghiệp.
• Nên chuẩn bị trong 7 ngày đầu: chữ ký số, hóa đơn, tài khoản ngân hàng, kế toán ban đầu, quy trình lưu chứng từ.
• Cần kiểm tra theo ngành: giấy phép con, điều kiện địa điểm, chứng chỉ, hợp đồng thuê, phòng cháy chữa cháy, môi trường, an toàn thực phẩm.
• Có thể lùi nếu chưa cần: hợp đồng mẫu nâng cao, bộ quy chế nội bộ chi tiết, nhãn hiệu, website, nhân sự kế toán toàn thời gian.

Ví dụ thực tế: mở công ty xong thiếu ngân sách hóa đơn

Một chủ hộ kinh doanh chuyển lên công ty để bán hàng cho khách doanh nghiệp. Ban đầu chỉ hỏi chi phí nộp hồ sơ và chọn gói thấp nhất. Khi có giấy chứng nhận, khách yêu cầu hợp đồng và hóa đơn trong tuần. Lúc này công ty mới bắt đầu làm chữ ký số, hóa đơn điện tử, thông tin kế toán và rà ngành nghề. Dòng tiền bị kẹt vì không xuất được hóa đơn đúng lịch.

Nếu lập ngân sách 30 ngày ngay từ đầu, chủ doanh nghiệp sẽ thấy khoản nộp hồ sơ chỉ là một phần. Vì mục tiêu là xuất hóa đơn sớm, ngân sách cần dành cho các việc sau thành lập ngay trong tuần đầu. Khi đó công ty mới không chỉ “mở được”, mà còn dùng được để thu tiền.

Checklist lập dự toán chi phí thành lập công ty

• Xác định mục tiêu 30 ngày đầu: ký hợp đồng, xuất hóa đơn, mở cửa hàng, xin giấy phép hay gọi vốn.
• Ghi rõ thời hạn cần giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Kiểm tra ngành nghề có cần giấy phép con hoặc điều kiện trước khi hoạt động không.
• Tách chi phí hồ sơ thành lập và chi phí sau thành lập.
• Dự trù chữ ký số, hóa đơn, kế toán ban đầu nếu cần giao dịch ngay.
• Dự trù chi phí sửa địa chỉ/ngành nghề nếu thông tin ban đầu chưa chắc chắn.
• Dành ngân sách cho hợp đồng mẫu nếu sắp ký hợp đồng có giá trị lớn.
• Với công ty nhiều người góp vốn, dự trù thời gian và chi phí rà điều lệ/thỏa thuận góp vốn.
• Hỏi rõ báo giá dịch vụ đã bao gồm việc sau thành lập hay chưa.
• Không lấy một con số từ người khác áp vào công ty của mình nếu ngành nghề và mục tiêu khác nhau.

Lỗi thường gặp khi dự toán quá thấp

1. Chỉ tính phí hồ sơ

Phí hồ sơ chỉ giúp bạn đi đến giấy chứng nhận. Nếu mục tiêu là giao dịch, bạn cần tính tiếp các khoản để công ty hoạt động: hóa đơn, chữ ký số, kế toán, ngân hàng và hợp đồng.

2. Không tính giấy phép con

Một số ngành không thể vận hành chỉ với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không kiểm tra trước, bạn có thể mở công ty rồi mới phát hiện cần thêm giấy phép, địa điểm hoặc điều kiện chuyên môn.

3. Không dự trù chi phí sửa sai

Địa chỉ tạm, ngành nghề thiếu, vốn không hợp lý hoặc người đại diện không phù hợp đều có thể dẫn đến thủ tục thay đổi sau khi thành lập. Chi phí sửa sai thường khó chịu hơn chi phí rà đúng ngay từ đầu.

4. Bỏ qua chi phí thỏa thuận nội bộ

Nếu có nhiều người góp vốn, điều lệ và thỏa thuận góp vốn là khoản đáng đầu tư. Thiếu phần này, tranh chấp có thể phát sinh ngay khi có doanh thu, chi phí hoặc người muốn rút khỏi công ty.

Căn cứ pháp lý nên đối chiếu khi lập dự toán

Khi bóc tách hồ sơ và chi phí, LegalZone đối chiếu Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, Thông tư 68/2025/TT-BTC về biểu mẫu đăng ký và Luật 76/2025/QH15 sửa đổi Luật Doanh nghiệp. Văn bản ban hành trước năm 2026 chỉ được nêu như căn cứ cần thiết, không đưa thêm vào thư viện và không dẫn người đọc ra ngoài.

Cách dùng bài này để chuẩn bị ngân sách

Nếu bạn đang ở giai đoạn so sánh báo giá, đọc thêm bài chi phí thành lập công ty để biết cách hỏi phí phát sinh. Nếu bạn chưa chắc quy trình mở công ty, xem lộ trình thành lập doanh nghiệp. Sau đó hãy lập một bảng 4 cột: việc cần làm, thời điểm cần làm, ai phụ trách, khoản tiền dự trù. Cách này giúp bạn không nhầm chi phí mở công ty với chi phí vận hành công ty mới.