Trình tự thủ tục, hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện

Chuyên mục: Tin tức

Hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

Tuy thuôc vào loại sự kiện mà cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp muốn tổ chức thì có các trình tựu và thẩm quyền khác nhau có sự kiện thuộc thẩm quyền Cục bản quyền có sự kiện lại thuộc thẩm quyền của Sở văn hóa thể thao và Du lịch, do đó trước khi muốn tổ chức sự kiện đó cần xác định sẽ thuộc thẩm quyền của cơ quan nào, cần những loại giấy tờ nào để tránh trường hơp sai thủ tục sẽ gây lãng phí, mất thời gian không đạt được kế hoạch đã đặt ra.

Khi tổ chức sự kiện nói chung cần có những giấy tờ sau và sẽ phụ thuộc vào mỗi sự kiện khác nhau sẽ bổ sung thêm một số giấy tờ cần thiết theo quy định.

– Đầu tiên cần có Đơn xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện do doanh nghiệp, cá nhân hay tổ chức đứng tên.

– Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản sao có cong chứng, chứng thực.

– Nếu doanh nghiệp không thể tự tổ chức mà phải ủy quyền cho cá nhân hay tổ chức khác thực hiện thì cần phải có thêm giấy ủy quyền.

– Nếu tổ chức cho khách hàng thì cần phải có hợp đồng ký kết giữa hai bên.

– Trường hợp cần thuê địa điểm cần phải có hợp đồng thuê địa điểm, nội dung trường trình sẽ diễn ra như thế nào cũng cần phải có.

– Sự kiện tổ chức được bán vé thì phải nộp thêm maket thực hiên bán vé và một số giấy tờ khác tùy theo từng sự kiện.

+) Thủ tục tổ chức sự kiện hội thảo, hội nghị quốc tế sẽ bao gồm giấy tờ hồ sơ và trình tự như sau:

Sự kiện hội nghị, hội thảo quốc tế mà thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng chính phủ phải thực hiện theo thủ tục sau: Phải tổ chức lấy ý kiến của Bộ ngoại giao cũng như các cơ quan địa phương và được những cơ quan đó trả lời bằng văn bản trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày nhận được văn bản yêu cầu cho ý kiến về việc tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Bên cạnh đó cần phải có tờ trình để trình lên thủ tướng chính phủ để xem xét và phê duyệt trương trình hội thảo, gửi tờ trình và đề án để cho Bộ ngoại giao tổng hợp lại và theo dõi hoạt động sự kiện đó, phải gửi những giấy tờ đó ít nhất trươc hai mươi ngày trước ngày dự kiến tổ chức.

Trong đề án cần có các nội dung như lý do tổ chức, mục đích của hội nghị, hội thảo đó và danh nghĩa tổ chức tổ chức, phải có thời gian và địa điểm tổ chức một cách cụ thể và rõ ràng, hình thức tổ chức ra sao, công nghệ được đưa vào áp dụng trong hội nghị như thế nào, nội dung trương trình bao gồm những gì và các hoạt động khác bên cạnh tổ chức nôi dung chính hội nghị, thành phần tham dự trương trình, số lượng ra sao, nguồn kinh phí để tổ chức sự kiện, ý kiến của Bộ ngoại giao và cơ quan đia phương có thẩm quyền.

Sau khi đã có đầy đủ những nội dung như đã yêu cầu trên đấy thì tiến hành hội nghị, hội thảo như kế hoạch, đề án, báo cáo kết quả tóm tắt về hội nghị, hội thảo đó cho Thủ tướng chính phủ, trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày kết thúc gửi kết quả cho Bộ ngoại giao tổng hợp.

Căn cứ theo Nghị định 103/2009/NĐ-CP nghị định ban hành quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng có quy định về thủ tục một số hoạt đông cụ thề như sau:

+) Thủ tục, hồ sơ cấp giấy phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang được thực hiện như sau:

Thẩm quyền thuộc Bộ văn hóa thể thao và Du lịch đối với đoàn nghệ thuật đó thuộc cơ quan trung ương, đoàn nước ngoài vào biểu diễn theo hệ hợp tác giữa Việt Nam và nước đó, những nghệ sĩ ở Việt Nam đinh cư ở nước ngoài vào Việt Nam để biểu diễn.

Sở văn hóa, Thể thao và Du lịch sẽ có thẩm quyền cấp giấy phép tổ chức sự kiện biểu diễn thời trang, nghệ thuật cho những đoàn nghệ thuật ở địa phương, đoàn nghệ thuật, nghệ sĩ Việt Nam định cư ở nước ngoài biểu diễn ở tại địa phương mà không phải là đoàn nghệ thuât.

Hồ sơ để xin cấp giấy phép hoạt động sự kiện biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang bao gồm những giấy tờ sau;

– Đầu tiên phải có đơn đề nghị cấp giây phép công diễn, trong đơn cần thể hiện rõ trương trình gì, gồm những tiết mục nào, người biểu diễn gồm những ai, ai là đạo diễn trương trình , thời gian, địa điểm tổ chức tiến hành sự kiện.

– Đối với biểu diễn tác phẩm cần phải có kịch bản, bản nhạc trình diễn đối với lần đầu tiên công diễn, công diễn thời trang phải có ảnh hoặc k có ảnh mẫu thiết kế trang phục.

Kể từ ngày nộp hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật trong thời hạn năm ngày làm việc cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện cấp giấy phép biểu diễn cho chủ thê yêu cầu, nếu không cấp thì phải thực hiện trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do vì sao không cấp, nếu trường hợp cần duyệt trương trình trước thì chủ thể yêu cầu phải tạo điều kiện cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt trương trình trước khi thực hiện công diễn.

+) Thủ tục cấp giấy phép triển lãm.

Khi muốn tổ chức sự kiện triển lãm mỹ thuật hay triễn lãm ảnh phải có giấy phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Đối với triễn lãm có quy mô toàn nghành của các cơ quan trung ương, triễn lãm trưng bày quốc tế tổ chức tại Việt Nam, của tổ chức nước ngoài với danh nghĩa đại diện cho một nước hay có sự phối hợp nhiều nước thì thẩm quyền của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch.

Sở văn hóa thể thao và Du lịch có thẩm quyền cấp giấy phép triển lãm cho cá nhân, tổ chức thuộc tại địa phương, tổ chức nước ngoài nhưng tổ chức tại đia phương mà không thuộc trường hợp cấp của Bộ văn hóa hóa, Thể thao và du lịch

Hồ sơ yêu cầu cấp giấy phép tổ chức sự kiện triển lãm bao gồm những giấy tờ hồ sơ sau:

– Thứ nhất trong hồ sơ cần có đơn đề nghị cấp giấy phép thực hiện tổ chức sự kiện triển lãm trong đơn chủ thể cần chú ý là phải nêu rõ thời gian và địa điểm dự kiến tổ chức.

– Bên cạnh đó cần có danh mục những tác phẩm, tác giả chuẩn bị triển lãm kích thước những tác phẩm dự kiến triển lãm, nếu tác phẩm có kích từ 9 x 12 cm trở lên thì cần nêu rõ ràng cụ thể hơn về chất liệu tác phẩm, kích thước tác phẩm.

– Mẫu giấy mời được sử dụng để mời các khách mời tham gia sự kiện, nội dung triễn lãm.

– Phải nộp thêm bản cam kết không vi phạm quy chế tổ chức sự kiện theo quy định của pháp luật.

– Nếu là tổ chức, cá nhân nước ngoài muốn tổ chức sự kiện tai Việt Nam thì cần phải có những văc bản có liên quan đến tổ chức, cá nhân đó cũng như trương trình sự kiện và những giấy tờ này sẽ được dịch ra tiếng việt được hợp pháp lãnh sự.

Thời gian để giải quyết thì trong vòng mười ngày kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ theo quy định của pháp luật thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền có trách nhiệm cấp giấy phép tổ chức sự kiện cho cá nhân, cơ quan tổ chức có yêu cầu. Trường hợp từ chối cấp thì phải trả lời bằng văn bản cho chủ thể đó biết.