Chứng từ thanh toán là gì? Cách phân loại chứng từ thanh toán

Khái niệm chứng từ kế toán

Theo Luật Kế toán năm 2015 thì “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tính phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.” Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu theo các nội dung quy định tại Điều 16 Luật kế toán.

Phân loại chứng từ kế toán

Căn cứ theo công dụng của chứng từ

– Chứng từ mệnh lệnh: lệnh chi tiền, lệnh điều động vật tư,…

– Chứng từ chấp hành: phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho,…

– Chứng từ thủ tục: chứng từ ghi sổ trong hình thức kế toán chứng từ ghi sổ,… 

– Chứng từ liên hợp: lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho,…

Căn cứ theo trình tự lập chứng từ

– Chứng từ ban đầu: hóa đơn bán hàng, phiếu thu, phiếu chi,…

– Chứng từ tổng hợp: bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, các bảng kê,…

Căn cứ theo phương thức lập chứng từ

– Chứng từ một lần: Là loại chứng từ mà việc ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh chỉ tiến hành một lần, sau đó được chuyển vào ghi sổ kế toán.

– Chứng từ nhiều lần: Là loại chứng từ ghi một loại nghiệp vụ kinh tế tiếp diễn nhiều lần. Sau mỗi lần ghi các con số được cộng dồn tới một giới hạn đã được xác định trước được chuyển vào ghi vào sổ kế toán.

Căn cứ theo nội dung các nghiệp vụ kinh tế phản ánh trong chứng từ

– Chỉ tiêu lao động và tiền lương

– Chỉ tiêu hàng tồn kho

– Chỉ tiêu bán hàng

– Chỉ tiêu tiền mặt

– Chỉ tiêu tài sản cố định

Căn cứ theo dạng thể hiện của chứng từ

Chứng từ thông thường và Chứng từ điện tử.

Quy định pháp luật liên quan đến chứng từ kế toán

Quy định về nội dung chứng từ kế toán

Luật kế toán 2015 đã quy định cụ thể CTKT phải có các nội dung chủ yếu sau đây:

Tên và số hiệu của CTKT;

Ngày, tháng, năm lập CTKT;

Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập CTKT;

Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận CTKT;

Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;

Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của CTKT dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;

Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến CTKT.

Ngoài những nội dung chủ yếu của CTKT nêu trên; CTKT có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.

Quy định về việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán

1. Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập CTKT. CTKT chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

2. CTKT phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu.

3. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai CTKT thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

4. CTKT phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên CTKT cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.

5. Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên CTKT phải chịu trách nhiệm về nội dung của CTKT.

6. CTKT được lập dưới dạng chứng từ điện tử; in ra giấy và lưu trữ theo quy định của luật.

Quy định về việc ký chứng từ kế toán

CTKT phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên CTKT phải được ký bằng loại mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên CTKT của một người phải thống nhất. Chữ ký trên CTKT của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Chữ ký trên CTKT phải do người có thẩm quyền hoặc người được uỷ quyền ký.Nghiêm cấm ký chứng từ KT khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.

– Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên

– Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy.

Quy định về việc quản lý và sử dụng kế toán

CTKT phải được sắp xếp theo nội dung kinh tế; theo trình tự thời gian và bảo quản an toàn theo quy định của pháp luật.

Chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ; tịch thu hoặc niêm phong CTKT. Trường hợp tạm giữ hoặc tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ; bị tịch thu; ký xác nhận trên chứng từ sao chụp và giao bản sao chụp cho đơn vị kế toán; đồng thời lập biên bản ghi rõ lý do; số lượng từng loại CTKT bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, đóng dấu.

Cơ quan có thẩm quyền niêm phong CTKT phải lập biên bản; ghi rõ lý do; số lượng từng loại CTKT bị niêm phong và ký tên, đóng dấu.

Xem thêm: Tư vấn luật kế toán

Tác dụng của chứng từ kế toán

 – Lập chứng từ kế toán giúp thực hiện kế toán ban đầu. Nó là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Nếu thiếu chứng từ sẽ không thể thực hiện được kế toán ban đầu cũng như toàn bộ công tác kế toán

– Lập chứng từ kế toán là ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và đã hoàn thành. Điều này đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của nghiệp vụ

– Việc lập chứng từ kế toán là để tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ phát sinh

– Lập chứng từ kế toán là để ghi nhận đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm trước pháp luật về nghiệp vụ phát sinh Tính chất pháp lý

– Chứng từ kế toán là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán thể hiện trên các tài liệu kế toán

– Chứng từ kế toán là căn cứ cho công tác kiểm tra việc thi hành mệnh lện sản xuất kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi phạm, các hành vi lãng phí tài sản của đơn vị

– Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các vụ tranh chấp, khiếu nại, khiếu tố

– Là căn cứ cho việc kiểm tra tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế đối với nhà nước của đơn vị

– Là căn cứ xác định trách nhiệm về nghiệp vụ phát sinh của cá nhân, đơn vị.

Ví dụ về chứng từ kế toán

Ví dụ thường thấy về loại chứng từ này như: Phiếu chi, Phiếu thu, Phiếu xuất- nhập kho, Biên lai thu tiền, Biên bản bàn giao tài sản, Giấy đề nghị thanh toán, Hóa đơn mua hàng hóa, Hóa đơn giá trị gia tăng,…

Những chứng từ trên không chỉ sử dụng cho nghiệp vụ kế toán, mà các cá nhân, tổ chức thông thường khi sử dụng dịch vụ cũng có thể yêu cầu xuất chứng từ.

Ví dụ: Khi đi ăn tại nhà hàng, khách hàng có thể yêu cầu nhà hàng đó xuất hóa đơn giá trị gia tăng VAT khi họ sử dụng dịch vụ ăn uống. Và hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này là 10% VAT.

Trên đây là một số thông tin Legalzone muốn chia sẻ tới bạn đọc về chứng từ thanh toán. Để biết thêm thông tin chi tiết và để được hướng dẫn vui lòng liên hệ với chúng tôi để được kịp thời tư vấn. Xin cảm ơn!

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ

LEGALZONE COMPANY

Hotline tư vấn:  0989.919.161

Email: [email protected]

Website: https://legalzone.vn/

https://thutucphapluat.com/

Địa chỉ: Phòng 1603, Sảnh A3, Toà nhà Ecolife, 58 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội