Luật sư tư vấn hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh miễn phí

Hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh

Tháng Bảy 2, 2020

Việc thay đổi địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp hiện nay rất phổ biến. Khi tiến hành thay đổi địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp cần tiến hành chuẩn bị hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Trong bài viết dưới đây, Legalzone sẽ chia sẻ những thủ tục cần làm khi doanh nghiệp thay đổi địa điểm kinh doanh hay tên công ty.

Cơ sở pháp lý của việc thay đổi địa điểm kinh doanh

Khi thay đổi địa điểm kinh doanh sẽ dẫn đến thay đổi một số các thủ tục theo quy định, và để thực hiện được thống nhất chúng ta đã ban hành các văn bản pháp luật hướng dẫn, cụ thể:

Luật Doanh nghiệp 2020;
Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định về đăng ký doanh nghiệp;
Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT
Các văn bản pháp luật có liên quan khác.

Khái niệm về địa điểm kinh doanh

Bạn muốn thực hiện hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh thì trước tiên bạn cần hiểu rõ địa điểm kinh doanh gồm những nội dung gì theo quy định hiện hành. Khi đó, bạn mới có thể thực hiện thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh một cách nhanh chóng, thuận lợi nhất.

Theo pháp luật Việt Nam, địa chỉ kinh doanh hiện nay bao gồm cả địa điểm kinh doanh, địa chỉ trụ sở chính, địa chỉ chi nhánh, địa chỉ văn phòng đại diện,… Trong đó, có thể hiểu:

Địa điểm kinh doanh:

Căn cứ khoản 7 Điều 3 Nghị định 01/2021/NĐ-CP thì địa chỉ kinh doanh được định nghĩa là cơ sở cố định để tiến hành hoạt động kinh doanh, không bao gồm cơ sở cung cấp tạm thời hàng hóa hay dịch vụ.

Ngoài ra, khoản 3 Điều 44 Luật Doanh nghiệp cũng định nghĩa địa chỉ kinh doanh là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể.

Chi nhánh:

Khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 có định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền.

Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện:

Căn cứ khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 thì được định nghĩa là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

Tại sao doanh nghiệp phải thay đổi địa điểm kinh doanh?

Trong kinh doanh thường nhiều người rất hạn chế việc thay đổi địa chỉ trụ sở, chi nhánh vì sẽ ảnh hưởng đến các hoạt động thương mại, có thể bị mất đi một số khách hàng cũ…

Nhưng đôi khi có những trường hợp bắt buộc doanh nghiệp phải thay đổi địa chỉ kinh doanh của mình; chẳng hạn như:

– Do nhu cầu phát triển thị trường mới.

– Bị chủ sở hữu thu hồi đất cho thuê.

– Để công việc kinh doanh được thuận tiện hơn.

– Bị lấy lại văn phòng.

– Mở rộng quy mô công ty nên bắt buộc phải tìm địa điểm khác có không gian làm việc rộng rãi hơn.

– Địa chỉ hiện tại không còn phù hợp để tiếp tục hoạt động kinh doanh…

Dù là lý do gì thì khi tiến hành hồ sơ thay đổi trụ sở kinh doanh, thành lập doanh nghiệp cũng cần hoàn thành các thủ tục với cơ quan Nhà nước; nhằm đảm bảo yếu tố quản lý được thực hiện hiệu quả.

Thuận lợi và khó khăn khi thay đổi địa điểm kinh doanh

Thuận lợi:

– Thay đổi môi trường mang đến sự mới mẻ trong kinh doanh.

– Tạo cơ hội tiếp cận các thị trường mới.

– Mở rộng quy mô kinh doanh.

– Thúc đẩy sự phát triển của công ty.

– Tiếp cận môi trường làm việc thoải mái giúp nâng cao năng suất hiệu quả hơn.

– Nằm gần trung tâm thành phố hơn.

Bất lợi:

– Có thể sẽ gây khó khăn trong việc đi lại đối với một số khách hàng cũ.

– Phải thay đổi các thông tin liên quan như: hóa đơn, chứng từ, bảng hiệu công ty…

– Phải bắt đầu thích nghi với môi trường mới.

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty cùng quận

Để thực hiện hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh công ty trong cùng 1 quận, có thể làm theo quy trình thủ tục như sau:

Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ trên Sở kế hoạch và Đầu tư

Hồ sơ thay đổi địa chỉ cùng quận cần chuẩn bị

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận – Phụ lục II.1
Quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty cùng quận
Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận – Phụ lục II.1
Quyết định của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (Công ty CP) về việc thay đổi trụ sở công ty
Biên bản họp của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (Công ty CP) về việc thay đổi địa chỉ công ty cùng quận
Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp

Nơi nộp và thời gian trả kết quả

Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh thành đặt trụ sở chính

Thay đổi trụ sở kinh doanh

Thời gian trả kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch đầu tư doanh nghiệp sẽ nhận được GPKD công nhận địa chỉ công ty mới.

Bước 2: Làm hồ sơ thông báo thay đổi địa chỉ cùng quận ở chi cục thuế

Doanh nghiệp làm mẫu 08 thay đổi địa chỉ để cập nhật địa chỉ mới lên thuế.

Trường hợp cuốn hóa đơn cũ theo địa chỉ cũ của doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì phải khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 nộp qua mạng để tiếp tục sử dụng hóa đơn còn lại đó

Trường hợp cuốn hóa đơn cũ theo địa chỉ cũ của doanh nghiệp vẫn chưa sử dụng hết, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn đó thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới phải làm lại thông báo phát hành hóa đơn mới nộp lên thuế.

Các lưu ý khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cùng quận:

Trong quá trình làm hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.

Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng thì phải làm thông báo hủy hóa đơn nộp lên thuế và khi đặt in hóa đơn mới để sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo phát hành hóa đơn mới để được sử dụng.

Thủ tục thay đổi trụ sở kinh doanh của công ty khác quận

Để thực hiện hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh công ty khác quận, khách hàng phải làm theo quy trình thủ tục như sau:

Bước 1: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận

Hồ sơ thay đổi địa chỉ công ty khác quận cần chuẩn bị:

– Đối với công ty TNHH 01 thành viên

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận – Phụ lục II.1
Quyết định của Chủ sở hữu về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – Cần trong trường hợp thay đổi địa chỉ công ty khác quận.

– Đối với công ty TNHH từ 02 thành viên trở lên, công ty Cổ phần

Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, cụ thể là thông báo về việc thay đổi địa chỉ công ty khác quận– Phụ lục II.1
Quyết định của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (Công ty CP) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
Biên bản họp của Hội đồng thành viên (Công ty TNHH) hoặc Hội đồng quản trị (Công ty CP) về việc thay đổi trụ sở công ty khác quận
Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại điện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp
Thông báo về việc sử dụng con dấu mới – Do con dấu có địa chỉ quận nên khi thay đổi địa chỉ khác quận cần phải khắc lại con dấu.

Nơi nộp và thời gian trả kết quả thay đổi địa chỉ công ty khác quận

– Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh công ty đặt trụ sở

– Thời gian trả kết quả: Trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở Kế hoạch và đầu tư sẽ nhận được GPKD công nhận địa chỉ mới của công ty.

Lưu ý: Đối với thay đổi địa chỉ khác quận, phải tiến hành khắc lại con dấu mới của công ty và đăng thông báo trên Sở kế hoạch và đầu tư về việc sử dụng con dấu mới.

Bước 2: Làm hồ sơ thay đổi địa chỉ bên thuế

Doanh nghiệp phải làm hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh chuyển quận nộp lên chi cục thuế quận cũ và quận mới

Hồ sơ bao gồm:

+ Mẫu số 08- MST ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT- BTC của Bộ Tài chính

+ Giấy ủy quyền – Cần trong trường hợp không phải đại diện pháp luật công ty trực tiếp đi nộp

+ 02 bản GPKD mới của công ty (có quận yêu cầu GPKD mới sao y công chứng, có quận chỉ cần bản photo, vì vậy nên chuẩn bị bản sao y công chứng là tốt nhất)

Nơi nộp:

Nộp trực tiếp tại Chi cục thuế quận cũ của công ty.

Sau khi chi cục thuế quận cũ của công ty ra Thông báo về việc chuyển cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp sẽ đem thông báo này qua cơ quan thuế quận mới để cơ quan thuế quận mới tiếp nhận quản lý.

Thời gian xử lý: Trong vòng 10 – 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ lên Chi cục thuế

Một vài lưu ý khi làm thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác quận:

Trong quá trình làm hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp không được xuất hóa đơn.

Trong lúc nộp hồ sơ chuyển quận, thuế quận cũ sẽ tra soát lại tình hình đóng thuế, tình hình nộp báo cáo của công ty, nếu còn thiếu hoặc sai sót, cơ quan thuế quận cũ sẽ yêu cầu doanh nghiệp hoàn thiện.

Song song cùng lúc với nộp hồ sơ chuyển quận bên thuế, doanh nghiệp sẽ nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ở các quý gần nhất, nộp trực tuyến qua mạng bằng chữ ký số của công ty.

Trường hợp, hóa đơn theo địa chỉ cũ vẫn còn, doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng thì doanh nghiệp phải làm thông báo chốt hóa đơn bên quận cũ, sau đó khắc con dấu vuông địa chỉ mới đóng lên hóa đơn và làm mẫu TP04 nộp lên thuế quận mới để được tiếp tục sử dụng hóa đơn đó.

Thủ tục thay đổi địa điểm kinh doanh khác tỉnh, thành phố

Việc thay đổi địa chỉ công ty khác tỉnh, thành phố là việc thay đổi cơ bản tất cả các thông tin, chỉ tiêu liên quan đến đăng ký kinh doanh và quản lý thuế của doanh nghiệp.

Vậy thủ tục thay đổi địa chỉ công ty cần làm gì?

Đối với trường hợp này, công ty cần phải thực hiện thủ tục chốt thuế, quyết toán thuế tại Tỉnh/Thành phố cũ, sau đó mới thực hiện việc thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh và chuyển thuế tới Tỉnh/Thành phố mới.

Thủ tục thay đổi địa chỉ công ty khác Tỉnh/Thành phố được thực hiện theo các bước như sau:

Đối với trường hợp này, công ty cần phải thực hiện 03 bước như sau:

Bước 1. Tiến hành thủ tục chuyển thuế, chốt thuế và quyết toán thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ về việc thay đổi địa chỉ công ty theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Hồ sơ đề nghị như sau:

Chuẩn bị hồ sơ đề nghị chuyển thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ bao gồm:

– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08 MST

– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên/hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.

– Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.

– Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.

– Mẫu 08 về đăng ký thuế.

Bước 2. Tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ công ty tại cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự tính chuyển tới.

Hồ sơ cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

– Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thay đổi địa chỉ của công ty theo Mẫu II-1

Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên, của Công ty Hợp danh hoặc của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thay đổi địa chỉ Công ty.

Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty; (Mẫu này doanh nghiệp tự soạn thảo)
Thông báo của Chi cục thuế cũ về việc chuyển địa chỉ công ty.

Bước 3: Nộp hồ sơ chuyển thuế tới cơ quan quản lý thuế tại quận/huyện mới:

Chuẩn bị hồ sơ chuyển thuế nộp tại cơ quan quản lý thuế mới bao gồm:

+ Quyết định chốt thuế chuyển quận/huyện của Chi cục thuế nơi công ty đặt địa chỉ cũ cấp,

+ Mẫu 08 MST có đóng dấu xác nhận chuyển địa chỉ tới quận/huyện mới.

+ Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới;

Lưu ý trong quá trình thực hiện hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh của công ty:

– Trong lúc đang tiến hành hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh thì doanh nghiệp không được phép xuất hóa đơn.

– Doanh nghiệp phải chú ý thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế trước khi tiến hành thủ tục thay đổi.

– Doanh nghiệp phải nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn trong thời gian gần nhất cho cơ quan thuế.

– Khi muốn sử dụng tiếp hóa đơn cũ, doanh nghiệp phải làm bản thông báo chốt hóa đơn với cơ quan thuế tại địa điểm cũ. Sau đó khắc con dấu có địa chỉ mới và nộp hồ sơ thông báo với cơ quan thuế tại địa điểm mới.

– Doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn cũ theo quy định của pháp luật và báo cáo với cơ quan thuế trước khi in hóa đơn mới.

Legalzone tư vấn luật doanh nghiệp

Sau khi đã hoàn tất các bước tiến hành hồ sơ thay đổi địa điểm kinh doanh khác tỉnh/thành phố; quận/huyện thì điều cuối cùng doanh nghiệp cần làm là xử lý các hóa đơn cũ.

Cách xử lý hóa đơn tùy thuộc vào các trường hợp cụ thể như sau: