Hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hoá đơn GTGT

Tháng Sáu 24, 2019

Thứ nhất, khái quát chung về hóa đơn giá trị gia tăng.

“Hóa đơn”, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Luật kế toán năm 2015, được hiểu là khái niệm dùng để chỉ một trong những loại chứng từ kế toán do bên bán hàng, bên cung cấp dịch vụ lập, sau khi thực hiện và hoàn thành quan hệ mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hóa đơn được xác định là loại giấy tờ có mục đích là để ghi nhận và phản ánh tất cả các thông tin về việc hoàn thành quan hệ mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ nêu trên. Nội dung này cũng được khẳng định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Qua khái niệm này, cũng có thể khẳng định bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ được xác định là bên xuất hóa đơn cho bên mua hàng hóa, bên sử dụng dịch vụ.

Về khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng, hiện nay không có quy định cụ thể về khái niệm hóa đơn giá trị gia tăng. Tuy nhiên, căn cứ vào khái niệm “hóa đơn” được phân tích ở trên, đồng thời căn cứ vào định nghĩa của cụm từ “giá trị gia tăng” có thể hiểu: Hóa đơn giá trị gia tăng (hay còn gọi là hóa đơn VAT) được hiểu là một loại chứng từ kế toán do bên bán hàng hóa, bên cung ứng dịch vụ lập có giá trị phản ánh giá trị gia tăng, là cơ sở trong việc khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT), khấu trừ thuế đầu vào. Trên hóa đơn giá trị gia tăng, có sự ghi nhận riêng về giá trị của hàng hóa, và giá trị tăng thêm của hàng hóa, dịch vụ. Loại hóa đơn này được áp dụng theo mẫu do Bộ Tài chính phát hành. Cụ thể hóa đơn giá trị gia tăng sẽ được xác định theo mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu 5.1 Phụ lục 5 do Bộ tài chính ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Đồng thời, theo quy định tại điểm a khoản 2 Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, hóa đơn giá trị gia tăng được xác định sử dụng chủ yếu cho các tổ chức, doanh nghiệp thực hiện khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ; đồng thời nó được sử dụng trong các hoạt động mua bán hàng hóa (trong phạm vi nội địa), các hoạt động xuất khẩu vào khu phi thuế quan, sử dụng trong hoạt động vận tải quốc tế, và một số trường hợp khác được coi như xuất khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Hóa đơn có thể thể hiện dưới các hình thức như hóa đơn tự in, hóa đơn điện tử, hóa đơn đặt in.

Thứ hai, hướng dẫn cách ghi số tiền bằng chữ trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Dù được thể hiện dưới hình thức nào, là hóa đơn điện tử, là hóa đơn tự in, hay hóa đơn đặt mua thì cũng giống như các loại hóa đơn khác, hóa đơn giá trị gia tăng cũng phải thể hiện đầy đủ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn được lập bao gồm:

Tên hóa đơn.

Tên hóa đơn là yếu tố bắt buộc phải được thể hiện trên mỗi hóa đơn. Việc thể hiện tên của mỗi loại hóa đơn không chỉ giúp phân biệt hóa đơn trong hoạt động kế toán mà còn thể hiện sự thống nhất trong mẫu hóa đơn. Ví dụ trong trường hợp này, tên của loại hóa đơn giá trị gia tăng được lập sẽ ghi rõ tên hóa đơn là: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG.

Trường hợp nếu sử dụng hóa đơn này như một chứng từ cụ thể áp dụng cho công tác hạch toán kế toán thì có thể kèm theo tên khác ngoài tên chính của hóa đơn. Tuy nhiên cần lưu ý, tên kèm theo phải ghi sau tên của loại hóa đơn với cỡ chữ có thể nhỏ hơn hoặc ghi trong ngoặc đơn. Ví dụ: ghi theo hướng: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG – PHIẾU BẢO HÀNH, hoặc ghi theo hướng: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG (PHIẾU BẢO HÀNH).

Ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn;

Trên hóa đơn còn phải thể hiện mẫu số hóa đơn. Mẫu số hóa đơn được hiểu là những thông tin ký hiệu của tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu hóa đơn này. Việc thể hiện mẫu số hóa đơn là căn cứ để phân biệt các hóa đơn trong cùng loại hóa đơn, mang tính chất “đánh dấu” hóa đơn này với hóa đơn khác. Còn ký hiệu hóa đơn sẽ được phân biệt thông qua hệ thống chữ cái tiếng Việt, và hai chữ số cuối của năm theo quy định của pháp luật.

Tên liên hóa đơn.

Mỗi hóa đơn khi được lập thường sẽ có từ 02 liên hóa đơn trở lên. Việc lập hóa đơn thành nhiều liên không chỉ là cơ sở ghi nhận nội dung thông tin về việc lập hóa đơn, còn là cơ sở để đối chiếu khi xảy ra vấn đề tranh chấp, đồng thời đây là yêu cầu trong việc lưu trữ hồ sơ trong hoạt động hạch toán kế toán. Và theo quy định của pháp luật thì số liên tối đa của một hóa đơn được lập không quá 09 liên. Trên mỗi liên hóa đơn phải thể hiện tên của từng liên để thuận tiện trong vấn đề phân loại và sử dụng, ví dụ: liên 1: Lưu; Liên 2: Giao cho bên mua hàng hóa.

Số thứ tự hóa đơn.

Số thứ tự của hóa đơn thường được xác định theo dãy số tự nhiên thể hiện theo ký hiệu của hóa đơn, tối đa trong một ký hiệu hóa đơn sẽ có 07 chữ số tự nhiên. Số thứ tự hóa đơn là cơ sở thuận tiện trong việc kiểm tra, tìm kiếm về thông tin hóa đơn.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
Thể hiện thông tin tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ, được thể hiện theo quy định của pháp luật.
Ghi rõ họ tên, chữ ký của người mua, người bán và con dấu người bán (nếu có) cũng như thông tin về ngày tháng năm lập hóa đơn.
Tên tổ chức nhận in hóa đơn.

Ngoài những nội dung thông tin cần thiết phải có trên, việc thể hiện nội dung thông tin trên hóa đơn, trong đó có nội dung về số tiền trên hóa đơn cũng cần đảm bảo những yêu cầu nhất định. Cụ thể:

Căn cứ theo quy định tại điểm k khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, nội dung trên hóa đơn phải thể hiện bằng tiếng Việt. Điều này không có nghĩa là không được thể hiện tiếng nước ngoài trên hóa đơn, tuy nhiên, trường hợp trong hóa đơn có thể hiện tiếng nước ngoài, thì nội dung tiếng nước ngoài sẽ được đặt ngay dưới dòng Tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn hoặc phải được đặt trong ngoặc đơn.

Trong đó, chữ số ghi trên hóa đơn sẽ là các số tự nhiên từ 0 đến 9 (ví dụ: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9). Người bán có thể thể hiện cách thể hiện số tiền bằng số trên hóa đơn theo hai cách:

Cách 1: Nếu như sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

Cách 2: Nếu như sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau các chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ thì phải sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

Ví dụ cùng một số tiền là 100 triệu 850 nghìn đồng 350 đồng có thể viết trên hóa đơn theo hai cách:

Áp dụng cách 1 sẽ viết là: 100.850.350 đồng hoặc áp dụng cách 2 sẽ viết là: 100,850,350 đồng.

Nội dung về “tổng số tiền thanh toán” được thể hiện trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ Tiếng Việt. Vậy nên, nếu dòng tổng tiền thanh toán ghi bằng tiếng Việt đầy đủ dấu thì không có vấn đề gì, nhưng nếu nội dung này được viết bằng chữ không dấu thì trường hợp này, cần lưu ý, việc viết dòng chữ này bằng cách nào không quan trọng nhưng phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch về nội dung của hóa đơn, không làm thay đổi cách xác định số tiền trên hóa đơn. Đồng tiền ghi trên hóa đơn phải được thể hiện là đồng Việt Nam. Tuy nhiên, một số trường hợp người bán hàng hóa được phép thu ngoại tệ theo nội dung pháp luật cho phép thì trường hợp này, dù số tiền bằng số có thể thể hiện bằng đơn vị khác Việt Nam đồng thì khi thể hiện tổng số tiền thanh toán bằng chữ, người lập hóa đơn vẫn phải ghi bằng tiếng Việt (Điểm e Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC).

Đồng thời, theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC thì nội dung thể hiện trên hóa đơn, trong đó bao gồm về nội dung thể hiện số tiền phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không tẩy xóa sửa chữa, không được sử dụng mực màu đỏ; không sử dụng nhiều màu mực trong cùng một hóa đơn; mực phải rõ nét, cùng màu mực, loại mực.Chữ viết cũng như thông tin chữ số phải được thể hiện liên tục, không gián đoạn, không ngắt quãng, đảm bảo tính thống nhất về nội dung và không được ghi đè lên dòng chữ khác đã có sẵn.