Các trường hợp thực hiện thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác

Thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác

Cùng với nhu cầu mở rộng hoạt động kinh doanh, sản xuất, doanh nghiệp có xu hướng tìm kiếm địa điểm kinh doanh phù hợp. Nhằm giúp đỡ doanh nghiệp trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến thay đổi đăng ký kinh doanh nói chung và thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác. Legalzone với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực Tư Vấn Luật Doanh Nghiệp sẽ cung cấp cho quý khách một số thông tin cần thiết.

Quy định về địa chỉ trụ sở công ty

Quy định của pháp luật về địa chỉ trụ sở chính

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2014 thì địa chỉ trụ trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Bên cạnh đó, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp khi tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính hoặc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh thì phải ghi kèm theo cả số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).

Quy định về việc đặt địa chỉ trụ sở chính của công ty

Căn cứ theo quy định tại Khoản 7 Điều 80 Nghị định 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành Luật Nhà ở 2014 thì:

Trường hợp trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã được cấp có ghi trụ sở chính là nhà chung cư hoặc nhà tập thể thì doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thủ tục đổi địa chỉ trụ sở chính sang địa điểm khác.

Lưu ý:

– Mọi trường hợp thay đổi địa điểm kinh doanh đều không làm thay đổi mã số thuế của doanh nghiệp.

– Nếu doanh nghiệp đặt địa chỉ trụ sở chính tại Chung cư thì chưng cư đó phải có chức năng cho thuê văn phòng và phải có giấy tờ chứng minh về việc sử dụng chung cư đó làm văn phòng công ty.

– Đối với các địa chỉ khác, doanh nghiệp phải có giấy tờ chứng minh hợp pháp về quyền sử dụng địa chỉ làm địa chỉ trụ sở công ty.

Các trường hợp thay đổi địa chỉ công ty

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp bao gồm 03 trường hợp:

– Trường hợp thứ nhất: hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

– Trường hợp thứ hai: Đăng ký thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

– Trường hợp thứ ba: Đăng ký thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Lưu ý: Đối với mỗi trường hợp cụ thể doanh nghiệp lưu ý vì quy trình thủ tục và tính phức tạp của hồ sơ có khác nhau.

Trường hợp thứ nhất: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện hoặc thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc doanh nghiệp tiến hành thực hiện hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính cùng quận, huyện, thành phố trực thuộc tỉnh nơi doanh nghiệp đã đăng ký được hiểu là việc doanh nghiệp chuyển trụ sở khỏi nơi đã đăng ký trong cùng một địa giới hành chính nhỏ (cấp quận/huyện).

Trường hợp thay đổi này về cơ bản ít làm thay đổi thông tin quản lý thuế của doanh nghiệp cũng như thông tin quản lý đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ:

Việc đổi địa chỉ của Công ty từ Số 58 đường Tố Hữu, Phường Trung Văn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, sang địa chỉ Số 58 đường k2, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác trên cơ quan đăng ký kinh doanh, nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính bao gồm:

* Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp

(Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu thông báo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT).

Nội dung thông báo bao gồm:

Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
Thông tin thuế đăng ký thay đổi;
Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

* Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty.

Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

* Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ của Công ty.

Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

Trường hợp thứ hai: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện hoặc thành phố nơi doanh nghiệp đã đăng ký là việc thay đổi địa giới hành chính cũng như cơ quan có thẩm quyền quản lý doanh nghiệp.

Việc thay đổi này làm thay đổi lớn trong cơ quan quản lý thuế của doanh nghiệp.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện 02 bước như sau:

Bước 1. Tiến hành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

– Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế – Mẫu số 08 – MST ban hành kèm theo Thông tư 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 của Bộ Tài chính.

Trong đó, kê khai về việc thay đổi:

Chỉ tiêu 2. Địa chỉ trụ sở chính của người nộp thuế

và Chỉ tiêu 3. Địa chỉ nhận thông báo thuế.

– Quyết định của chủ sở hữu đối với Công ty TNHH một thành viên hoặc Quyết định của hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Quyết định của Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ của Công ty.

Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

– Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc thực hiện thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác

Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa điểm trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

– Bản sao đăng ký kinh doanh của Công ty.

– Mẫu 08 về đăng ký thuế.

Lưu ý: Đối với việc chuyển địa chỉ trụ sở chính khác quận, huyện doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc nộp tờ khai thuế cũng như đóng thuế đầy đủ cho Chi cục thuế theo quy định của pháp luật.

Bước 2. Tiến hành thủ tục đăng ký thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính bên cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ Hồ sơ gồm có:

Quyết định chốt thuế chuyển quận của Chi cục thuế nơi doanh nghiệp đặt trụ sở cũ cấp (mẫu 09,09a).
Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh: hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính (Người đại diện theo pháp luật của công ty ký tên, đóng dấu).
Quyết định về việc thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính của chủ sở hữu.
Bản gốc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp đã được cấp.
Hợp đồng dịch vụ tư vấn của Quý khách hàng cho đơn vị tư vấn.

Sau 3-5 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ chuyên viên thụ lý sẽ có thông báo về hồ sơ đăng ký thay đổi đã hợp lệ.

Trả kết quả cho doanh nghiệp về hạng mục yêu cầu thay đổi. Nếu hồ sơ không hợp lệ chuyên viên sẽ ra thông báo về việc sửa đổi bổ sung.

Doanh nghiệp bổ sung hồ sơ theo công văn để chuyên viên có cơ sở thẩm xét tiếp.

Trường hợp thứ ba: Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký.

Việc thực hiện thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh kháckhác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương là việc thay đổi cơ bản tất cả các thông tin, chỉ tiêu liên quan đến việc quản lý thuế, quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký kinh doanh.

Việc thay đổi này sẽ dẫn tới những thay đổi lớn trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cần phải có sự chuẩn bị đầy đủ về cơ sở vật chất cũng như các điều kiện có liên quan đến việc chuyển địa điểm hoạt động kinh doanh của mình.

Đối với trường hợp này, doanh nghiệp cũng phải thực hiện 02 bước như sau:

Bước 1. Tiến hành thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp theo quy định của luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ như hướng dẫn tại Bước 1 của Trường hợp thứ 2.2.

Bước 2. Tiến hành thủ tục thay đổi địa điểm trụ sở chính công ty với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:

* Thông báo thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp (Doanh nghiệp có thể tham khảo Mẫu thông báo tại Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT).

Nội dung thông báo bao gồm:

Tên, mã số doanh nghiệp, mã số thuế hoặc số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (trường hợp doanh nghiệp chưa có mã số doanh nghiệp, mã số thuế);
Thông tin về địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến;
Thông tin thuế đăng ký thay đổi;
Họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi bao gồm đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

* Biên bản họp hội đồng thành viên đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên và Công ty Hợp danh hoặc Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông đối với Công ty Cổ phần về việc đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của Công ty.

Trong đó ghi rõ những nội dung thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp và Sửa đổi Điều lệ công ty cho phù hợp với nội dung thay đổi.

* Bản sao hợp lệ Điều lệ đã sửa đổi của công ty;

* Danh sách thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên; danh sách người đại diện theo ủy quyền đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; danh sách cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức nước ngoài đối với công ty cổ phần; danh sách thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh;

* Thông báo của Chi cục thuế về việc doanh nghiệp (người nộp thuế) chuyển địa chỉ trụ sở chính.

Lưu ý:

– Đối với việc chuyển địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các thủ tục liên quan đến việc nộp tờ khai thuế cũng như đóng thuế đầy đủ cho Chi cục thuế theo quy định của pháp luật.

– Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp chỉ làm thay đổi nội dung thông tin liên quan đến việc quản lý doanh nghiệp của cơ quan đăng ký k không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở chính công ty

Trình tự, thủ tục tiến hành việc tiến hành hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở chính có thể thực hiện theo ba cách thức sau đây:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sau khi doanh nghiệp đã chuẩn bị xong các đầu mục Hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật, doanh nghiệp đến trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký Kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư Tỉnh/Thành phố để nộp Hồ sơ.

Khi nhận được Hồ sơ của doanh nghiệp, cán bộ tiếp nhận Hồ sơ sẽ kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của Hồ sơ đăng ký thay đổi và trao Giấy biên nhận, hẹn ngày trả kết quả hồ sơ đăng ký kinh doanh cho doanh nghiệp.

Sau 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Hồ sơ của doanh nghiệp, chuyên viên thụ lý Hồ sơ sẽ kiểm tra tính đầy đủ và chính xác của Hồ sơ đăng ký kinh doanh.

+ Trường hợp Hồ sơ đầy đủ, phù hợp với nội dung đăng ký kinh doanh Chuyên viên sẽ trả kết quả đăng ký kinh doanh mới cho doanh nghiệp (cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bản mới).

+ Trường hợp Hồ sơ chưa đầy đủ và không chính xác nội dung thông tin, Chuyên viên trả Hồ sơ lại cho doanh nghiệp và Thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp nội dung cần sửa đổi bổ sung.

Khi nhận được thông báo, doanh nghiệp cần sửa đổi, bổ sung lại Hồ sơ theo đúng như nội dung ghi trên thông báo và quay trở lại Bước 1 thực hiện việc đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp từ đầu.

Công ty tiến hành thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử sử dụng chữ ký số công cộng trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số vào hồ sơ đăng ký điện tử và thanh toán lệ phí qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, người đại diện theo pháp luật sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Trường hợp hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ và hợp pháp của hồ sơ đăng ký kinh doanh, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Công ty tiến hành đăng ký qua mạng điện tử sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh:

Trước tiên, người nộp Hồ sơ phải tiến hành đăng ký tài khoản đăng ký kinh doanh trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thực hiện việc yêu cầu cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh bằng việc tiến hành việc kê khai thông tin, tải văn bản điện tử của các giấy tờ chứng thực cá nhân.

Người thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh đăng nhập vào Tài khoản đăng ký kinh doanh để kê khai thông tin, tải văn bản điện tử và xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ đăng ký, bạn sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ đăng ký kinh doanh qua mạng điện tử, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo qua mạng điện tử cho doanh nghiệp về việc hồ sơ thay đổi đăng ký kinh doanh hợp lệ.

Lưu ý khi nộp hồ sơ thành lập công ty qua mạng

Sau khi nhận được thông báo hồ sơ hợp lệ, người nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh tiến hành nộp một bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng bản giấy kèm theo Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử và Thông báo Hồ sơ đăng ký kinh doanh qua mạng hợp lệ đến Phòng Đăng ký kinh doanh để đối chiếu hồ sơ đăng ký kinh doanh.

Sau khi nhận được hồ sơ bằng bản giấy, Phòng Đăng ký kinh doanh đối chiếu đầu mục hồ sơ với đầu mục hồ sơ doanh nghiệp đã gửi qua mạng điện tử và trao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp và Giấy xác nhận về việc thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh.

Nếu hồ sơ đối chiếu không hợp lệ hoặc đầy đủ thì Phòng Đăng ký Kinh doanh sẽ ra thông báo yêu cầu doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung Hồ sơ theo đúng quy định của pháp luật.

Nếu quá thời hạn 30 ngày, kể từ ngày gửi thông báo về việc cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mà Phòng Đăng ký kinh doanh không nhận được hồ sơ bằng bản giấy thì hồ sơ đăng ký điện tử của doanh nghiệp không còn hiệu lực.

Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm về tính đầy đủ và chính xác của bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy so với bộ hồ sơ được gửi qua mạng điện tử.

Trường hợp bộ hồ sơ nộp bằng bản giấy không chính xác so với bộ hồ sơ được gửi qua mạng điện tử mà người nộp hồ sơ không thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh tại thời điểm nộp hồ sơ bằng bản giấy thì được coi là giả mạo hồ sơ và sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Lưu ý:

– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử hợp lệ nếu:

+ Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử.

Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy.

+ Các thông tin đăng ký doanh nghiệp được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử.

+ Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử phải được xác thực bằng chữ ký số công cộng hoặc Tài khoản đăng ký kinh doanh của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

– Việc thay đổi địa chỉ công ty được thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp dự định chuyển tới (đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở chính khác tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương).

– Đối với việc thay đổi địa chỉ khác quận (huyện hoặc thành phố trực thuộc tình) và tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương) doanh nghiệp phải:

+ Thực hiện việc khắc lại con dấu doanh nghiệp và thực hiện thủ tục Thông báo thay đổi mẫu con dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

+ Tiến hành việc Công bố thông tin đăng ký doanh nghiệp về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và thông báo với đối tác về việc chuyển địa chỉ trụ sở chính.

– Nếu quá thời hạn trên mà không được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc không nhận được thông báo yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ đăng ký doanh nghiệp thì người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Trên đây là một số ý kiến tư vấn liên quan đến việc thực hiện thủ tục chuyển trụ sở công ty sang tỉnh khác của doanh nghiệp, hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn cần hỗ trợ