QUY TRÌNH TẠM THỜI

Tổ chức vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình kết nối từ Chính phủ đến cấp xã
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1594/QĐ-BTTTT ngày 13 tháng 10 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông)

________________

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi áp dụng

Quy trình này áp dụng cho việc tổ chức, vận hành hệ thống Hội nghị truyền hình (HNTH) để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành từ Chính phủ đến cấp tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương (gọi chung là cấp tỉnh), quận/huyện/thị xã (gọi chung là cấp huyện), xã/phường/thị trấn (gọi chung là cấp xã).

2. Đối tượng thực hiện

a) Các đơn vị đầu mối tại các cơ quan có liên quan hệ thống HNTH của Chính phủ bao gồm: Trung tâm Tin học – Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Ủy ban nhân dân (UBND) các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố, Sở Văn hóa, Thông tin, Thể thao và Du lịch tỉnh Bạc Liêu (gọi chung là Sở TT&TT); UBND cấp huyện, xã trên toàn quốc.

b) Các doanh nghiệp viễn thông tham gia hoạt động kết nối HNTH: Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT), Tập đoàn Công nghiệp – Viễn thông Quân đội (Viettel).

c) Cục Bưu điện Trung ương (Cục BĐTW): đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, điều hành kỹ thuật chung.

3. Giải thích từ ngữ

– Hội nghị truyền hình: Là hình thức thiết lập phiên hội nghị sử dụng hệ thống thiết bị, công nghệ để truyền tải hình ảnh, âm thanh giữa các phòng họp tại các địa điểm khác nhau (các điểm cầu) thông qua hệ thống mạng viễn thông giúp các đại biểu tham gia có thế tương tác với nhau.

– Hệ thống HNTH từ Chính phủ tới cấp xã: Là hệ thống liên kết giữa các hệ thống HNTH của các cơ quan, đơn vị: Cục BĐTW, Sở TT&TT, Văn phòng UBND tỉnh, Tập đoàn VNPT, Tập đoàn Viettel để kết nối từ Chính phủ liên thông 4 cấp hành chính phục vụ chỉ đạo, điều hành công việc của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.

Các điểm cầu trong hệ thống HNTH bao gồm:

+ Cấp Chính phủ: Các điểm cầu tại: Văn phòng Chính phủ, Phòng làm việc Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành trực thuộc Chính phủ.

+ Cấp tỉnh: Các điểm cầu tại UBND tỉnh và các Sở, ban, ngành.

+ Cấp huyện: Các điểm cầu tại UBND huyện.

+ Cấp xã: Các điểm cầu tại UBND xã.

– Hệ thống điều khiển kết nối đa điểm (Multipoint Control Unit: MCU):

Là hệ thống kỹ thuật, công nghệ được sử dụng để thiết lập các phiên HNTH và kết nối hình ảnh, âm thanh cho việc tương tác giữa các điểm cầu.

+ Hệ thống MCU trung tâm (MCU Master): Là hệ thống MCU kết nối điểm cầu chủ tọa, các điểm cầu cấp tỉnh và các hệ thống MCU vệ tinh nhằm thiết lập HNTH đến cấp xã. Hệ thống MCU trung tâm được đặt và quản lý tập trung tại Cục BĐTW.

+ Hệ thống MCU vệ tinh (MCU Slaves): Là các hệ thống MCU kết nối điểm cầu nội tỉnh, hệ thống MCU của các Tập đoàn VNPT và Viettel kết nối đến các cấp huyện, xã.

+ Cascade hệ thống: Là phương án kỹ thuật để mở rộng số lượng kết nối các điểm cầu thông qua việc liên kết giữa các hệ thống kết nối đa điểm MCU.

+ Chuyển tiếp tín hiệu 2 chiều: Là kỹ thuật chuyển tiếp tín hiệu từ 01 điểm cầu cấp tỉnh đến các cấp huyện, xã thông qua ma trận điều khiển âm thanh/hình ảnh.

– VCS: Là thiết bị đầu cuối chuyên dụng HNTH (Video Conference System).

– Phòng họp trực tuyến: Là phòng họp tại các điểm cầu được bố trí tại trụ sở các cơ quan và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về thiết bị, kết nối để phục vụ các phiên HNTH.

– Thời gian kết nối điểm cầu trong phiên họp: Là khoảng thời gian để thiết lập kết nối cho phép tương tác 2 chiều giữa điểm cầu chính và điểm cầu cấp tỉnh, huyện, xã trong phiên họp.

– Đơn vị quản lý hệ thống HNTH: Là đơn vị chủ trì, trực tiếp vận hành, tổ chức các phiên họp HNTH liên thông 4 cấp, bao gồm: Văn phòng UBND tỉnh, Sở TT&TT, Tập đoàn VNPT, Viettel.

– Cán bộ kỹ thuật điều khiển MCU: Là công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan đơn vị nhà nước và nhân viên kỹ thuật của các doanh nghiệp được phân công vận hành hệ thống điều khiển MCU.

– Đơn vị quản lý, vận hành phòng họp: Là đơn vị được phân công quản lý, vận hành thiết bị phòng họp các cấp.

– Cán bộ quản lý, vận hành phòng họp: Là công chức, viên chức, người lao động tại các cơ quan đơn vị nhà nước được phân công quản lý, vận hành hệ thống thiết bị tại các phòng họp.

4. Nguyên tắc thực hiện

– Tận dụng tối đa các hệ thống HNTH hiện có tại các địa phương, doanh nghiệp để bảo đảm hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả đầu tư.

– Kết nối các hệ thống HNTH của các địa phương, doanh nghiệp vào hệ thống HNTH của Cục BĐTW để tổ chức phiên họp từ Chính phủ đến cấp xã.

– Bộ Thông tin và Truyền thông xây dựng quy trình khung, các địa phương, doanh nghiệp xây dựng quy trình nội bộ để tổ chức các phiên HNTH từ Chính phủ đến cấp xã.

– Các đơn vị chủ quản các hệ thống HNTH chịu trách nhiệm triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin.

5. Các yêu cầu về bảo đảm an toàn thông tin

– Hệ thống thông tin phục vụ HNTH của địa phương và doanh nghiệp kết nối mạng truyền số liệu chuyên dùng: Phải được triển khai phương án bảo đảm an toàn thông tin đáp ứng quy định tại khoản 3, Điều 9 Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông và tiêu chuẩn TCVN 11930:2017; Có cổng kết nối đáp ứng các yêu cầu an toàn quy định tại Thông tư 12/2019/TT-BTTTT ngày 05/11/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông.

– Thiết lập cơ chế bảo đảm an toàn thông tin trong vận hành điều khiển hệ thống MCU, thiết bị liên quan (chỉ mở các cổng kết nối, dịch vụ cần thiết; cập nhật bản và bảo mật trước khi đưa vào sử dụng; sử dụng cơ chế mã hóa tiêu chuẩn để truy cập điều khiển từ xa; phân quyền truy cập phù hợp cho người vận hành, điều khiển …).

– Chủ quản và đơn vị vận hành hệ thống HNTH của địa phương và doanh nghiệp chịu trách nhiệm về bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hoá) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị mình đảm nhiệm.

– Tuân thủ tuyệt đối kịch bản phiên họp và điều hành từ điểm cầu chính, bảo mật thông tin đối với các phiên họp không được phổ biến nội dung cuộc họp ra bên ngoài.

II. QUY TRÌNH TỔ CHỨC, VẬN HÀNH HỆ THỐNG HNTH

1. ĐỐI VỚI CÁC PHIÊN HỌP CÓ KẾ HOẠCH

1.1. Lưu đồ khung

1.2. Diễn giải lưu đồ

2. ĐỐI VỚI CÁC PHIÊN HỌP ĐỘT XUẤT

2.1. Lưu đồ khung

2.2. Diễn giải lưu đồ

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Trung tâm Tin học – Văn phòng Chính phủ

– Là đầu mối của Văn phòng Chính phủ cung cấp thông tin về kế hoạch tổ chức, yêu cầu kỹ thuật cho các phiên HNTH của Chính phủ.

– Phối hợp với Cục BĐTW điều hành kỹ thuật, tổ chức triển khai các phiên HNTH của Chính phủ.

2. Cục Bưu điện Trung ương

– Là đầu mối tiếp nhận trực tiếp thông tin tổ chức phiên HNTH từ Trung tâm Tin học – Văn phòng Chính phủ.

– Chủ trì xây dựng phương án kết nối giữa các hệ thống MCU của Cục BĐTW, MCU của địa phương (do Sở TT&TT, Văn phòng UBND tỉnh, Tập đoàn VNPT, Viettel vận hành).

– Đầu mối điều hành Tập đoàn VNPT, Viettel phối hợp các địa phương trong việc triển khai kết nối HNTH cho các điểm cấp xã.

– Tổ chức triển khai, điều hành và trực tiếp vận hành tại điểm cầu Trung tâm trong các phiên họp.

– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp, đánh giá kết quả.

3. Sở Thông tin và Truyền thông các tỉnh, thành phố

– Chủ trì, phối hợp các đơn vị liên quan (Văn phòng UBND tỉnh, Tập đoàn VNPT, Viettel) xây dựng quy trình tổ chức, vận hành nội bộ của tỉnh phục vụ phiên HNTH từ xã lên Chính phủ và tham mưu UBND tỉnh phê duyệt, ban hành.

– Là đầu mối tiếp nhận thông tin, phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ (đường truyền, thiết bị HNTH) và các đơn vị liên quan tại địa phương tổ chức việc kết nối kỹ thuật và kiểm tra hệ thống nội bộ của địa phương, đảm bảo tính sẵn sàng để kết nối với hệ thống của Cục BĐTW (đối với các tỉnh mà Sở TT&TT được UBND tỉnh giao nhiệm vụ).

– Là đầu mối chủ trì tại tỉnh phối hợp, hỗ trợ Tập đoàn VNPT, Viettel triển khai HNTH đến cấp xã đối với những tỉnh chưa đáp ứng được HNTH đủ đến toàn bộ các xã theo hình thức 2 chiều.

– Hướng dẫn triển khai phòng họp trực tuyến tại điểm cấp xã: Theo các tiêu chí, hướng dẫn kỹ thuật tại Văn bản số 2558/BTTTT-CBĐTW ngày 02/8/2019 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc công bố tài liệu hướng dẫn việc xây dựng, triển khai hạ tầng mạng và hệ thống thiết bị; tiêu chuẩn kỹ thuật kết nối các hệ thống HNTH; ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp trực tuyến.

– Đối với các tỉnh có hệ thống HNTH nội tỉnh kết nối đến cấp xã và do Sở TT&TT trực tiếp quản lý, vận hành

+ Phân công bố trí nhân lực sẵn sàng 24/24 làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu HNTH xã của địa phương trước và trong phiên họp bảo đảm chất lượng.

+ Vận hành hệ thống MCU, kết nối với hệ thống MCU trung tâm (Cục BĐTW).

+ Xây dựng phương án bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hoá) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị vận hành, điều khiển.

+ Cung cấp cho Cục BĐTW hiện trạng kết nối HNTH, hạ tầng thiết bị phòng họp tại mỗi diêm cầu cấp xã.

4. Văn phòng UBND tỉnh, thành phố

– Phối hợp các Sở TT&TT xây dựng quy trình tổ chức, vận hành nội bộ của tỉnh phục vụ phiên HNTH từ xã lên Chính phủ.

– Là đầu mối tiếp nhận thông tin, phối hợp với các đơn vị cung cấp dịch vụ (đường truyền, thiết bị HNTH) và các đơn vị liên quan tại địa phương tổ chức việc kết nối kỹ thuật và kiểm tra hệ thống nội bộ của địa phương, đảm bảo tính sẵn sàng để kết nối với hệ thống của Cục BĐTW (đối với các tỉnh mà Văn phòng UBND được UBND tỉnh giao nhiệm vụ).

– Đối với các tỉnh có hệ thống HNTH nội tỉnh kết nối đến cấp xã và do Văn phòng UBND tỉnh trực tiếp quản lý, vận hành

+ Phân công bố trí nhân lực sẵn sàng 24/24 làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu HNTH xã của địa phương trước và trong phiên họp bảo đảm chất lượng.

+ Phối hợp Sở TT&TT xây dựng phương án bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hoá) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu đơn vị vận hành, điều khiển.

+ Cung cấp cho Cục BĐTW hiện trạng kết nối HNTH, hạ tầng thiết bị phòng họp tại mỗi điểm cầu cấp xã.

5. UBND cấp huyện, cấp xã

– Bố trí cán bộ tiếp nhận, quản lý và sử dụng phần mềm, thiết bị kết nối tại phòng họp trực tuyến của điểm cầu cấp huyện, xã.

– Phân công, bố trí nhân lực sẵn sàng 24/7 làm đầu mối, phối hợp với đơn vị quản lý HNTH tại địa phương trong việc triển khai vận hành, kết nối phòng họp tại cấp huyện, xã khi có yêu cầu.

6. Các Tập đoàn: VNPT và Viettel (áp dụng trong trường hợp có tham gia vào quá trình triển khai, phục vụ các phiên HNTH tại địa phương)

– Chủ trì khảo sát, thiết lập kết nối HNTH cho các điểm cấp xã đối với những tỉnh chưa triển khai HNTH đầy đủ đến cấp xã.

– Xây dựng quy trình tổ chức, vận hành nội bộ của đơn vị và phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng quy trình tổ chức, vận hành, kiểm thử nội bộ địa phương cho các phiên HNTH từ xã lên Chính phủ.

– Xây dựng phương án bảo đảm chất lượng, an toàn thông tin đối với hệ thống điều khiển MCU, đường truyền (kênh riêng hoặc Internet có sử dụng VPN/mã hoá) và thiết bị HNTH tại các điểm cầu do đơn vị vận hành, điều khiển.

– Phân công bố trí nhân lực sẵn sàng 24/24 làm đầu mối, phụ trách điều hành, giám sát việc triển khai phương án kết nối, kiểm thử, vận hành tại các điểm cầu HNTH xã của địa phương theo phạm vi thống nhất trong quy định tổ chức vận hành HNTH nội bộ của từng địa phương.

– Lập danh sách, cung cấp cho Cục BĐTW đầu mối cán bộ quản lý, vận hành hệ thống HNTH và điều hành cán bộ kỹ thuật hỗ trợ xử lý sự cố phát sinh tại các điểm cầu.