Khi phát sinh nhu cầu công việc mọi người thường trao đổi miệng với nhau, tuy nhiên, nhiều khi khối lượng công việc quá đồ sộ, người làm phải ưu tiên việc này hay việc khác, khiến họ không chia sẻ được với nhau, làm việc này quên việc khác, không thể quản lý 100% công việc, khiến cho năng suất và hiệu quả công việc không được như kì vọng. Vì vậy, hiện nay đã xuất nhiều HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hệ thống kinh doanh của mình.

Phần mềm quản lý là gì?

Phần mềm quản lý có thể hiểu là một ứng dụng đồng bộ công việc của doanh nghiệp và cá nhân. Mọi quy trình quản lý công việc đều được số hóa và truy cập dễ dàng. Quản lý có thể dễ dàng kiểm soát công việc của nhân viên còn nhân viên chủ động thực hiện công việc của mình theo những đầu việc đã có, tránh được việc bị lỡ hay bỏ sót công việc được giao.

Hiện nay, đã có nhiều phần mềm quản lý ra đời và đi kèm với nó là các HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT PHẦN MỀM QUẢN LÝ, hỗ trợ các cá nhân cũng như doanh nghiệp dễ dàng cài đặt và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.

Lợi ích của Phần mềm quản lý hiệu quả

Đối với những nhà quản lý

•  Quản lý thống nhất nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp giúp cắt giảm thời gian làm việc và các khâu trung gian không cần thiết
•  Tất cả nhân viên và người quản lý đều làm việc và cập nhật trên hệ thống giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhân viên cũng như tình hình của doanh nghiệp để đưa ra chỉ thị, điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời ngay trên phần mềm .
•  Các tài liệu, hợp đồng, văn bản, công văn đều được lưu trữ lại một cách hệ thống để có thể tìm lại dễ dàng khi cần.
•  Lên lịch làm việc cho nhân viên, các phòng ban, lịch được cập nhật trên phần mềm nên nhân viên trong công ty đã được biết mà không cần phải thông báo.
•  Quản lý chi tiết, nhanh nhất và đầy đủ nhất các hạng mục công việc, nhiệm vụ phát sinh trong từng thời điểm và tiến độ thực hiện công việc.
•  Phần mềm có khả năng dùng trên mọi nền tảng, chỉ cần có thiết bị kết nối internet là chủ doanh nghiệp có thể quản lý mọi lúc mọi nơi.
•  Cập nhật phản ánh hay sự cố, khúc mắc trong công việc một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra điều chỉnh, xử lý kịp thời .
•  Có thể quản lý công việc của chính nhà quản lý, lên lịch hẹn, lịch làm việc chi tiết, thông qua hệ thống nhắc nhở cảnh báo , lịch trình làm việc sẽ được đưa đến chi tiết để không bỏ lỡ những điều quan trọng, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc hơn.

Đối với nhân viên

•  Giúp nhân viên không bỏ lỡ công việc nhờ hệ thống nhắc nhở cảnh báo khi đến ngày kế hoạch và hệ thống nhắc nhở khi sắp đến hạn hoàn thành
•  Có thể cập nhật được lịch làm việc chung của cả công ty, lịch làm việc của bản thân và phòng ban mình.
•  Cập nhật được các thông báo, chỉ đạo mới nhất nếu có
•  Quản lý khách hàng và các thông tin liên quan đến khách hàng một cách hệ thống, phân cấp khách hàng để xử lý.
•  Lên lịch làm việc hàng ngày của bản thân tuần tự, chi tiết và hệ thống để có thể làm việc hiệu quả hơn, cắt giảm thời gian làm việc.
•  Báo cáo công việc cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, và nhận chỉ đạo một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm.

Các chức năng của phần mềm

Quản lý công việc của cá nhân

• Hệ thống cảnh báo, nhắc nhở ngay tại trang chủ khi đến ngày cần thực hiện công việc
•  Hệ thống gửi mail nhắc nhớ sắp đến hạn hoàn thành công việc
•  Cảnh báo công việc trễ hạn theo từng cấp bậc
•  Lên lịch công việc
•  Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
•  Hệ thống nhắc nhở cảnh báo qua trang chủ phần mềm hoặc SMS , email, sẽ thông tin đến người dùng khi sắp đến lịch làm việc
•  Quản lý tiến độ thực hiện công việc
•  Ghi chú các nội dung có liên quan
•  Lưu lại kết quả công việc

Quản lý công việc của doanh nghiệp

Quản lý nhân viên

• Quản lý nhân viên và các phòng ban trong công ty
•  Thông tin phòng ban, nhân viên
•  Chức năng của từng phòng ban
•  Các hồ sơ, dữ liệu liên quan đến phòng ban, cá nhân đó

Quản lý công việc

•  Quản lý đánh giá và tình hình các công việc liên quan đến phòng ban, nhân viên đó
•  Quản lý công việc mẫu, danh sách chi tiết công việc mẫu
•  Phân công công việc cho các phòng ban
•  Cập nhật tình hình tiến độ hoàn thành công việc mọi thời điểm, mọi lúc mọi nơi và đưa ra chỉ đạo tới nhân viên ngay trên phần mềm
•  Lưu lại toàn bộ lịch sử công việc và các thông tin liên quan để tìm lại khi cần
•  Quản lý giấy tờ hồ sơ tài liệu một cách hệ thống để có thể dễ dàng tìm lại khi cần
•  Chức năng giao việc cho cấp dưới ngay trên phần mềm.

Đánh giá hiệu quả công việc qua KPI

• Thống kê toàn bộ công việc của theo từng thành viên, kèm theo tình trạng của từng đầu việc cụ thể
• Tính năng đánh giá công việc. Cho phép nhà quản lý review công việc của nhân viên trước khi hoàn thành
• Chấm điểm xếp loại công việc. Đánh giá tiến độ, chất lượng đạt/không đạt
• Tự động tổng hợp kết quả công việc thành KPI hoàn chỉnh cho từng nhân viên

Tương tác công việc qua email

Thói quen quản lý công việc qua email vẫn luôn là lựa chọn được ưu tiên. Nhằm giúp doanh nghiệp quản lý công việc xuyên suốt trong một hệ thống, Phần mềm Ql CV cung cấp tính năng mới tích hợp quản lý công việc qua email. Qua đó, nhà quản lý và nhân viên nhận thông báo tức thì và tương tác trực tiếp trên email mà không cần login vào hệ thống. Tính năng mới này sẽ giúp cho người dùng thuận tiện, thân thiện và tiết kiệm thời gian hơn.

Chức năng nổi bật

Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp lưu trữ và tổ chức tất cả thông tin về nhân sự để nhà lãnh đạo có thể chú tâm quản lý và phát triển tài sản lớn nhất của doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực

Hồ sơ

Số hóa và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quản lý phép, bù công, tra cứu dễ dàng

Chấm công

Chấm công thông qua các công cụ, xử lý các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, đánh giá mức độ chuyên cần. Việc xin phép nghỉ phép sẽ được đăng ký từ xa. Đăng ký nghỉ phép trên mobile và phê duyệt trong thời gian thực. Tự động tích hợp lên bảng lương.

Tính lương

Tính lương, thưởng tự động trên hệ thống phù hợp với từng nhân viên, từng vị trí. Phần mềm sẽ tự động hóa quá trình thanh toán lương

Kiểm soát dữ liệu​

Bảo mật thông tin nhân sự, tiền lương giữa các nhân viên