Bạn là chủ doanh nghiệp và đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân viên? Bạn muốn biết hàng ngày nhân viên làm những gì, kết quả ra sao đều phải thông qua các cấp quản lý. Bạn cần một công cụ quản lý công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Trong bài viết này, Legalzone sẽ làm rõ các lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý công việc, nhằm giúp bạn sớm tìm được giải pháp đắc lực giải quyết các nhu cầu trong công tác nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ nhân sự và tìm được cách cài đặt phần mềm quản lý.
Phần mềm quản lý công việc là gì?
Phần mềm quản lý công việc có thể hiểu là một ứng dụng đồng bộ công việc của doanh nghiệp và cá nhân. Mọi quy trình quản lý công việc đều được số hóa và truy cập dễ dàng. Quản lý có thể dễ dàng kiểm soát công việc của nhân viên còn nhân viên chủ động thực hiện công việc của mình theo những đầu việc đã có, tránh được việc bị lỡ hay bỏ sót công việc được giao.
Phần mềm quản lý công việc – xu hướng không thể đảo ngược
Hòa trong dòng chảy số hóa doanh nghiệp, phần mềm quản lý công việc được xác định là xu hướng không thể đảo ngược, doanh nghiệp cần áp dụng.
Thứ nhất, phần mềm quản lý công việc giúp số hóa nghiệp vụ quản lý công việc từ các ứng dụng không chuyên lên hệ thống phần mềm. Đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
Thứ hai, công cụ giúp ban lãnh đạo đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó tìm ra nhân sự nòng cốt, chất lượng trong doanh nghiệp.
Thứ ba, giúp tăng hiệu suất làm việc của toàn doanh nghiệp. Nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian xử lý công việc.
Thứ tư, công cụ quản lý công việc chuyên nghiệp, toàn diện và hiệu quả. Đặc biệt, phù hợp với doanh nghiệp số.
Phần mềm quản lý công việc hàng ngày giúp bạn khởi tạo và giao việc nhanh chóng
Bên cạnh phiên bản website, khi biết cách cài đặt phần mềm quản lý thì việc sử dụng phần mềm cho phép bạn khởi tạo công việc dễ dàng, phân quyền chi tiết người theo dõi, phụ trách ngay trên di động cá nhân bất cứ khi nào và ở bất cứ đâu. Ngay cả khi không có mặt tại văn phòng hoặc đi công tác xa, bạn vẫn có thể dễ dàng điều phối công việc cho từng cá nhân, giải quyết triệt để tình trạng ùn tắc công việc do sếp vắng mặt không xử lý.
Kiểm soát bức tranh công việc tổng thể
Việc số hóa toàn bộ công việc của doanh nghiệp trên một giao diện duy nhất giúp bạn dễ dàng kiểm soát tiến độ, deadline, chất lượng công việc của từng nhân sự mà không phải thông qua bất kỳ đầu mối nào.
Là cơ sở để bạn sắp xếp hợp lý các nhiệm vụ cả về thời gian và nguồn lực, hạn chế tình trạng nhân viên thì quá tải deadline, người lại không có việc để làm.
Nhân viên cũng có thể chủ động theo dõi luồng công việc mình phụ trách để có thời gian chuẩn bị, đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn với chất lượng hoàn hảo nhất.
Phần mềm quản lý công việc hằng ngày Quản lý công việc : Hỗ trợ nhắc việc tự động
Phần mềm có hệ thống nhắc việc tự động thông qua thông báo và Email cá nhân. Công việc nào mới được giao, công việc nào sắp hết hạn hoàn thành, công việc nào quan trọng cần thực hiện hay bất cứ sự thay đổi nào về thời gian, nguồn lực hoặc trao đổi đều được gửi thông báo trực tiếp đến các cá nhân liên quan. Tránh trình trạng quên hoặc bỏ sót công việc, giúp đội ngũ nhân sự hoàn thành nhiệm vụ một cách chủ động và hiệu quả.
Giám sát tiến độ & phân bổ nguồn lực hiệu quả
Giám sát tiến độ thực hiện công việc của từng nhân viên trực quan theo: số công việc đã làm, số công việc chưa làm – quá hạn….
Nắm bắt chính xác tiến độ thực hiện của từng nhân viên: đang làm gì, tiến độ tới đâu,…
Hỗ trợ tìm nhanh trong một khoảng thời gian nhất định nhân viên nào chưa có lịch làm việc & giao việc
Phân bổ công việc hiệu quả hơn cho nhân viên tránh quá tải dẫn đến tắc nghẽn công việc
Quản lý & Giám sát Công việc Hiện Trường
Quản lý công việc bên ngoài văn phòng gắn với khách hàng, quản lý lịch làm việc CSKH, lộ trình di chuyển, khai báo kết quả công việc tại khách hàng
Quản lý công việc ở trong và ngoài văn phòng
Xem nhanh trên map tuyến đường di chuyển: các điểm đã đến làm việc, thời gian làm việc thực tế của đội ngũ nhân viên hiện trường
Xem nhanh vị trí hiện tại của mọi nhân sự trên bản đồ số: đang ở đâu, làm gì, tiến độ ra sao…
Hỗ trợ báo cáo nhanh bằng biểu mẫu, chụp ảnh hiện trường…và gửi báo cáo tức thời cho nhà quản lý
Giao thêm công việc phát sinh cho nhân viên hiện trường
Báo cáo tiến độ thi công, lắp đặt bằng biểu mẫu online hoặc chụp ảnh trực tiếp từ hiện trường
Đánh giá hiệu quả làm việc thực tế của nhân viên KPI
Thống kê toàn bộ công việc của theo từng thành viên, kèm theo tình trạng của từng đầu việc cụ thể
Tính năng đánh giá công việc. Cho phép nhà quản lý review công việc của nhân viên trước khi hoàn thành
Chấm điểm xếp loại công việc. Đánh giá tiến độ, chất lượng đạt/không đạt
Tự động tổng hợp kết quả công việc thành KPI hoàn chỉnh cho từng nhân viên
Tương tác công việc qua email
Thói quen quản lý công việc qua email vẫn luôn là lựa chọn được ưu tiên. Nhằm giúp doanh nghiệp quản lý công việc xuyên suốt trong một hệ thống, Phần mềm Ql CV cung cấp tính năng mới tích hợp quản lý công việc qua email. Qua đó, nhà quản lý và nhân viên nhận thông báo tức thì và tương tác trực tiếp trên email mà không cần login vào hệ thống. Tính năng mới này sẽ giúp cho người dùng thuận tiện, thân thiện và tiết kiệm thời gian hơn.
Chức năng nổi bật
Phần mềm quản lý công việc giúp doanh nghiệp lưu trữ và tổ chức tất cả thông tin về nhân sự để nhà lãnh đạo có thể chú tâm quản lý và phát triển tài sản lớn nhất của doanh nghiệp chính là nguồn nhân lực
Quản lý Hồ sơ
Số hóa và lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, quản lý phép, bù công, tra cứu dễ dàng
Chấm công
Chấm công thông qua các công cụ, xử lý các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, đánh giá mức độ chuyên cần. Việc xin phép nghỉ phép sẽ được đăng ký từ xa. Đăng ký nghỉ phép trên mobile và phê duyệt trong thời gian thực. Tự động tích hợp lên bảng lương.
Tính lương
Tính lương, thưởng tự động trên hệ thống phù hợp với từng nhân viên, từng vị trí. Phần mềm sẽ tự động hóa quá trình thanh toán lương
Với phần mềm Quản lý công việc, cho phép doanh nghiệp có thể tùy biến tính lương theo nhu cầu đặc thù. Áp dụng tính năng tính lương của Cloudfiy, việc tính lương trở nên đơn giản và vô cùng hiệu quả
Kiểm soát dữ liệu
Bảo mật thông tin nhân sự, tiền lương giữa các nhân viên
Duyệt chi nhanh chóng
Thời gian để tạo, duyệt và quản lý tạm ứng nhanh chóng, đơn giản, tự động. Tích hợp với kế toán và tự động lên bảng lương.
Kế toán tổng hợp
Phần mềm giúp quản lý dòng tiền, tài sản, công nợ,… của doanh nghiệp một cách chi tiết. Từ đó cho phép truy xuất báo cáo theo số liệu và đơn vị tùy thuộc vào đặc thù của ngành kinh doanh.
Quản lý tất cả công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp, tránh những khoản nợ xấu và thu hồi khoản nợ quá hạn. Nhờ vậy, công ty duy trì dòng tiền ổn định và có kế hoạch xử lý kịp thời
Phần mềm cho phép truy xuất báo cáo tài chính của công ty theo thời gian thực một cách chính xác và nhanh chóng
Dựa trên dữ liệu thu thập phần mềm phân tích tình hình tài chính sau đó đề xuất những vấn đề của doanh nghiệp giúp nhà quản trị có thể đưa ra quyết định nhanh, chuẩn xác nhất.
Đa dạng mô hình báo cáo tiến độ công việc
Phần mềm báo cáo công việc hàng ngày Quản lý công việc cung cấp báo cáo trực quan dưới dạng Danh sách, Kanban, Gantchat,…thể hiện chi tiết thời gian, trạng thái, tiến độ hoàn thành gắn với từng công việc.
Hiệu quả làm việc của từng nhân sự được đánh giá chính xác với phần mềm quản lý công việc hằng ngày Quản lý công việc
Chúng ta chỉ có thể tiến bộ, có thể dành được những kết quả cao hơn nếu như chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc.
Đối với nhân viên: Đánh giá hiệu quả làm việc thực tế là điều cần thiết để bạn có thể biết mình đã làm tốt công việc được giao hay chưa, nhằm phát huy những ưu điểm và rút kinh nghiệm từ những lần vấp ngã để hoàn thiện bản thân.
Đối với ban lãnh đạo: Phần mềm giúp lãnh đạo các doanh nghiệp có cái nhìn khách quan về hiệu quả làm việc thực tế của nhân sự để có cơ sở đánh giá chính xác năng lực cũng như xem xét thăng chức, tăng lương. Đồng thời có những chính sách khen thưởng đối với những cá nhân tích cực và xử phạt đối với những cá nhân lơ là, thiếu trách nhiệm trong công việc.
Phần mềm quản lý công việc phù hợp với những doanh nghiệp
Các doanh nghiệp đó hoạt động ở mọi quy mô, mọi lĩnh vực: Sản xuất – Phân phối, Thương mại – Dịch vụ, Y tế – Giáo dục, Xây dựng và Cơ quan nhà nước.
Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc cũng hoàn toàn phù hợp để các nhân sự chủ động quản lý công việc cá nhân cần thực hiện trong nhóm, phòng ban.
Lợi ích của phần mềm khi tìm được cách cài đặt phần mềm quản lý hợp lý
Đối với những nhà quản lý
Quản lý thống nhất nhân viên và các phòng ban trong doanh nghiệp giúp cắt giảm thời gian làm việc và các khâu trung gian không cần thiết
Tất cả nhân viên và người quản lý đều làm việc và cập nhật trên hệ thống giúp nhà quản lý có thể dễ dàng theo dõi nhân viên cũng như tình hình của doanh nghiệp để đưa ra chỉ thị, điều chỉnh nhanh chóng, kịp thời ngay trên phần mềm .
Các tài liệu, hợp đồng, văn bản, công văn đều được lưu trữ lại một cách hệ thống để có thể tìm lại dễ dàng khi cần.
Lên lịch làm việc cho nhân viên, các phòng ban, lịch được cập nhật trên phần mềm nên nhân viên trong công ty đã được biết mà không cần phải thông báo.
Quản lý chi tiết, nhanh nhất và đầy đủ nhất các hạng mục công việc, nhiệm vụ phát sinh trong từng thời điểm và tiến độ thực hiện công việc.
Phần mềm có khả năng dùng trên mọi nền tảng, chỉ cần có thiết bị kết nối internet là chủ doanh nghiệp có thể quản lý mọi lúc mọi nơi.
Cập nhật phản ánh hay sự cố, khúc mắc trong công việc một cách nhanh chóng, từ đó đưa ra điều chỉnh, xử lý kịp thời .
Có thể quản lý công việc của chính nhà quản lý, lên lịch hẹn, lịch làm việc chi tiết, thông qua hệ thống nhắc nhở cảnh báo , lịch trình làm việc sẽ được đưa đến chi tiết để không bỏ lỡ những điều quan trọng, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc hơn.
Đối với nhân viên
Giúp nhân viên không bỏ lỡ công việc nhờ hệ thống nhắc nhở cảnh báo khi đến ngày kế hoạch và hệ thống nhắc nhở khi sắp đến hạn hoàn thành
Có thể cập nhật được lịch làm việc chung của cả công ty, lịch làm việc của bản thân và phòng ban mình.
Cập nhật được các thông báo, chỉ đạo mới nhất nếu có
Quản lý khách hàng và các thông tin liên quan đến khách hàng một cách hệ thống, phân cấp khách hàng để xử lý.
Lên lịch làm việc hàng ngày của bản thân tuần tự, chi tiết và hệ thống để có thể làm việc hiệu quả hơn, cắt giảm thời gian làm việc.
Báo cáo công việc cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, và nhận chỉ đạo một cách nhanh chóng ngay trên phần mềm.
Kết luận
Có thể nói phần mềm quản lý công việc là giải pháp phù hợp nhất để giải quyết núi công việc hiệu quả của người dùng với nhiều tính năng cao cấp, hữu ích mà giá cả lại hợp lý, vừa với túi tiền của người dùng. Phần mềm hỗ trợ trên mọi nền web, hỗ trợ truy cập từ xa trên mọi thiết bị rất tiện lợi.
Bên cạnh đó, phần mềm có khả năng tùy biến của phần mềm cao, xây dựng trên quy trình và yêu cầu cụ thể của khách hàng nên có thể nói là phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp, phần mềm cũng dễ dàng thay đổi để phù hợp khi có sự thay đổi cả về quy mô lẫn cấu trúc doanh nghiệp. Phần mềm rất thân thiện và dễ dàng sử dụng ngay cả với những người chưa biết về máy tính
Nếu bạn quan tâm đến cách cài đặt phần mềm quản lý công việc Quản lý công việc, liên hệ đến Legalzone để được hỗ trợ tư vấn.
Địa chỉ : P1603, sảnh A3, Tòa Ecolife, số 58 đường Tố Hữu, phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội
Phần mềm quản lý công việc là gì?
