Để quản lý thông tin dự án, ngoài các thông tin chung, người dùng cần cập nhật thông tin các quyết định đầu tư, quyết định đầu tư bổ sung, quyết định điều chỉnh…; thông tin thẩm định, phê duyệt thiết kế kỹ thuật – tổng dự toán; thông tin nhà thầu, gói thầu; thông tin quyết toán; các thông tin về cơ cấu chi phí dự án, cơ cấu nguồn vốn, …. Nhóm tính năng này thuộc phần mềm quản lý công việc , rất quan trọng đối với các doanh nghiệp quản lý nhiều dự án như các ban quản lý dự án, các cơ quan kế hoạch đầu tư hay các định chế tài chính, kho bạc. Trong bài viết này, Legalzone sẽ nêu lên những tiện ích của Top các phần mềm quản lý công việc hot nhất.

Khó khăn trong quản lý dự án

Một dự án thường có nhiều gói thầu. Các đơn vị trúng thầu, thực hiện gói thầu nhiều khi cũng khác nhau. Một dự án cũng có thể có nhiều công trình, mỗi công trình có thể có nhiều hạng mục nhiều công việc. Quản lý dự án phải quản lý tới từng đơn vị thực hiện, từng phần công việc và chi phí. Chi phí gồm các loại như: chi phí công việc, chi phí công trình, chi phí tổng dự toán, chi phí tổng mức đầu tư. Từng loại chi phí lại gồm nhiều chi phí chi tiết. Nếu “quản lý thủ công”, sẽ rất khó để thiết lập thông tin, khai thác thông tin, trong đó, công việc tính toán sẽ rất khó đảm bảo. pmql dự án chính là công cụ giúp người quản lý dự án tự động hoá công việc của mình.

CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA PHẦN MỀM

Chức năng Lập kế hoạch

• Lập dự toán theo định mức chuẩn của các cơ quan quản lý nhà nước (Bộ Xây dựng, UBND…) hoặc định mức riêng do doanh nghiệp tự xây dựng.
• Hoạch định thời gian thi công dựa vào dữ liệu về dự toán đã lập: vẽ sơ đồ Gantt, kết xuất biểu đồ nhu cầu nhân lực, vốn, vật tư, ca máy…

Chức năng quản lý

• 

• Quản lý kho vật tư: nhập xuất, điều chuyển vật tư, quản lý tồn kho
• Quản lý nhân viên: hồ sơ nhân viên, bố trí nhân công, chấm công, tính lương.
• Quản lý thi quy trình: lập kế hoạch thi công, phân tích nhu cầu vật liệu, hỗ trợ cập nhật số liệu thực tế giúp theo dõi tiến độ thi công.
• Quản lý tài chính kế toán: phân loại các khoản thu chi, lập phiếu thu, phiếu chi, sổ quỹ, công nợ, báo cáo lãi lỗ…
• Tổng hợp nhiều báo cáo cần thiết cho ban lãnh đạo trong suốt quá trình thi công dự án như:

– Báo cáo Sản lượng thực hiện so sánh tình hình tiêu hao nguyên vật liệu thực tế so với kế hoạch theo thời gian;

– Báo cáo Thuyết minh thu chi phân loại các khoản thu chi theo từng lý do cụ thể giúp cân đối tài chính; và rất nhiều báo cáo khác phục vụ cho công tác quản lý

TIỆN ÍCH PHẦN MỀM

Có nhiều cách nhập danh mục công việc của dự án: từ bàn phím; từ file dữ liệu; sao chép cắt dán từ cửa sổ dự án khác hoặc thông qua ô mã đơn giá và cũng có nhiều cách để nhập khối lượng công việc… Trong phần mềm:

•  Mỗi công việc chỉ đơn giản được gán cho thời gian bắt đầu và kết thúc, chủ đầu tư chỉ quan tâm đến tiến độ triển khai dự án do nhà thầu cam kết và theo dõi thực hiện tiến độ.
•  Cho phép lập kế hoạch tiến độ và thể hiện thông qua biên bản nghiệm thu và các sơ đồ Gantt;
•  Có sẵn cơ sở dữ liệu các định mức đơn giá theo bảng giá hiện hành (luôn được cập nhật) dùng làm cơ sở tính các loại chi phí và thanh quyết toán.
•  Bao gồm tất cả các tính năng của một PM lập dự toán, có thể dùng phân tích và tổng hợp hao phí…
•  Lập đơn giá tổng hợp để tham gia dự án. Bảng thẩm định dự toán hay bảng tổng hợp kinh phí quyết toán, tình hình thanh toán và công nợ của dự án…
•  Là những mẫu báo cáo phổ biến và quan trọng mà faceworks đều có thể trích xuất dưới dạng Excel hoặc Word

• Tổ chức, phân bổ nguồn lực triển khai dự án hiệu quả
• Chia sẻ và quản lý tài nguyên chung dự án (tài liệu, hình ảnh, bản vẽ) thuận lợi và hiệu quả hơn
• Cập nhật, báo cáo kết quả, tiến độ công việc dự án mọi lúc mọi nơi, trực quan bằng hình ảnh, đính kèm file
• Tương tác thảo luận trực tiếp trên từng đầu việc giúp thúc đẩy sự phối hợp & gắn kết của các thành viên dự án
• Nhận thông báo nhắc việc tức thời từ hệ thống và qua Email

Lập Kế Hoạch Dự Án, Phân Bổ Công Việc Hiệu Quả Tập Trung  Trên Cùng Một Hệ Thống

• Tổ chức, phân bổ nguồn lực triển khai dự án hiệu quả
• Chia sẻ và quản lý tài nguyên chung dự án (tài liệu, hình ảnh, bản vẽ) thuận lợi và hiệu quả hơn
• Cập nhật, báo cáo kết quả, tiến độ công việc dự án mọi lúc mọi nơi, trực quan bằng hình ảnh, đính kèm file
• Tương tác thảo luận trực tiếp trên từng đầu việc giúp thúc đẩy sự phối hợp & gắn kết của các thành viên dự án
• Nhận thông báo nhắc việc tức thời từ hệ thống và qua Email

Theo Dõi Tiến Độ Dự Án Trực Quan, Bám Sát Tình Trạng Công Việc Mọi Lúc, Mọi Nơ

• Theo dõi tiến độ hàng trăm dự án trên một giao diện chung và ngay cả trên di động
• Hỗ trợ tới 6 giao diện quản lý: Dashboard, Danh sách, Nguồn lực, Tiến độ, Bảng, Lịch biểu
• Tổng hợp tiến độ dự án tự động dựa trên tiến độ hoàn thành từng đầu mục công việc
• Cảnh báo tình trạng sức khỏe dự án, hỗ trợ nhà quản lý trong việc ra quyết định, ứng phó, điều chỉnh
• Quản lý lịch sử các hoạt động trong dự án dễ dàng

Quản Lý Chi Phí Dự Án Hiệu Quả, Minh Bạch, Giảm Thiểu Các Rủi Ro Tài Chính

• Nắm bắt tức thời được các khoản thu về của dự án (tạm ứng, thanh toán…)
• Kiểm soát chặt chẽ các khoản chi của dự án đảm bảo dự án hoàn thành trong khoản ngân sách cho phép

Kết luận

Mọi vấn đề khó khăn, bất cập trong cách quản lý công việc thủ công, truyền thống đều được xử lý một cách triệt để bằng việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc hằng ngày.

Mời bạn tham khảo phần mềm quản lý công việc của Legalzone

Nếu bạn quan tâm đến pm qli công việc Quản lý công việc, liên hệ đến Legalzone để được hỗ trợ tư vấn.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ

LEGALZONE COMPANY

Hotline tư vấn:  088.888.9366

Email: [email protected]

Website: https://legalzone.vn/

              https://thutucphapluat.vn/

Địa chỉ: Phòng 1603, Sảnh A3, Toà nhà Ecolife, 58 Tố Hữu, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

———————————-

Tư vấn đầu tư nước ngoài/ Foreign investment consultantcy

Tư vấn doanh nghiệp/ Enterprises consultantcy

Tư vấn pháp lý/ Legal consultantcy

Fb Legalzone: https://www.facebook.com/luatlegalzone.ltd