Thủ tục, hồ sơ đăng ký văn phòng đại diện qua mạng

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp

Có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

• Chức năng chính của văn phòng đại diện là văn phòng liên lạc; thực hiện hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.
• Doanh nghiệp muốn thực hiện thăm dò thị trường, hoặc quảng bá thương hiệu tới các tỉnh thành ngoài tỉnh thành đang đặt trụ sở nên thành lập văn phòng đại diện.

Bản chất văn phòng đại diện không có chức năng kinh doanh

Không được phát sinh doanh thu cũng như ký kết hợp đồng với khách hàng mà chỉ được thực hiện các công việc xúc tiến, giao dịch thay cho công ty mẹ. Vì vậy, ưu điểm lớn nhất của văn phòng đại diện là không phát sinh các thủ tục liên quan đến báo cáo thuế cũng như không phải nộp thuế môn bài.

Văn phòng đại diện nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế trực tiếp để làm văn bản cam kết (nếu có) trước khi thực hiện thủ tục kê khai đóng thuế môn bài hoặc không kê khai đóng thuế môn bài. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại điện cùng tỉnh thành phố hoặc khác tỉnh thành phố đều được.

Tuy nhiên, hiện nay nếu doanh nghiệp có nhu cầu thực hiện hoạt động kinh doanh khác tỉnh có thêm lựa chọn là thành lập địa điểm kinh doanh. Điều khác biệt của địa điểm kinh doanh so với văn phòng đại diện là địa điểm kinh doanh được tiến hành hoạt động kinh doanh và chỉ phải đóng thuế môn bài cho 01 địa điểm là 1.000.000 đồng/năm (doanh nghiệp thành lập địa điểm kinh doanh năm 2021 hiện đang được miễn thuế môn bài cho năm 2021)

Vì vậy, Legalzone hướng dẫn thủ tục “đăng ký văn phòng đại diện” để bạn đọc có thể tự mình đăng ký một cách dễ dàng. Mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Chuẩn bị hồ sơ

Truy cập cổng thông tin quốc gia về giải thể doanh nghiệp https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/auth/Public/LogOn.aspx?ReturnUrl=%2fonline%2fdefault.aspx

Bước 1: Đăng ký tài khoản mới để đăng nhập.

Chuẩn bị công cụ xác thực

– Nếu nộp hồ sơ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh, người ký xác thực hồ sơ cần được cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh

– Nếu nộp hồ sơ bằng Chữ ký số công cộng, người ký xác thực hồ sơ cần được gán Chữ ký số công cộng vào Tài khoản

Điều kiện được cấp tài khoản:

Tài khoản đăng ký kinh doanh là tài khoản được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cấp cho cá nhân để thực hiện đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử

Tài khoản đăng ký kinh doanh được sử dụng để xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử trong trường hợp người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp không sử dụng chữ ký số.

Các thông tin cá nhân được kê khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để cấp Tài khoản đăng ký kinh doanh phải đầy đủ và chính xác theo các thông tin trên giấy tờ pháp lý của cá nhân và phải tuân thủ mức độ đảm bảo xác thực người nộp hồ sơ của Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp

Người cần được cấp Tài khoản ĐKKD là người ký xác thực hồ sơ. Đây có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền.

Các bước đăng ký tài khoản

• Tạo Yêu cầu TKKD
• Tải bản scan Giấy tờ pháp lý cá nhân

-Loại Giấy tờ pháp lý cá nhân được sử dụng để đăng ký Tài khoản ĐKKD

-Thẻ căn cước công dân còn hiệu lực hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực

-Được quét (scan màu) hoặc chụp ảnh từ bản giấy gốc

-Phải đảm bảo hiển thị rõ nét, đầy đủ, chính xác thông tin như bản giấy gốc

-Không có dấu hiệu cắt ghép, mờ hoặc mất một phần thông tin.

• Kiểm tra thông tin cá nhân theo đúng thông tin trong Giấy tờ pháp lý cá nhân
• Gửi yêu cầu
• Nhận email xác nhận

Bước 2: Tạo hồ sơ, nhập thông tin

Chọn phương thức nộp hồ sơ

Nộp bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Nộp bằng chữ ký số công cộng

Chọn loại đăng ký trực tuyến

Người dùng chọn Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc.

Nhập thông tin về doanh nghiệp/đơn vị chủ quản

Mã số doanh nghiệp:

Mã số nội bộ trong Hệ thống:

(không cần nhập cả hai loại mã số)

Kich vào “Tìm kiếm” trước khi ấn sang “Tiếp theo”

Chọn các giấy tờ cần nộp theo quy định về thành lập hồ sơ

 

Người liên hệ

Cần nhập thông tin Người nộp hồ sơ và nhận kết quả (Người đại diện theo pháp luật hoặc Người được người đại diện theo pháp luật uỷ quyền)

Người ký

Thông tin người ký số công cộng/ Người xác thực hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh

Bước 3: Scan và tải tài liệu đính kèm

Tải tài liệu đính kèm

+Thông báo lập Văn phòng đại diện

+Bản sao biên bản họp

+Bản sao Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện

+Quyết định của HĐTV/ Chủ SHCT/ Chủ tịch công ty/ HĐQT/ TV hợp danh

+Bản sao Giấy chứng thực cá nhân

+Văn bản uỷ quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN

+Khác

• Khi nộp hồ sơ đăng ký điện tử, người dùng cần tải lên đầy đủ các giấy tờ theo quy định về thành phần hồ sơ (giống như hồ sơ bản giấy).
• Tài liệu đính kèm là văn bản điện tử:

– Được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy – Có định dạng “.doc” hoặc “.pdf”

– Thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy (đã được ký tên theo quy định)

– Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy

– Có dung lượng không quá 15Mb

• Tích vào nút để chọn loại tài liệu đính kèm cần tải

Các bước tải tài liệu đính kèm

• Click chọn tệp để chọn tệp trên máy tính
• Nhấn tải lên các file đã chọn
• Chọn loại tài liệu đính kèm tương ứng
• Click LƯU

Bước 4: Ký xác thực và nộp hồ sơ

• Nếu nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng, người ký xác thực hồ sơ cần gán chữ ký số công cộng vào tài khoản
• Trường hợp nộp hồ sơ bằng chữ ký số công cộng, sau khi hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ trả kết quả cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ bằng bản giấy đến Phòng Đăng ký kinh doanh.

Lưu ý: Chỉ sử dụng Internet Explorer phiên bản 8.0 trở lên, không sử dụng Chrome, Firefox hoặc các trình duyệt khác khi thực hiện các tác nghiệp liên quan đến chữ ký số.

• Người ký xác thực hồ sơ cần gán chữ ký số công cộng vào tài khoản

Các bước gán CKSCC vào tài khoản

-Cài đặt/Cập nhật Java (Phiên bản mới nhất)

-Kết nối Chữ ký số với máy vi tính cá nhân (Xem chi tiết video hướng dẫn kết nối chữ ký số với tài khoản)

-Kết nối Chữ ký số với tài khoản

Bước 5. Sửa đổi, bổ sung hồ sơ (nếu có)

Bước 6: Nhận kết quả

• Trạng thái hồ sơ chuyển sang được chấp thuận
• In các giấy ờ liên quan

Trên đây là bài viết hướng dẫn của Công ty Luật Legalzone về thủ tục đăng ký văn phòng đại diện qua mạng. Liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0888889366 để được tư vấn và hỗ trợ. Hoặc bạn có thể tham khảo các thủ tục trên trang thủ tục pháp luật của chúng tôi hoàn toàn miễn phí.