Trình tự thủ tục, hồ sơ xin gộp sổ bảo hiểm xã hội mới nhất

Chuyên mục: Tin tức

Một NLĐ sẽ chỉ có 1 mã số BHXH với 1 cuốn sổ BHXH duy nhất. Tuy nhiên, trong trong thực tế, vẫn có các trường hợp NLĐ có nhiều hơn một bảo hiểm xã hội. Nguyên nhân của tình trạng này có thể do quá trình đồng nhất dữ liệu BHXH trước đây giữa các tỉnh, TP vẫn chưa liên thông. Vậy nếu gặp phải tình huống này, NLĐ cần làm gì? Thủ tục gộp sổ BHXH cho người lao động thế nào? Hãy cùng tìm hiểu dưới đây.

Một là, chuẩn bị hồ sơ và nộp, nhận kết quả giải quyết gộp sổ bảo hiểm xã hội

Theo Khoản 4 Điều 46 Quyết định 595/QĐ- BHXH có quy định tại Điều 46 về cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội gốc có quy định một người lao động có từ 2 sổ bảo hiểm xã hội trở lên ghi thời gian đóng bảo hiểm xã hội không trùng nhau, không khớp nhau thì cơ quan bảo hiểm xã hội thu hồi tất cả các sổ bảo hiểm xã hội lại rồi sau đó cơ quan sẽ hoàn chỉnh lại cơ sở dữ liệu, kiểm tra, đối chiếu, in thời gian đóng, hưởng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp của các sổ bảo hiểm xã hội vào sổ mới hoàn toàn, đây có thể coi là cuốn sổ bảo hiểm xã hội thứ 3.

Theo quy định trên, một người chỉ có duy nhất một chiếc sổ bảo hiểm, nếu có từ 2 hoặc 3 cuốn sổ trở lên thì buộc phải thu hồi các cuốn này và làm thủ tục gộp sổ bảo hiểm xã hội mới. Do đó, khi các bạn có nhiều hơn một sổ bảo hiểm thì phải làm thực hiện gộp sổ để đảm bảo quyền lợi của mình sau này.

Hồ sơ gộp sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động có thể chuẩn bị và thực hiện tại công ty dựa trên căn cứ theo Khoản 2 Điều 27 Quyết định 595/QĐ- BHXH có quy định cấp lại sổ bảo hiểm do thay đổi họ và tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, dân tộc; quốc tịch; điều chỉnh nội dung khác đã ghi trên sổ bảo hiểm xã hội.

Về phía người lao động cần chuẩn bị thành phần hồ sơ gồm có các giấy tờ sau đây:

– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm, bảo hiểm y tế làm theo mẫu TK1-TS, người lao động khai thông tin theo hướng dẫn ghi trên tờ khai.

– Các loại giấy tờ hồ sơ kèm theo như các sổ bảo hiểm hiện tại đang giữ, bản sao chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân.

Phía bên đơn vị người sử dụng lao động phải chuẩn bị bảng kê thông tin, được làm theo mẫu D01-TS.

Về số lượng hồ sơ chỉ cần chuẩn bị một bộ là đủ. Như vậy, để gộp sổ bảo hiểm xã hội bạn cần các loại giấy tờ: Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin người tham gia bảo hiểm làm theo mẫu TK1-TS, bảng kê thông tin mẫu D01-TS, hai sổ bảo hiểm xã hội đã cấp.

Sau đó, người lao động gửi nộp hồ sơ cho doanh nghiệp, cơ quan nơi người lao động đang tham gia hợp đồng lao động hoặc là cơ quan bảo hiểm cuối cùng mà người lao động tham gia bảo hiểm khi người lao động nghỉ việc.

Hai là, trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH nhưng phát hiện NLĐ có nhiều sổ hơn số lượng sổ đã nộp

Người lao động gửi bộ hồ sơ nêu trên đến bộ phận thu hồ sơ khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả sẽ căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ hơn số lượng sổ đã nộp theo hồ sơ thì thực hiện lần lượt như sau:

– Cán bộ bảo hiểm xã hội không giải quyết gộp sổ chỉ in phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV (hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ) kèm hồ sơ để chuyển trả lại cho đơn vị.

– Khi NLĐ bổ sung đầy đủ sổ kèm theo phiếu yêu cầu gộp sổ BHXH, nơi gộp sổ sẽ tiến hành gộp sổ theo quy định của pháp luật.

Ba là, trình tự giải quyết hồ sơ gộp sổ BHXH khi NLĐ mượn, cho mượn hồ sơ tham gia BHXH

Bộ phận một cửa tiếp công dân sẽ thu lại hồ sơ mà người lao động mang đến khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì công chức bảo hiểm hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân tức là các thông tin tham gia bảo hiểm xã hội theo hướng dẫn tại Công văn số 2609 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ngày 25 tháng 7 năm 2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH ra quyết xử phạt vi phạm hành chính nếu phát hiện người lao động làm sai.

NLĐ sau khi có quyết định xử phạt của Thanh tra Sở Lao động Thương binh và xã hội (LĐTB&XH) đi nộp phạt ở kho bạc nhà nước hoặc nộp tại ngân hàng mà kho bạc ủy quyền thu nộp hành chính và đã nộp phạt đúng quy định, thì nộp hồ sơ giải quyết theo Phiếu giao nhận hồ sơ (PGNHS) điều chỉnh nhân thân do mượn tên (303/…/SO).

Trong trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

– Người cho mượn hồ sơ phải viết Đơn đề nghị làm theo mẫu D01-TS tường trình rõ lý do cho người khác mượn hồ sơ, nhưng do không liên lạc được và cam kết không thừa nhận quá trình sổ BHXH mà người mượn hồ sơ đã tham gia BHXH.

– Nộp hồ sơ giải quyết theo cách thức gộp sổ (304/…/SO).

– Bộ phận một cửa thu nhập toàn bộ quá trình tham gia BHXH do nơi khác quản lý mà NLĐ không thừa nhận nếu có

– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH lại trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản sự việc hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp bảo hiểm xã hội 1 lần,trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.

Trường hợp NLĐ mượn hồ sơ tham gia BHXH và đã hưởng hết các chế độ trên sổ mượn tên (hồ sơ giả), nay nộp hồ sơ giải quyết điều chỉnh nhân thân, có Quyết định xử phạt…theo (PGNHS303/…/SO), thì thực hiện:

– Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu quốc gia về bảo hiểm xã hội theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất hoặc hỏng sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.

Trường hợp 2 số sổ BHXH trùng nhau về thời gian đóng hoàn toàn về nhân thân như tên, tuổi, ngày tháng năm sinh mà NLĐ đang giải quyết hồ sơ, có đơn cam kết không cho người khác mượn hồ sơ do bị người khác lạm dụng, ép buộc:

– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng, ép buộc mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, lấy lời khai để làm căn cứ giải quyết tránh phát sinh tranh chấp.

– Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đã nghỉ việc không liên lạc được hoặc người đó đã chết, thì cơ quan bảo hiểm xã hội hướng dẫn NLĐ đang giải quyết hồ sơ, làm thủ tục hồ sơ và giải quyết như hướng dẫn ở trên đây khi xảy ra trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ.